Grip krijgen op meldingen helpt je aandacht te richten op wat dat écht waard is. Niet door ze allemaal uit te zetten, maar door bewust te kiezen welke meldingen passen bij jouw werk en leven. Zo voorkom je dat meldingen jouw dag domineren en creëer je meer rust en focus.

De keuzes: welke meldingen laat je binnen?

Meldingen zijn in principe bedoeld om je te helpen, maar door de enorme hoeveelheid en ongerichte frequentie werken ze vaak averechts. Ongefilterde meldingen leiden tot constante afleiding en verhogen je cognitieve belasting. Door meldingen bewust te kiezen en technisch slim in te stellen, krijg je meer controle over je aandacht en werkdag.

De eerste stap is beslissen wat je echt wilt horen en zien. Stel jezelf hierbij vragen zoals:

• Welke meldingen zijn urgent of belangrijk? (denk aan telefoontjes van je partner, meldingen van je baas, of noodberichten)
• Bij welke meldingen wil je direct kunnen reageren?
• Welke meldingen kun je veilig negeren of op een rustiger moment bekijken?
• Hoeveel meldingen per dag zijn wenselijk voor jou zonder dat het stress veroorzaakt?

Door dit bewust te maken, kun je selectief afstemmen. Bijvoorbeeld: social media meldingen zijn vaak niet urgent en kunnen prima uit. E-mails van specifieke klanten zijn wél belangrijk. WhatsApp berichten van je gezin misschien ook.

Op elk apparaat kun je de instellingen naar wens aanpassen. Dat vergt wat werk, maar levert enorme stilte op in het dagelijks leven.

Meldingen filteren op app-niveau

Ga naar de instellingen van je smartphone of computer, en kijk per app wat je aan meldingen ontvangt. Denk aan het uitzetten van meldingen voor apps die je vooral gebruikt voor passief scrollen (Facebook, Instagram, nieuwsapps).

Je kunt ook alleen badges (rood stipje) aan laten in plaats van geluid of pop-ups.

Pushmeldingen kun je beter beperken tot alleen essentiële gebeurtenissen (bijvoorbeeld alleen belangrijke mail van je werk, niet elke nieuwsbrief).

Hoe doe je dat in je mobiele telefoon?

• Zowel in Android als iOS ga je naar Instellingen > Meldingen.
• Selecteer een app en bepaal:
  • Of je meldingen wilt tonen.
  • Waar ze verschijnen (banners, meldingscentrum, vergrendelscherm).
  • Of geluiden of badges worden toegevoegd.
• Zet onnodige meldingen uit, vooral van social media, nieuwsapps en games.
• Voor apps die je wilt bewaren, beperk je de meldingen tot alleen de belangrijkste events.

Hoe doe je dat in de klassieke versie van Outlook?

• Ga naar het tabblad Bestand en kies voor Opties.
• Kies links voor E-mail.
• Scroll naar het gedeelte Bericht aankomst.
• Hier kun je meldingen uitschakelen door de vinkjes weg te halen bij:
  • ‘Een geluid afspelen’
  • ‘De muisaanwijzer veranderen’
  • ‘Een envelop-icoontje in het taakbalkgebied weergeven’
  • ‘Een berichtbalk tonen’
• Daarnaast kun je in Outlook regels maken om bijvoorbeeld nieuwsbriefmails automatisch te verplaatsen, waardoor je daar geen notificaties van krijgt.

Hoe doe je dat in de nieuwe versie van Outlook of de webversie?

• Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon (Instellingen).
• Kies onderaan voor Alle Outlook-instellingen weergeven.
• Ga naar de sectie E-mail > Berichtregels of Berichtmeldingen.
• Je kan bepalen:
  • Of je meldingen voor nieuwe berichten ontvangt.
  • Of er geluiden of banners worden getoond.
• Voor de webversie kun je ook meldingen in je browser en op je desktop uitzetten of aanpassen.

Prioriteren met ingebouwde focus- of niet-storen-modi

Moderne besturingssystemen hebben ‘focusmodus’ of ‘niet storen’ functionaliteiten waarmee je meldingen op vaste tijden of locaties kunt dempen. Bijvoorbeeld door alleen meldingen van bepaalde mensen of apps toe te staan onder werktijd, of door automatisch alle meldingen stil te zetten tijdens meetings of ’s nachts.

Hoe doe je dat in Microsoft Teams?

• Klik rechtsboven op je profielfoto en kies Instellingen.
• Ga naar het tabblad Meldingen.
• Hier kun je per categorie (Berichten, Vergaderingen, Mensen, etc.) keuzes maken:
  • Banners en e-mail meldingen aan/uitzetten.
  • Alleen e-mail of alleen banner notificaties ontvangen.
  • Meldingen volledig uitschakelen voor specifieke gebeurtenissen.
• Voor rust kun je de status instellen op Niet storen, waarbij alleen prioriteitsmeldingen zichtbaar zijn.
• Ook kun je instellingen maken voor ‘Focus assist’, die Teams meldingen minimaliseert tijdens focusmomenten.

Apps verplaatsen naar het tweede scherm of een verborgen pagina

Wil je niet steeds verleid worden door social media en nieuws, maar wil je ze ook niet helemaal verwijderen? Zet die apps dan op een tweede startscherm van je telefoon of in een map ver weg van je eerste scherm.

Zo zie en hoor je ze minder snel, en verminder je de onbewuste impuls om die apps te openen. Je creëert dus een bewuste keuze, in plaats van automatisch afgeleid te worden.

Meldingen op maat met regels en opmaak

Bij e-mail kun je regels instellen waarmee inkomende berichten op basis van bepaalde criteria worden bekeken. Zo kun je ze automatisch in verschillende mappen laten binnenkomen of een meteen een kleurcategorie geven.

