De zomervakantie staat voor de deur. Voor je het weet ben je je niet alleen je to do-lijst aan het bewerken, maar ook je inpaklijst en je uitleg voor de huisoppas. Hoe zorg je dat je zonder onnodige stress en losse eindjes de zomervakantie in gaat? Tijd voor de 6 B’s!

1. Begin op tijd met je voorbereidingen. Zodra je weet wanneer je eerste vakantiedag officieel ingaat, pak jij je to do-lijst en trek je een streep: wat gaat er voor de vakantie nog gebeuren en wat verschuif je naar daarna? Stel prioriteiten tussen wat je overhoudt. Kom je daar niet uit, ga dan in overleg met je leidinggevende over waar je voorrang aan geeft.

2. Budgetteer met je kalender. Een dagje weg met vrienden, laatste schooldagen voor je kinderen inclusief bijbehorende activiteiten, zomerborrels… allemaal zaken die hapjes nemen uit je kalender. Maak het zichtbaar in je agenda: welke blokken zijn gewoon niet meer beschikbaar om te werken?

3. Bouw een buffer in. Zorg dat je op de laatste dag voor de zomervakantie echt geen afspraken meer hebt, zodat je alles rustig kunt afronden. Ga je een overdrachtsdocument schrijven voor een collega? Begin daar drie of vier weken voor je vertrek aan, zodat het een kwestie is van bijwerken en actualiseren. Zet je out of office reply al een dag vóór je daadwerkelijke vertrek aan. Je kunt hier mijn e-Book Out Of Office Reply downloaden, met daarin de tien geboden voor een goede out of office reply.

4. Bepaal je niveau van bereikbaarheid. Net als met elke vakantie is het slim om met het thuisfront én je werk af te stemmen hoe bereikbaar je wilt zijn in de zomervakantie. Kunnen ze je bellen, of snorkel jij ergens ondersteboven in een baai op Bali en heeft dat geen zin? Scan jij elke ochtend je mail voor urgente zaken, of ben jij helemaal van werk losgekoppeld en zijn ze op je eerste officiële werkdag om 9 uur de eerste die aandacht krijgen? Meer daarover in dit blog over de combinatie vakantie en e-mail.

Je bereikbaarheid is relevante informatie voor je collega’s en voor alle andere mensen die jou gaan mailen; ook hierover lees je meer in mijn e-Book Out Of Office Reply.

5. Braak alles uit dat je dwars zit. Alle losse eindjes die nog in je hoofd dwarrelen: schrijf ze op en ga ze clusteren. Waar hoort het thuis, wat is de eerstvolgende stap om te zetten, hoe belangrijk is dit eigenlijk? Verzamel ook alle papieren documenten, mappen en dossiers die nog rondzwerven op en rond je werkplek of in je tas. Stel een diagnose: bewaren, wegdoen, actie, doorsturen, bespreken?

6. Bereid je eerste werkdag voor. Maak geen afspraken voor die eerste dag – en houd liefst je out of office reply nog een dagje aan – maar besteed hem aan het terugkomen. E-mail scannen en sorteren bijvoorbeeld. Bijpraten met je collega’s over hun eventuele vakanties. Afstemmen met degene die je werk overnam. Maak ook een kort lijstje met de onderwerpen of acties die je als eerste bij de kop wil pakken. Formuleer dat zo concreet mogelijk (in een ‘doe-omschrijving’) en ook beperkt qua ambitie.

En een laatste tip over de zomervakantie zelf: laat onrealistische verwachtingen los. Als je de tijdschriften moet geloven zit het gemiddelde Nederlandse gezin stralend en zonder enige wanklank urenlang in de auto naar de zon, waarna je bij het zwembad ALLE vakliteratuur lees plús alle getipte boeken.

Uhm… Dat gaat niet gebeuren. In elk geval niet ál die aspecten.
Meer over vakantiestress en onrealistische verwachtingen lees je in dit blog.

Doe in de zomervakantie wat je prettig vindt. Als dat betekent dat je het liefst in je joggingbroek lekker gaat Netflixen en alleen in Tuinesië de boel gaat verkennen: waarom niet? Als jij maar geniet.

Succes met de voorbereidingen!

Loop je vast, of wilde je altijd al eens een keer met me sparren? Meld je aan voor de gratis Valkuilcheck en je krijgt een half uur mijn onverdeelde aandacht via Zoom, Microsoft Teams of telefoon. Ik geef je graag een zetje in de goede richting!

Hoe ga je dat doen, denk je? Piekeren noemen ze ook wel de verkeerde kant op fantaseren. En de pest is: je hoofd uitzetten kan heel lastig zijn wanneer je geen oplossing vindt voor lastige dilemma’s of complexe uitdagingen.

Wat je wel zou kunnen doen: je aanmelden voor een gratis en vrijblijvend Valkuilcheckgesprek met mij, via videobellen of telefoon.

