‘Ik ben er even niet’: tips voor de Afwezigheidsmelding

Wat gebeurt er met je inbox als jij met vakantie bent? Koppel jij jezelf helemaal los van je e-mailverkeer, of ben jij het type dat ’s morgens vroeg eerst even checkt of alles wel draait zonder jou? In dit blogstuk vind je de tien geboden voor een Afwezigheidsmelding, de argumenten voor of tegen een Afwezigheidsmelding, én voorbeelden van een paar prachtige teksten.

Wist je dat…

•…In de jaren ‘60 de eerste e-mailsystemen in gebruik werden genomen?

•…De eerste Afwezigheidsmeldingen al in de jaren ‘80 werden verzonden, met het Xenix e-mailsysteem van Microsoft?

•…IBM in 2017 het patent op Afwezigheidsmeldingen heeft gekregen? Hun aanvraag dateert uit 2010.

•…Er elke dag (!) 269 miljard e-mails worden verzonden? Moet je nagaan hoeveel Afwezigheidsmeldingen dat oplevert….

De 8 geboden voor een goede Afwezigheidsmelding

1. Geef de persoon die jou mailde heldere, positief geformuleerde informatie.

Niets zo irritant als een nietszeggende Afwezigheidsmelding, waaruit je niet kunt opmaken wanneer iemand terug is, of waar je terecht kunt voor spoedzaken. Benadruk vooral wat er wel mogelijk is nu.
Wees duidelijk en volledig in je informatie; schrijf het zo nodig ook in het Engels, als je berichten kunt verwachten van niet-Nederlandstaligen.

2. Vertel wat er gebeurt met de e-mail die is ontvangen.

Wordt hij doorgestuurd naar een collega? Blijft hij wachten in je inbox totdat je terug bent en ga je hem dan lezen? Of wis je je complete inbox na terugkomst en moet hij opnieuw worden verzonden? Manage de verwachtingen hierin; kies bij voorkeur wat voor de ander het prettigste is.

3. Maak onderscheid tussen intern en extern.

In de meeste e-mailsystemen kun je twee verschillende Afwezigheidsmelding-teksten instellen. Wel zo handig! Klanten en relaties worden zo niet overvoerd met detailinformatie waar ze niets aan hebben.

4. Stel zo mogelijk de onderwerpsregel anders in.

Kijk of je in plaats van ‘Automatisch antwoord bij afwezigheid’ en veelzeggendere tekst kunt kiezen, zoals ‘Ik ben er niet tot [datum]. Wat nu?’

5. Kies de slimste timing voor aanzetten én uitzetten (en noteer het in je agenda).

Naast vakantie is een Afwezigheidsmelding ook bruikbaar bij ziekte, zwangerschap of als je weggaat bij een organisatie. Het is verstandig je Afwezigheidsmelding minimaal één dag voor vertrek aan te zetten, zodat je niet tot het laatste moment mail blijft beantwoorden. Idem voor terugkomst: gun jezelf een dagje ‘incognito’ om alles te verwerken.

6. Gebruik humor of persoonlijke informatie als de organisatiecultuur dat toelaat.

Niet iedereen kan jouw grapjes waarderen. Maar als het kan, is de toevoeging van een persoonlijke noot (foto, link naar een video, achtergrondinformatie) misschien wel een leuke toevoeging.

7. Neem de gelegenheid te baat voor promotie van producten of diensten.

Verwijs bijvoorbeeld naar een recent blogbericht, een paginalink, nieuwsbericht of iets dat kan worden gedownload. Ook als je er niet bent draait alles door!

8. Check alle losse eindjes van je Afwezigheidsmelding.

Is je vervanger geïnformeerd? Kloppen de data, mailadressen en telefoonnummers in je tekst en werken eventuele links? Wat doe je met berichten die je ontvangt op social media? Leeg ook je inbox zoveel mogelijk, om te voorkomen dat er niets meer bij kan. Jij bent er klaar voor!

Argumenten tégen een Afwezigheidsmelding

•Het benadrukt dat je vooral niet aan het werk bent, in plaats van dat je klant, burger of relatie centraal staat. Zet hem dus niet voor elk wissewasje aan, maar maak interne afspraken: vanaf hoeveel dagen is een OOOR nodig?

•Je vult de mailbox van een ander met weer een e-mail. Is het echt nodig om dit aan te zetten, of kun je af en toe je mailbox checken en zelf urgente dingen doorsturen?

•Je geeft het signaal dat op e-mail meteen gereageerd hoort te worden, terwijl het eigenlijk geen spoedkanaal is. Heeft iemand jou of je organisatie dringend nodig, dan is bellen of chatten via social media beter.

