De vraag is niet of je afleiding ervaart. De vraag is: wat doe je ermee?

Wat veel mensen niet weten, is hoe lang het duurt om na een onderbreking weer volledig gefocust te zijn. Onderzoek suggereert dat het gemiddeld zo’n twintig minuten kost om terug te keren naar het concentratieniveau van voor de afleiding. Wie tien keer per dag wordt onderbroken, heeft de hele dag nooit echt gefocust gewerkt. Dat verklaart waarom zoveel mensen aan het einde van een drukke dag het gevoel hebben dat ze niets hebben bereikt.

Pak storende patronen aan

Afleiding is zelden volledig willekeurig. Als je goed kijkt, zijn er patronen. Altijd die ene collega die net aanloopt als je net gefocust bent. Altijd die meldingen die net dan binnenkomen. Altijd dat moment na de lunch waarop je gedachten afdwalen.

Onderzoek die patronen. Wat gaat er mis, en wanneer? Is het een omgevingsfactor die je kunt aanpassen? Een gewoonte die je kunt doorbreken? Een afspraak die je kunt maken? Wie de oorzaak begrijpt, kan hem aanpakken. Wie alleen de symptomen bestrijdt, is nooit klaar.

Houd een dag of twee bij wanneer je wordt afgeleid en door wat. Je zult waarschijnlijk ontdekken dat een handjevol oorzaken verantwoordelijk is voor het grootste deel van de afleiding. Dat is goed nieuws: wie die paar dingen aanpakt, haalt al veel winst.

Maak zichtbaar dat je niet te storen bent

Dit is een van de simpelste én meest effectieve dingen die je kunt doen: maak zichtbaar wanneer je niet gestoord wilt worden. Doe je koptelefoon op. Zet een ‘Ik ben gefocust bezig’-bordje op je bureau. Stuur een statusmelding in je chatapp. Sluit je deur als je die hebt.

Mensen storen je niet altijd omdat ze geen respect hebben voor je tijd. Ze storen je omdat ze niet weten dat je nu geconcentreerd bezig bent. Geef ze dat signaal, en de meeste mensen passen hun gedrag aan. Wie dat niet doet, kun je vriendelijk maar duidelijk doorverwijzen: ‘Ik ben nu gefocust bezig, kan ik je over een uur bellen?’

Maak ook teamafspraken over beschikbaarheid. Als iedereen verwacht dat iedereen altijd direct reageert, ontstaat er een cultuur van permanente bereikbaarheid die niemand ten goede komt. Bespreek met je team: wanneer is directe respons noodzakelijk, en wanneer mag een bericht ook een uur wachten?

Maak je hoofd leeg

Een van de grootste afleidingen is je eigen hoofd. Gedachten die ronddolen. Dingen die je nog moet doen. Zorgen over iets wat je vergeten bent. Die mentale ruis trekt voortdurend aan je aandacht, en het kost energie om hem te negeren.

De oplossing: externaliseer. Schrijf het op. Niet later, nu. Een losse gedachte die je opschrijft, hoeft je brein niet meer vast te houden. Hij is veilig, hij staat ergens. En jij kunt verder met waar je mee bezig was.

Maak er een gewoonte van om je hoofd zeer regelmatig leeg te maken. Aan het begin van de dag, voor een focusblok, aan het einde van de middag. Drie minuten, een leeg vel papier, alles erop. Je brein wordt er lichter van.

Gebruik hiervoor een systeem dat je vertrouwt. Het maakt niet uit of dat een notitieboekje is, een app, of een sticky note op je scherm. Het gaat erom dat je weet: wat ik opschrijf, vergeet ik niet. Zodra je brein dat vertrouwen heeft in je systeem, laat hij de gedachten los.

Focus is een spier

Focussen is iets wat je kunt trainen. Begin klein: een kwartier ongestoord werken, dan een pauze. Daarna twintig minuten. Dan dertig. Bouw het op. Wie dat consequent doet, merkt dat zijn concentratie toeneemt – en dat de afleiding minder grip op hem krijgt.

Afleiding verdwijnt niet vanzelf. Maar jij kunt er de baas over worden.

Wees ook mild voor jezelf als het niet meteen lukt. We leven in een tijd die is ingericht op afleiding. Apps zijn ontworpen om je aandacht te trekken. De omgeving werkt niet mee. Dat betekent dat grip houden op afleiding een actieve keuze is die je elke dag opnieuw moet maken. De richting telt, niet de perfectie.

Ik zie het in bijna elke training: mensen die voortdurend rennen, zonder even stil te staan bij de vraag of dat rennen ergens naartoe leidt. Ze zijn druk, maar niet altijd productief. Ze reageren, maar of ze daarmee ook de goede dingen doen? Dat is een andere vraag.

Druk zijn en productief zijn zijn twee verschillende dingen. Wie de hele dag reageert op wat anderen van hem willen, is misschien nuttig bezig – maar niet noodzakelijk met de dingen die er het meest toe doen. Het onderscheid maken tussen bezig zijn en effectief bezig zijn: dat is waar het bij slimmer werken om gaat.