Een half uur lang krijg je mijn onverdeelde aandacht en kijken we samen naar wat nu jouw valkuil in je werk is en waarom je daar dagelijks in dondert. Ik geef je voldoende materiaal om zelf een goed begin te maken. Je krijgt praktische tips en adviezen voor jouw situatie, waarmee je de volgende dag nog aan de slag kunt om dingen anders te doen.

Zo kun je het nieuwe jaar anders gaan beginnen. Want maak je geen andere keuzes in je werk, dan geldt dit:

“Waanzin is steeds opnieuw hetzelfde doen, en dan verschillende uitkomsten verwachten.”

(Overigens is het een fabeltje dat Einstein dit heeft gezegd, maar dat terzijde.)

Prik samen met mij een half uur, ergens in de maand december en investeer in je persoonlijke ontwikkeling. Ik help je graag een stukje op weg!

Je zomervakantie plannen gaat niet alleen maar om waarheen, hoe lang, met wie en hoe. Het ‘wanneer’ speelt ook een rol. Ben je ouder van schoolgaande kinderen, dan moet je binnen die periode plannen. Werk je in een team waar de organisatie bepaalde eisen stelt aan aanwezigheid, dan kan het coördineren van je vakantie met collega’s nodig zijn.

Los daarvan, heeft de timing van je vakantie ook effect op je werk: hoe makkelijk je kunt voorbereiden, hoeveel werk er op je ligt te wachten als je terugkomt en hoe snel je weer volop aan de slag bent. Je vindt de argumenten hieronder.

Wat lastig is aan vroeg op vakantie gaan

• Hectische voorbereiding: Als de meerderheid van je collega’s en klanten nog volop aan het werk is, kan het voorbereiden van je vakantie flink wat energie kosten. Er wordt van je verwacht dat je meedraait, terwijl je tegelijkertijd je afwezigheid moet voorbereiden. Je laptop dichtklappen en naar Schiphol racen is geen relaxte manier om je vakantie te beginnen.
• Mogelijk gemiste momenten: Omdat er tijdens jouw afwezigheid nog volop gewerkt wordt, kan het zijn dat je belangrijke ontwikkelingen of beslissingen mist. Misschien moet er iets worden opgeleverd in je project of een knoop doorgehakt; dan is het aan jou om dat goed voor te bereiden.
• Veel vervangen: Als de meerderheid van je collega’s met vakantie is als jij terugkomt, is de kans dat jij voor meerdere mensen de achtervang bent, relatief groot. Dat kost extra energie.

Wat handig is aan vroeg op vakantie gaan

• Minder wachttijd voor hulp of informatie: Met de meeste collega’s en klanten nog aanwezig, is het makkelijker om tot aan je vertrek anderen te bereiken. Als je van een ander informatie of akkoord op iets nodig hebt, is dat best fijn.
  
• Voorsprong op werk na terugkomst: Ga je vroeg in de zomer op vakantie, terwijl de meeste collega’s en klanten nog druk aan het werk zijn, dan kom je waarschijnlijk terug in een iets rustigere periode. Inmiddels zijn veel anderen weg; jij kunt in alle rust je e-mails bijwerken en zaken opvolgen zonder dat je direct overspoeld wordt door nieuwe verzoeken en vragen.
  
  (Let op – die voorsprong wordt minder als je voor meerdere afwezige collega’s de achtervang bent. Dan steek je na je vakantie niet alleen energie in het wegwerken van je eigen taken, maar ook in het vervangen van je afwezige collega’s. )
  
• Veel e-mails niet meer actueel : Omdat in je afwezigheid veel anderen doorwerkten, zijn veel van je e-mails uit jouw vakantieperiode niet meer actueel: anderen hebben er al iets mee gedaan. Dat ruimt lekker op.
  
  (Tip: Als je dat niet standaard hebt aanstaan, koppel ze dan aan elkaar om te zien welke berichten op elkaar reageren. Dat doe je in het tabblad ‘Beeld’, door ‘Weergeven als gesprek’ aan te vinken, en vervolgens te klikken op ‘Alle postvakken’. Zo kun je een heel draadje archiveren of weggooien.)

Wat lastig is aan laat op vakantie gaan

• Terugkomen in een hectische periode: Als je laat in de zomer op vakantie gaat, kom je terug op een moment dat de meerderheid van je collega’s en klanten weer aan het werk is. Dit kan het gevoel geven dat je op een rijdende trein springt en direct weer volop aan de bak moet.
  
• Volle mailbox bij terugkomst: Ben jij met vakantie terwijl de rest alweer volop draait, dan kunnen de e-mails zich opstapelen. Ook dat kan voor een overweldigend gevoel zorgen bij terugkomst. Je moet direct aan de slag om alles bij te werken, wat je vakantiegevoel snel kan wegnemen.

Wat handig is aan laat op vakantie gaan

• Rustige werkperiode voorafgaand aan vakantie: Door later in de zomer op vakantie te gaan, kun je de rustigere periode benutten om je werkzaamheden af te ronden. Collega’s en klanten zijn al met vakantie, waardoor je minder nieuwe verzoeken krijgt en je je kunt concentreren op het afronden van lopende zaken.
  Het voorbereiden van je afwezigheid gebeurt op een iets rustigere manier dan wanneer je laat weg bent.
  