Een nog weinig ingezet alternatief is voorwaardelijke opmaak te gebruiken. Daarmee kun je berichten die binnenkomen in een minder opvallende kleur tonen; bijvoorbeeld alle cc’s in lichtgrijze letters. Hier staat hoe je dat doet in de klassieke Outlook, en hier in de nieuwe Outlook.

Nieuwsbrieven en meldingen van systemen kunnen direct naar een aparte map, zonder er melding van te krijgen.

Tips om minder last te hebben van meldingen

• Zet geluid en trillen uit bij meldingen die je niet snel hoeft te zien.
• Bekijk meldingen op vaste momenten, niet steeds tussendoor.
• Schakel de ‘banners’ en pop-ups uit: ze onderbreken je aandachtsgolven.
• Ruim meldingen regelmatig op: ga niet ‘meldingenhamsteren’, dat versterkt stress.
• Gebruik goede apps en functies voor notificatiebeheer, zoals hierboven beschreven.
• Probeer regelmatig te evalueren welke meldingen jij écht nodig hebt en welke kunnen verdwijnen.

Slot: Meer rust zit in je eigen meldingenkeuzes

Meldingen zijn onvermijdelijk, maar deze hoeven jouw dag niet te kapen. Met bewuste keuzes over wat je toe laat en slimme instellingen creëer je digitale rust, meer focus en een gevoel van controle. Niet alle meldingen zijn slecht, maar jij bepaalt welke waar en wanneer binnenkomen.

Zo verander je het digitale lawaai in stille assistentie – precies zoals het bedoeld is. Uiteindelijk gaat het om je productiviteit te versterken, niet om nóg meer ruis toe te laten.

Zet vandaag nog die eerste stappen: stel één of twee apps in, verplaats afleiding naar een tweede scherm en experimenteer met focusmodi. Je hersenen en productiviteit zullen je dankbaar zijn.

Werk ze!

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Goed nieuws: er is wél wat aan te doen. Met slimme keuzes, een beetje structuur en handige gewoontes kun je jezelf een enorme dienst bewijzen. Slimmer werken betekent in dit geval: werken op een manier die past bij jouw brein – niet tegen de stroom in, maar met het ritme mee.

1. Eén plek voor je taken – en niets meer dan dat

Als je snel afgeleid bent, is het funest om je taken verspreid te hebben over je hoofd, notitieboekjes, losse briefjes, e-mailvlaggetjes en chatberichten. Je wilt juist één betrouwbare plek waar je brein rust kan vinden. Dat mag een digitaal systeem zijn, zoals Microsoft ToDo of gewoon een papieren lijstje. Maar kies, en blijf daarbij; zo voorkom je dat je actiesysteem een rommelige berg spaghetti wordt.

Zorg dat je takenlijst je ondersteunt, niet overweldigt. Houd hem kort en concreet. Geen vage projecten als ‘marketingplan updaten’, maar liever: ‘tekst herschrijven introductiepagina’. Je lijst moet een uitnodiging zijn om in actie te komen – niet om nog een lijst over te maken.

2. Werk in blokken – en bescherm ze met je leven

Het is een bekend fenomeen: je begint ergens aan, wordt afgeleid, begint aan iets anders, komt iets urgents tegen, en voor je het weet is de dag op. Veel mensen met een AD(H)D-profiel herkennen dat ze ‘aan staan’ maar nergens toe komen.

De Pomodoro-techniek is dan een goede vriend. Je werkt 25 minuten aan één taak, zet daarna een timer voor 5 minuten pauze. Klinkt kinderachtig? Is het niet. Het geeft structuur zonder rigide te zijn. En het maakt tijd tastbaar. In plaats van “ik moet nog een rapport schrijven” wordt het: “ik doe twee blokken van 25 minuten, dan zie ik hoe ver ik ben.”

Je kunt hiervoor een eenvoudige timer gebruiken of een tool als Pomofocus. Probeer ook eens te experimenteren met focusmuziek of ambient-geluiden. Ze kunnen net het verschil maken om in de flow te komen – of er niet steeds uit te vallen.

3. Begin je dag met een haalbare planning

Voor iemand met een brein dat alle kanten op gaat, is een goede start van de dag cruciaal. Begin niet meteen in je mailbox of in je chatapp – daar regeert de waan van de dag. Start liever met een kort dagoverzicht:
Wat ga ik doen? Wat móet echt? Wat kan wachten?

Je hoeft niet de hele dag dicht te plannen. Integendeel. Maar één tot drie duidelijke ankerpunten geven je iets om op terug te grijpen. Dat helpt je hersenen kalmeren. Tip: plan ook bufferruimte in. Het voorkomt frustratie als je weer eens iets onderschatte.

Meer hierover lees je bijvoorbeeld in mijn blog over je agenda efficiënt inrichten.

4. Richt je werkplek in als mentale schuilplek

Een rommelige omgeving is een extra uitdaging voor een onrustig hoofd. Minimalisme is geen esthetische trend, het is een hulpmiddel voor focus. Zorg dat je bureau zo leeg mogelijk is. Wat je niet nodig hebt, verdwijnt uit het zicht. (Ga je liever voor de chaos? Dat kan ook!)

En denk ook aan geluid: als je gevoelig bent voor omgevingsprikkels, overweeg dan een noise-cancelling koptelefoon of witte ruis. Voor sommigen werkt het juist beter om op een plek te zitten met zachte achtergrondgeluiden, zoals die van Coffitivity. Ontdek wat bij jou past – en herhaal dat.

5. Durf uit te spreken wat je nodig hebt

Als je merkt dat je moeite hebt met prioriteren, deadlines of schakelen tussen taken, is het niet zwak om dat te benoemen – het is sterk. Bespreek met je leidinggevende of collega’s wat jou helpt: bijvoorbeeld duidelijke instructies, het vermijden van last-minute verzoeken, of de ruimte om blokken ongestoord te kunnen werken.

