Grip op je vrijwilligerswerk

Nederland is een land van vrijwilligers: twee op de vijf Nederlanders doen gemiddeld 4,2 uur per week vrijwilligerswerk. Dat zijn heel wat uren die “ergens” vandaan moeten komen naast werk, gezin, studie, mantelzorg en alles wat verder nog aandacht vraagt. Vrijwilligerswerk is vaak dankbaar werk, maar het kan ook een extra bron van druk worden als je geen overzicht houdt.

Hoe zorg je ervoor dat je met plezier blijft bijdragen, zónder jezelf uit te putten? Een aantal hulpmiddelen om niet ten onder te gaan in je goede werk.

Manage elkaars verwachtingen. Zorg dat iedereen met wie (of voor wie) je dingen doet, weet hoeveel tijd je beschikbaar hebt per week en wat je wél en níet kunt doen. Spreek dat liefst concreet af: “Ik ben ongeveer twee uur per week beschikbaar, niet in het weekend en niet in de avond.” Dat klinkt zakelijk, maar geeft de ander houvast en jou een grens.

Als je van nature iemand bent die veel hooi op zijn vork neemt, is dat een extra risicofactor. Je bent dan geneigd te snel ‘ja’ te zeggen omdat je vindt dat het nodig is, omdat het werk anders blijft liggen of omdat je bang bent mensen teleur te stellen. Juist dan helpt het om expliciet te benoemen wat je niet doet: “Ik denk graag mee over de nieuwsbrief, maar ik word niet de eindredacteur.” Hoe helderder de verwachtingen over en weer, hoe kleiner de kans op wrevel, schuldgevoelens of stilletjes afhaken.

Ga met je tijd om als met je geld. Tijd is niet alleen kostbaar, het is ook schaars. Net als je euro kun je je uur maar één keer uitgeven. Toch houden veel mensen hun bankrekening beter bij dan hun agenda. Maak je tijd daarom net zo inzichtelijk als je geld.

Neem een willekeurige week en schrijf op hoeveel uur er echt in zit: 168. Haal je vaste lasten eraf: werk, reistijd, slapen, sport, gezin, huishouden, rust. Wat blijft er realistisch over om aan vrijwilligerswerk te besteden, als je óók nog tijd wilt hebben voor jezelf en je sociale leven? Houd rekening met pieken in je (betaalde) werk of in je privéleven: in drukke periodes kun je misschien maar één uur per week missen, in rustigere weken wat meer.

Door zo te “budgetteren” zie je snel of jouw huidige inzet nog past of dat je eigenlijk structureel “in het rood” staat. Dat is een signaal om terug te schakelen of een andere rol te zoeken.

Geef je werk een plek in de tijd. Als vrijwilliger ben je vaak flexibel, en juist die flexibiliteit is verraderlijk. Als je vrijwilligerswerk de sluitpost maakt van wat je doet (“als ik tijd over heb”), wint er altijd iets anders: een dringende mail, een extra klus op je werk, nog snel een boodschap.

Voor activiteiten met een vaste tijd – vergaderingen, bardienst, sporttraining – is dat minder een probleem: die staan in je agenda, dus die gaan wél door. Het zijn vooral de taken die je “ergens thuis tussendoor” kunt doen die wegzakken: een verslag uitwerken, een plan schrijven, een nieuwsbriefredactie voorbereiden.

Prik daarom bewust één of meerdere vaste momenten in de week waarop je met je vrijwilligerswerk bezig bent. Bijvoorbeeld: elke dinsdagavond van 20.30–22.00 uur, of op vrijdagochtend het eerste uur. Zet het in je agenda, desnoods als herhalende afspraak. Zo krijgt je vrijwilligerstaak net zo veel recht op tijd als een vergadering of sportles, en wordt het onderdeel van je ritme in plaats van iets dat je er maar bij propt.

Begrens jezelf. Veel soorten vrijwilligerswerk zijn nooit “af”. Je kunt altijd nog een extra rondje bellen, nóg een idee uitwerken, nóg een tekst verbeteren. Als je daar geen grens aan geeft, is er geen natuurlijke stop.