De actiereflex

De actiereflex is de neiging om direct te handelen zodra er iets op je afkomt. Een mail, een vraag, een verzoek – je pakt het op. Dat voelt goed. Het geeft een gevoel van controle, van voortgang. Maar in de praktijk betekent het vaak dat je de dag laat bepalen door wat anderen op je bord leggen, in plaats van door wat jij zelf hebt besloten te doen.

Waar komt die reflex vandaan? Deels uit opvoeding en werkgewoontes. Wie snel reageert, geldt als behulpzaam, daadkrachtig, betrokken. Wie wacht, lijkt nalatig. Maar die aanname klopt niet. Snel reageren is alleen slim als wat je doet ook de moeite waard is. Wie altijd als eerste klaarstaat voor anderen, is als laatste klaar met zijn eigen werk.

De oplossing is niet ingewikkeld, maar vraagt wel oefening: vertraag. Even. Niet voor altijd, niet met een tijdrovend beslissingsmodel. Maar lang genoeg om jezelf één vraag te stellen.

Moet ik dit nu doen?

Die ene vraag – Moet Ik Dit Nu Doen? – is krachtiger dan hij lijkt. Hij dwingt je om even uit de automatische piloot te stappen en bewust te kiezen. Het antwoord kan ‘ja’ zijn. Maar vaak is het antwoord: nee, of: later, of: ik moet eerst weten wat precies de bedoeling is.

Oefen jezelf in het stellen van die vraag. Stel hem bij elk bericht dat binnenkomt. Bij elke collega die iets aan je vraagt. Bij elke nieuwe taak die op je afkomt. Wat is hier eigenlijk gevraagd? Is dit urgent? Is dit belangrijk? En: is dit voor mij, of hoort het eigenlijk ergens anders?

Dat laatste brengt me bij een tweede gewoonte die ik aanraad: stel vragen voor goed verwachtingsmanagement. Voordat je aan iets begint, weet je dan wat er van je wordt verwacht? Wanneer moet het klaar zijn? Hoe uitgebreid moet het zijn? Wie is de eindverantwoordelijke? Een minuut vragen stellen aan het begin kan je uren werk schelen aan het einde.

Vertraag je inhoudelijke reactie

Dit geldt ook voor e-mail en andere berichten. Niet elk bericht verdient een directe reactie. Sterker nog: een directe reactie kan averechts werken. Je antwoordt snel maar onvolledig, de ander stelt een vervolgvraag, jij antwoordt weer – en zo zijn jullie allebei de halve dag bezig met een kwestie die in één zorgvuldig bericht afgehandeld had kunnen worden.

Vertraag dus. Lees het bericht, denk na, en stuur dan een volledig en helder antwoord. Dat is niet langzaam werken. Dat is slim werken.

Er is nog een bijkomend voordeel: wie niet direct reageert, geeft de ander ook de ruimte om zelf een oplossing te vinden. Hoeveel vragen worden er aan jou gesteld die de vraagsteller, als hij er even over nadenkt, ook zelf had kunnen beantwoorden? Door de reflex te vertragen, train je tegelijk de mensen om je heen om niet automatisch naar jou te kijken bij elk klein probleem.

Doorbreek de gewoonte stap voor stap

De actiereflex doorbreken gaat niet van de ene op de andere dag. Het is een gewoonte, en gewoontes veranderen met kleine, herhaalbare stappen. Begin met één concrete ingreep: sluit je e-mail voor een uur. Of stel je telefoon op stil tijdens een focusblok. Of zet een post-it op je scherm met de vraag: ‘Moet ik dit nu doen?’

Wie dit een week volhoudt, begint het verschil te voelen. De dag voelt minder chaotisch. Je werkt bewuster. En je merkt dat je aan het einde van de dag meer hebt gedaan van wat jíj belangrijk vond.

Wat kun je morgen al doen?

Probeer het eens een dag. Elke keer dat er iets op je afkomt – een bericht, een verzoek, een idee – stop je kort en vraagt jezelf af: moet ik dit nu doen? Is het dringend én belangrijk? Dan ga je aan de slag. Is het niet dringend, of is het onduidelijk wat er precies van je wordt verwacht? Dan stel je eerst een vraag, of je plant het in voor later.

Één dag. Je zult verbaasd zijn hoeveel ruimte dat oplevert.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen?
Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

In de auto: veiligheid en efficiëntie combineren

Als je onderweg bent met de auto, is multitasken een slechte keuze: veiligheid komt altijd op de eerste plaats. Toch zijn er genoeg manieren om je tijd efficiënt te gebruiken:

Wel doen tijdens autorijden

Podcasts en audioboeken: Kies zakelijke podcasts of inspirerende audioboeken die aansluiten bij je werk of persoonlijke ontwikkeling. Denk aan thema’s zoals productiviteit, leiderschap of actuele trends in jouw vakgebied.

Reflecteren op je dag: Gebruik de tijd om mentaal terug te blikken op vergaderingen of taken. Wat ging goed, wat kan beter? Spreek eventueel een korte spraakmemo in om je gedachten vast te leggen. Dat kan heel makkelijk met de app Braintoss.

Handsfree bellen: Plan gesprekken die minder intensief zijn, zoals een update met een collega of een check-in met je leidinggevende. Zorg dat je handsfree belt en beperk gesprekken tot situaties waar het verkeer niet te complex is.

