In trainingen vraag ik mensen vaak om hun takenlijst te laten zien. Wat ik dan zie, varieert van een paar regels tot meerdere pagina’s vol open eindjes, vage omschrijvingen en taken die al maanden staan. Geen wonder dat mensen het overzicht kwijtraken.

Een takenlijst die niet werkt, is erger dan geen takenlijst. Hij geeft een vals gevoel van overzicht, terwijl hij in werkelijkheid een bron van stress is. Elke keer dat je ernaar kijkt, word je herinnerd aan alles wat je nog niet hebt gedaan. Dat motiveert niet – dat verlamt.

Hak grote taken in behapbare stukjes

‘Rapport schrijven’ is geen taak. Het is een project. En zolang het als één ding op je lijst staat, weegt het zwaar – want het is onduidelijk waar je moet beginnen. Hak het op. Wat is de eerste concrete stap? ‘Structuur uitwerken in een leeg document’ is een taak. ‘Drie bronnen opzoeken voor hoofdstuk twee’ ook. Die kun je doen. Die kun je afvinken.

Het gevoel van voortgang dat je krijgt als je iets kunt afvinken, is niet alleen prettig – het houdt je ook gemotiveerd. Kleine stappen zijn de motor van grote projecten.

Er is ook een psychologisch voordeel aan het opsplitsen van taken: het verlaagt de drempel om te beginnen. Een grote taak activeert weerstand – het brein wil hem vermijden omdat hij overweldigend aanvoelt. Een kleine, concrete eerste stap is veel minder bedreigend. ‘Ik ga nu vijf minuten de structuur van het rapport uitwerken.’ Wie dat doet, merkt dat hij er al snel tien of vijftien minuten mee bezig is. De start is het moeilijkste.

De twee-minutenregel en de grote lijn

Er is een eenvoudige vuistregel die ik iedereen aanraad: duurt een taak minder dan twee minuten? Doe hem dan meteen. Niet op de lijst, gewoon doen. Kost hij tussen de tien en dertig minuten? Dan hoort hij op je takenlijst. Kost hij meer dan een halfuur? Dan hoort hij in je agenda, met een gereserveerd tijdblok.

Dit klinkt simpel, en dat is het ook. Maar het maakt een groot verschil. Je takenlijst raakt niet meer verstopt met tweeminutenklusjes die je steeds voor je uitschuift, en je agenda bevat taken die echt om je gerichte aandacht vragen.

Pas wel op voor de valkuil van de twee-minutenregel: sommige mensen gebruiken hem als excuus om voortdurend kleine dingen te doen en grote, belangrijke taken te vermijden. Wie de hele dag tweeminutentaakjes afwerkt, is druk maar niet effectief. De regel is bedoeld om kleine dingen snel af te handelen – niet om grote dingen mee uit te stellen.

Clusteren voor meer efficiency

Taken die op elkaar lijken, horen bij elkaar. Telefoontjes cluster je, mailtjes cluster je, administratieve klusjes cluster je. Zo schakel je minder vaak van de ene denkwijze naar de andere, en dat scheelt mentale energie.

Kijk eens naar je takenlijst en groepeer hem. Welke taken vragen dezelfde soort aandacht? Welke kun je achter elkaar doen? Dat is geen perfectionisme – dat is slim plannen.

Clustering werkt ook goed voor locatie: dingen die je thuis moet regelen, dingen die je op kantoor moet doen, dingen die je onderweg kunt afhandelen. Wie zijn taken op locatie sorteert, voorkomt dat hij halverwege de dag denkt: ‘Oh, dat had ik ook meteen kunnen meenemen.’

Onderhoud je lijst dagelijks

Een takenlijst is levend. Hij vraagt dagelijks aandacht – niet om hem te vullen, maar om hem scherp te houden. Wat is gedaan? Wat is niet meer relevant? Wat moet worden verschoven? Vijf minuten aan het einde van de dag is genoeg. En die vijf minuten bepalen voor een groot deel hoe goed je morgen begint.

Schrap ook dingen van je lijst. Niet alles wat ooit belangrijk leek, is dat nog steeds. Een taak die al drie maanden staat zonder dat je hem hebt opgepakt, heeft kennelijk geen prioriteit. Durf te schrappen. Een korte lijst die je echt gebruikt, is veel krachtiger dan een lange lijst die je lamslaat.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen?
Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Vergeet niet dat jij de eigenaar bent van je eigen tijd en dat je tijd het kostbaarste is dat je hebt. Eenmaal weggegeven krijg je het niet meer terug.