• Maximale benutting van je werkcapaciteit: Door langer door te werken dan veel van je collega’s, kun je een groot deel van je projecten afronden voordat je vertrekt. Dit geeft een voldaan gevoel en zorgt ervoor dat je echt kunt genieten van je vakantie.

Mijn advies over de beste vakantieperiode

Er is geen beste keuze tussen vroeg of laat op vakantie gaan; het hangt af van je persoonlijke voorkeuren en je werksituatie. Overweeg wat voor jou het zwaarste weegt: de rust na je vakantie of de rust ervoor?

Heb je er een bloedhekel aan om op een rijdende trein te springen na terugkomst, kies dan liever voor een vroege vakantie. Wil je vooral op een rustige manier je vakantie voorbereiden en niet gehaast weggaan, kies dan liever voor een late vakantie.

Denk goed na over wat je het prettigst vindt en overleg eventueel met je collega’s en leidinggevende om de beste keuze te maken.

Welke keuze je ook maakt, zorg dat je van je vakantie geniet en dat je je werk goed organiseert, zodat je ontspannen kunt vertrekken en weer terugkeren.

Wil je meer blogs lezen met tips over vakantie? Kijk dan in die categorie blogstukken.

Fijne vakantie!

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Wist je dat…

•…In de jaren ‘60 de eerste e-mailsystemen in gebruik werden genomen?

•…De eerste Afwezigheidsmeldingen al in de jaren ‘80 werden verzonden, met het Xenix e-mailsysteem van Microsoft?

•…IBM in 2017 het patent op Afwezigheidsmeldingen heeft gekregen? Hun aanvraag dateert uit 2010.

•…Er elke dag (!) bijna 362 miljard e-mails worden verzonden? Moet je nagaan hoeveel Afwezigheidsmeldingen dat oplevert….

De 8 geboden voor een goede Afwezigheidsmelding

1. Geef de persoon die jou mailde heldere, positief geformuleerde informatie.

Niets zo irritant als een nietszeggende Afwezigheidsmelding, waaruit je niet kunt opmaken wanneer iemand terug is, of waar je terecht kunt voor spoedzaken. Benadruk vooral wat er wel mogelijk is nu.
Wees duidelijk en volledig in je informatie; schrijf het zo nodig ook in het Engels, als je berichten kunt verwachten van niet-Nederlandstaligen.

2. Vertel wat er gebeurt met de e-mail die is ontvangen.

Wordt hij doorgestuurd naar een collega? Blijft hij wachten in je inbox totdat je terug bent en ga je hem dan lezen? Of wis je je complete inbox na terugkomst en moet hij opnieuw worden verzonden? Manage de verwachtingen hierin; kies bij voorkeur wat voor de ander het prettigste is.

3. Maak onderscheid tussen intern en extern.

In de meeste e-mailsystemen kun je twee verschillende Afwezigheidsmelding-teksten instellen. Wel zo handig! Klanten en relaties worden zo niet overvoerd met detailinformatie waar ze niets aan hebben.

4. Stel zo mogelijk de onderwerpsregel anders in.

Kijk of je in plaats van ‘Automatisch antwoord bij afwezigheid’ en veelzeggendere tekst kunt kiezen, zoals ‘Ik ben er niet tot [datum]. Wat nu?’

5. Kies de slimste timing voor aanzetten én uitzetten (en noteer het in je agenda).

Naast vakantie is een Afwezigheidsmelding ook bruikbaar bij ziekte, zwangerschap of als je weggaat bij een organisatie. Het is verstandig je Afwezigheidsmelding minimaal één dag voor vertrek aan te zetten, zodat je niet tot het laatste moment mail blijft beantwoorden. Idem voor terugkomst: gun jezelf een dagje ‘incognito’ om alles te verwerken.

6. Gebruik humor of persoonlijke informatie als de organisatiecultuur dat toelaat.

Niet iedereen kan jouw grapjes waarderen. Maar als het kan, is de toevoeging van een persoonlijke noot (foto, link naar een video, achtergrondinformatie) misschien wel een leuke toevoeging.

7. Neem de gelegenheid te baat voor promotie van producten of diensten.

Verwijs bijvoorbeeld naar een recent blogbericht, een paginalink, nieuwsbericht of iets dat kan worden gedownload. Ook als je er niet bent draait alles door!

8. Check alle losse eindjes van je Afwezigheidsmelding.

Is je vervanger geïnformeerd? Kloppen de data, mailadressen en telefoonnummers in je tekst en werken eventuele links? Wat doe je met berichten die je ontvangt op social media? Leeg ook je inbox zoveel mogelijk, om te voorkomen dat er niets meer bij kan. Jij bent er klaar voor!

Argumenten tégen een Afwezigheidsmelding

•Het benadrukt dat je vooral niet aan het werk bent, in plaats van dat je klant, burger of relatie centraal staat. Zet hem dus niet voor elk wissewasje aan, maar maak interne afspraken: vanaf hoeveel dagen is een OOOR nodig?

