Slimmer e-mailen: vier tips
Omdat e-mail voor de moderne kantoorwerker een steeds groter deel uitmaakt van hun communicatie en takenpakket, is hierop duidelijk efficiencywinst te halen. Vier tips om dat te bereiken.
- Begin je dag niet met e-mail lezen
De overgrote meerderheid van de mensen doet het juist wel: pc aan, even koffie halen en éérst die mailbox in. Alle kans dat je dan met andermans prioriteiten aan de haal gaat, in plaats van met die grote klus. Voor je het weet is het half elf en ben je nog niet bezig met wat je je had voorgenomen! Open je mailbox dus pas na één of anderhalf uur. Dat maakt veel verschil voor je dag.
- Vermijd het Pavlov-effect
Ping! You’ve got mail. Regel 2: zet die melding uit, zodat je niet meteen reageert op wat er binnenkomt. Efficiënter is om in bloktijden aan mail te werken; twee of drie keer per dag een uur.
- Gebruik de onderwerpsregel goed
Zet er niet het containerbegrip ‘Vraag’ in, maar wees specifiek. Bijvoorbeeld ‘Input marketingplan volgend jaar gezocht’. Of: ‘Nieuw archiefbeleid afgekeurd’. Zo kunnen mensen je mail op waarde schatten. Als je terugmailt of een mail doorstuurt, pas dan gerust de onderwerpsregel aan als je denkt dat dat duidelijker is.
- E-mail niet, maar kies een ander kanaal
Als je er bewust naar gaat zoeken, zal het je verbazen hoeveel e-mails je niet had hoeven sturen (of ontvangen) als je actief had gezocht naar een andere manier. Bijvoorbeeld: een lijstje maken van je vragen en met je collega een half uur om de tafel gaan – het good old face-to-face contact. Of bellen. SMS-en. Chatten. Yammeren. Twitteren. Er is zoveel meer dan e-mail! Kies het kanaal dat het beste past bij jouw behoefte en schiet niet in de mail omdat het zo makkelijk is. Soms is een telefoongesprek van een minuut veel efficiënter én effectiever.
—
Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.
Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.
Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.
—
Geef een reactie