Veel mensen proberen zich ‘normaal’ voor te doen, maar verzuipen ondertussen. Anderen kunnen pas met je meedenken als jij aangeeft waar je tegenaan loopt. En ja, soms is dat een zoektocht. Maar die begint altijd met een eerste gesprek.

Wil je specifieker advies? Kijk dan eens bij een specialist in ADHD en werk, zoals bijvoorbeeld mijn collega Arda Nieboer. Of vraag om begrip voor je bijzondere profiel, door de afbeeldingen van Dani Donovan in te zetten.

6. Maak afronden aantrekkelijk

Een veelgehoord probleem: wel starten, maar niet afmaken. Dat kan te maken hebben met dopamine – je brein vindt het spannendste stuk (beginnen!) het leukst. De saaie afronding voelt als een anticlimax. Meer over het gat tussen willen en doen lees je hier.

Daarom: maak afronden aantrekkelijk. Beloon jezelf. Niet met taart of TikTok, maar met iets waar je naar uitkijkt: een kop goede koffie, een korte wandeling, een liedje luisteren. Geef je brein iets om op te verheugen na de finish. Dat klinkt kinderachtig. Is het misschien ook. Maar het werkt.

Tot slot

ADD of ADHD is geen excuus – het is een uitnodiging om slimmer te werken. Dat vraagt om bewust kiezen: welke structuur past bij jou? Welke hulpmiddelen werken echt, en wat leidt alleen maar af?

Gun jezelf de ruimte om te experimenteren. En wees niet te streng als iets niet meteen lukt. Een werkdag met focus is voor niemand vanzelfsprekend – maar met de juiste gewoontes kom je verrassend ver.

—
Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen?
Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—
Afbeelding: Pluslexia

Eén manier om hier achter te komen is door vriendschap met jezelf te sluiten. Om jezelf en alles waar je vanaf wilt op een milde manier te benaderen en zo te ontdekken waarom je eigenlijk doet zoals je doet. In de blog wil ik je er nog iets meer over vertellen. Ik maak hierbij dankbaar gebruik van het boek Focussen van Erna de Bruijn.

Het patroon waarvan je je het liefst af wilt, is zo gegroeid en was waarschijnlijk ooit hard nodig om te overleven. Wat had je immers anders kunnen doen?

Maar of het in je huidige leven in een bepaalde situatie nog past, dat zou je eens kunnen onderzoeken. Het is daarbij belangrijk om eerst te ontdekken waarom je het patroon ontwikkeld hebt en waar het voor nodig was. En als je dat dan een erkenning geeft, dan kun je er ook mee in gesprek.

Een harnas kan immers aan of uit en jij kunt ermee overleggen of het in deze situatie misschien wel veilig uit kan blijven. Je kunt de poort blijven sluiten of, in goed overleg helemaal of gedeeltelijk openzetten. Je kunt jezelf steeds weer klein maken. Maar misschien mag je nu – na wat innerlijke ruggenspraak – wel wat meer plek innemen in een bepaalde situatie.

Onderstaand geef ik je een focusoefening om zo’n oud patroon eens te onderzoeken.

Focusoefening voor een oud patroon

Zoek je eigen ‘altijd weer’ of ‘nooit eens’ thema in je leven op. Als ….gebeurt, dan is mijn reactie…. Bijvoorbeeld: als er onenigheid ontstaat, dan maak ik mezelf klein.

Haal je eens een situatie waarin dit aan de orde is, zo helder mogelijk voor de geest. Waar ben je, met wie ben je, waar gaat het om, wat hoor je, wat wordt er precies gezegd, en wat hoort er verder allemaal nog bij?

Ga eens na hoe dat nu opnieuw voelt, in zijn geheel, in je lijf, in je hart, dat jij jezelf klein maakt. En blijf daar maar een poosje bij, met een liefdevolle houding, op een prettige afstand, en ga eens na hoelang je deze reactie van jezelf al kent.

Misschien ken je het al van wat vroeger in je leven en komt er een beeld van jou als kind of jongere in je op. Wees daar dan bij, als een niet-oordelende getuige. Zo was het toen en het was niet voor niets dat jij jezelf klein maakte. Je had daar een hele goede reden voor.

Wanneer je dit zo van binnen hebt gevoeld, dan kun je ook eens verkennen of het nu, op dit moment in je leven, nog steeds op deze manier nodig is.
Soms, misschien. Maar als dat oude gevoel weer opkomt, ga dan eens na hoe het is om het nu als een waarschuwing op te pakken. En te onderzoeken of het deze keer wel echt nodig is om jezelf klein te maken.

Zie het als een signaal, laat het weten dat je het hebt opgemerkt en hou er rekening mee. En kijk nu eens uit naar een eigen haalbare stap in de richting van wél wat meer plek innemen. Hoe voelt dat in je lijf? Maak daar eens ruimte voor!

Wanneer je de focusoefening doet dan kun je ontdekken dat in elk belemmerend patroon een stuk van jou gevangen zit. Zo’n patroon houdt een deel van jou in zijn greep. Jijzelf bent de enige die, met toewijding en geduld, dat stuk kan leren kennen en bevrijden. Zo word je weer een beetje meer heel en komt er ruimte voor nieuwe mogelijkheden, andere stappen.

Voor wie hier verder wil induiken

Worstel jij ook met een belemmerend oud patroon en wil je hier eigenlijk wel wat meer van weten? Kijk dan eens wat de focusoefening je kan bieden. Wellicht word je wel verrast door wat je lichaam je laat weten en ontstaat er van binnen weer wat ruimte.

En ben je nieuwsgierig geworden maar vind je het lastig om dit onderzoek in je eentje te doen, schroom dan niet om contact met me op te nemen. Ik beantwoord met liefde al je vragen en help je graag verder.

