Wat de computer ons (niet) bracht

Je kunt je het bijna niet meer voorstellen, maar 30 jaar geleden was de computer nog niet zo’n gangbaar iets op de werkplek. Nu kun je je niet meer voorstellen dat je er niet mee zou werken – sterker nog, hele organisaties komen piepend en krakend tot stilstand als ‘het netwerk eruit ligt’. Wat brachten computers ons? En wat niet?

De leuke eigenschappen van een computer

• Je kunt een document makkelijk opslaan en dupliceren. Je hebt geen ordners, planken of mappen nodig om een document te bewaren. Vermenigvuldigen gaat een stuk handiger dan met een vel carbonpapier op een typmachine! Dat scheelt enorm veel tijd en inspanning.
• Je kunt je werk overal mee naar toe nemen. Op een USB-stick, op een harde schijf of laptop, of zelfs virtueel ‘in the cloud’: je bestanden reizen met je mee. Als je beschikt over het juiste wachtwoord en de juiste apparatuur, kun je overal en altijd bij je documenten.
• Je kunt op een makkelijke manier met mensen communiceren. Een e-mail is zo verzonden! En ontvangen. Een paar klikken, en je bericht is overgebracht naar iemand anders, al dan niet voorzien van de relevante bestanden vanaf je computer.

De vervelende eigenschappen van een computer

• Je kunt een document makkelijk opslaan en dupliceren. Computers raken snel vol met rommelbestanden. Rommel die je niet ziet, maar die wel het geheugen vult en vaak ook het zoeken ingewikkeld maakt. Wie werkt zonder duidelijke mappenindeling op zijn computer of zonder goede bestandsnaam, raakt al snel de weg kwijt. Bewerkte bestanden waar geen versiebeheer op wordt gedaan maken de boel nog ingewikkelder: welk bestand is nu de goede versie?
• Je kunt je werk overal mee naar toe nemen. Zeker als je ook op je smartphone werkzaken afhandelt, is de verleiding groot om ‘always on’ te zijn. De grens tussen werktijd en vrije tijd wordt zo heel erg dun, wat voor stress kan zorgen. Mensen die een groot verantwoordelijkheidsgevoel hebben en gevoelig zijn voor sociale prikkels, blijven zo voortdurend aan het werk. Een laptop op het strand zien is al niet meer uitzonderlijk.
• Je kunt op een makkelijke manier met mensen communiceren. Doordat de drempel om te mailen erg laag is, grijpen mensen er steeds vaker naar – ook in situaties die ze zonder mail op een andere manier zouden hebben opgelost. Zo wordt iets dat je tijd moet schelen – want je hoeft geen memo te typen en in de interne postenvelop te stoppen – iets dat je tijd gaat kosten. Heel veel tijd. Waren we in 2001 nog maar 50 minuten per dag bezig met e-mail; in 2007 liep dat al op tot 8 uur per week voor managers en ICT-ers. In 2012 spendeerde de gemiddelde kenniswerker maar liefst 28% van de werkweek aan e-mail. Niet mis!

Ik heb al een aantal keer geblogd over dit onderwerp:

Wil je meer lezen over hoe je slim een digitaal archief inricht, lees dan dit blog.

Wil je lezen over het openen van je mailbox op zondagavond? Dat kan hier.

Is de smartphone bij jou de boosdoener, kijk dan hier  en hier naar de tips die ik daarvoor geef.

Wil je weten wat al dat e-mailen met je doet? Ik weet het!

En vraag je je af waarom ik vind dat digitaal werken niet automatisch beter is… dan leg ik dat hier uit.

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—