Niet doen tijdens autorijden

E-mails lezen of typen: Dit is echt gevaarlijk en leidt tot afleiding. Neem dat risico niet, en rijd zonder afleiding! Vind je het lastig? Zet je telefoon dan op vliegtuigstand of stop hem in je tas. Schakel de functie ‘meldingen op je routescherm’ uit, zodat je niet wordt getriggerd door binnenkomende berichten.

Gehaast vertrekken: Je rit begint rustiger als je van tevoren alles voorbereid hebt. Zet de wekker een kwartier eerder, of bereid de avond ervoor je vertrek voor.

In het openbaar vervoer: een mobiele werkplek

Reizen met het OV biedt veel meer flexibiliteit om iets te doen, mits je het slim aanpakt.

Wel doen tijdens OV-reizen

Lichte werkactiviteiten: Lees rapporten, beantwoord e-mails of werk aan een presentatie. Zorg dat je vooraf offline toegang hebt tot wat je nodig hebt. Voor links naar websites en video’s kun je die kwijt in de app Pocket.

Leren en inspiratie opdoen: Luister naar een podcast (bijvoorbeeld de mijne, genaamd Kom Op Jongens), lees een artikel uit een vakblad of blader door een boek dat je al een tijdje wilde lezen.

Persoonlijk welzijn: Doe een ademhalingsoefening of luister naar ontspannende muziek om jezelf mentaal op te laden.

Planning en overzicht: Gebruik je agenda of een notitieboek om je dag te structureren. Maak een to-do-lijstje (zie mijn blogs over taakmanagement) of prioriteitenlijst (zie mijn blogs over plannen en prioriteiten stellen) voor de rest van je werkdag.

Niet doen tijdens OV-reizen

Te zware taken plannen: Het kan lastig zijn om je volledig te concentreren in een drukke trein of bus.

Last-minute spullen inpakken: Dit veroorzaakt onnodige stress en maakt het moeilijk om te ontspannen.

Hoe je ook reist: ga goed voorbereid op pad

Of je nu met de auto reist of het OV neemt, een goede voorbereiding maakt een wereld van verschil.

Check je route
Gebruik een routeplanner of navigatie-app om de snelste en meest efficiënte route te kiezen. Controleer ook op vertragingen of files.

Pak je tas de avond ervoor
Zorg dat je laptop, documenten en andere benodigdheden al klaar staan. Een opgeladen powerbank is ook handig!

Eten en drinken mee
Neem een gezonde snack en een fles water mee, vooral als je lange reizen maakt. Dit voorkomt dat je onderweg energie verliest. Wil je koffie of thee? Zet je mok of beker ’s avonds al zoveel mogelijk klaar. Elke voorbereide minuut betaalt zich dubbel terug, als je met je duffe hoofd de deur uit wilt.

Leg alles klaar bij de deur
Zet je tas en andere benodigdheden ’s avonds al klaar, zodat je de volgende ochtend niet hoeft te haasten. Zit je telefoon in de oplader, hang hem dan bijvoorbeeld in je tas, zodat je niet zonder de deur uitgaat.

Samengevat: benut je tijd slim, maar overdrijf niet

Reistijd is wat je ervan maakt. Gebruik het als een moment om te leren, te plannen of te reflecteren, maar onthoud dat het ook een kans is om even tot rust te komen. Je hoeft niet elk moment maximaal te benutten – soms is even niets doen het beste wat je kunt doen. Ga slim om met je reistijd, maar laat het geen extra stressfactor worden.

Veel plezier en productiviteit onderweg!

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Foto door Vlad Chețan

Tijdschrijven kan een gedoe zijn, maar met een paar slimme strategieën maak je er een gewoonte van, net als koffie halen of je werkweek afsluiten.

Om dit een effectieve gewoonte te maken is natuurlijk de technologie essentieel: een app of platform waarin je snel je weg vindt en op een simpele, makkelijke manier de belangrijkste informatie kwijt kunt. Meestal worden die keuzes organisatiebreed gemaakt en zul je je neer moeten leggen bij het programma en het gebruik ervan.

Maar zelf kun je er ook veel aan doen om te zorgen dat tijdschrijven makkelijker wordt.

1. Stimuleer de planning en routine in je tijdschrijven

• Zet reminders in je telefoon. Plan vaste momenten in om terug te kijken op de afgelopen uren. Wat voor patroon zie je? Welke uren kun je alvast schrijven?
• Maak het onderdeel van je dagelijkse rituelen. Schrijf je tijd op bij het opstarten of afsluiten van je dag, bij het stoppen voor de lunch, of tijdens het opstarten na de lunch.
• Laat het programma de hele dag openstaan. Zo wordt de barrière om het te gebruiken lager. Zorg dat je tijdschrijfprogramma beschikbaar is op zowel je pc als je mobiele apparaat.
• Herinner jezelf. Om ervoor te zorgen dat tijdschrijven een gewoonte wordt, kun je automatische herinneringen instellen in je agenda of tijdregistratietool. Dit voorkomt dat je het vergeet en helpt bij het creëren van een vaste routine.
• Beken kleur. Door kleurcodes te gebruiken voor verschillende projecten of taken in je tijdregistratiesysteem, krijg je een beter overzicht en maak je het makkelijker om patronen in je tijdsbesteding te herkennen.