Dit is een gastblog door Ingrid van Dijk van Beddingwerk. Ze is ervaringsgericht coach, en interviewer/schrijver van persoonlijke portretten.

—

Wil je voorkomen dat jouw werkdruk, of die van je team, omslaat in werkstress? Kijk dan eens naar een workshop of training Grip op Werkdruk, Energie en Stress.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Spreekt dit blogstuk en de aanpak van Ingrid van Dijk je aan? Ga dan zeker eens kijken op haar website, om te zien wat er rondom coaching mogelijk is. In haar coaching speelt de natuur een rol (bijvoorbeeld door samen te wandelen) en is veel aandacht voor reflectie.

—
Dit blogstuk bevat een affiliate link. Meer over wat dat betekent vind je in mijn disclaimer.

Afbeelding door Wal_172619

Een professor stond in de collegezaal en bekeek de studenten die zijn filosofieles kwamen volgen. Voor hem, op zijn lessenaar, stonden een aantal attributen. Toen hij zijn les begon, pakte hij zonder te spreken een grote lege glazen mayonaisepot en begon deze te vullen met knikkers.

Toen er geen knikker meer bij kon, vroeg hij zijn studenten of de pot vol was. Ze beaamden dat het zo was. Toen pakte de professor een doos met kraaltjes. Hij schudde voorzichtig de kraaltjes uit de doos, zodat de kraaltjes de open ruimtes tussen de knikkers opvulden. Opnieuw vroeg de professor of de pot vol was. De studenten waren het met elkaar eens dat de pot nu echt vol was.

Toen pakte de professor een doos met schelpenzand en goot het zand in de pot. Uiteraard vulde het zand alle laatste kleine gaatjes tussen de kraaltjes op. De professor vroeg opnieuw of de pot nu vol was. Unaniem antwoordden de studenten met een volmondig ‘ja’.

De professor bukte even en haalde onder zijn lessenaar een kan water te voorschijn. Hij goot het water in de pot waar het alle ruimte tussen de zandkorrels opvulde. De studenten begonnen te lachen.

Een metafoor voor jullie leven

“Kijk,” sprak de professor toen het gelach verstomde. “De glazen pot is een metafoor voor jullie leven. De knikkers staan voor alle belangrijke dingen in het leven, je familie, je kinderen, je vrienden, je passies, alle dingen die zin en invulling geven aan jullie levens als al het andere verdwenen zou zijn. De kraaltjes zijn alle andere dingen die voor jullie van belang zijn, zoals bijvoorbeeld je baan, je huis, je auto. Het zand is al het andere, zaken die er niet wezenlijk toe doen.”

Hij vervolgde: “Als je begint de pot te vullen met zand, is er geen plaats meer voor de knikkers of de kraaltjes. Zo is het natuurlijk ook in het leven. Als je al je tijd en energie besteedt aan de kleine, onbelangrijke zaken, dan zal er nooit plaats en ruimte zijn voor de dingen die belangrijk voor je zijn.”

Besteed aandacht aan de dingen die essentieel zijn voor je geluk.

“Speel met je kinderen. Besteed aandacht aan je gezondheid. Neem je partner mee uit eten. Ga nog even lekker sporten of wandelen in het bos of langs het strand. Er zal altijd genoeg tijd overblijven om het huishouden te doen of om de kozijnen te schilderen. Besteed eerst aandacht aan de knikkers, aan de dingen die er echt toe doen. Bepaal je prioriteiten. De rest is alleen maar zand, of water.”

Wil je hem in beeld zien? Bekijk dan deze (Engelstalige) video op YouTube.

Een wezenlijk verschil

Een wijze les! Hetzelfde geldt voor je werkzaamheden. Het is soms zo prettig om je te storten op de kleine, makkelijke taakjes die je snel voldoening geven. Natuurlijk is het fijner om tien dingen van je actielijst te kunnen strepen dan maar één. Kijk wel goed naar het verschil tussen je taken en laat je niet alleen door urgentie leiden, maar ook door belang.

Wat maakt een wezenlijk verschil in je werk en brengt je vooruit? Juist die taak hoort prioriteit te krijgen. Meer over prioriteiten stellen (en plannen) lees je in mijn andere blogs; zeker deze over de Eisenhower matrix raad ik je aan.

Twijfel je weleens, of jij zelf die juiste prioriteiten stelt?

Meld je gerust aan voor een gratis en vrijblijvend Valkuilcheckgesprek. Dan verkennen we samen wat je mogelijk anders kunt doen.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie.

—

Omgevingsgeluiden van buitenaf heb je relatief weinig invloed op, helaas – die drukke straat en die basisschool worden niet opeens stil omdat jij er last van hebt. Wat kun je hier wel zelf aan doen? Een aantal mogelijkheden op een rijtje.

Investeer in een noise cancelling koptelefoon

Met dit type koptelefoon onderdruk je geluiden van je omgeving, zodat het helemaal stil is, of je juist je eigen geluiden (muziek) goed kunt horen. Hoe het precies werkt, lees je hier. Een goede noise cancelling koptelefoon is best prijzig, maar ‘de investering betaalt zich terug in onbetaalbare stilte’, zoals een van mijn klanten het omschreef.

Kijk of je een patroon kunt ontdekken

Woon je naast een basisschool, dan is de hoeveelheid geluid redelijk te voorspellen: dat zijn pieken als de school begint en uitgaat. (En met een beetje pech ook van het schoolplein, als je die geluiden hoort.) Dat patroon is voorspelbaar, zodat je kunt gaan kijken in hoeverre je je dagplanning kunt aanpassen op die momenten: geen concentratieklussen starten om kwart voor drie, als je weet dat zometeen de herrie weer begint.

