Orde op zaken in de mailbox

Er is geen mens die drie keer dezelfde brief uit een envelop haalt, hem leest en toch maar weer terugstopt zonder er iets mee te doen. Gek genoeg doen we datzelfde wel met e-mail: lezen, even denken… Hm, toch maar niet nu. Aanvinken met ‘Markeren als ongelezen’. Dat is een handige functie in Outlook, maar niet de beste manier om met je mail om te gaan!

Wat tips om slimmer met je mail om te gaan en het nieuwe jaar ook digitaal opgeruimd te beginnen:

1. Plan tijd in om je e-mail te behandelen. Doe het liever niet tussendoor; dan versnippert je aandacht en loop je de kans op een ‘half gelezen’ mailbox. Bij voorkeur twee of drie keer op een dag, steeds een half uur of een uur, afhankelijk van je hoeveelheid mail en de complexiteit ervan.

2. Sorteer je e-mail net als je gewone post. Reclame: weg, tenzij je er echt interesse in hebt. Dingen waarop je actie moet ondernemen: sleep ze naar een mapje ‘actie’, of klik op het vlaggetje achter het bericht, dat aangeeft dat het bericht opvolging nodig heeft. Je kunt ook aangeven voor welke datum je dat gedaan wilt hebben.

3. Houd de 2-minutenregel aan. Kun je een mail snel afhandelen, door bijvoorbeeld een kort antwoord te geven, doe dat dan ook. Alles onder de 2 minuten liever meteen!
Langere antwoorden, of dingen waarvoor je meer informatie nodig hebt, doe je op een ander tijdstip.

3. Zet de melding ‘U hebt e-mail’ uit. Dat werkt alleen maar op je zenuwen… Want wat zou er in staan? Het prikkelt je nieuwsgierigheid en leidt af van waar je mee bezig bent.

4. Maak gebruik van wizardregels. Dat zijn regels die jij instelt voor binnenkomende mails (kan ook voor uitgaande mails, trouwens). Je geeft aan dat mail van bepaalde afzenders, of met bepaalde woorden in het onderwerpsveld, naar een specifiek mapje gaan. Bijvoorbeeld alle nieuwsbrieven waarop je hebt geabonneerd, of alle mail van een klant of over een bepaald project. Zo houd je overzicht in je inbox: wat bij elkaar hoort, staat bij elkaar. Dat geeft focus!

Beeld: cybertoad

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—