•Je vult de mailbox van een ander met weer een e-mail. Is het echt nodig om dit aan te zetten, of kun je af en toe je mailbox checken en zelf urgente dingen doorsturen?

•Je geeft het signaal dat op e-mail meteen gereageerd hoort te worden, terwijl het eigenlijk geen spoedkanaal is. Heeft iemand jou of je organisatie dringend nodig, dan is bellen of chatten via social media beter.

Argumenten vóór een Afwezigheidsmelding

•Je managet de verwachtingen van andere mensen: iedereen weet waar hij of zij aan toe is en kan op basis van je informatie weer verder.

•Het is het digitale equivalent van een voicemail; professioneel gebruik van e-mail houdt in dat je ook deze functie gebruikt bij (langere) afwezigheid.

•Het geeft je de gelegenheid om te benadrukken dat je het belangrijk vindt dat de afzender van de e-mail wordt geholpen; zo niet door jou, dan door een collega of op een andere manier.

•Het geeft je de kans om je op een zakelijke manier te profileren. Dat kan bijvoorbeeld door links, foto’s of projectinformatie te delen.

Meer informatie over het instellen van een afwezigheidsmelding?

•Gebruikers van Outlook vinden hier de informatie daarover.

•Gebruikers van Gmail vinden hier de informatie daarover.

Wil je vooral tips over hoe je tijdens je vakantie omgaat met e-mail? Lees dan zeker dit blogstuk!

Opvallende Afwezigheidsmeldingen

Deze sprongen er wat mij betreft wel uit…

#1

Dear sender,

I will be away from any keyboard for quite a while. If you have something really important or interesting to say to me, write me a letter, preferably hand written, wax sealed, and delivered by camel, pigeon, dog, pony or reindeer.

Otherwise mail me again after [datum].

Hot summer wishes,
[afzender]

#2

Beste lezer,

In verband met de vakantieperiode krijg je helaas niet zo snel antwoord als je gewend bent.

Mijn excuses, maar er zijn opties:

1: Oefen een beetje geduld. Denk aan je eigen vakantie.

2: e-mail mijn collega op [e-mail]

3: In het geval dat zij ook nog op vakantie is: zie punt 1

#3

I am currently out of the office on vacation.

I know I’m supposed to say that I’ll have limited access to email and won’t be able to respond until I return – but that’s not true. My blackberry will be with me and I can respond if I need to. And I recognize that I’ll probably need to interrupt my vacation from time to time to deal with something urgent.

That said, I promised my wife that I am going to try to disconnect, get away and enjoy our vacation as much as possible. So, I’m going to experiment with something new. I’m going to leave the decision in your hands:

• If your email truly is urgent and you need a response while I’m on vacation, please resend it to interruptyourvacation@firstround.com and I’ll try to respond to it promptly.

• If you think someone else at First Round Capital might be able to help you, feel free to email my assistant, Fiona (fiona@firstround.com) and she’ll try to point you in the right direction.

Otherwise, I’ll respond when I return…

Warm regards,

Josh

#4

Geachte mailer, 

Momenteel fiets ik naar Santiago de Compostela. Dat gaat even duren en daarom ben ik wat minder goed bereikbaar. Sterker nog, ik heb me voorgenomen om geen mails te lezen en te beantwoorden. Op [datum] ben ik weer in staat om e-mail te lezen en zal ik zo snel mogelijk antwoorden indien nodig.

Dringende vragen en verzoeken

Is het echt nodig om nu antwoord te krijgen? Bij dringende vragen kunnen mijn collega’s ook prima ondersteunen. Je kunt hen bereiken via [e-mail] of telefonisch via [nummer]. 

Ben ik de enige die deze informatie kan verschaffen? Dan is het altijd mogelijk om mij te bellen, indien bereikbaar en beschikbaar sta ik je graag te woord.

Tot snel en een mooie zomer toegewenst!

 Met vriendelijke groet,

#5

Hoi collega,

[datum] ben ik weer aan het werk. Die dag ben ik het beste bereikbaar via Skypeberichten, intranet en telefoon. Of kijk in mijn agenda waar en wanneer je me kunt vinden achter een bureau. Mails waarvan ik met 1 oogopslag kan zien welke actie je van mij verwacht, geef ik prioriteit.

Kom je er niet uit? Neem contact op met [collega], via telefoonnummer [nummer] en via mailadres [e-mail].

Op [datum] rond ik mijn werkzaamheden voor mijn vakantie af. [datum] ben ik er weer.

Met vriendelijke groeten,
[afzender]

#6

Hoi collega,

[datum] ben ik weer aan het werk. Die dag ben ik het beste bereikbaar via de Teams chat, intranet en telefoon. Of kijk in mijn agenda waar en wanneer je me kunt vinden achter een bureau. Mails waarvan ik met 1 oogopslag kan zien welke actie je van mij verwacht, geef ik prioriteit.

Kom je er niet uit? Neem contact op met [collega], via telefoonnummer [nummer] en via mailadres [e-mail].