Ga voor regelmatig geluid

Er zijn verschillende mogelijkheden om geluid te gebruiken bij concentratie. Dat kan door een geschikte playlist te zoeken die je zelf prettig vindt, maar er zijn ook andere opties. Denk aan de website Coffitivity, die geroezemoes in verschillende smaken produceert, inclusief de geluiden van een café – altijd handig nu we die geluiden niet meer ‘echt’ kunnen opzoeken… Andere opties zijn zogenaamde white noise geluiden:  een rijdende trein, krekels of klassieke muziek.

Bouw jezelf in

Een akoestisch paneel rondom je werkplek thuis kan schelen bij de geluidsoverlast (ook het geluid dat je zelf produceert!). Een redelijk betaalbaar voorbeeld vind je hier, maar je kunt ook je eigen paneel knutselen met wat hout en noppenfolie van de bouwmarkt, of met stof. Tips en uitleg daarover vind je hier.

PS: Geluid is lang niet altijd een negatief iets; muziek kan je helpen met concentratie bijvoorbeeld.

Maar wist je dat muziek ook je gezondheid kan verbeteren? Het kan stress verminderen, je bloeddruk verlagen en je geheugenfunctie verbeteren. Meer daarover lees je op deze (Engelstalige) pagina van Musicaroo.

—

Heb jij – of heeft jouw team – dat thuiswerken en hybride werken nog niet helemaal lekker in de vingers? Overweeg dan eens een workshop of training Effectief en Efficiënt Hybride Werken.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Het grote probleem is dat je probeert één gedeelte van je brein voor twee verschillende dingen in te zetten; iets dat onmogelijk is en dus voor voortdurende wisselingen zorgt. Hoe planmatiger iemands aanpak is, hoe minder hij zal switchtasken.

Maar wist je dat er culturele verschillen bestaan in de voorkeur voor dat switchtasken? Je kunt dus wel degelijk een geboren switchtasker zijn.

Tussen culturen bestaan duidelijke verschillen als je kijkt naar de voorkeuren voor het wisselen tussen taken, zo blijkt uit onderzoek. Iemand uit een polychronische cultuur (zoals de Afrikaanse of Zuid-Amerikaanse cultuur) doet het liefst meerdere dingen tegelijk en ervaart daar weinig stress van. Hij kan makkelijk schakelen tussen activiteiten en zal eerder gaan switchtasken dan iemand uit een monochronische cultuur.

In een monochronische cultuur – het tegenovergestelde van polychronisch – is het de gewoonte om één ding tegelijk te doen en dat ook helemaal af te maken. Iemand uit een monochronische cultuur (zoals de Noord-Amerikaanse of Noord-Europese cultuur) werkt relatief systematischer en planmatiger, handelt taken één voor één af en heeft een sterkere behoefte om taken ook echt af te ronden, in plaats van ze onafgemaakt af te breken. Een polychroon iemand gaat minder planmatig te werk en heeft weinig moeite met losse eindjes als iets niet helemaal af is.

Een ander interessant verschil is de manier waarop de stijlen omgaan met grote hoeveelheden informatie. Iemand uit een monochronische cultuur voelt zich veel sneller overbelast, vooral door informatie uit een digitale bron, zoals een smartphone. Is je achtergrond polychronisch, dan heb je veel minder moeite met die meldingen van Facebook en voel je je niet zo snel overbelast door grote hoeveelheden informatie.

Moeten we nu allemaal gaan switchtasken?

Nee, zeker niet. Er is geen ‘beste’ stijl als je deze verschillen bekijkt, want beide stijlen hebben voor- en nadelen.

Hoewel switchtasken niet is aan te bevelen, is enige flexibiliteit wel nuttig als je weet dat je regelmatig prioriteiten moet bijstellen of je plannen moet herzien. Hoe makkelijker je wisselt tussen taken en informatie, hoe minder snel je overbelast zult raken.

Je bewust zijn van je culturele voorkeur voor switchtasken geeft je wel inzicht in hoe makkelijk of moeilijk je je eigen stijl kunt veranderen.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Ben je net lekker op stoom… Daar komt ie: de interruptie. Hij is er in allerlei soorten en maten, maar hoe hij er ook uitziet – hij is de dood voor je focus.

Welke zijn er en wat doe je er tegen?

Iemand valt je in de rede

Met stip de irritantste luistergewoonte! Valt iemand je in de rede, dan ben je de draad van je verhaal sneller kwijt, of krijgt er gewoon een rotgevoel van: je voelt je niet gehoord. Onderzoek van Stanford laat – op zich heel logisch – zien dat zwijgzame mensen het veel vaker onbeleefd vinden om in de rede te worden gevallen, dan wie zelf praatgraag is. Voor die laatsten is het helemaal niet zo’n punt als de ander mee gaat praten. Wel wordt het ook voor hen storend als de ander zijn stem verheft, of het onderwerp verandert.

Wat helpt

In dit artikel van de Volkskrant vind je goede tips om dit soort gespreksinterrupties te lijf te gaan. Wij kijken verder naar wat invloed heeft op je werkfocus, en dat is bijvoorbeeld deze:

Het losse eindje dat in je hoofd ronddwarrelt

Een van de eerste goede werkgewoontes die ik mensen aanraad, is om hun hoofd leeg te maken. Bij voorkeur op een structurele manier: een braindump, op vaste momenten van de dag, of gewoon voortdurend als er iets in je opkomt.

Dergelijke losse eindjes zijn vermoeiend, interrumperen je gedachten en vragen – of je nu wilt of niet – steeds om aandacht. In het boek ‘Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren’ van mijn collega Martine Vecht kun je lezen dat zoiets het Zeigarnik effect heet. De psycholoog Zeigarnik ontdekte dat taken die niet af zijn, veel beter worden onthouden dan taken die al wel zijn afgerond.

