Digitaal of fysiek opruimen? Zo pak je het slim aan

Er zijn van die taken die we eindeloos voor ons uitschuiven. Opruimen is er één van. Niet omdat we het nut er niet van inzien, maar omdat het voelt als een onoverzichtelijke berg: je bureaublad, mailbox, projectmappen, de papieren op je bureau… alles door elkaar.

Wil je er tóch iets aan doen, maar zonder jezelf te verliezen in een eindeloze opruimmarathon? Dan helpt het om slim en gestructureerd te werk te gaan. Of je nu digitaal of fysiek opruimt: met deze aanpak lukt het wél.

Kies één categorie om aan te pakken

Probeer niet alles tegelijk te doen. Kies een categorie die je het meest stoort, die je vaak moet doorzoeken om iets te vinden, of waar je de meeste kans hebt op ‘weggooiers’. Denk aan:

• je bureaublad
• je mailbox
• je persoonlijke schijf
• je papieren stapel

Maak een bewuste keuze: wat levert je het meeste op als het opgeruimd is?

Bepaal je grens: tijd of inhoud

Opruimen werkt het best in behapbare brokken. Kies ofwel:

• een tijdblok (“Ik ga het komende half uur mijn mailbox opschonen”)
• of een inhoudelijke brok (“Ik neem deze week elke dag één map op de schijf onder handen”)

Zo voorkom je dat je jezelf verliest in details en houd je controle.

Stel een concreet doel én een aanpak

Een vaag voornemen als ‘ik ga eens wat opschonen’ leidt zelden tot resultaat. Bepaal daarom vooraf:

• Wat wil je bereiken? Bijvoorbeeld: “De map van Project ABC mag alleen nog definitieve versies bevatten.”
• Hoe pak je dat aan? Bijvoorbeeld: “Ik sorteer op naamgeving en verwijder eerst alle oude concepten.”

Door vooraf je strategie te bepalen, maak je het jezelf makkelijker om te beginnen én door te pakken.

Maak toekomstig gebruik zo makkelijk mogelijk

Het doel is niet alleen opruimen, maar ook: terugvinden wat je nodig hebt. Denk daarom vooruit:

• Werk je vaak met bepaalde info? Zet die dan vooraan of in de ‘Snelle toegang’.
• Geef mappen nummers: 01. Actief, 02. Archief, enzovoort.
• Maak bestandsnamen specifiek: Verslag_Klant_X_2025-11, niet Verslag definitief.
• Gebruik ‘Favorieten’ of ‘Snelle toegang’ om belangrijke mappen of documenten direct bij de hand te houden.

Zoek een stok achter de deur

Zelfdiscipline is geweldig, maar een beetje hulp werkt vaak beter. Spreek bijvoorbeeld met een collega af dat jullie elke vrijdagochtend samen een uur opruimen. Of beloof dat je je eindresultaat laat zien aan een ander. Het hoeft geen officiële afspraak te zijn – als het jou maar helpt om in beweging te blijven.

Opruimen is geen project, maar een vaardigheid

Of je nu digitale mappen opschoont of de inhoud van je archiefkast, je bent bezig met ruimte maken voor wat écht belangrijk is. Gun jezelf die rust, dat overzicht en die herwonnen grip.

En onthoud: elk weggegooid bestand is een gewonnen minuut in de toekomst.

Wat je samen kunt doen en zelf doen: een checklist

Samen doen

• We hebben afspraken over naamgeving van mappen en documenten
• We hebben afspraken over bewaarvormen (digitaal/fysiek of beide)We weten van elkaar wie wat bewaart, en waar het wordt bewaard
• We maken afspraken over het gebruik van gezamenlijke mailboxen
• We bespreken bestandsbeheer minimaal eens per kwartaal in ons overleg
• We verzenden links naar documenten per e-mail in plaats van bijlages

Zelf doen

• Ik ken de wet- en regelgeving rondom mijn werkdocumenten
• Ik plan regelmatig in mijn agenda het opruimen in (digitaal en papier)
• Ik weet team DIV te vinden als ik vragen heb over opruimen/archiveren
• Ik weet in welke map welke bestanden worden opgeslagen
• Ik ken de afspraken over naamgeving en pas die consequent toe
• Ik heb in beeld hoeveel achterstand ik eventueel heb qua opruimen
• Ik loop de map ‘downloads’ wekelijks na, wat niet relevant is gaat weg
• Ik loop de map ‘afbeeldingen’ wekelijks na, wat niet relevant is gaat weg
• Ik bewaar privéinformatie waar het thuishoort (niet mijn persoonlijke schijf)
• Ik ontdubbel en orden documenten van afgeronde projecten
• Ik draag afgeronde projectmappen over aan team DIV/Archief

—

Wil jij weten welke praktische dingen jij (of je team) morgen anders kan doen om te zorgen dat je niet meer verzuipt in informatie?

Kies dan voor een Inspiratiesessie Infodetox. Zo krijg je meer grip op alle informatiestromen en vind je makkelijk terug wat je nodig hebt.

Foto door Tara Winstead