2. Kies voor efficiënt werken en focus in je tijdschrijven

• Werk niet van de hak op de tak, maar in blokken. Gebruik bijvoorbeeld een timer om geclusterd klusjes te doen, bijvoorbeeld ‘Ik ga nu 30 minuten werken aan taak X’.
• Gebruik een timestamp. In het programma Notepad (in het Nederlands: Kladblok) kun je noteren wat je aan het doen bent. Wanneer je dat opslaat met een timestamp erin, heb je meer informatie over wat je deed op welk moment van je dag. Hoe je dat precies doet, kun je in deze video bekijken.
  Iets vergelijkbaars kun je doen wanneer je vooral in het programma Notion werkt. Staan je acties daar, dan kun je er een timetracker aan koppelen, zoals bijvoorbeeld dit sjabloon. Zo’n timetracker meet hoe lang je over de taak hebt gedaan.
• Stel de checkvraag. Bij elke taak die voorbij komt, stel jezelf de vraag: ‘Ga ik hier het minimaal aantal minuten (dat van één unit tijd) mee bezig zijn?’.
  Is het antwoord nee, kijk dan waarmee je deze taak eventueel kunt combineren.
• Laat inactiviteit zichtbaar worden. Sommige tijdregistratietools bieden inactiviteitsdetectie, waardoor periodes waarin je niet actief bent automatisch worden herkend. Dit helpt om nauwkeuriger bij te houden hoeveel tijd je écht aan een taak hebt besteed.

3. Investeer in analyse en reflectie van je tijdschrijven

• Weet wat je moet noteren. Zorg dat je een lijstje van te gebruiken codes of klantnummers makkelijk bij de hand hebt. Veel systemen hebben hiervoor al een menuoptie die snel inzicht geeft in de codes en klantinformatie, maar als dat niet zo is, is het aan jou om dit in de buurt te houden.
• Check je telefoonlogboek. Als je twijfelt over de duur van gesprekken, check dan je telefoonlogboek of -factuur.
• Lees je uren terug. Probeer patronen te ontdekken. Welke dagen of dagdelen zijn lastiger om je uren voor in te voeren of minder productief? Waar ga je in de fout en welke factoren spelen daarbij een rol?
• Inventariseer interrupties. Door te noteren wanneer en waarom je wordt onderbroken, kun je patronen herkennen en beter plannen om je focus te behouden.
• Wees eerlijk over de tijdsduur. Ook als iets meer tijd kost dan gepland of begroot, is het verstandig door te geven wat de daadwerkelijke tijd was. Zo voorkom je onrealistische verwachtingen in de toekomst – bij jezelf, of bij de ander.
  Het kan zijn dat je besluit een deel van de tijd niet door te belasten, bijvoorbeeld omdat er een verkeerde inschatting is gemaakt of een medewerker nog aan het leren is, maar er moet altijd duidelijk zijn wat er is gedaan.
  
  Twijfel je zelf ook? Dan is de gratis app Toggl een mooie om uit te proberen. Toggl meet wat je doet, mits jij consequent op start en stop drukt, en stuurt je zondagnacht een totaaloverzicht van alle cumulatieve acties onder één noemer.
  
  Een vergelijkbare is Clockify; ook een gratis app met goede logboekfunctionaliteiten.
  
  Wil je meer weten over welke applicaties je wanneer gebruikte? Een Microsoft-gebruiker vindt hierover al informatie in Viva Insights; aanvullend geeft Manic Time feitelijke informatie over de tijd op je computer.

Met deze tips maak je tijdschrijven een stuk makkelijker en effectiever. Je zult merken dat je beter grip krijgt op je tijd en daarmee ook op je werk en productiviteit.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Soms zit hem dat in het gebruik van handige tools. Ben je ondernemer, dan hebben mijn collega’s van Strategisch Lui (prachtige bedrijfsnaam!) een mooie verzameling daarvan op een rijtje gezet. Die vind je hier.

Gebruik je een computer – en wie doet dat niet? – dan is de website van Sneltoetsen.com een goede om je in te verdiepen. Zeker slim om je verder te bekwamen in sneltoetsen; dat scheelt tijd en is ergonomisch een slimmere keuze.

Maar eigenlijk is ‘altijd feest met copy and paste’ meer een manier van denken: slim hergebruiken, slim herhalen, en niet opnieuw het wiel uitvinden als het niet nodig is.

Praktische voorbeelden van hergebruiken

Een klein draaiboek maken voor dat terugkerende evenement, overleg of rapportageoverzicht

Waar haal je de nodige gegevens vandaan? Wie moet wanneer welke informatie krijgen? Als je één keer de stappen goed op een rijtje zet, heb je daar alle volgende keren profijt van.

Dat kan een simpel lijstje van stappen zijn, of een document waarin je maar een paar gegevens hoeft te updaten om het te kunnen hergebruiken.

Tekst in e-mails recyclen, in plaats van steeds weer opnieuw typen

Handig voor iedereen die regelmatig dezelfde lapjes tekst maakt. Er zijn meerdere oplossingen; je kunt werken met sjablonen (voor een hele e-mail), maar ook met snelonderdelen (voor losse alinea’s, die je kunt combineren).

