Slimmer plannen

Plannen ligt aan de basis van je werk: als je weet wat er moet gebeuren, is de volgende stap bepalen wanneer iets moet gebeuren. Als acties geen plek krijgen in de tijd, blijven het papieren (of digitale) tijgers. De kwaliteit van je planning bepaalt in grote mate de werkdruk die je ervaart! Er zijn verschillende manieren om te zorgen dat je planning optimaal is.

Plannen doe je op meerdere niveaus. Even uitzoomend kun je je werk bekijken in een jaarcyclus. Wat wil je dit jaar bereiken in je functie of met je bedrijf? Wat wil je in elk geval voor de zomervakantie – even aannemend dat die periode een effect heeft op je werk, of dat je zelf weggaat – nog in gang zetten of afhandelen? Stel vast wat de mijlpalen zijn die je wilt bereiken en wanneer je dat gedaan wil hebben.

Vervolgens vertaal je die planning naar een lijst met acties. Als je in oktober een nieuw product wilt introduceren bij je klanten, is het vast slim om de marketing daarvan in de maand september voor te bereiden. Moet het ook nog worden gemaakt? Plan dan in in welke periode je dat gaat doen, en schrijf uit welke deeltaken/deelacties ervoor nodig zijn om dit te realiseren.

Bepaal per week welke acties je van die lijst gaat uitvoeren. Houd het realistisch: zorg dat er ruimte overblijft voor onvoorziene omstandigheden – al weet je niet wat het zijn, ze gaan absoluut komen. Lucht in je agenda dus! Sorteer je acties ook in prioriteiten: welke mogen eventueel doorschuiven naar volgende week en welke moeten absoluut deze week zijn afgerond?

Een paar valkuilen bij het plannen:

• Vergeten dat een overleg tijd vooraf EN achteraf kost. Ter voorbereiding, maar ook het uitvoeren en/of uitzetten van de acties die er uit voortkomen kosten tijd. Vaak gooien mensen opgelucht documenten van een overleg in een la, en vissen die pas vlak voor het volgende overleg eruit. Oeps… Je had iets moeten doen!
• De einddatum van een project stellen op de eerste van de maand. Natuurlijk hoeft het niet rond die datum te zijn – zoals mijn Twittervolger @RuudKetelaar terecht opmerkte: mijlpalen horen thuis op momenten dat het werk conform afspraak wordt geleverd. Maar veel lange termijn projecten hangen wel op die data: per 1 september voeren we beleid X in, vanaf 1 maart is product Y verkrijgbaar op de Nederlandse markt. Probleem is dat 1 september psychologisch veel verder weg lijkt dan 31 augustus… De 30e of 31e is een betere keus.
  Het psychologisch effect is bekend vanuit de marketing; er is een reden waarom zoveel auto’s te koop zijn voor € 9.995 euro, in plaats van voor € 10.000.
• Niet zeker weten hoeveel tijd iets kost, en daardoor te optimistisch schatten. Vraag rond, puzzel, specificeer: beter iets te ruim dan veel te krap. Iedereen die ooit heeft verbouwd weet dat de budgetpost ‘onvoorzien’ nodig was. Dat geldt net zo goed voor tijd; soms heb je de voortgang van een actie niet (alleen) zelf in de hand.

Heb jij nog een slimme planningstip? Hoe meer zielen, hoe meer input… Stuur hem naar me toe of vermeld hem in de reacties.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—