Alle reden dus om zorgvuldig om te gaan met je agenda. Hier vind je praktische voorbeelden van defensief agendabeheer.

Plan buffertijd in

Extra tijd reserveren tussen afspraken helpt om onverwachte vertragingen op te vangen. Een vergadering kan uitlopen, je kunt in een letterlijke file staan op weg naar je afspraak, of je kunt er onverwacht een taak of gesprek tussendoor krijgen.

Voor overleg – online of op locatie – kun je dat doen door in Outlook te zorgen dat je alleen in porties tijd van 25 en 50 minuten bent in te plannen. Hoe je dat instelt, lees je hier. Zo heb je in elk geval tussentijds even de ruimte om adem te halen, naar het toilet te gaan of je spullen erbij te pakken.

In je team is het sowieso slim om bespreekbaar te maken dat de vergaderduur best eens korter kan. Waarom duurt het teamoverleg zo lang? Vaak kan het korter; een alternatief is om een overleg af te wisselen: de ene keer een korte versie, de andere keer een langere versie.

Stel prioriteiten

Identificeer cruciale taken en geef ze prioriteit in je agenda. Dit helpt bij het vermijden van last-minute stress en zorgt ervoor dat belangrijke taken niet ondersneeuwen of vertragen.

Doe dit vooral door de toekomst in ogenschouw te nemen: wat zou je de volgende drie maanden absoluut aandacht moeten geven? Staan die taken ook in je agenda? Reken ook eens terug vanaf die belangrijke taak en bepaal wat er wanneer vooraf nodig is om hem goed te kunnen uitvoeren.

Kijk in je achteruitkijkspiegel én door je voorruit

Net als in het echte verkeer ben je veiliger door goed om je heen te kijken.

Aan het einde van elke dag en elke week is het een goede gewoonte om terug te kijken: wat heb je kunnen doen, wat staat nog open? Welke patronen zie je in je agenda? Wat moet je doorschuiven naar morgen of volgende week (of zelfs later)?

Vooruitkijken (door de ‘voorruit’) is net zo goed verstandig: wat komt er morgen of volgende week op je af? Past jouw tempo nog bij die plannen of is daarin een aanpassing nodig, door te vertragen of te versnellen?

Schat tijd realistisch in

Er zijn altijd chauffeurs die denken in een half uurtje van Utrecht naar Eindhoven te kunnen komen. Net zo goed zijn er mensen die taken op hun bordje laden zonder realistisch te kijken naar wat er voor nodig is.

Kun je dit er wel bij hebben? Is die deadline haalbaar en heb je voldoende rekening gehouden met eventuele alternatieve scenario’s? Het kan zomaar tegenzitten…

Heb je moeite met tijd goed inschatten, dan kun je gaan experimenteren met een app zoals Toggl. Dat is een tijdschrijf-app waarin je heel simpel kunt registreren waar je tijd naar toe gaat: jij omschrijft wat je doet, drukt op start en daarna weer op stop als je klaar bent. Het systeem houdt al die porties tijd bij en stuurt je zondagnacht per e-mail een overzicht van het totaal aantal uren, minuten en seconden van de afgelopen week.

Zo krijg je meer inzicht in wat een realistisch tijdsbestek is voor bepaalde taken. Vergeet ook niet tijd om afspraken of taken voor te bereiden en op te volgen!

Blijf flexibel

Zeker in functies met een flinke mate reactieve taken, is het verstandig om je agenda niet helemaal dicht te timmeren met afspraken en geplande taken. Anders lukt het niet om te reageren op wat je omgeving nodig heeft of wat de situatie van je vraagt.

Bepaal hoeveel tijd aan ‘lucht’ je nodig hebt in je planningen en houd daarbij ook rekening met je energieniveau in de week. Misschien ben jij op woensdagochtend extra moe na een drukke dinsdag vol vergaderingen, of weet je dat je na de lunch een dip hebt.

Reserveer geen gigantische blokken tijd voor een taak. Twee keer 2 uur is slimmer dan één enorm dagdeel van 4 uur; dat laatste krijg je niet makkelijk herpland als je daar de noodzaak toe hebt.

Gebruik digitale hulpmiddelen

Je leven makkelijker maken met digitale hulpmiddelen is zowel in je auto als in je agenda een pluspunt van deze moderne tijden. In je auto zijn het de sensors in je bumper, de automatisch vertragende snelheid (als je een obstakel nadert), achteruitrijcamera’s of de bluetooth voor je koptelefoon.