In je brein betekent het vinkje (‘Check! Gedaan’) blijkbaar echt dat informatie uit je werkgeheugen wordt verwijderd. Heel slim natuurlijk, want wie wil afgeronde taken uit 2014 voortdurend in zijn hoofd hebben ronddobberen…?

Hoe dan ook kunnen we stellen dat losse eindjes energievreters zijn.

Ze zijn een interne interruptie; eentje die uit je binnenste omhoog komt. Uit schuldgevoel (‘Was ik maar alvast begonnen!’) of uit onrust (‘Jeetje, niet vergeten, dat moet ook nog’).

Wat helpt

• Kies vaste momenten op een dag om alles te noteren dat er in je op komt. Bijvoorbeeld op een takenlijst, in een schrijfblok of in een mindmap – doe wat bij jou past en voor jou goed werkt. Doe het in elk geval aan het einde van de dag, zodat je niet naar huis gaat met onafgemaakte gedachten.
• Als je je onrustig voelt – of schuldig – wanneer je aan bepaalde dingen denkt, probeer dan te kijken naar wanneer je de eerstvolgende stap kunt zetten. Hoe ga je beginnen? Wanneer is de deadline om écht te gaan beginnen? Of kun je beter contact opnemen met degene die zit te wachten op je informatie, zodat je diens verwachtingen kun managen?
• Gebruik een app op je telefoon om losse eindjes in kwijt te kunnen. Bijvoorbeeld Braintoss, waarin je dingen kunt typen of opnemen (de microfoonfunctie) die vervolgens naar je mailbox worden gestuurd. Heel handig als je voor het stoplicht staat en je iets dringends invalt.
• Leg een notitieboekje op je nachtkastje, om losse eindjes in te noteren. Dat is beter dan je smartphone; die kan op die plek juist weer voor afleiding zorgen, en daarmee voor minder goede slaap. Noteer je losse eindjes wel met wat context, want de volgende ochtend weet je misschien niet meer wat ‘Robert – project – schema IV’ betekent.

De vloek van de vraagbaak

Een vraagbaak zijn is op zich een compliment – ‘Hé, jij weet nogal veel, toch? Kun jij me helpen met…. ‘

Het wordt anders wanneer je talloze keren op een dag wordt lastiggevallen door mensen die iets van je willen: informatie, een antwoord, een besluit… Tenzij je de receptioniste bent of de medewerker klantenservice, is het wel zo fijn wanneer mensen dit zelf leren oplossen.

Wat helpt

• Kijk of je werkplek anders kan worden ingericht of opgezet. Je bureau een andere kant op draaien, een kastje of plant tussen jou en de deur, de looproute omgooien…
• Is er informatie die je heel vaak moet geven, die je op structurele wijze beschikbaar kunt maken? Denk aan bordjes met bewegwijzering, de meest gestelde vragen op intranet of een lijstje op de muur.
• Kun je mensen stimuleren om deze kennis zelf op te doen? Dat is een kwestie van opvoeden en investeren (in tijd, energie en soms ook geld). Hartstikke leuk dat jij de Excel-koning bent, maar je hebt meer te doen dan andermans interne verwijsproblemen oplossen in hun spreadsheet. Stuur ze op cursus!
• Een quotum voor vragen maakt zelfstandiger. Spreek bijvoorbeeld af dat je pas bij elkaar langsloopt met vragen als je er minimaal twee (of drie) hebt. Dat maakt de kans groter dat de vraagsteller die ene vraag zelf oplost.

Luidruchtige lolbroeken

Hoe veel lawaai iemand maakt is persoonlijk en verschilt per situatie. Waar de een luidruchtig commentaar levert op elke ontvangen e-mail, merk je bij de ander pas dat hij er is als hij vraagt of jij ook koffie wilt uit de automaat.

Die persoonlijke stijl mag er zijn, maar als je samenwerkt op een beperkt aantal vierkante meters zult je toch een aantal afspraken met elkaar moeten maken. Een kwestie van ‘zo doen we het hier’ uitspreken en vastleggen.

Wat helpt

• Ga met elkaar afspreken wat normaal is. Kan iedereen zijn eigen smaak radiozender aanzetten, of gaan we voor het koptelefoontje? Zorg dat je elkaar leert aanspreken op gedrag dat niet past bij jullie cultuur.
  Houd er wel rekening mee dat cultuur een olietanker is, die maar langzaam van koers verandert en voortdurend bijsturing nodig heeft. Het is geen speedboat, die met een ruk aan het stuur een andere kant op gaat.
• Feedback geven bij overlast is een goede gewoonte. Geef meteen aan wat je voorstel is om een ander resultaat te krijgen. Bijvoorbeeld: ‘Ik merk dat ik snel afgeleid raak als jij lange telefoongesprekken hebt terwijl je tegenover me zit. Het zou fijn zijn wanneer je die elders kunt voeren; wat zou een goede plek kunnen zijn volgens jou?’
• Gebruik zelf een koptelefoon als je geconcentreerd wilt werken. Je kunt natuurlijk een rustig muziekje opzetten, maar ook geluiden die bedoeld zijn om je beter te kunnen concentreren. Denk bijvoorbeeld aan treingeluiden, of geroezemoes van een café.

Luidruchtige roeptoeters

‘Hé Willem, ik hoorde van Robert dat het voorstel akkoord was voor het MT, dus we kunnen verder gaan!’. Updates die over jou hoofd heen worden getetterd, omdat ze bedoeld zijn voor iemand twee plaatsen achter jou, zijn de gruwel van de kantoortuin.

Alle mensen tussen Willem en de roeptoeter zijn – deels – afgeleid van hun taak en moeten weer even een stukje ‘terugspoelen’ voordat ze verder kunnen met waar ze mee bezig waren.

