Tien tips om goed te notuleren

Vaak is het zo dat een notulist wordt onderschat, maar vergis je daar niet in. Voorafgaand aan de vergadering, tijdens en na de vergadering heeft de notulist veel werk. De belangrijkste taak van een notulist is om een samenvatting te maken die op orde is en ook relevant. Bekijk hier 10 relevante tips om goed te notuleren tijdens een vergadering. 

1. Bestudeer de agenda

Dit is uiteraard een erg belangrijk punt. Op deze manier kan je erachter komen wat de belangrijkste punten zijn die besproken moeten worden. Als je een agenda goed hebt bestudeerd dan weet je wat de belangrijke punten zijn en kun je hier de focus op leggen tijdens het uitwerken van de notulen.

2. Bekijk vorige notulen

Als je de voorgaande notulen bekijkt dan weet je wat er qua stijl en inhoud van je verwacht wordt. Sommige organisaties vinden alleen de actiepunten belangrijk en andere willen juist het hele gesprek op papier staan met wie wat gezegd heeft. Een goede notulist weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

3. Kies voor papier of digitaal

Je kunt zelf kiezen wat jij het prettigst vindt werken. Wil je graag met pen en papier werken of toch met een laptop? De keuze is aan jou. Bij deze keuze is het wel een stuk gebruikelijker als je kiest om de notulen digitaal te noteren. Dit is een stuk sneller en is ook direct op te slaan waardoor het uitwerken ook een stuk gemakkelijker zal gaan.

4. Kies de beste plek

Hiermee wordt bedoeld dat je ervoor moet zorgen dat je een goede plek kiest zodat je tijdens een vergadering goed overzicht hebt op alle mensen. Je kan ervoor kiezen om centraal te gaan zitten zodat je alles goed verstaat, maar je kan er ook voor kiezen om juist een beetje afstand te nemen zodat je iedereen overzichtelijk kan zien. Doe hetgeen wat het meest bij je past.

5. Maak gebruik van steekwoorden

Als je een vergadering moet bijwonen van een uur en je probeert alles letterlijk te noteren dan is dat een hele opgave. Zorg er daarom voor dat je gebruik maakt van steekwoorden. Zorg er wel voor dat je niet te summier wordt, want je moet na afloop wel nog alles kunnen vertalen naar een correct verslag.

6. Neem niet deel aan de vergadering

Neem zelf nooit deel aan de vergadering tenzij je iets gevraagd wordt. Notuleren is namelijk een belangrijk onderdeel en is ook vele malen intensiever dan altijd wordt gedacht. Zorg er dus voor dat je onafhankelijk bent.

7. Onderstreep genomen besluiten

Probeer ervoor te zorgen dat je gemaakte afspraken en genomen besluiten onderstreept of markeert. Zo heb je de belangrijkste actiepunten van de vergadering goed genoteerd.

8. Durf om verduidelijking te vragen

Mocht je iemand een keer niet goed hebben verstaan, schroom dan niet en vraag om een herhaling. Iedereen verwacht dat de notulen goed zijn en iedereen heeft daar ook baat bij. Vraag daarom gerust om verduidelijking. Bijkomend voordeel is dat je meer tijd hebt om de notities te maken.

9. Neem de vergadering op

Als je een lange vergadering voor de boeg hebt dan is het misschien handig om de vergadering op te nemen. Hierdoor kan je achteraf details die je hebt gemist of niet echt zeker over bent nog terugluisteren zodat je de notulen kan checken en waar nodig kan corrigeren.

Tegenwoordig zit de transcribeerfunctie voor online vergaderingen in Microsoft Teams, maar ook Fireflies en Amberscript zijn mooie hulpmiddelen om vergaderingen te notuleren, samen te vatten en te voorzien van actiepunten. Voor vergaderingen op locatie is Flownote een interessante nieuwe speler die opties biedt om te transcriberen en samenvatten.

10. Maak de notulen direct na afloop

Zorg ervoor dat je direct na de vergadering het verslag maakt. Als je het namelijk direct na afloop doet dan zit het nog vers in je geheugen en voorkom je dat je zaken vergeet.

Met bovenstaande 10 tips moet het lukken om goede notulen af te leveren.

Veel succes!

* Dit artikel is een gastblog door Groenendijk Notulistenservice, aangevuld met enkele AI-toepassingen onder punt 9 *

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—