Op [datum] rond ik mijn werkzaamheden voor mijn vakantie af. [datum] ben ik er weer. Met vriendelijke groeten,
[afzender]

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Houd je ambities voor die paar weken realistisch.

Het zou geweldig zijn als je je complete mappenstructuur kunt opschonen en herindelen, zodat je begint met een schone digitale lei. Alle conceptdocumenten verwijderd, alle definitieve documenten netjes bij elkaar. Maar hoeveel werk is het eigenlijk?

Maak onderscheid tussen je wensenlijstje en je planning. Je wensenlijstje mag zo lang zijn als je arm, zo lang je er maar keuzes uit maakt: welke activiteiten deze vakantie leveren je het meeste op, na afloop? Ga daarop inzetten.

Wees niet het doucheputje van het team.

Zorg dat je tijdens deze drukke vakantie periodes niet verbijsterd staart naar een regen van e-mails waarin je wordt gevraagd om dezer dagen ook ‘even’ dit en dat en zus en zo aan te pakken. ‘Fijn, want jij bent er toch!’.

Uhm… Water stroomt naar het laagste punt, maar rottaken ook, als je niet uitkijkt. Je collega’s en je leidinggevende kunnen best dingen aan je vragen, maar laat je niet strikken om de K-klus van het jaar nog even te tackelen. Bah.

Jouw insteek hoeft niet die van een ander te zijn.

Misschien vind jij het heerlijk om lekker te knallen in die paar weken – maar er kunnen ook collega’s zijn die bewust een lagere versnelling kiezen en juist genieten van ‘even geen druk op de ketel’.

Zo lang dat naast elkaar kan bestaan is het prima; maak de collega die om de haverklap komt buurten met een kopje koffie wel duidelijk dat jij géén tussendoorpauze van een uur wilde nemen.

Overschat je eigen discipline en drive niet.

Hoe zeer je je ook verheugt op lekker klussen afhandelen met je favoriete nummers blèrend op de achtergrond; ook bij jou kan de energie even minder zijn. Accepteer dat je niet elke dag van die paar weken er vol tegenaan kunt gaan.

Gun jezelf ook rust en oplaadtijd; beperk je werktijd bijvoorbeeld tot de tijd tussen 10 uur ’s morgens en 4 uur ’s middags, of ga elke dag lekker buiten de deur lunchen. De boog kan niet altijd gespannen zijn.

Werk ze!

—

Wil je voorkomen dat jouw werkdruk, of die van je team, omslaat in werkstress? Kijk dan eens naar een workshop of training Grip op Werkdruk, Energie en Stress.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

1. Begin op tijd met je voorbereidingen. Zodra Sinterklaas zijn hielen licht, pak jij je to do-lijst en trek je een streep: wat gaat er dit jaar nog gebeuren en wat verschuif je naar volgend jaar? Stel prioriteiten tussen wat je overhoudt. Kom je daar niet uit, ga dan in overleg met je leidinggevende over waar je voorrang aan geeft.

2. Budgetteer met je kalender. Kerstborrels bij klanten en leveranciers, kinderen met vrije middagen in verband met kerstdiners op school, inkopen doen, jaarafsluitingen… allemaal zaken die hapjes nemen uit je kalender. Maak het zichtbaar in je agenda: welke blokken zijn gewoon niet meer beschikbaar om te werken?

3. Bouw een buffer in. Zorg dat je op de laatste dag voor de kerstvakantie echt geen afspraken meer hebt, zodat je alles rustig kunt afronden. Ga je een overdrachtsdocument schrijven voor een collega? Begin daar ook aan rond Sinterklaas, zodat het een kwestie is van bijwerken en actualiseren. Zet je out of office reply al een dag vóór je daadwerkelijke vertrek aan. Je kunt hier mijn e-Book Out Of Office Reply downloaden, met daarin de tien geboden voor een goede out of office reply.

4. Bepaal je niveau van bereikbaarheid. Net als met elke vakantie is het slim om met het thuisfront én je werk af te stemmen hoe bereikbaar je wilt zijn in de vakantie. Kunnen ze je bellen, of suis je van de Zwitserse hellingen en heeft dat geen zin? Scan jij elke ochtend je mail voor urgente zaken, of ben jij helemaal van werk losgekoppeld en zijn ze op je eerste werkdag in januari om 9 uur de eerste? Allemaal informatie die nuttig is voor je collega’s en voor alle andere mensen die jou gaan mailen; ook hierover lees je meer in mijn e-Book Out Of Office Reply.

5. Braak alles uit dat je dwars zit. Alle losse eindjes die nog in je hoofd dwarrelen: schrijf ze op en ga ze clusteren. Waar hoort het thuis, wat is de eerstvolgende stap om te zetten, hoe belangrijk is dit eigenlijk? Verzamel ook alle papieren documenten, mappen en dossiers die nog rondzwerven op en rond je werkplek of in je tas. Stel een diagnose: bewaren, wegdoen, actie, doorsturen, bespreken?