Voor je agendabeheer zijn er net zo goed handigheidjes:

• Kleuren gebruiken. Dat kan om in je agenda bepaalde categorieën te onderscheiden (zoals taken, afspraken intern, afspraken buiten de deur, reistijd en deadlines). Kleurgebruik is te automatiseren; hoe dat werkt lees je hier.
• De zichtbaarheid van afspraken beperken. Dat kan door gebruik van het slotje; niemand hoeft te lezen dat jij naar de fysio gaat op donderdagochtend.
• Snel een e-mail of taak inplannen in je agenda. Selecteer een e-mail met je muis en sleep hem naar het icoontje van je agenda. Laat je hem dan los, dan opent de mail zich opnieuw en kun je de datum en tijd kiezen waarop je hem wilt afhandelen.
• Spring snel naar een bepaalde datum. De allersnelste manier is om met de combinatie van de toetsen CTRL + G te werken; daarna hoef je alleen maar een datum te selecteren.

Door deze strategieën toe te passen, kun je je agenda beter beheren, onvoorziene uitdagingen minimaliseren en flexibel genoeg zijn om adequaat te reageren op veranderingen in je planning.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Goed agendabeheer begint met heldere afspraken met je manager. Ga er rustig voor zitten en maak hem of haar duidelijk dat deze afspraken zorgen dat jullie samenwerking zo soepel mogelijk verloopt.

• Wie maakt de afspraken? In het ideale geval: alleen jij, maar dat moet voor beide partijen duidelijk zijn. Je manager kan naar jou doorverwijzen. Als hij of zij toch zelf eens afspraken maakt, is regelmatig (minstens dagelijks) synchroniseren van de agenda’s een vereiste!
• In welke tijdsblokken mag je afspraken plannen en in welke niet? Bijvoorbeeld niet vóór achten, niet na vijven, of niet tussen 12.30 en 13.00 uur.
• Wil hij of zij ‘ongeboekte’ tijd in de agenda? Sommige managers willen een specifieke tijd vrijhouden voor binnenlopers, of altijd een half uur vóór een bepaald overleg als leestijd reserveren. Tijd voor routinewerkzaamheden is ook belangrijk en gaat verloren als het niet wordt ingepland!
• Wie heeft inzage in de agenda en wat mogen ze zien? In digitale agenda’s kun je alle details van een afspraak tonen, of alleen een blokje ‘niet beschikbaar’ op dat tijdsvak.
• Voor wie moet altijd ruimte zijn in de agenda? Zowel zakelijk als privé zijn er meestal mensen die er altijd tussendoor mogen komen.
• Welke overlegsituaties zijn ‘heilig’ en mogen niet verschoven of geannuleerd worden – en wat heeft beslist altijd voorrang? Als je de prioriteiten niet kent, kun je ook niet goed plannen.
• Welke vaste overleggen, afspraken en deadlines komen in de agenda? Denk aan vergadercycli, maar ook reminders om cijfers aan te leveren voor rapportages, begrotingscycli, beoordelingsgesprekken, privéafspraken…
• Hebben jullie samen een vaste overlegtijd, of gebeurt dat tussendoor? Een goede gewoonte is om de dag samen te beginnen. Het maakt niet uit of het op kantoor gebeurt of telefonisch. Zo heb je hetzelfde beeld over prioriteiten, knelpunten en discussiepunten. Ook de laatste werkdag van de week is belangrijk, om samen vooruit te kijken naar volgende week en daarvoor de prioriteiten te bepalen.

EHBA: Eerste Hulp Bij Agendaproblemen

Alle voorbereidingen en afspraken ten spijt, kun je toch nog in lastige situaties terechtkomen met je agendabeheer… Eerste Hulp Bij Agendaproblemen!

Mijn manager houdt nog steeds vast aan zijn papieren agenda, terwijl ik – en de rest van de organisatie – al lang over ben naar een digitale agenda. Hij is niet te vermurwen… Wat nu?

Als hij echt niet wil, of de voordelen er – ook na jouw duidelijke uitleg – niet van in ziet, kun je daar weinig aan doen. Is er iemand met wie hij werkt (een collega) die hem de voordelen kan laten inzien? Kun je subtiel sturen zodat de organisatie voortaan digitale agenda’s als ‘verplicht’ stelt?

Voor hopeloze gevallen: print voortaan regelmatig een recent weekoverzicht van afspraken en voeg dat in in zijn agenda. Maak ook afspraken over wie zijn papieren agenda update, en hoe vaak dat gebeurt, want de digitale agenda hoort leidend te zijn. Die kunnen jullie immers beiden inzien.

Houd ook bij hoe vaak het ‘misgaat’, omdat hij zijn papieren agenda niet bij zich heeft of niet heeft bijgewerkt. Daarmee sta je sterker in een evaluatie over jullie samenwerking, als hij volhoudt dat het wel meevalt met zijn papieren agenda.

