Bewaak je deadlines

Wanneer je acties uitzet bij een ander, kun je er niet vanuit gaan dat diegene wel het fatsoen zal hebben om jouw deadline te respecteren. Of de vaardigheid om in de gaten te houden dát je deadline is genaderd. Hoe bewaak je deadlines goed, op een digitale en een analoge (papier) manier?

Digitale oplossingen

Als taak in je Outlook takenlijst noteren. “X al informatie gestuurd voor offerte ABC?”, voorzien van een datum waarop je die informatie nodig hebt. Dan komt er op de juiste datum een melding in Outlook met deze tekst voor je neus.

Als taak/afspraak in je agenda noteren, op de dag dat je de informatie nodig hebt. Het tijdstip op die dag is misschien niet zo belangrijk, kies bijvoorbeeld eentje in de ochtend om 9.00 uur: “X al informatie gestuurd voor offerte ABC?”.

Net als bij een taak in de takenlijst komt er dan op die dag een melding in Outlook voor je neus. Voordeel van dit boven een takenlijst is dat je specifieker kunt zijn, door de tijd aan te geven. Verder vinden veel mensen het makkelijk om op één plaats te kijken, namelijk de agenda, en niet te hoeven switchen tussen takenlijst en agenda.

Een dagelijkse checkbox aanmaken. Als je veel taken op één dag in je agenda noteert, kan het onoverzichtelijk worden. Dat wil je natuurlijk ook niet. Een alternatief is het aanleggen van een checkbox; een specifieke afspraak die je in je agenda aanmaakt, elke ochtend tussen 9 en 9.30 uur bijvoorbeeld, waarin je alle dingen noteert die je opvolging wilt geven of controleren.

Bij je taak/afspraak van 9.00 -9.30 uur kunnen dan dus meerdere dingen staan die allemaal bij voorkeur op die datum moeten worden gedaan of gecontroleerd: 

• X al informatie gegeven voor offerte ABC?
• Check akkoord op offerte XYZ!
• Y informatie vragen voor overzicht 123!

Voordeel van deze methode is dat je veel dingen kwijt kunt op één dag. Pas op dat het er niet té veel worden, want dan ben je waarschijnlijk veel langer bezig dan dat halve uurtje dat je nu hebt genoteerd in je agenda. Zijn het vaak veel dingen, maak er dan een checkbox van een uur van; dat is dan realistischer.

Een ander voordeel is de flexibiliteit. Als je – door middel van ‘terugkeerpatroon’ gebruiken – zo’n checkbox voor elke dag aanmaakt, kun je ook inhoud van zo’n checkbox tussen de verschillende dagen verschuiven. Als je ’s morgens denkt ‘ach, dit mag morgen ook wel’, dan kopieer je de tekst naar de checkbox van morgen.

Voor het gebruik van een checkbox heb je wel de discipline nodig om het lijstje ook elke dag te controleren op actuele dingen die je moet doen.

Voor alle digitale oplossingen is het slim om te groeperen. Concreet: Als je nog documenten of e-mails hebt die hierover gaan, kun je die toevoegen, met Invoegen – Outlook item (of: Invoegen – Bestand bijvoegen, voor iets dat op je schijf staat).

Papieren oplossing

Soms zijn mensen meer gehecht aan papier, of werken ze met veel papieren documenten. In dat geval kun je gebruik maken van een datumboek; een hardkartonnen map met de tabbladen genummerd 1-31.

Je legt een document dan achter het tabblad met de juiste datum. Iets dat 10 maart bij jou binnen moet zijn, gaat dus achter tabblad 10. Je ziet dan die ochtend meteen bij het openen van de map welke zaken vandaag actueel zijn.

Voor acties die geen document hebben, kun je ook een post it of andere geschreven notitie maken (‘Informatie over offerte ABC al gehad van X?’) en die achter tabblad 10 plakken.

Ook deze methode is flexibel – je kunt verschuiven – maar vergt iets meer discipline, omdat je zelf die map moet pakken en geen melding in je scherm krijgt.

Wat is jouw tip? Heb je nog iets toe te voegen? Ik hoor het graag! Reageren kan onder dit bericht of door een mail te sturen aan karen@newbroom.nl.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—