Meer daarover lees je hier en hier. (En als je team een workshop of training Baas in Eigen Inbox volgt, leer je nog veel meer handige toepassingen.)

Je eigen documenten, correspondentie en ideeën goed organiseren

Niet alleen kost het geweldig veel tijd om te zoeken in een rommelige digitale administratie, maar de kans is groot dat je niet eens meer weet wat je al had bedacht, gemaakt of bewaard. Kijk bijvoorbeeld eens hier voor ordeningstips.

Wil je een groot aantal totaal verschillende informatiedragers bewaren (links, video’s, teksten, presentaties, databases, losse concepten, afbeeldingen) dan is een Persoonlijk Kennismanagement Systeem (PKS) beter.

Dat is meestal een digitaal notitieblok (zoals Notion, Evernote, OneNote of Obsidian) dat je zelf vult met inhoud, waaraan je labels hangt. De ordening maak je zelf en is bedoeld om, aan de hand van die labels, informatie makkelijk terug te vinden. Dat kan een jaartal zijn, maar ook inhoudelijk (vakantie, klant X, project Y, marketing, huisvesting).

Gebruik maken van Artificial Intelligence

Alle ethische kanttekeningen ten spijt; AI biedt nieuwe manieren om tijd, aandacht en energie te sparen, bijvoorbeeld door het automatiseren van repetitieve taken.

Een platform dat ik al jaren gebruik is IFTTT (IF This Then That), die automatisch koppelingen legt tussen platforms. Zoals een foto opslaan in Dropbox, als je er op Facebook in wordt getagd. Of elke dag het weerbericht naar je telefoon sturen.

Of Automate.io, dat samenwerkt met Notion; hiermee kun je workflows automatiseren. Bijvoorbeeld een bevestigingsmail sturen naar een sollicitant, zodra diegene in een Google Formulier gegevens achterlaat.

(En de uitdrukking ‘Altijd feest met copy and paste’ zelf? Ik ken hem van een oud-collega die hem vaak gebruikte. Bij het opzoeken van de oorsprong vond ik ook cabaretier Ronald Goedemondt als bron.)

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Meestal is het best lastig om een betrouwbare inschatting te maken van hoeveel minuten je aan een taak hebt besteed. Zeker wanneer je op een dag veel springt van taak naar taak, of veel interrupties hebt. Dan is het achteraf inschatten iets dat je veel moeite kost en je waarschijnlijk geen bruikbare informatie oplevert waarmee je patronen kunt herkennen.

De vragen om te beantwoorden

Slimmer is om het verbruik van je tijd te gaan monitoren met een tijdschrijf-app. Daarvoor kan ik je van harte Toggl aanraden! Met die informatie kun je beter inschatten hoe groot je werklast nu echt is, en hoe je je tijd verdeelt over de diverse taken.

• Waar zitten de grote weglekkers?
• Waar ben je echt meer tijd aan kwijt dan je zelf had ingeschat?
• Wat zijn de patronen die je ziet in de manier waarop je je tijd besteedt en wat voor andere keuzes kun je hierin maken?

Weet wat je meet

Je kunt er ook voor kiezen om één van je taken te gaan meten; bijvoorbeeld omdat je leidinggevende lijkt te onderschatten hoeveel tijd die taak kost, omdat je hem moet doorbelasten aan een andere afdeling, of omdat iemand anders hem ook gaat uitvoeren en inzicht wil in hoeveel tijd hij er aan kwijt zal zijn.

Met Toggl heb je maar twee knoppen: start en stop. In de onderwerpsregel kun je zelf specificeren wat je doet, met een eigen omschrijving. Als een soort stopwatch houdt hij de tijd bij voor je – mits jij steeds op start en stop drukt – waarna hij aan het einde van de week de rekensom voor je maakt: hoeveel uren, minuten en seconden was dit in totaal?

Die rekensom krijg je per e-mail in een overzicht toegestuurd vanuit de app. Heb je meerdere onderwerpen gekozen die je bijhield, dan zijn die onder elkaar opgesomd met hun totale tijden.

Waarom dit handig is

Sommige mensen hebben verschillende aandachtsgebieden in hun functie, waartussen ze steeds wisselen. Dat kunnen structurele taken zijn, of projectmatige werkzaamheden. Met de informatie over je tijdsbesteding krijg je inzicht in de verdeling van je aandacht. Is die nog conform de afspraken die je maakte met je leidinggevende en organisatie, of moet je andere prioriteiten stellen?

Groot voordeel van dit soort overzichten is dat je weet wat de feiten zijn: kloppen jouw indrukken – of die van anderen – met wat er echt aan tijd wordt besteed?

Natuurlijk kun je je uren ook handmatig bijhouden of achteraf inschatten, maar dat kost je meer inspanning, meer tijd én is veel foutgevoeliger. Met een app als Toggl minimaliseer je je eigen inspanningen en maximaliseer je de nauwkeurigheid.

Meten is weten!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

De werkelijkheid is anders – en daarvoor is een aantal oorzaken aan te wijzen.

1.    Niet elke taak is geschikt voor thuis

Het schrijven van iets dat veel concentratie vergt, kun je beter thuis doen dan in een rommelige kantoortuin waarin je steeds wordt afgeleid. Maar taken die creativiteit vragen zijn lastiger thuis, als je in je eentje naar een witte muur staart.

