Weten waar je tijd heengaat

Voor wie inzicht wil krijgen waar tijd heen gaat, helpt het om te gaan bijhouden wat je doet en hoeveel tijd dat kost. Net als een kasboek – tegenwoordig vaak een app – waarin je noteert waar je geld naartoe gaat: wat je meet is anders, maar je doel is vergelijkbaar: een realistisch beeld krijgen van de situatie en mogelijke besparingen vinden.

Meestal is het best lastig om een betrouwbare inschatting te maken van hoeveel minuten je aan een taak hebt besteed. Zeker wanneer je op een dag veel springt van taak naar taak, of veel interrupties hebt. Dan is het achteraf inschatten iets dat je veel moeite kost en je waarschijnlijk geen bruikbare informatie oplevert waarmee je patronen kunt herkennen.

De vragen om te beantwoorden

Slimmer is om het verbruik van je tijd te gaan monitoren met een tijdschrijf-app. Daarvoor kan ik je van harte Toggl aanraden! Met die informatie kun je beter inschatten hoe groot je werklast nu echt is, en hoe je je tijd verdeelt over de diverse taken.

• Waar zitten de grote weglekkers?
• Waar ben je echt meer tijd aan kwijt dan je zelf had ingeschat?
• Wat zijn de patronen die je ziet in de manier waarop je je tijd besteedt en wat voor andere keuzes kun je hierin maken?

Weet wat je meet

Je kunt er ook voor kiezen om één van je taken te gaan meten; bijvoorbeeld omdat je leidinggevende lijkt te onderschatten hoeveel tijd die taak kost, omdat je hem moet doorbelasten aan een andere afdeling, of omdat iemand anders hem ook gaat uitvoeren en inzicht wil in hoeveel tijd hij er aan kwijt zal zijn.

Met Toggl heb je maar twee knoppen: start en stop. In de onderwerpsregel kun je zelf specificeren wat je doet, met een eigen omschrijving. Als een soort stopwatch houdt hij de tijd bij voor je – mits jij steeds op start en stop drukt – waarna hij aan het einde van de week de rekensom voor je maakt: hoeveel uren, minuten en seconden was dit in totaal?

Die rekensom krijg je per e-mail in een overzicht toegestuurd vanuit de app. Heb je meerdere onderwerpen gekozen die je bijhield, dan zijn die onder elkaar opgesomd met hun totale tijden.

Waarom dit handig is

Sommige mensen hebben verschillende aandachtsgebieden in hun functie, waartussen ze steeds wisselen. Dat kunnen structurele taken zijn, of projectmatige werkzaamheden. Met de informatie over je tijdsbesteding krijg je inzicht in de verdeling van je aandacht. Is die nog conform de afspraken die je maakte met je leidinggevende en organisatie, of moet je andere prioriteiten stellen?

Groot voordeel van dit soort overzichten is dat je weet wat de feiten zijn: kloppen jouw indrukken – of die van anderen – met wat er echt aan tijd wordt besteed?

Natuurlijk kun je je uren ook handmatig bijhouden of achteraf inschatten, maar dat kost je meer inspanning, meer tijd én is veel foutgevoeliger. Met een app als Toggl minimaliseer je je eigen inspanningen en maximaliseer je de nauwkeurigheid.

Meten is weten!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—