De vertrouwde papieren agenda

Ze zijn er nog genoeg: mensen die met veel plezier gebruik maken van een papieren agenda. En die niet van plan zijn om over te stappen naar een digitale agenda. Soms gebruiken ze die zelfs naast elkaar, papier en digitaal. Hoe voorkom je chaos?

Wees consequent. Voor elke methode die je gebruikt geldt dat hij pas werkt als je hem consequent toepast. Schrijf dus niet de ene afspraak in de papieren agenda en de andere in de digitale, want dan raak je het overzicht kwijt. Bepaal wat je opschrijft en ook met welk detailniveau: is de begin- en eindtijd genoeg, of noteer je ook het telefoonnummer en de andere aanwezigen van een overleg?

Noteer alles meteen. Schrijf alle relevante informatie in je agenda. Er zijn ook mensen die papieren documenten invoegen in hun agenda, in de week waarin ze nodig zijn. Dat kan goed werken tot op zekere hoogte: dan wordt je agenda te dik, of is de ramp als alles eruit glijdt té groot. Bij grote hoeveelheden papier kun je je agenda beter aanvullen met een sorteermap van 1-31.

Maak je eigen code. Zeker met veel afspraken, zakelijk en privé door elkaar, is het slim om een code te maken waarmee je in één oogopslag ziet wat voor afspraak het is. Bijvoorbeeld door een andere kleur pen of markeerstift, of door een getekend figuurtje: een driehoekje bij een zakelijke afspraak, een cirkeltje bij een privéafspraak. Ook hier geldt dat je dit maar tot een bepaalde hoeveelheid afspraken kunt doen. Loopt het de spuigaten uit, dan zul je ofwel digitaal moeten gaan werken (met verschillende kleuren afspraken) of twee papieren agenda’s moeten gebruiken (één voor privé en één voor zakelijk).

Zorg dat schrijfgerei altijd voorhanden is. Stop je pen of stift op een vaste plek; is dat niet mogelijk, zorg dan voor een groot aantal ervan zodat je niet misgrijpt. Houd niets in je hoofd – dan gaat het mis.

Regel inzage in je agenda. Is er iemand die jouw afspraken moet weten (een partner of secretaresse bijvoorbeeld), bepaal dan hoe diegene je agenda kan inzien, om afstemmingsproblemen te voorkomen. Bijvoorbeeld door hem op een vaste plek te leggen, op een bepaald tijdstip even langs te brengen of samen te gaan zitten om te vergelijken.

Een digitale agenda is niet per se een must, maar kan in sommige situaties – zeker wanneer je regelmatig met meerdere mensen overlegt – wel veel makkelijker te hanteren zijn. Mits hij goed is gesynchroniseerd, kan het net zo goed werken als iets dat je in je hand kunt vastpakken.

P.S. Voor wie zich afvraagt hoe ik dat doe… 🙂

Ik werk met een Outlook Agenda, die ik heel consequent bijhoud en synchroniseer met mijn telefoon. Verschillende dingen hebben hun eigen kleur; ik ken deadlines, echte afspraken (ontmoetingen), taken (in meerdere kleuren) en privéafspraken. Die laatste staan er alleen in als ze impact hebben op mijn werkweek; mijn weekendafspraken vind je er bijvoorbeeld niet in terug.

Thuis gebruiken we een papieren familiekalender die per week in kolommen laat zien wat er op de planning staat. Hij hangt goed in het zicht, naast de koelkast, zodat hij flink in beeld is voor iedereen.

• Pepijn (mijn man) heeft zijn eigen kolom voor afspraken die buiten kantooruren vallen
• ‘Karen privé’ is een eigen kolom
• ‘Karen werk’ is een eigen kolom (omdat mijn werkweek grilliger verloopt dan die van mijn man)
• ‘Kinderen’ is een eigen kolom, met sporten, speelafspraken en doktersafspraken
• ‘Eten’ is een eigen kolom (omdat mijn kinderen graag willen weten wat er op tafel komt)
• ‘Samen’ is een eigen kolom, voor de activiteiten die we als gezin ondernemen (meestal in het weekend), zoals verjaardagen en uitjes

Deze kalender wordt voor ons op maat gemaakt – al jaren! – door een meneer die we op Marktplaats hebben gevonden en vind ik een echte aanrader.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—