Er is geen beste manier…

… maar wel altijd ruimte voor verbetering.” Dat is mijn respons als een potentiële klant huiverend vraagt of hij of zij nu ook ‘aan dat lege bureau en zo’n digitale takenlijst moet’. Niet iedereen werkt op dezelfde manier, en dat hoeft ook niet! Mijn uitgangspunt is: als het voor jou maar werkt.

Vooroordeel 1: Acties moet je digitaal bijhouden
De een vinkt er fluks op los in Outlooks digitale takenlijst en weet precies wat er nog openstaat. De ander zweert bij een fysieke takenlijst die hij kan oppakken, meenemen en volschrijven met aanverwante gedachten. Beide situaties zijn prima; wél kijk ik altijd of er iets te optimaliseren is.

Acties noteren op papier is geen enkel probleem, zo lang je acties niet op geeltjes krabbelt en overal op je werkplek plakt. Die raak je snel kwijt en maken je werk bovendien onoverzichtelijk. Een to-do blok (standaard in elke kantoorboekhandel) werkt prima, maar ook een schrift, groot schrijfblok of notitieboek zijn prima. Een paar tips:

Groepeer acties die bij elkaar horen. Omdat ze gaan over hetzelfde projectonderdeel, of besproken moeten worden met dezelfde persoon.
Maak onderscheid tussen acties en gedachtenspinsels. Noteer achter je actie bijvoorbeeld een grote A in een cirkel, zodat je die kunt wegstrepen als je klaar bent. Of markeer acties met een kleur of markeerstift.
Wees concreet! Alleen dan is de kans er dat je het ook daadwerkelijk gaat DOEN. De actie ‘intranet bijwerken’ gaat niet gebeuren. Maar wel ‘J. bellen over nieuwe publicaties voor vermelding op intranet.’

Vooroordeel 2: Bakjes op je bureau is zwaar uit de tijd
Bakjes en mappen kunnen een goede manier zijn om je werkstroom te ordenen. Alleen is het niet overal meer mogelijk om ze op je werkplek te hebben staan, als je wisselt van werkplek bij verschillende activiteiten (geconcentreerd werken, vergaderen, enzovoort). Dat betekent niet dat je door het leven moet gaan met slechts je smartphone, pen en papier. Ook flexwerkers ‘mogen’ werkdocumenten hebben. Een paar tips die voor iedereen gelden:

Maak in elk geval onderscheid in de functies Actie, Bewaren en Afwachten. De ‘Bewaren’ dingen verwerk je het liefst meteen: door ze te scannen, of op de juiste fysieke plek op te bergen. ‘Afwachten’ betekent meestal dat een ander er mee bezig is en dat het later aan bod komt. ‘Actie’ zijn de dingen waar je iets mee moet doen, omdat het tot je taken behoort. Dat kun je ook weer uitsplitsen, bijvoorbeeld per project of per (interne) klant. Een klant van mij had het onvergetelijke eigen systeem met bakjesnamen als ‘Treinvoer’, ‘Gedachten’, ‘Bulletjes’ en ‘In de benen’. Whatever works for you!
Haal regelmatig de bezem door je systeem. Mensen hebben vaak dingen op hun bureau die maar weinig worden gebruikt, of gewoon geen actieve functie meer hebben. Een stapel documenten die moeten worden gefiled: tenzij je er mee bezig bent, is dit niet de juiste plek! Loop mappen en bakjes – als je die nog hebt – kritisch door. Kun je dingen samenvoegen? Weggooien? Scannen? Bewaren of vinden op een andere plek?

Als ik werkplekbezoeken afleg vind ik het belangrijk om goed aan te voelen wat iemands werkstijl is. Het maakt veel verschil of je visueel bent ingesteld, of niet. Of je denkt in structuren, of eerder associatief bezig bent. Niet ieder systeem past bij iedereen, dus ik kijk naar wat goed aansluit, wat werkt en wat juist bij deze persoon die ‘vonk’ geeft om hem of haar in beweging te krijgen. Ook slimmer werken is soms maatwerk!

Beeld: myrrh.ahn

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—