Ook taken die je samen moet doen, die dus contact met anderen vragen, worden ingewikkelder als je die ander niet ziet, of alleen maar op een klein rechthoekje op je scherm.

Wat kun je hieraan doen?

·       Probeer goed aan te voelen wat je eigen ritme is. Welke taken kun je het beste in de ochtend doen, en voor welke taken is de middag geschikter? Onderzoek waarvan je moe wordt en wat je energie geeft, zodat je een persoonlijk passende mix kunt maken.

·       Word creatief bij het werken met anderen. Kies een andere opzet voor videovergaderingen, of gebruik hulpmiddelen om de ideeën los te maken. Denk aan een woordwolk in Mentimeter of een online prikbord zoals Padlet.

·       Kijk of je op alternatieve plekken kunt werken. Sommige locaties die voorheen flexwerkplekken aanboden, of vergaderruimtes, bieden die nu voor een zacht prijsje aan. Als je voor 25 euro een dag kunt werken elders in de stad, kan je dat nét voldoende prikkelen om toch weer andere dingen uit je vingers te krijgen.

2.    Thuis is thuis en werk is werk

Het kan een uitdaging zijn om je hoofd goed bij je werk te houden, als je aandacht afdwaalt naar die vaatwasser die toch echt zou moeten worden uitgeruimd. Of je tijdens het maken van een cappuccino in de keuken gaat scrollen door social media en daar zoveel interessants vindt, dat je doorklikt – en doorklikt – en doorklikt….

Je hebt misschien wel een aardig nieuw ritme ontwikkeld nu je al lange tijd thuiswerkt, en desondanks komt lang niet iedereen goed in de werkmodus. Focus houden is een uitdaging, en uitstelgedrag ligt op de loer. We missen de rituelen van kantoor, zélfs de kleine interrupties door collega’s die ‘even’ een vraag hebben.

Wat kun je hieraan doen?

·       Ga veel vaker en korter pauzeren. Trek sprintjes, want corona is een marathon! Juist die vele kleine pauzes blijven je brein stimuleren. Wanneer je voor jezelf duidelijke doelen maakt, qua inhoud (‘Ik ga die e-mail sturen naar de projectmanager over zijn budgetoverschrijding) of duur (‘Ik ga de komende 30 minuten mijn inbox langs en sorteer met een kleurcategorie berichten op prioriteit’) houd je een gestage stroom aan kleine ‘vinkjes’: dingen die je kunt afvinken. Weer een stukje verder, check.

·       Zorg voor een stok achter de deur. Spreek bijvoorbeeld met je collega af om ’s morgens om 9 uur kort te bellen (vijf minuten is genoeg!) en je drie prioriteiten van die dag met elkaar te delen. Of ga elke vrijdagochtend tussen 10 en 12 samen met een videoverbinding aan de slag, ieder aan je eigen taken. Op de agenda: alle losse eindjes die deze week zijn blijven liggen, of die vervelende taak die je voor je uitschuift. Ook al zijn jullie met totaal andere dingen bezig, toch zul je merken dat je gestimuleerd wordt om door te gaan.

·       Doe dingen waar ze thuishoren. Je teennagels knippen doe je (hoop ik!) ook niet aan de eettafel. Ga dus niet Facebooken op je werklaptop, maar doe dat op je telefoon én alleen als je in een andere kamer bent of op een andere stoel zit. Zo zorg je dat de scheiding tussen werk en privé – zij het dan kunstmatig – wat scherper blijft.

3.    Dit zijn stressvolle tijden

Is er iemand in je directe omgeving ziek of overleden tijdens deze pandemie, dan voel je de impact ervan veel directer. Staat je branche of je eigen baan onder druk, dan is je stressniveau ook flink hoger.

Zelfs al zeil je hier persoonlijk relatief makkelijk doorheen; duidelijk is dat de algemene onzekerheid en onduidelijkheid niet bijdragen aan een relaxed brein. Dat de zomervakantie 2021 op losse schroeven staat, helpt natuurlijk ook al niet.

Wat kun je hieraan doen?

·       Doe iets waar je blij van wordt. Wanneer je heel veel, heel vaak of hele belangrijke zaken uitstelt, kan dit betekenen dat er meer aan de hand is. Jezelf een aantal keer per dag een beloning geven kan dan zorgen dat je uit deze cirkel komt. Het hoeft geen snoepje te zijn (want: coronakilo’s!); een lief appje naar je partner of moeder sturen, een tijdschrift lezen, een sudoku maken – als jij het maar leuk vindt. Doe dat leuke vlak voordat je begint, of juist meteen nadat je een taak hebt afgerond.

·       Schrap stressvolle dingen uit je leven. Misschien is horrorfilms kijken nu even te veel, en zou een overzichtelijke romcom (met een HEA, een Happily Ever After) beter landen. Of zou je het contact met een collega die enorm veel energie uit je slurpt, tot een minimum moeten beperken.

·       Wees mild voor jezelf. Denk niet je alle beschikbare tijd moet vullen met iets nuttigs (een taal leren, eindelijk je digitale foto’s organiseren, een sixpack opkweken): dergelijke productiviteitsporno legt de focus op wat zou moeten, en niet op wat er kan. (Die term dateert al uit 2012, maar is actueler dan ooit.)