Mijn manager maakt steeds haar eigen afspraken, ondanks de afspraak dat ik dat zou doen. Regelmatig staat er iemand voor mijn neus die ik niet verwacht. Hoe voorkom ik dit in de toekomst?

Zorg in elk geval dat je manager en jij hetzelfde ‘zien’. Stel in Outlook in dat alle vergaderverzoeken die rechtstreeks naar haar gaan, ook automatisch naar jou worden doorgestuurd. In Outlook is dat menuonderdeel Extra – Opties, tabblad Gemachtigden. Spreek met elkaar af wie afspraken accepteert of weigert!

Maak in de organisatie – aan je collega’s, aan de afdeling – duidelijk dat afspraken via jou moeten lopen, en niet via je manager. Zo heb je al meer ‘ogen en oren’ die dubbele afspraken kunnen voorkomen.

Houd bij hoe vaak dubbele afspraken voorkomen en bespreek het met je manager. Leg daarbij de nadruk op het ongemak dat dit bij meerdere mensen – waaronder jou zelf… – veroorzaakt.

Alle afspraken van mijn manager maak ik vanuit mijn eigen agenda. Daardoor is die bomvol en is het lastig om mijn eigen taken en afspraken nog te kunnen zien tussen al zijn afspraken. Wat is hiervoor een handige tip?

De beste oplossing is om voor je eigen taken en afspraken in de agenda een aparte kleur te gebruiken, zodat je die er altijd tussendoor ziet. Dan kan het nog steeds een visuele chaos zijn, waardoor je een andere afweging moet maken: blijf je dit vanuit je eigen agenda doen, of toch uit die van je manager?

Een alternatief kan zijn om zijn of haar agenda permanent weer te geven naast die van jezelf, zodat je elkaars dag goed kunt vergelijken. Maar die oplossing is minder geschikt als de agenda van je manager veel impact heeft op jouw tijdsbesteding, bijvoorbeeld omdat je bij veel afspraken aanwezig moet zijn (om te notuleren), of dat je afspraken moet voorbereiden (inhoudelijk of logistiek). Is jullie tijdsbesteding nauw verweven, dan is een andere kleur voor jezelf de beste oplossing.

Je agenda vullen

Je agenda is in principe alleen bedoeld voor afspraken die datum- en tijdgebonden zijn (dus waar je manager aanwezig is of voor moet inbellen). Dat is de kern van agendabeheer.

Daarnaast is er nog een aantal dingen die je uitstekend in de agenda kunt zetten, maar bijvoorbeeld wel in een andere kleur, of in je takenlijst van die dag. (Een kleur geven aan een afspraak kan door in een afspraak te klikken op het icoon Categoriseren, en dan de juiste categorie te kiezen.)

Denk daarbij aan:

• Tijdgebonden beloftes. Zoals op een bepaalde dag iemand terugbellen
• Deadlines. Simpelweg: momenten die aangeven waarop iets af moet zijn. Reken dan ook meteen terug en kijk op welke momenten je er aan moet beginnen; blokkeer tijd om de taak ook echt te doen.
• Belangrijke momenten. Daar ‘wil je iets mee’, omdat ze dan gebeuren. Bijvoorbeeld een collega die geopereerd wordt (een kaartje sturen), een directielid dat spreekt op een belangrijk congres (even succes wensen).

Wat niet in een agenda thuishoort, zijn acties die niet datum- of tijdgebonden zijn. Zoals het archief uitmesten, het adressenbestand opschonen of het secretaressehandboek weer eens updaten.

Dat soort acties hoort thuis op een aparte actielijst. Je kunt ze natuurlijk wel in stukken opdelen en die onderdelen in de agenda zetten. Dan blok je bijvoorbeeld vrijdagmiddag twee uur lang voor jezelf, om At/m D van het adressenbestand op te schonen.

Wees daarbij zo concreet mogelijk en kijk wat haalbaar is in de tijd die je tot je beschikking hebt. Houd ook rekening met onverwachte ontwikkelingen, want alle agenda’s in de wereld kunnen niet voorkomen dat je soms je complete schema overboord zult moeten gooien!

Vergeet jezelf niet

Veel secretaresses beheren de agenda van hun leidinggevende, maar vergeten hun eigen planning. Sommige afspraken leveren jou ook werk op, of zorgen dat je niet beschikbaar bent voor andere dingen. Denk aan de volgende zaken:

Voorbereiden van afspraken. Stukken printen of op zijn tablet pc zetten, documenten (laten) uitzoeken, reserveren van ruimtes en catering… Genoeg te doen! Zorg dat je elkaar niet misloopt; check wanneer je elkaar voor het laatst ziet of spreekt voorafgaand aan een afspraak.

