Wat e-mail met je doet

Een groot misverstand over e-mail is dat, als je nou maar even je schouders eronder zet, die mailbox wel leegkomt. Natuurlijk – afhankelijk van je inzet en hoeveel mail je ontvangt kun je het magische punt ‘inbox zero’ bereiken, al is het per definitie tijdelijk. Ping! You have e-mail. En daar begint de cyclus weer van voren af aan…

E-mail is een van de belangrijkste communicatiemiddelen geworden, zeker op zakelijk gebied. Wie denkt dat het meer een lastige interruptie is van je werk, heeft het mis: e-mail is een deel van je werk, net als vergaderen een deel van je werk kan zijn. Daarom is het goed om te weten welke effecten e-mail kan hebben.

E-mail zorgt voor een kick
Een mail afhandelen (de vraag beantwoorden, iets afronden, deleten, archiveren of doorsturen-zonder-opvolging) geeft een goed gevoel. Check! Van de lijst! Weg! Gedaan! Zo’n klein kickje is niet te vergelijken met de kick die je krijgt bij het afronden van een project, maar het kan mensen wel stimuleren om door te blijven klikken: de volgende kan ik vast afhandelen. Nou, de volgende dan. Of die daarna misschien? Trek voor jezelf de grens: waar ga je inhoudelijk op reageren en wat handel je niet (zelf) af? Wees kritisch.

E-mail maakt je moe
Als een e-mail opent, begint de tekst tegen je te ‘praten’. Er volgt een verhaal, een vraag, een verzoek, een opdracht… Met de meeste daarvan ‘moet’ je iets, al is het maar kennisnemen van de informatie. Dat kan, zeker op dagen dat je al niet op de toppen van je energie leeft, voelen als talloze mensen die tegelijk aan je kop zeuren. En niet weggaan, totdat je ze hebt geholpen. Moeheid gegarandeerd. Selecteer je e-mail dus aan de poort, als een verkeersregelaar. Gebruik wizardregels om je mail in de juiste mappen te laten binnenkomen en zeg nieuwsbrieven af als je ze toch niet leest.

E-mail prikkelt je nieuwsgierigheid
Het is mensen eigen om nieuwsgierig te zijn. Om te willen weten wat er om de hoek ligt, achter de deur te vinden is… Dat is dus ook de reden dat e-mailnieuwsbrieven met een pakkende kop (ABC: ‘Multitasken maakt onvruchtbaar’) veel beter worden gelezen dan e-mailnieuwsbrieven met een feitelijke onderwerpsregel (ABC nieuwsbrief nummer 17). Een uitstekende reden om dus meldingen voor nieuwe mail, in alle vormen, helemaal uit te zetten.

E-mail doet je bloed koken
Wie kent ze niet: mailoorlogen. Op papier kunnen woorden een stuk harder overkomen dan ze zijn bedoeld. Zelfs een flinke dosis smilies erbij kan dan niet meer helpen: de messen worden geslepen, de loopgraven ingenomen – en de oorlog is van start. Ontvang je een mail waarvan je denkt ‘WTF!’? Pak dan de telefoon, loop naar diegene toe, en doe rustig je verhaal. Antwoorden is verleidelijk, maar niet verstandig. Zelfs al denk je je hart gelucht te hebben, dan nog houdt het je bezig totdat het volgende mailtje weer binnen is. In gedachten voer je discussies met de ander, dicht je mogelijke antwoorden op mogelijke antwoorden… Zucht. Vergeet de andere kanalen niet: bellen, mondeling overleg – vaak een prima alternatief!

E-mail maakt je onrustig
Plop. Plop. Plop. Ze blijven hun kop opsteken, ze blijven binnenrollen… Als een zwerm Jehova-getuigen kloppen ze aan. Mogen we even je aandacht? We willen iets van je. E-mails kunnen je een onrustig gevoel geven, omdat je geen controle hebt over het fenomeen – ze komen gewoon, of je nu wil of niet. De discipline om ze niet te bekijken moet je zelf opbrengen, en dat gaat niet iedereen even makkelijk af. Het management van Volkswagen koos voor de ‘beschermen tegen zichzelf’-aanpak en zette eind vorig jaar de mailserver op zwart. Mail werkt pas weer een half uur voordat de werkdag begint en een half uur na werktijd gaat hij weer dicht. (Of mensen dan niet stiekem hun hotmail-account gebruiken, dat weet je niet…). Beantwoord mail dus niet de hele dag door, maar in blokken van een uur of een half uur. Liefst niet meer dan twee of drie blokken per dag.

P.S. Ook gefascineerd door hoe de smartphone ons leven lijkt over te nemen? Vandaag plofte het boek ‘Sleeping with Your Smartphone: How to break the 24/7 habit and change the way you work’ van Leslie A. Perlow bij me op de mat. Heerlijk om mijn tanden in te zetten.

Werk ze!

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.