Wat helpt

• Maak afspraken over onderlinge communicatiekanalen. De roeptoeter hoeft niet per se een mailer te worden, maar kan ook even langslopen bij Willem en het op zachtere toon vertellen.
• Zorg voor nieuwe kanalen, als de bestaande niet voldoen. Ga bijvoorbeeld werken met een chatprogramma voor kleine, korte vragen. Of noteer updates in een online dashboard waartoe alle relevante partijen toegang hebben.
• Een vast moment in de week inplannen kan helpen. In elk geval als de behoefte aan overleg structureel is; beide partijen kunnen dan alle informatie bij elkaar harken.
• Een stap verder is de negatieve prikkel. Ik ken een team dat koos om een euro in de pot te laten doen door de ‘boosdoener’, elke keer dat een roeptoeter toch in de fout ging. Einde van de maand betaalde het roeppotje mee aan een teamborrel.

Overige interrupties

• Meldingen van e-mail: die uitzetten is een slok op een borrel, als het om focus draait. Ga bewust zelf kijken als je mail wilt afhandelen en laat je niet onderbreken.
• Ongeduldigheid: geef iedereen een rode kaart als hij of zij, tien minuten nadat ze op verzenden klikken, aan je bureau staat met ‘Heb je mijn mail gelezen?’. Verwachtingsmanagement over reactietijden is essentieel.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.

Zowel leidinggevenden als medewerkers kunnen zorgen dat diep werken de ruimte krijgt.

Wat kun je zelf doen?

1. Wees je bewust van de soorten taken die jou te doen staan. Wat hoort bij elkaar? Wat zijn dingen die meer aandacht vragen en welke taken doe je met een vinger in je neus? Cluster soort bij soort en zorg dat taken die diep werken nodig hebben, regelmatig aan bod komen.
2. Match de diepte met je energieniveau en je context. Nee: vrijdagmiddag om vier uur ben jij vermoedelijk niet op je best, maar dinsdagochtend vlak voordat je naar het teamoverleg moet is óók geen handig moment. Kijk dus naar je schema en zoek momenten waarop het je schikt.
3. Bewaak je grenzen actief. Nee, je bent nu niet beschikbaar voor kleine prutvragen of gezellig bijkletsers. Je bent er even niet! Hang een A4-tje achterop je stoel met ‘SST! Niet storen’, ga apart zitten in een concentratiewerkplek, ga thuis werken, boek een vergaderzaal – whatever floats your boat.
4. Word een kei in snellezen. Zeker wanneer je een kenniswerker bent, is er een grote behoefte aan het goed opnemen van informatie in een rap tempo. De masterclass van Digital Speed Reading kan je hierbij helpen. Bij interesse heb ik nog een leuke korting voor deze masterclass.

Meer lezen over hoe je diep kunt werken? Dat kan in dit NRC-artikel.

Wat kun je als leidinggevende doen?

1. Ga samen bepalen welke taken écht diep werk nodig hebben. Kijk ook welke daarin prioriteit krijgen. Jij als leidinggevende zoomt – als het goed is… – nog iets verder uit dan medewerkers. Je overziet het grotere plaatje en kent de verbanden, waardoor jij de hoofd- van bijzaken beter kunt onderscheiden.
2. Accepteer dat diep werken een persoonlijke stijl kent. De ene medewerker begraaft zich vier uur achtereen in een doodstille kleine ruimte; de ander doet het liever ’s avonds thuis en komt dan ’s morgens later binnen. Het belangrijkste is dát het gebeurt, niet hoe het gebeurt. Resultaatgericht werken dus.
3. Creëer faciliteiten om diep te kunnen werken. Wanneer je alleen een kantoortuin ter beschikking stelt, zal bloed kruipen waar het niet gaan kan: mensen gaan naar buiten. Beter is om, al is het met beperkte financiële middelen, verschillende types werkplekken te maken. Verrijdbare houten wandjes zijn goedkoop te maken en kunnen een wereld aan verschil maken. Geef mensen de ruimte om mee te denken over wat er nodig is en in welke mate.
4. Zorg dat medewerkers communicatiekanalen kunnen sluiten of filteren. Dat is zowel een kwestie van techniek (Slack helpt je bijvoorbeeld uitstekend om meerdere kanalen te filteren en reguleren), maar ook van cultuur. Probeer te voorkomen dat medewerkers ’s avonds op de bank op hun telefoon je e-mailmeldingen zien oplopen en het idee krijgen dat ze toch maar even ‘moeten’ kijken.

Meer lezen over hoe je als manager diep werken kunt faciliteren? Dat kan in dit blog van Gallup.

Wil je met je team een stap maken in het productief samenwerken? Overweeg dan eens een training Met Meer Plezier Productief. In een vrijblijvend gesprek vertel ik je er graag alles over!

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.

Afleiding blijkt ook positieve effecten te hebben, lees ik in een interessant interview in Psychologie Magazine. Aan het woord is neuropsychologe Roshan Cools. Haar visie is dat je focus ook moet kunnen loslaten, omdat je een boel mist als je je nooit impulsief gedraagt.

Want afleiding heeft ook positieve effecten, zoals flexibiliteit, creativiteit en nieuwsgierigheid. Haar advies is daarom om een balans te houden tussen controle (focus) en loslaten (flexibiliteit).

“Heel veel stress komt voort uit het onvermogen om op een gebalanceerde manier te kiezen wanneer je wel mentale moeite moet doen voor iets, en wanneer je dat moet loslaten.”

Cools’ stelling is dat het niet klopt dat voortdurende concentratie en focus ons het meeste opleveren. Wil je creatief denken – out of the box denken – dan heb je juist flexibiliteit nodig.

