Wie wat bewaart die heeft wat

E-mail is – ondanks bewegingen zoals We Quit Mail – echt een blijvertje in de wereld van de kenniswerker. Dat je er slim mee om moet gaan staat als een paal boven water: erin verzuipen is een reëel risico. Goede afspraken over hoe je e-mail gebruikt zijn dan echt nodig, en in mijn blogs over e-mailmanagement vind je een schat aan tips.

Misschien werk je in een organisatie waar de afdeling IT of de afdeling DIV hierover een duidelijke visie heeft: welke e-mails je hoort te bewaren, waar en hoe. Dergelijke duidelijkheid is prettig – al houdt lang niet iedereen zich aan dat soort afspraken, is mijn ervaring.

Meestal laten organisaties het aan het beoordelingsvermogen van hun medewerker over: wat doe ik met e-mails en hoe sla ik ze op? Mappen of geen mappen, weggooien of op een gezamenlijke schijf opslaan: de keuzes zijn legio.

Maar hoe gezond ga jij om met het bewaren van e-mail?

Test jezelf met de test hieronder en kom erachter!

Naar aanleiding van de tweede Nederlandse Hoardingweek leek het mijn collega Annemiek Tigchelaar en ik interessant om te kijken naar de relatie tussen e-mail en bewaren. Dat onder e-mailgebruikers ook hoarding plaatsvindt, twijfelen we niet aan… Regelmatig komen we ze tegen tijdens trainingen en coachingstrajecten: mensen die triomfantelijk vertellen dat zij toch maar mooi dat ene mailtje uit 2015 nog hadden, toen de rest van de afdeling die afspraak met de leverancier nergens meer kon terugvinden. Of mensen die gewoon 80.000 e-mails bewaren, onder het motto ‘Weggooien kan altijd nog’ (maar dat doen ze niet!).

Wat is hoarding eigenlijk? Want iedereen bewaart toch wel e-mails, zou je zeggen. Dat hoeft niet echt een probleem te zijn. Als professional organizers hanteren we deze definitie:

Je verzamelt of bewaart spullen e-mails die in de ogen van anderen weinig of geen waarde hebben, op een dwangmatige manier. Afstand doen van die spullen e-mails lukt niet of nauwelijks, ondanks dat je woonruimte mailbox zo vol is dat hij niet meer leefbaar werkbaar is. De situatie is een enorme stressbron en beperking in je dagelijks leven.

We maakten een paar kleine aanpassingen in de definitie en je hebt er een beeld bij: een inbox met duizenden en duizenden e-mails, van onduidelijke status (wel of geen actie, wel of niet meer actueel?) en in het ergste geval ook totaal ongeorganiseerd. Dat kán anders!

Annemiek en ik ontwikkelden een zelftest voor wie wil weten of hij gezond omgaat met het bewaren van e-mail. Want alles bewaren is niet slim, maar alles weggooien kan ook een issue zijn! Je vindt de zelftest hier:

Ben jij een Hyperarchiveerder, het type Ontplofte Bom of misschien iemand met Weggooi Angst? Leer de vijf types kennen in de zelftest! Voor vragen kun je ons (jazeker…) gewoon mailen. 🙂

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—