Tijdschrijven: weten waar het heen gaat

Tijdschrijven is een werkgewoonte die je helpt om beter inzicht te krijgen in waar je tijd naartoe gaat: het vergroot de voorspelbaarheid van je productiviteit. Daarnaast is het in sommige beroepen een noodzaak, omdat je ‘uurtje factuurtje’ werkt en de administratie wil weten hoeveel tijd de klant moet betalen.

Tijdschrijven kan een gedoe zijn, maar met een paar slimme strategieën maak je er een gewoonte van, net als koffie halen of je werkweek afsluiten.

Om dit een effectieve gewoonte te maken is natuurlijk de technologie essentieel: een app of platform waarin je snel je weg vindt en op een simpele, makkelijke manier de belangrijkste informatie kwijt kunt. Meestal worden die keuzes organisatiebreed gemaakt en zul je je neer moeten leggen bij het programma en het gebruik ervan.

Maar zelf kun je er ook veel aan doen om te zorgen dat tijdschrijven makkelijker wordt.

1. Stimuleer de planning en routine in je tijdschrijven

• Zet reminders in je telefoon. Plan vaste momenten in om terug te kijken op de afgelopen uren. Wat voor patroon zie je? Welke uren kun je alvast schrijven?
• Maak het onderdeel van je dagelijkse rituelen. Schrijf je tijd op bij het opstarten of afsluiten van je dag, bij het stoppen voor de lunch, of tijdens het opstarten na de lunch.
• Laat het programma de hele dag openstaan. Zo wordt de barrière om het te gebruiken lager. Zorg dat je tijdschrijfprogramma beschikbaar is op zowel je pc als je mobiele apparaat.

2. Kies voor efficiënt werken en focus in je tijdschrijven

• Werk niet van de hak op de tak, maar in blokken. Gebruik bijvoorbeeld een timer om geclusterd klusjes te doen, bijvoorbeeld ‘Ik ga nu 30 minuten werken aan taak X’.
• Gebruik een timestamp. In het programma Notepad (in het Nederlands: Kladblok) kun je noteren wat je aan het doen bent. Wanneer je dat opslaat met een timestamp erin, heb je meer informatie over wat je deed op welk moment van je dag. Hoe je dat precies doet, kun je in deze video bekijken.
  Iets vergelijkbaars kun je doen wanneer je vooral in het programma Notion werkt. Staan je acties daar, dan kun je er een timetracker aan koppelen, zoals bijvoorbeeld dit sjabloon. Zo’n timetracker meet hoe lang je over de taak hebt gedaan.
• Stel de checkvraag. Bij elke taak die voorbij komt, stel jezelf de vraag: ‘Ga ik hier het minimaal aantal minuten (dat van één unit tijd) mee bezig zijn?’.
  Is het antwoord nee, kijk dan waarmee je deze taak eventueel kunt combineren.

3. Investeer in analyse en reflectie van je tijdschrijven

• Weet wat je moet noteren. Zorg dat je een lijstje van te gebruiken codes of klantnummers makkelijk bij de hand hebt. Veel systemen hebben hiervoor al een menuoptie die snel inzicht geeft in de codes en klantinformatie, maar als dat niet zo is, is het aan jou om dit in de buurt te houden.
• Check je telefoonlogboek. Als je twijfelt over de duur van gesprekken, check dan je telefoonlogboek of -factuur.
• Lees je uren terug. Probeer patronen te ontdekken. Welke dagen of dagdelen zijn lastiger om je uren voor in te voeren of minder productief? Waar ga je in de fout en welke factoren spelen daarbij een rol?
• Wees eerlijk over de tijdsduur. Ook als iets meer tijd kost dan gepland of begroot, is het verstandig door te geven wat de daadwerkelijke tijd was. Zo voorkom je onrealistische verwachtingen in de toekomst – bij jezelf, of bij de ander.
  Het kan zijn dat je besluit een deel van de tijd niet door te belasten, bijvoorbeeld omdat er een verkeerde inschatting is gemaakt of een medewerker nog aan het leren is, maar er moet altijd duidelijk zijn wat er is gedaan.
  
  Twijfel je zelf ook? Dan is de gratis app Toggl een mooie om uit te proberen. Toggl meet wat je doet, mits jij consequent op start en stop drukt, en stuurt je zondagnacht een totaaloverzicht van alle cumulatieve acties onder één noemer.

Met deze tips maak je tijdschrijven een stuk makkelijker en effectiever. Je zult merken dat je beter grip krijgt op je tijd en daarmee ook op je werk en productiviteit.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—