Bovendien leidt heel veel focus uiteindelijk tot ‘mentale vermoeidheid’, al kun je je denkkracht wel weer opkrikken door jezelf te motiveren.

Sluit je dus niet helemaal af voor prikkels – anders zou je zomaar je eigen creativiteit en innovatie de nek om kunnen draaien.

Toch heb je soms ook echt behoefte aan focus, wanneer je bijvoorbeeld een lastig artikel leest. Teveel prikkels kunnen er dan voor zorgen dat je informatie minder goed kunt filteren of onthouden en dat is zonde van je kostbare tijd. Luister eens naar deze podcast over snellezen waarin ik in gesprek ga met snellees expert René Hogenes. Zelf heb ik jaren geleden zijn masterclass gevolgd en ervaar ik nog dagelijks het voordeel hiervan! Via deze link krijg je een mooie korting op de Masterclass Digital Speed Reading.

Werk ze!

—

Wil je voorkomen dat jouw werkdruk, of die van je team, omslaat in werkstress? Kijk dan eens naar een workshop of training Grip op Werkdruk, Energie en Stress.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.

Wat schaars is, is waardevol. En wordt nagejaagd. De schaarste in onze economie is de keerzijde van de overvloed – en die is er volop: een overvloed aan informatie, aan ideeën, verhalen, belevenissen. Je kunt je er mee volstoppen, als je dat prettig vindt. De enige grenzen zijn de ruimte op je smartphone of pc, de snelheid van je internetverbinding en de uren in een dag.

Hetzelfde zie je in onze Westerse maatschappij met eten. Dat is er – even uitgaand van een redelijk inkomen – in overvloed. Je moet gaan kiezen: doe ik gezond vandaag, of makkelijk? Of kan het allebei? Eet ik een toetje, of sla ik het over? Het risico dat je teveel calorieën binnenkrijgt is voor de gemiddelde Nederlander veel groter dan dat je te weinig calorieën tot je neemt.

Nogal wiedes dat het maken van keuzes weer centraal komt te staan. Zoals ik al in mijn trainingen zeg: je kunt je euro maar één keer besteden, maar ook je uur maar één keer. Schrijf ik dit blogstuk? Of bel ik dat lijstje van prospects na? Ook ik moet die keuzes maken. En weet vaak pas achteraf wat de beste keuze was. Je neus stoten dus… En dat kan keuzestress opleveren. En imagostress.

Zowel bij eten als bij informatie en amusement zie je ook een keerzijde: dat mensen behoefte hebben, soms krampachtig, om zich positief te onderscheiden door hun keuzes.

“Eet jij nog vlees? Mijn hemel, heb je dat item over dat slachthuis niet gezien?”

“Kijk jij nog naar DWDD? Bestaat dat nog? Pfoe, ik kijk selectief naar documentaires op Netflix en alleen maar uitzendinggemist.nl, voor wat me echt interesseert.”

“Eet jij geen biologische groente? Nou, wij gaan al jaren alleen maar naar de reformwinkel en de boer. Mijn darmen varen er wel bij, zeker ook sinds we geen gluten meer eten. Dat is puur vergif.”

“Een smartphone? Ja, ik heb hem wel hoor, maar mijn startscherm is zo kaal mogelijk. Mijn e-mailicoon is er sowieso vanaf. En sinds mijn retraite in Oost-Drenthe heb ik mezelf op een social mediadieet gezet. Moet je ook doen.”

Keuzes maken… En de pest is: kies je A, dan weet je nooit of je B leuker had gevonden. Of slechter voor je zou zijn geweest. Zowel voor het effect van gluten als van de smartphone kun je karrenvrachten onderzoeken vinden die voor of tegen het fenomeen zijn. Of die in het midden zitten en zeggen dat het met mate best te doen is.

Helaas is het in zowel online als offline gesprekken zo dat mensen met stellige overtuigingen meestal flink last hebben van cognitieve dissonantie: moeite om argumenten die tegen hun eigen idee in gaan, op waarde te schatten.

Waar ik van overtuigd ben? Dat iedereen zijn eigen mix moet maken. De mix waar je je goed bij voelt.

Met of zonder vlees.

Met of zonder biologische groente.

Veel, weinig of geen Netflix, al dan niet met documentaires, al dan niet met ‘hap slik weg feel good movie’.

Veel op je telefoon, of weinig op je telefoon. Of helemaal geen telefoon.

Vergeet niet: je kunt je eigen normen niet aan een ander opleggen, alleen je ervaringen delen.

Zo heb ik volgende week twee dagen even ‘helemaal niks’, even lekker alleen weg, lekker rustig.

Maar wél naar een AirBnB met goede WiFi.

En heb ik sinds een paar dagen een (privé, niet een zakelijke) Facebookpauze, omdat ik merkte dat ik sommige aspecten van Facebook goed zat was.

En leef ik me dezer dagen vrolijk uit op LinkedIn, waar ik nieuwe contacten en mogelijkheden ontdek.

Om een goede keuze te maken, hoef je niet in het uiterste te zitten. Halverwege is ook prima. Omdraaien ook.

Doen wat werkt – voor jou.

Werk ze!

En kom je er zelf niet uit, met die keuzes maken? Schrijf je in voor de gratis Valkuilcheck en ik help je graag een eindje op weg!

PS Maak je je soms zorgen of je smartphone een te grote rol speelt in je leven?

Kijk dan eens naar dit (Engelstalige) artikel over smartphoneverslaving. De belangrijkste conclusie daar is dat dit zeker een serieus issue kan zijn, waarover helaas nog veel niet echt bekend is. Er is geen uniforme oplossing op persoonlijk vlak, of op maatschappelijk vlak. De tips in het artikel kunnen je wel helpen meer inzicht te krijgen in jouw relatie met je smartphone en je op ideeën brengen hoe je hiermee anders kunt omgaan.