Argumenten vóór een Afwezigheidsmelding

•Je managet de verwachtingen van andere mensen: iedereen weet waar hij of zij aan toe is en kan op basis van je informatie weer verder.

•Het is het digitale equivalent van een voicemail; professioneel gebruik van e-mail houdt in dat je ook deze functie gebruikt bij (langere) afwezigheid.

•Het geeft je de gelegenheid om te benadrukken dat je het belangrijk vindt dat de afzender van de e-mail wordt geholpen; zo niet door jou, dan door een collega of op een andere manier.

•Het geeft je de kans om je op een zakelijke manier te profileren. Dat kan bijvoorbeeld door links, foto’s of projectinformatie te delen.

Meer informatie over het instellen van een afwezigheidsmelding?

•Gebruikers van Outlook vinden hier de informatie daarover.

•Gebruikers van Gmail vinden hier de informatie daarover.

Wil je vooral tips over hoe je tijdens je vakantie omgaat met e-mail? Lees dan zeker dit blogstuk!

Opvallende Afwezigheidsmeldingen

Deze sprongen er wat mij betreft wel uit…

#1

Dear sender,

I will be away from any keyboard for quite a while. If you have something really important or interesting to say to me, write me a letter, preferably hand written, wax sealed, and delivered by camel, pigeon, dog, pony or reindeer.

Otherwise mail me again after [datum].

Hot summer wishes,
[afzender]

#2

Beste lezer,

In verband met de vakantieperiode krijg je helaas niet zo snel antwoord als je gewend bent.

Mijn excuses, maar er zijn opties:

1: Oefen een beetje geduld. Denk aan je eigen vakantie.

2: e-mail mijn collega op [e-mail]

3: In het geval dat zij ook nog op vakantie is: zie punt 1

#3

I am currently out of the office on vacation.

I know I’m supposed to say that I’ll have limited access to email and won’t be able to respond until I return – but that’s not true. My blackberry will be with me and I can respond if I need to. And I recognize that I’ll probably need to interrupt my vacation from time to time to deal with something urgent.

That said, I promised my wife that I am going to try to disconnect, get away and enjoy our vacation as much as possible. So, I’m going to experiment with something new. I’m going to leave the decision in your hands:

• If your email truly is urgent and you need a response while I’m on vacation, please resend it to interruptyourvacation@firstround.com and I’ll try to respond to it promptly.

• If you think someone else at First Round Capital might be able to help you, feel free to email my assistant, Fiona (fiona@firstround.com) and she’ll try to point you in the right direction.

Otherwise, I’ll respond when I return…

Warm regards,

Josh

#4

Geachte mailer, 

Momenteel fiets ik naar Santiago de Compostela. Dat gaat even duren en daarom ben ik wat minder goed bereikbaar. Sterker nog, ik heb me voorgenomen om geen mails te lezen en te beantwoorden. Op [datum] ben ik weer in staat om e-mail te lezen en zal ik zo snel mogelijk antwoorden indien nodig.

Dringende vragen en verzoeken

Is het echt nodig om nu antwoord te krijgen? Bij dringende vragen kunnen mijn collega’s ook prima ondersteunen. Je kunt hen bereiken via [e-mail] of telefonisch via [nummer]. 

Ben ik de enige die deze informatie kan verschaffen? Dan is het altijd mogelijk om mij te bellen, indien bereikbaar en beschikbaar sta ik je graag te woord.

Tot snel en een mooie zomer toegewenst!

 Met vriendelijke groet,

#5

Hoi collega,

[datum] ben ik weer aan het werk. Die dag ben ik het beste bereikbaar via Skypeberichten, intranet en telefoon. Of kijk in mijn agenda waar en wanneer je me kunt vinden achter een bureau. Mails waarvan ik met 1 oogopslag kan zien welke actie je van mij verwacht, geef ik prioriteit.

Kom je er niet uit? Neem contact op met [collega], via telefoonnummer [nummer] en via mailadres [e-mail].

Op [datum] rond ik mijn werkzaamheden voor mijn vakantie af. [datum] ben ik er weer.

Met vriendelijke groeten,
[afzender]

#6

Hoi collega,

[datum] ben ik weer aan het werk. Die dag ben ik het beste bereikbaar via de Teams chat, intranet en telefoon. Of kijk in mijn agenda waar en wanneer je me kunt vinden achter een bureau. Mails waarvan ik met 1 oogopslag kan zien welke actie je van mij verwacht, geef ik prioriteit.

Kom je er niet uit? Neem contact op met [collega], via telefoonnummer [nummer] en via mailadres [e-mail].

Op [datum] rond ik mijn werkzaamheden voor mijn vakantie af. [datum] ben ik er weer. Met vriendelijke groeten,
[afzender]

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—