We zitten in een wereldwijd schuitje met elkaar, waarin veel onzeker en onvoorspelbaar is, en waar niet iedereen ongeschonden uit zal komen.

Houd de lat voor jezelf dus realistisch, en bouw veel hersteltijd in.

Sterkte!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Omgevingsgeluiden van buitenaf heb je relatief weinig invloed op, helaas – die drukke straat en die basisschool worden niet opeens stil omdat jij er last van hebt. Wat kun je hier wel zelf aan doen? Een aantal mogelijkheden op een rijtje.

Investeer in een noise cancelling koptelefoon

Met dit type koptelefoon onderdruk je geluiden van je omgeving, zodat het helemaal stil is, of je juist je eigen geluiden (muziek) goed kunt horen. Hoe het precies werkt, lees je hier. Een goede noise cancelling koptelefoon is best prijzig, maar ‘de investering betaalt zich terug in onbetaalbare stilte’, zoals een van mijn klanten het omschreef.

Kijk of je een patroon kunt ontdekken

Woon je naast een basisschool, dan is de hoeveelheid geluid redelijk te voorspellen: dat zijn pieken als de school begint en uitgaat. (En met een beetje pech ook van het schoolplein, als je die geluiden hoort.) Dat patroon is voorspelbaar, zodat je kunt gaan kijken in hoeverre je je dagplanning kunt aanpassen op die momenten: geen concentratieklussen starten om kwart voor drie, als je weet dat zometeen de herrie weer begint.

Ga voor regelmatig geluid

Er zijn verschillende mogelijkheden om geluid te gebruiken bij concentratie. Dat kan door een geschikte playlist te zoeken die je zelf prettig vindt, maar er zijn ook andere opties. Denk aan de website Coffitivity, die geroezemoes in verschillende smaken produceert, inclusief de geluiden van een café – altijd handig nu we die geluiden niet meer ‘echt’ kunnen opzoeken… Andere opties zijn zogenaamde white noise geluiden:  een rijdende trein, krekels of klassieke muziek.

Bouw jezelf in

Een akoestisch paneel rondom je werkplek thuis kan schelen bij de geluidsoverlast (ook het geluid dat je zelf produceert!). Een redelijk betaalbaar voorbeeld vind je hier, maar je kunt ook je eigen paneel knutselen met wat hout en noppenfolie van de bouwmarkt, of met stof. Tips en uitleg daarover vind je hier.

PS: Geluid is lang niet altijd een negatief iets; muziek kan je helpen met concentratie bijvoorbeeld.

Maar wist je dat muziek ook je gezondheid kan verbeteren? Het kan stress verminderen, je bloeddruk verlagen en je geheugenfunctie verbeteren. Meer daarover lees je op deze (Engelstalige) pagina van Musicaroo.

—

Heb jij – of heeft jouw team – dat thuiswerken en hybride werken nog niet helemaal lekker in de vingers? Overweeg dan eens een workshop of training Effectief en Efficiënt Hybride Werken.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Het grote probleem is dat je probeert één gedeelte van je brein voor twee verschillende dingen in te zetten; iets dat onmogelijk is en dus voor voortdurende wisselingen zorgt. Hoe planmatiger iemands aanpak is, hoe minder hij zal switchtasken.

Maar wist je dat er culturele verschillen bestaan in de voorkeur voor dat switchtasken? Je kunt dus wel degelijk een geboren switchtasker zijn.

Tussen culturen bestaan duidelijke verschillen als je kijkt naar de voorkeuren voor het wisselen tussen taken, zo blijkt uit onderzoek. Iemand uit een polychronische cultuur (zoals de Afrikaanse of Zuid-Amerikaanse cultuur) doet het liefst meerdere dingen tegelijk en ervaart daar weinig stress van. Hij kan makkelijk schakelen tussen activiteiten en zal eerder gaan switchtasken dan iemand uit een monochronische cultuur.

In een monochronische cultuur – het tegenovergestelde van polychronisch – is het de gewoonte om één ding tegelijk te doen en dat ook helemaal af te maken. Iemand uit een monochronische cultuur (zoals de Noord-Amerikaanse of Noord-Europese cultuur) werkt relatief systematischer en planmatiger, handelt taken één voor één af en heeft een sterkere behoefte om taken ook echt af te ronden, in plaats van ze onafgemaakt af te breken. Een polychroon iemand gaat minder planmatig te werk en heeft weinig moeite met losse eindjes als iets niet helemaal af is.

Een ander interessant verschil is de manier waarop de stijlen omgaan met grote hoeveelheden informatie. Iemand uit een monochronische cultuur voelt zich veel sneller overbelast, vooral door informatie uit een digitale bron, zoals een smartphone. Is je achtergrond polychronisch, dan heb je veel minder moeite met die meldingen van Facebook en voel je je niet zo snel overbelast door grote hoeveelheden informatie.

Moeten we nu allemaal gaan switchtasken?

Nee, zeker niet. Er is geen ‘beste’ stijl als je deze verschillen bekijkt, want beide stijlen hebben voor- en nadelen.