6. Bereid je eerste werkdag voor. Maak geen afspraken voor die eerste dag – en houdt liefst je out of office reply nog een dagje aan – maar besteed hem aan het terugkomen. E-mail scannen en sorteren bijvoorbeeld. Bijpraten met je collega’s over hun vakanties. Maak ook een kort lijstje met de onderwerpen of acties die je als eerste bij de kop wil pakken en formuleer dat zo concreet mogelijk (in een ‘doe-omschrijving’) en ook beperkt qua ambitie.

En een laatste tip over de kerstvakantie zelf: laat onrealistische verwachtingen los. Als je de tijdschriften moet geloven zit het gemiddelde Nederlandse gezin stralend en zonder enige wanklank dagenlang aan de kerstdis, in strakke outfits en genietend van een zesgangendiner van hoge kwaliteit.

Uhm… Dat gaat niet gebeuren. In elk geval niet ál die aspecten.

Doe in de kerstvakantie wat je prettig vindt. Als dat betekent dat je het liefst in je joggingbroek lekker gaat Netflixen en op kerstavond zuurkoolstamppot eet: waarom niet? Als jij maar geniet.

Succes met de voorbereidingen!

Loop je vast, of wilde je altijd al eens een keer met me sparren? Meld je aan voor de gratis Valkuilcheck en je krijgt een half uur mijn onverdeelde aandacht via Zoom, Microsoft Teams of telefoon. Ik geef je graag een zetje in de goede richting!

Alex Soojung-Kim Pang deelde zijn visie op rust in de tweede lezing. Een helder verhaal, met filosofische doorkijkjes die toch heel praktisch bruikbaar waren. Zijn centrale punt? Rust is complementair aan werk en een essentieel onderdeel van het leven.

Als overwerk een deugd is, is rust dan een zwakte?

Rust en slapen is niet hetzelfde, al zien mensen het beide als een passieve bezigheid, als iets ‘niet doen’. Het is vaak de sluitpost van de dag; niet interessant, niet belangrijk. En daar slaan we als Westerse samenleving de plank echt mis, want rust serieus nemen helpt je om je doelen te bereiken.

Druk zijn en bezig zijn lijken de standaard te zijn in onze drukke wereld.

Terwijl de kosten van een burnout veel hoger zijn dan de kosten van regelmatige rust, bouwen we een stuwmeer aan vakantiedagen op, zetten werk op de eerste plaats en stellen andere dingen uit.

Na de Eerste Wereldoorlog was men actief bezig met het onderwerp productiviteit, om te bepalen hoe je kon zorgen dat fabrieken zo veel mogelijk opleverden. Toen was al duidelijk dat een toename in productiviteit bijna altijd tijdelijk is (6-8 weken lang); daarna bereikt men een plateau en vervolgens een terugval.

Hard werken is niet altijd slimmer werken.

Kijk naar Samsung, die koste wat het kost een telefoon op de markt wilde brengen voordat concurrent Apple dat deed. Een half jaar lang je mensen 80-90 uur per week laten werken, slapen onder het bureau… en wat levert het op? Een telefoon die moet worden teruggehaald, omdat hij ontploft.

Altijd maar vakantie dan?

Dat kan ook niet – al is de enige slechte vakantie de vakantie die je niet neemt.

Of je bijtankt van rust, hangt af van een aantal factoren, waaronder wat je doet en hoe lang je rust neemt. Het is gebleken dat een vakantie van 8 dagen de optimale periode is om te herstellen; daarna blijft het effect hetzelfde. Een vakantie blijft ongeveer twee maanden effect hebben en dan vervaagt het.

Wat je precies doet maakt niet veel uit; of het luieren was of vrijwilligerswerk of sporten. Toch herstellen mensen het beste van actieve rust – iets doen, iets leren of hun vaardigheden inzetten en vooral ook situaties waarin je psychologisch weg bent van je werk en er niet meer aan denkt. E-mail tijdens de vakantie is daarin dus een belemmerende factor.

Ben je niet met vakantie, dan is regelmatig bewegen een goede manier om te zorgen dat je van dat werk uitrust. Er blijkt een duidelijk verband te zijn tussen sportiviteit en succes in je werk. Helaas, dat gaat het voor mij niet worden – sport is bij mij juist een energievreter…

Hoeveel rust moet je eigenlijk nemen als mens?

Ook daarover had hij concrete suggesties. Een werkduur van 4-5 uur per dag zorgt er voor dat de balans tussen inspanning en ontspanning goed blijft, mits je zorgt dat er ook een duidelijk verschil is tussen beide situaties: intense concentratie versus diepe rust. Een sterke scheiding tussen werk en rust zorgt dat je van beiden profiteert.

En zelfs al ben je ‘in rust’, je brein is dat niet: je defaultnetwerk blijft doorpruttelen. Daarom krijg je juist als je in de file staat, of dat uurtje voordat de wekker gaat, of als je aan het wandelen bent, de geniaalste invallen.

Je rust benutten is dus heel slim: werk en rust zijn immers geen concurrenten, maar complementair: het zijn partners van elkaar.

Het boek van Alex Soojung-Kim Pang heet Rust in uitvoering en kun je hier bestellen.