Daarom helpt het om niet alleen te bepalen wát je gaat doen, maar ook hoelang. Spreek met jezelf af: “Vanavond werk ik van half negen tot half tien aan de nieuwsbrief, en dan is het klaar voor vandaag.” Een duidelijke eindtijd dwingt je keuzes te maken: wat is vandaag echt belangrijk, en wat kan wachten?

Zorg ook voor een concreet hulpmiddel om je aan die eindtijd te houden: een partner die op je wacht met een film, een andere afspraak waar je heen moet, of desnoods een knalhard alarm van je eierwekker of je telefoon. Stoppen is óók een afspraak die je mag nakomen.

Weet wat je doet. Van vrijwilligerswerk kun je enorm veel energie krijgen, maar het kan je ook totaal leegzuigen. Dat hangt samen met de taken die je doet, de mensen met wie je werkt en je eigen situatie.

Probeer daarom bewust te kijken: welke activiteiten geven je energie, en welke kosten je vooral energie? Misschien bloei je op van contact met mensen, maar loop je leeg van eindeloze discussies in vergaderingen. Of vind je organiseren heerlijk, maar word je doodmoe van steeds brandjes blussen.

Schrijf eens een paar weken lang kort op na een taak: “+” of “–” bij je energie. De volgende stap is om die plus- en minactiviteiten zo goed mogelijk in balans te brengen: iets doen waar je energie van krijgt, naast iets zwaars. En als de balans structureel negatief uitslaat, mag dat aanleiding zijn om je rol te veranderen of zelfs afscheid te nemen. Vrijwilligerswerk is ook geslaagd als jij er gezond bij blijft.

Wees je eigen secretaresse. In vrijwilligersorganisaties is er zelden iemand die het overzicht voor je bewaakt. Dat betekent dat jij zelf in de gaten moet houden welke beloftes je hebt gedaan (en dus nog actie vragen) en welke dingen nog opvolging nodig hebben omdat de bal bij een ander ligt.

Maak het jezelf makkelijk met een simpel systeem, bijvoorbeeld:

• een lijstje “Acties van mij”
• een lijstje “Wachten op…”

Dat kan in een notitieboek, in je agenda of in een app – als je het maar bijhoudt. Zo kun je snel zien wat er nog op je bord ligt en of je ruimte hebt voor nieuwe dingen, in plaats van dat je op gevoel “nog best iets erbij” denkt te kunnen doen.

Merk je dat het te veel wordt, trek dan op tijd aan de bel bij anderen. Liever ronduit zeggen dat iets (nog) niet lukt, dan een taak die wekenlang door je hoofd blijft malen. Vaak is er wel iemand die tijdelijk kan inspringen, meedenken of de taak kan opsplitsen. En je weet: in het donker lijkt alles groter – i. (En je weet… in het donker lijkt alles groter! In je eentje piekeren maakt het zelden beter.)

P.S. Voor wie zich afvraagt waarom het plaatje van Stichting Bootvluchteling hier bij staat: voor deze stichting heb ik een paar jaar gewerkt, als vertaler Nederlands/Engels en voor het coachen van medewerkers rondom hun tijd- en taakmanagement. Ook bezocht ik Lesbos en het vluchtelingenkamp Moria dat daar toen bestond – inmiddels is het afgebrand, en elders op het eiland herrezen, maar nog altijd even troosteloos en mensonterend. Dat soort ervaringen laten zien hoe hard vrijwilligers nodig zijn, maar ook hoe belangrijk het is dat die vrijwilligers het volhouden.

Mocht je interesse hebben in wat Stichting Bootvluchteling doet of willen doneren, neem dan eens een kijkje op de website of donatiepagina. Je geld wordt 1-op-1 besteed aan hele concrete hulp voor de kwetsbaarste groepen onder de vluchtelingen: zwangere vrouwen, vrouwen met baby’s en jonge kinderen tot 8 jaar.

Verder ben ik 5 jaar lang lid geweest van de Cliëntenraad van het Erasmus MC en 4 jaar van de Familieadviesraad van het Sophia Kinderziekenhuis. Sinds november 2024 heb ik een nieuwe taak: secretaris van mijn Broodfonds Midden-Holland, een financieel vangnet voor ondernemers. Je ziet, vrijwilligerswerk doe ik er altijd wel bij!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—