Hoewel switchtasken niet is aan te bevelen, is enige flexibiliteit wel nuttig als je weet dat je regelmatig prioriteiten moet bijstellen of je plannen moet herzien. Hoe makkelijker je wisselt tussen taken en informatie, hoe minder snel je overbelast zult raken.

Je bewust zijn van je culturele voorkeur voor switchtasken geeft je wel inzicht in hoe makkelijk of moeilijk je je eigen stijl kunt veranderen.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

1. Groot: in je loopbaan

Je hele leven blijven dromen van een bepaald vak of beroep, van een studie of keuze om al dan niet voor jezelf te beginnen… Als je blijft uitstellen, komt het er niet van.

Je zult nooit weten of je echt zo artistiek was als je moeder je vertelde, want je hebt jezelf nooit willen onderwerpen aan de mening van de kunstacademie.

Je zult er nooit achter komen of je een goede ondernemer zou zijn, want je blijft veilig in je baan zitten. En droomt.

Ben jij een perfectionist(a), meneer of mevrouw Déja vu of gewoon een eeuwige twijfelaar?
In dit blogstuk lees je welke types dat zijn en welke grote effecten deze vormen van uitstellen hebben.

Lekker veilig toch?

Als je blijft zitten waar je zit, kun je niet falen.

2. Groot: je gezondheid

Iedereen weet dat goed eten en regelmatig bewegen belangrijk zijn om gezond te blijven. Best een uitdaging in een wereld waar je struikelt over de snacks en waarin het je vooral makkelijk wordt gemaakt om niét te bewegen.

Wie vóór de vakantie kilo’s wil kwijtraken, of juist daarna, weet het al: ‘A diet always begins tomorrow’. Het uitstellen van gewichtsverlies (doordat je anders gaat eten, of minder gaat eten) is heel gebruikelijk.

Dat lekkere chocoladetoetje op de kaart kun je immers nú bestellen en soldaat maken, terwijl een ons gewicht verliezen veel ongrijpbaarder is. Daarvoor moet je iets niet doen, terwijl iets wel doen zoveel krachtiger voelt.

Gevolg: je blijft jojo’en met je gewicht. En je blijft de sportschool ‘sponsoren’, zoals dat heet, omdat je elke week wel een excuus kunt bedenken om niet te gaan. Waardoor je nog steeds hijgt als je ergens meer dan drie trappen moet lopen.

Lekker makkelijk toch?

Deze uitsteller zegt “Als je blijft doen wat je altijd al doet, hoef je nergens over na te denken.”

3. Groot: je werk

Grote dingen uitstellen in je werk hoeft niet eens te gaan over het kiezen van een vak of een functie. Groot uitstellen zie je ook bij mensen die ideeën hebben over hoe hun werk anders kan, of die een specifiek project willen aanpakken – en dat steeds maar niet gaan starten.

Lekker overzichtelijk toch?

Deze uitsteller zegt “Als je keurig binnen de lijntjes van je baan kleurt, hoef je ook niet na te denken over ingewikkelde zaken.”

Heb jij weleens last van uitstelgedrag op je werk? Grote kans dat je daarin een herkenbaar patroon volgt. Ontdek welk uitsteltype jij bent in mijn korte zelftest en krijg direct inzicht in jouw sterke punten én valkuilen!

4. Klein: je werk

Dit zijn de zaken die het meest in het oog lopen, omdat ze vaak terugkomen en anderen er ook schade van ondervinden. Als jij niet op tijd je cijfers doorstuurt naar collega X, die bestelling niet plaatst of die vergadering niet voorbereidt, loopt dat in de gaten.

Veel uitstellers ontwikkelen ‘work arounds’, om te zorgen dat ze niet door de mand vallen. Ze raffelen iets af op het laatste moment, improviseren als ze iets niet hebben voorbereid of geven iemand anders de schuld.

Lekker rustig toch?

Deze uitsteller zegt: “Vooral niet harder lopen dan strikt noodzakelijk is; de helft van de problemen lost zich daarna vanzelf op.”

Kleine dingen uitstellen in je werk kunnen dus ook grote gevolgen hebben – voor je efficiency, effectiviteit en – uiteindelijk – je reputatie.

Ben je al overtuigd dat uitstelgedrag schadelijk is voor je?

Schrijf je dan vandaag nog in  – stel het niet uit! – voor mijn online training Stoppen met Uitstellen. 

Wil je meer lezen over de training, of je meteen inschrijven? Dat kan hier.

Heel veel succes!

Heb je behoefte aan contact, omdat je je eigen persoonlijke situatie aan me wilt voorleggen?

Meld je dan aan voor een gratis en vrijblijvend Valkuilcheckgesprek van een half uur, via Zoom, Microsoft Teams of telefoon.

Weet je nu al dat je samen met mij aan de slag wil in een 1-op-1 traject?

Dan vind je op mijn coachingspagina alle informatie over wat ik voor je kan doen.

Mail me op karen[at]newbroom.nl of bel me op 0652 645 283 en ik beantwoord graag alle vragen die je nog hebt.

Over uitstelgedrag schreef ik twee boeken. De eerste is Vandaag begin ik echt; daarover lees je hier meer. De tweede is Uitstelgedrag de baas worden; dat is een e-boek en kun je via deze pagina bestellen en meteen downloaden.