Het gevaar én het nut van routine in je werk

Als je elke dag zou moeten nadenken over hoe je je aankleedt of je tanden poetst, zou er niets uit je handen komen. Geen wonder dus dat mensen, ook in hun werk, een bepaalde routine ontwikkelen: je doet dingen op een bepaalde manier en denkt nog maar nauwelijks na over hoe je het aanpakt. Dat scheelt veel processortijd in je hoofd, maar routinematig werken brengt ook een risico met zich mee, je staat minder open voor vernieuwingen.

De meest extreme vorm daarvan vind je bij mensen die bepaalde dingen al zo lang op dezelfde manier doen, dat ze ervan overtuigd zijn dat er geen betere is: ‘Dat doen we al twintig jaar zo en het gaat nog steeds prima!’.

Deze mensen blokkeren elke verandering met – al dan niet zelf opgedane – ervaringen uit het verleden: ‘Oh nee hoor. Dat hebben ze vijf jaar geleden al eens geprobeerd in te voeren en dat werkte toen ook niet, dus waarom nu wel?’.

Als iedereen zo’n instelling had, reden we allemaal nog in een paardenkar en brachten we ons graan naar de molen om te laten malen. Nu zijn dat concrete innovaties in producten, maar die zijn er ook in je manier van werken. Als je daarvoor open staat, kun je met eenvoudige ingrepen je vaste manier van werken afstoffen.

Breng de ‘wilde eend’ in je werk.

‘Wilde eenden’ (soms ook ganzen) is een term die gebruikt wordt bij brainstormen: een goede brainstorm heeft altijd een paar wilde eenden erbij. Deelnemers die geen belang hebben bij het onderwerp, een deskundigheid op een ander vlak en toch graag input leveren. Zo iemand kan heel nuttig zijn om een frisse blik op je werkroutine te werpen.

Vertel eens aan je vader, buurvrouw, tennispartner of accountant hoe je te werk gaat. Wat is je belangrijkste werkproces? Hoe pak jij dat aan? Wat gebruik je daarbij en hoeveel tijd kost het je? Alle kans dat zo iemand vragen stelt waar je zelf niet op zou komen, of die je niet meteen kunt beantwoorden.

Trek alles in twijfel.

Als je weet hoe jouw werkproces verloopt, probeer dan eens alles in twijfel te trekken. Neem van geen enkel aspect aan dat het zo moet of niet anders zou kunnen. Ben jij wel de aangewezen persoon voor die taak? En is het wel handig dat je dat  elke week doet, of zou het ook maandelijks kunnen? Of dagelijks? Moet het door een mens gedaan worden, of is het (deels) te automatiseren? Zijn de juiste mensen hier wel bij betrokken? Als je alles in twijfel mag trekken, biedt dat veel mogelijkheden.

Zet je kennis om in iets tastbaars.

Wie dingen met één vinger in de neus doet, heeft veel ervaring. En kan die ervaring ook delen met anderen. Het gevaar  van kennis in je hoofd laten zitten is niet alleen een gebrek aan kruisbestuiving met anderen, maar ook het verlies voor de organisatie als jij weggaat. Maak bijvoorbeeld checklists die precies aangeven hoe jij te werk gaat, of een stappenplan of stroomschema. Dat is meteen een prima manier om kritisch naar je proces te kijken.

De vorm waarin je dat doet is niet zo belangrijk. Als je van checklists houdt, zijn Checklists.com, Checklistpagina.nl en Listbean.com de moeite waard om te bekijken.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—