Slimmer werken met het kantoor in je tas

Dit is de titel van een uitstekend boek, maar hoe dan ook een slim streven voor alle ondernemers die regelmatig wisselen van werkplek: zorg dat je kantoor in je tas past. Beperk de hoeveelheid spullen die je nodig hebt om je werk te doen en kies de slimste oplossing die bij je past. Vijf tips om dat concreet te realiseren.

1. Investeer in een mobiele scanner
Aantekeningen van een overleg, een document dat je alleen in papieren versie hebt… Scan het! Er zijn maar weinig dingen die je per se als papier zou moeten bewaren. Een kleine mobiele scanner, zoals bijvoorbeeld de Fujitsu Scan Snap, is makkelijk mee te nemen, heeft geen stopcontact nodig (alleen een USB-poortje in je laptop) en verlost je van allemaal losse velletjes.

2. Groepeer de spullen in je tas
Zit je ook altijd te graven in je tas naar je oplader, die ene markeerstift of je notitieboekje? Koop een paar kleine tasjes, desnoods kleine toilettasjes, en verzamel daarin spullen die bij elkaar horen. Eentje voor kantoorartikelen (zoals pennen, potlood, paperclips, markeerstift, ontnieter) en eentje voor digitale accessoires (bijvoorbeeld USB-stick, telefoonopladers, slot voor je laptop), Nooit meer zoeken en je weet in één oogopslag of je alles bij je hebt. Voor de losse papieren en visitekaartjes – die anders altijd ergens tussen raken… – gebruik je een paar doorzichtige mappen met druksluiting, in de vorm van een grote envelop (iets groter dan A4, te koop bij de HEMA). Alles blijft goed zichtbaar, maar er glijdt niets uit mappen en je documenten raken ook niet door elkaar.

3. Maak een to do lijst in de vorm die jij fijn vindt
Iedereen heeft taken. Maak ze concreet: wat moet je doen om je doel te bereiken? Dus niet ‘Marketing’, maar ‘drie aanbieders nieuwsbrief zoeken en vergelijken’. Zorg dat alle taken uit je hoofd komen en op een plek die voor jou handig is. Dat kan je takenlijst in Outlook zijn, of een document in Excel, of een ouderwets lichtblauw To Do blok. Enige vereisten zijn dat het allemaal bij elkaar blijft en dat je het relatief makkelijk kunt bijwerken, zonder alles over te hoeven schrijven of typen.

4. Zorg voor een goede opbergplek elders
Als je vanuit huis werkt, probeer dan te voorkomen dat je stapels op de eettafel of in de keukenkast gaat ‘kweken’. Geen ruimte voor een eigen kantoor? Zorg dan voor een plank, of desnoods alleen een stapel bakjes waarin je je werkdocumenten ordent. Leeg je tas regelmatig en wees kritisch: wil je dit bewaren? Zo ja, kan het digitaal? (Scan het dan!) Zo nee, gooi het weg.

5. Plan je volgende week op vrijdagmiddag
Maak vrijdagmiddag als eerste middag actie een ruwe planning van de volgende week. Zo weet je wat er te gebeuren staat, hoeveel lucht je week heeft en wanneer bijzondere dingen spelen. Je gaat beter voorbereid het weekend in.

—

Heb jij – of heeft jouw team – dat thuiswerken en hybride werken nog niet helemaal lekker in de vingers? Overweeg dan eens een workshop of training Effectief en Efficiënt Hybride Werken.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.