—

Wil je voorkomen dat jouw werkdruk, of die van je team, omslaat in werkstress? Kijk dan eens naar een workshop of training Grip op Werkdruk, Energie en Stress.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.

Ik gaf al eerder in twee blogstukken tips over vakantie; hier voor zelfstandig professionals en voor mensen die een werkgever hebben. Vakantie en e-mail, dat is wel een eigen stuk waard!

De afwegingen die je daarin maakt, lijken sterk op de afwegingen van een gemiddelde zondagavond: open ik dan mijn mailbox, of juist niet?

Het antwoord is altijd: doe wat jou rust geeft. Hoe je die rust bereikt, vul je zelf in.

Er zijn verschillende keuzes te maken. Om te beginnen:

Zet je wel of niet een out of office reply aan – en wat staat daarin?

Voor zelfstandig professionals die geen achtervang hebben tijdens vakantietijd, kan dat een heel ander antwoord zijn dan voor wie een afdeling vol vervangers heeft.

Bedenk wel dat je niet hoeft te schrijven ‘ik ben er niet, ik ben dan-en-dan weer terug’. Je kunt ook kiezen voor een tussenvorm, waarbij je aangeeft dat je in vakantietijd mogelijk wat later zult reageren dan gebruikelijk. Eventueel plaats je er je telefoonnummer bij, voor zaken die niet kunnen wachten. Je kunt desnoods in het midden houden wanneer je weer terug bent; met het oog op veiligheid van je werk-/woonadres misschien wel zo slim.

Heb je wél collega’s die je mails kunnen afhandelen, maak de ontvanger van je out-of-office reply dan duidelijk waar hij of zij terecht kan voor wat. Dat is het enige wat belangrijk is. Denk vanuit het standpunt van de ontvanger en formuleer je tekst ook zo. Niet: ‘Pietje doet facturen, aanmaningen en contracten’ maar: ‘Voor facturen, aanmaningen en contracten kunt u terecht bij Pietje’.

Voor beide groepen geldt:

• Dat het slim is om je out-of-office reply een dag of twee vóór vertrek al in te schakelen, zodat je een buffer hebt en mensen niet worden verrast door je vertrek
• Houd het sowieso zakelijk en wees niet té lollig met teksten in het genre ‘Als u dit leest, geniet ik van een welverdiende Tequila op een Mexicaans strand’

En dan…

Hoe vaak check je je mail tijdens je vakantie?

Je kunt er voor kiezen om dat pas te doen als je echt weer thuis bent, of zelfs pas op je echte eerste werkdag na je vakantie. Ongetwijfeld heb je dan flink wat te mesten, waarbij je wel slim te werk kunt gaan door te selecteren op afzender. Meestal kun je daardoor mails in bulk verwijderen.

‘Groeperen op discussie’ of ‘Weergeven als gesprek’ (dat vind je in Outlook onder het tabblad Beeld) kan je ook helpen om mails die bij elkaar horen, als één geheel af te handelen, zodat je niet achter de feiten aanloopt.

Het andere uiterste is om tijdens je vakantie dagelijks je mailbox te openen en mails af te handelen. Of dat slim is, hangt af van je functie, de situatie, je hoeveelheid mails, de medewerking van je collega-vakantiegangers en de alternatieven die je (niet) hebt. Probeer in elk geval om mails te scannen: wat is écht urgent en wat kan wachten? Een tussenvorm is om een aantal keer per week je mailbox te scannen op urgente zaken en die te scheiden van dingen die kunnen wachten.

Maak een standaardantwoord voor die laatste categorie, dat je steeds kopieert. Hierin meld je dat je met vakantie bent en dat je er op datum X op terug komt. (Plan dat dan wel in in je agenda, of houdt het globaler: ‘vanaf week X ga ik reageren’.)

Om niet te vergeten…

Zorg dat je ruim vóór vertrek alle informatie en techniek hebt waarmee je op afstand je mailbox kunt inzien en gebruiken. Het is niet heel ontspannen als je pas op je Italiaanse camping ontdekt dat je daarvoor een token had moeten aanvragen of dat je wachtwoord voor je webmail is verlopen.

Fijne vakantie!

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Van nul tot honderd in drie seconden is alleen voor raceauto’s haalbaar. Maar wat dacht je van honderd tot nul in drie seconden? Zéér onverstandig! Stress op reis en als gevolg daarvan hart- en vaatproblemen zijn de belangrijkste doodsoorzaak voor Nederlanders in het buitenland. En meestal gebeuren die hartaanvallen tijdens de eerste twee vakantiedagen.

Probeer de scheidslijn tussen werk en vakantie dus niet te abrupt te maken. Pak je koffers rustig in. Ruim je huis zoveel mogelijk op, zodat je niet in een bende thuis komt. Ga al een beetje in een lagere versnelling voordat je in auto, vliegtuig,trein of camper stapt.

Leg de lat voor je vakantie dus niet al te hoog. Nee, je hoéft niet elke dag aan cultuur te doen in de vakantie. Het is géén schande als je bekent dat je liever met de Quest naast het zwembad ligt dan dat je een kathedraal bekijkt. Doe wat jouw batterij oplaadt!

