Plezier ja… Want niet alleen de productiviteit is een issue; het gaat ook om plezier in je werk.

Je dag goed afsluiten. Met een goed gevoel naar huis gaan en ’s avonds niet meer piekeren over die open eindjes.

Hoe je dat regelt, verschilt per persoon. En toch zijn er overeenkomsten; dingen die ik mezelf héél vaak hoor zeggen.

Met stip op 1 staat dit advies:

GEEF JE WERK EEN PLEK IN DE TIJD. 

Want die waan van de dag, die neemt anders de regie van je dag over. Daarover blogde ik al eerder.

Betekent dat nu dat je hele dag dichtgetimmerd moet zitten met acties? Van half negen tot negen X. Om 9 uur meneer Y bellen. Om 10 uur starten met taak ABC en tot 12 uur daarmee doorgaan.

Niet per se – een dichtgetimmerde dag zonder lucht geeft je een hele hoop stress. Maar de mééste stress, die krijg je van dingen die nog geen plek in de tijd hebben, en die je dinsdagmiddag om vier uur overvallen. Of ’s avonds in bed, als je het licht uitdoet. (“Shit! Nog dat ene niet gedaan.”)

Vier tips om slim om je werk goed een plek in de tijd te geven:

1. Noteer deadlines en taken in je agenda.

Deadlines in je agenda is sowieso handig. Wanneer moet iets klaar zijn, ingeleverd zijn?

Ook voor dingen waarop niemand zit te wachten (denk je) zijn deadlines nuttig. Zeker zelfstandig ondernemers met grootse plannen en projecten doen er verstandig aan om tussentijdse deadlines aan zichzelf te geven. Anders gebeurt het écht niet.

2. Verslik je niet in te grote blokken.

Klanten die enthousiast blokken van zes uur in hun agenda zetten, vraag ik daar nog eens goed naar te kijken. Bij calamiteiten zijn zulke blokken lastig te herplaatsen in je agenda; het kan zomaar dat er iets tussendoor komt dat even voorrang krijgt. Bovendien is je concentratie waarschijnlijk niet zes uur lang optimaal.

Beter is twee blokken van drie uur voor zo’n grote taak. Die verdeel je makkelijker over de week.

3. Noteer ook de ‘duh’-taken.

’s Morgens zet ik mijn urensysteem aan, dat bijhoudt hoeveel uur ik bezig ben. Meestal vergeet ik het niet, maar omdat ik vaak op verschillende plekken aan de slag ben (of onderweg ben) heb ik er voor gekozen om een reminder in mijn agenda te zetten. Acht van de tien keer is die overbodig en klik ik hem meteen weg, maar die andere twee keer denk ik ‘O ja! Fijn, meteen even doen.’ Scheelt een hoop gereken en reconstrueren van mijn werkweek.

Kijk eens naar jouw ‘vanzelfsprekende’ taken. Komt er bijvoorbeeld aardig wat archiveerwerk in je functie voorbij? Dan is het slim om twee keer per week een half uurtje in te plannen waarin je dat doet, met een herhalende afspraak zodat je er niet meer aan hoeft te denken.

Bij voorkeur op een moment dat er toch al niet veel uit je vingers komt (en wat je gouden uren zijn, dat weet je toch, of niet?).

4. Beknibbel niet op je informatievoorziening.

Hoe vollediger je bent in je omschrijving in je agenda, hoe sneller je van start kunt met die taak. Bij afspraken: bezoekadres, telefoonnummer, agendaonderwerpen. Bij documenten die je gaat bewerken: het document zelf, of een notitie waar je het document kunt vinden. Bij taken: concreet omschrijven wat je gaat doen. Geen steekwoorden, maar korte zinnetjes die je vertellen wat het eindresultaat van die inspanning gaat zijn.

Hoe doe jij dat? 

Noteer jij alles in je agenda, of is die zo vol en leeg als het aantal afspraken waar je naar toe moet?

Stuur je reactie naar karen@newbroom.nl of reageer hieronder!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Deze vijf toppers verdienen de aandacht!

1. Trello

Er zijn maar weinig mensen die nooit met iemand samenwerken; ook zelfstandig ondernemers doen mee aan projecten. Het grote voordeel van Trello hierin, is dat je alle acties van een project in drie overzichtelijke verticale kolommen verdeelt: te doen, mee bezig, afgerond. Zo’n groep van drie kolommen heet een ‘bord’ en je kunt voor elk project een nieuw bord aanmaken. Alle deelnemers kunnen de acties verschuiven tussen de kolommen, afhankelijk van de stand van zaken.

Nog een fijn punt van Trello: je kunt reageren op elke actie, met een vraag of opmerking. Zo blijft alle informatie overzichtelijk bij elkaar. Trello downloaden is gratis en kan hier.

2. Evernote

Evernote is de digitale versie van een notitieboek. Je schrijft er alles in dat je wilt onthouden of nog wilt doen. Er zijn talloze mogelijkheden; ik vind met name het indelen in sub-notitieboeken en het geven van labels aan informatie (zoals ‘Cursus Presenteren juli’) nuttig. Meer over Evernote lees je hier op mijn blog; wie echt papierloos wil gaan, kan er ook veel mee doen. Dat legt mijn collega Gerald Essers hier uit. Downloaden kan hier.

3. Pocket

In de meeste functies komt ontzettend veel nuttige informatie voorbij, ook online, waarvan je denkt: dat wil ik nog even lezen – of kijken. Helaas komt het niet altijd uit, of misschien ben je iemand die op YouTube – na dat ene nuttige filmpje – uiteindelijk naar filmpjes van baby’s en katten zit te kijken… Hoe dan ook, met Pocket zorg je dat een online artikel of filmpje ‘in the pocket’ komt, in je zak wordt gestopt.

Je kunt Pocket dan openen op het moment dat het jou goed uitkomt en alsnog gaan lezen of kijken – ook als je offline bent. In die zin is het dus anders dan een gewone ‘bookmark’: het is je online lees- en kijkmand. Download Pocket hier.

4. Symbaloo

Met Symbaloo, dat je hier kunt downloaden, maak je je eigen startpagina. Je kunt met de blokjes die je op de gewenste plek sleept, snel komen op veel gebruikte sites. Er zijn veel blokjes al bedacht en in voorraad, maar je kunt ook eigen blokjes aanmaken. Open je liever een vaste reeks tabbladen (in Google Chrome), zoals ik? Hoe dat werkt, wordt hier uitgelegd.

5. Toggl

Deze topper is vooral bedoeld voor mensen die het belangrijk vinden om te weten waar hun tijd naar toe gaat, maar die het zo laagdrempelig mogelijk willen bijhouden. Toggl heeft een uitstekende gratis dienst (die je ook kunt uitbreiden voor meer mogelijkheden, maar ik werk al jaren met de gratis versie), die werkt als een stopwatch: typ wat je doet (‘Project ABC’), klik op start en ga aan de slag. Ben je klaar, dan klik je op stop en staat er in je Toggl-lijst bijvoorbeeld 01:09:34.

In de nacht van zondag op maandag stuurt Toggl je per mail een overzicht van de gemaakte uren. Zo weet je feilloos – en kun je dat aantonen indien nodig – dat al die kleine acties voor dat ene project in totaal toch echt 6 uur, 23 minuten en 45 seconden hebben gekost. Heel nuttig bij factureren, of bij een leidinggevende die meer inzicht wil hebben. Download het hier.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—