To do-lijsten werken niet
“Stop met to do-lijsten maken.” Deze eerste zin uit een blogstuk van Daniel Markovitz intrigeerde me. Hoezo niet? Ik leer het mensen altijd in mijn trainingen en workshops! Het hoort bij het bloggen: eerst de ankeiler, dan de nuance. Eigenlijk zegt hij: stop met alleen to do-lijsten maken, zonder planning. En daar ben ik het helemaal mee eens.
To do-lijsten die eindeloos doorgaan kunnen je doen duizelen, dat is waar. Als iemand met een vol hoofd een enorme ‘braindump’ doet, gaat het pagina’s en pagina’s door. En dan…? Je scant ze vluchtig, doet de makkelijke, snelle en leuke acties het eerst. De acties waarmee je snel scoort. Maar zijn dat ook de belangrijkste acties? Een verzameling tips om te zorgen dat to do-lijsten wel werken.
1. Wees concreet.
Een actie als ‘administratie bijwerken’ ga je nooit doen. Maar een actie als ‘bonnen van Q4 invoeren’ of ‘bedragen voor BTW-aangifte uitrekenen’ zijn al een stuk beter te behappen. Al vind je ze misschien nog steeds niet leuk.
2. Groepeer acties die bij elkaar horen.
Bijvoorbeeld: alle telefoontjes, alle onderwerpen te bespreken met een bepaald persoon, alle uitzoekdingen op internet, alle administratieve acties.
Bijvoorbeeld: alle telefoontjes, alle onderwerpen te bespreken met een bepaald persoon, alle uitzoekdingen op internet, alle administratieve acties.
3. Koppel acties aan je doelen.
Vraag je af: welk doel komt hiermee een stukje dichterbij? Welke actie maakt nu echt een verschil in jouw werk of in jouw project?
4. Geef acties een – chronologische – prioriteit. (En wees eerlijk!)
Wat moet eerst gebeuren, voordat jij of iemand anders verder kunt? Kijk niet naar wat je leuk vindt of makkelijk is, maar naar wat nodig is.
5. Bepaal hoeveel tijd elke actie kost.
Ga niet zitten miepen op de vierkante centimeter, maar doe het in ruwe blokken. Een kwartier. Een half uur. Twee uur. Heb je een enorm vervelende klus erop? Breek hem in stukken. Werk er liever een maand lang elke week een uurtje aan, want dat ene magische moment (een lege ochtend zonder afspraken of onderbrekingen) komt toch nooit. En al kwam ie wel,
dan deed je liever wat anders. Toch? (Weet je niet echt hoeveel tijd je kwijt bent, dan kan een programma als Toggl nuttig zijn om inzicht in je tijdsbesteding te krijgen. Maar over tijdschrijven blog ik een andere keer.)
dan deed je liever wat anders. Toch? (Weet je niet echt hoeveel tijd je kwijt bent, dan kan een programma als Toggl nuttig zijn om inzicht in je tijdsbesteding te krijgen. Maar over tijdschrijven blog ik een andere keer.)
6. Plan je acties in in je agenda.
Als je er geen tijdspad aan hangt, blijven acties eeuwig zweven. Ook acties zonder deadline moeten ooit gebeuren, wil je dat resultaat bereiken. Als je gebruik maakt van geautomatiseerde taakssystemen, zoals Tada-list of Remember the Milk, kun je die functie goed gebruiken. of Maak dus tijdsblokken in je agenda vrij om dingen ook echt te doen. En juist dingen die vaak door de waan van de dag worden ingehaald, of die je niet leuk vindt, kun je het beste als eerste doen. Laat je mailbox uit! Ga een half uur juist ‘dat ene’ doen. Wat een voldoening achteraf!
Conclusie: ik ben het eens met Daniel Markovitz dat to do-lijsten niet zaligmakend zijn. Geef acties een plaats in tijd en ruimte, anders blijven ze zweven…
Werk ze!
—
Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.
Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.
—
Geef een reactie