Maak van lezen geen verplicht nummer. Ik hoor zo vaak mensen roepen: “Lezen? Dat doe ik alleen in de vakantie!”. Doodzonde… lezen is een bezigheid die je op andere ideeën brengt, je grenzen verlegt en voor vermaak kan zorgen. Het moet wél leuk blijven!

Een grote stapel boeken ‘verplicht tot je nemen’ jaagt je alleen maar in de gordijnen. Naar de horizon staren op het strand kan ook. Leren breien kan ook. Lange siësta’s nemen? Net zo prima.

En sowieso: lees wat je leuk vindt. Heb jij een grote stapel ongelezen vakliteratuur in je kast liggen, die je verwijtend aanstaart? Oef… Wie wil bijblijven op zijn of haar vakgebied en toch geen tijd vindt om te lezen, doet er slim aan om bijvoorbeeld een abonnement te nemen bij Flitsboek. Samenvattingen waardoor je snel kunt bijlezen. Wat écht boeit kun je dan alsnog aanschaffen.

Leg de lat laag – anders leer je nooit limbodansen.

Fijne vakantie!

1. Reken terug.

Pak je agenda, kijk terug vanaf 31 december en schrap alle dagen waarop je niet kunt werken of redelijkerwijs kunt verwachten dat die dag marginaal bijdraagt aan je productiviteit. Kook je zondag 25 december een kerstdiner voor tien personen? Dan kun je vrijdag 24 december – hoewel geen feestdag –  gevoeglijk schrappen, want dan ben jij misschien al op strooptocht naar wilde groene asperges, moet je je kalkoen om twaalf uur ophalen bij de slager of heb je andere dringende bezigheden.

2. Lage bezetting = rust óf tempo maken.

Het ligt er maar helemaal aan: aan je branche, je bedrijfscultuur, je functie en de situatie… Een lage bezetting levert in sommige organisaties topdrukte op en in andere organisaties juist volslagen ‘zen’ rust, omdat het mailverkeer stilligt en de vergadermolen in de standby stand staat. Als je de rust kunt pakken, doe het dan! Ga die dag je bijl slijpen: kijk naar hoe je dingen anders kunt doen, mest je archief uit (digitaal of fysiek), evalueer het jaar en kijk uit naar volgend jaar.

Maak zelf die afweging of een vakantiedag of een werkdag je in deze periode juist meer oplevert.

3. Onderschat je eindspurt niet.

Net als vlak voor je zomervakantie kan de laatste dag voor de kerstvakantie redelijk hectisch worden. Leg de lat dus laag! Plan geen overleggen op die dag, maar gebruik hem om af te ronden en losse eindjes af te knopen.

4. Wees incognito met je mailbox.

Liegen mag! Zet je autoreply op tijd aan en tel er één dag bij voorafgaand aan je kerstvakantie, en eentje aan het einde. Je bent er wel, maar het lijkt van niet… Niet reageren op mails dus, anders gaat dit niet werken! Kun je je niet bedwingen om te antwoorden? Doe aan uitgestelde verzending. Dat vind je bij ‘Opties’ en zorgt er voor dat je antwoord pas je mailbox verlaat vanaf een door jou gekozen datum en tijd.

5. Maak je geen illusies over 1 januari.

De vergadercultuur is niet opeens anders, je functie ziet er niet opeens totaal anders uit en als het je dit jaar niet lukte om nee te zeggen tegen die extra taken, zal een andere datum rechtsonder in beeld dat niet op magische wijze tóch veroorzaken. Daarvoor ben jij nodig, niet de kalender! Maak concrete voornemens die realistisch zijn en met kleine stapjes gaan. (Meer lezen over goede voornemens kun je hier en hier.)

6. Bekijk je to do-lijst met een kalenderbril.

Nog iets om je geen illusies over te maken: je begint in januari echt niet met een leeg to do-blok of lege takenlijst. Helaas… ook taken trekken zich niets aan van de datum. Wat je wel kunt doen? Een streep trekken: wat gaat nog dit jaar gebeuren en wat gaat sowieso naar volgend jaar? (Pas op dat wat je naar januari schuift wel taken zijn, hè? Projecten zijn iets anders dan taken… Een omschrijving als ‘Marketingplan 2023 schrijven’ of ‘mijn website vernieuwen’ is echt een project, geen taak! In dat geval moet je weten hoe je projecten in stukjes hakt. Dat lees je hier.)

7. Bouw lucht in je schema.

Of het nou door je volle buik komt na Sinterklaas, je dagdromen over de wintersport die je te wachten staat of de algehele kerststemming: het zou zomaar kunnen dat je niet zo productief bent als altijd. Houd daar rekening mee.

Fijne feestdagen en werk ze!

—

Wil je voorkomen dat jouw werkdruk, of die van je team, omslaat in werkstress? Kijk dan eens naar een workshop of training Grip op Werkdruk, Energie en Stress.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—