Informatie over een afspraak beheren. Mails met stukken, informatie, telefoonnummers, vergaderagenda, actielijst, discussie over onderwerpen die bij de afspraak horen: voeg ze in de digitale afspraak. Open de afspraak, kies het tabblad Invoegen en dan Bestand (voor dingen die al op het netwerk staan) of Item (om andere mailtjes in te voegen.

Notuleren van vergaderingen. Blokkeer in de agenda afspraken waar jij ook bij bent in een bepaalde kleur. Zo weet je wat nog realistisch en haalbaar is in je eigen planning.

Projecten waarvoor jij (mede) verantwoordelijk bent. Als het jouw taak is de kerstpakketten uit te kiezen samen met P&O, is dat in de zomer al actueel. Plan vooruit – reken terug wanneer je ergens aan moet beginnen en zet tussentijdse deadlines in je agenda.

Dit artikel over agendabeheer schreef ik samen met Trudis Baart voor Management Support Magazine

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

1. Synchroniseren van je agenda

Als je zoals veel van ons meerdere online kalenders gebruikt (één voor jezelf, één voor werk, één voor je gezin…) is het belangrijk om een plek te hebben waar alle informatie in één overzicht staat. Dit voorkomt onduidelijkheden en dubbele boekingen. Populaire kalender apps zoals Google Calendar en Apple’s iCal bieden de optie om informatie van meerdere kalenders toe te voegen, zodat bijvoorbeeld een doktersafspraak die je in je persoonlijke Google Calender zet ook in de iCal van je werk verschijnt. Je kunt dit ook doen met de kalender van je partner (met elkaars toestemming natuurlijk!), zodat je in één oogopslag ziet wanneer de ander vrij is.

Een handig papieren alternatief is om een jaaroverzicht aan de muur te hangen, waarop iedereen belangrijke data zoals vakanties en verjaardagen noteert.

2. Kleurcodering in je agenda

Je agenda kan er al snel erg chaotisch uitzien, met elke dag meerdere afspraken en notities. Een simpele manier om overzicht te behouden is het gebruik van verschillende kleuren. Kies een kleur voor je persoonlijke afspraken, een kleur voor werk gerelateerde dingen, en een kleur voor je familie (als je wilt kun je voor elk familielid zelfs een eigen kleur kiezen; vooral handig als je meerdere kinderen hebt met elk hun eigen verplichtingen). Gebruik pen voor vaststaande data en potlood voor activiteiten die nog verplaatst kunnen worden. Op online kalenders kun je dezelfde kleuren gebruiken.

Als je niet zo dol bent op kleuren kun je in plaats daarvan symbooltjes gebruiken, zoals een sterretje voor de belangrijkste verplichtingen en een klokje voor een deadline; of hou het helemaal simpel met een cirkeltje voor je persoonlijke afspraken en een vierkantje voor je werk. Je kunt hier natuurlijk mee experimenteren tot je de methode vindt die het beste voor jou werkt!

3. Stel prioriteiten in je agenda

Plan je tijdsgevoelige activiteiten eerst, en hou hier rekening mee bij het maken van andere afspraken. Dit geldt voor zakelijke en privéafspraken: een bezoek aan de tandarts, de toneelvoorstelling van je dochter, en die belangrijke deadline voor je werk. Markeer deze duidelijk in kleur of met het symbool van jouw keuze, en houd ook rekening met de voorbereidingen die ervoor nodig zijn – reistijd of een mogelijke uitloop van een vergadering – om stress te voorkomen. Niets is vervelender dan op het laatste moment iets te moeten afzeggen of uitstellen!

4. Plan ‘me-time’ in je agenda

We maken ons er allemaal weleens schuldig aan: je hebt je hele week volgepland en kunt pas tijd voor jezelf nemen als er een uurtje leeg is. Zelfs dan voel je je waarschijnlijk verplicht ook dit vol te boeken als er plotseling toch nog iets tussenkomt – of het nou een uur overwerken of een etentje met vrienden is. Maar vrije tijd is erg belangrijk om gelukkig en productief te blijven, dus plan ten minste een paar keer per week (maar liever elke dag!) een uurtje helemaal voor jezelf. Doe iets waar je je goed door voelt, en schrijf het net als die andere belangrijke afspraken duidelijk in je agenda.

Als je regelmatig je agenda bijwerkt en deze tips gebruikt, dan heb je snel een opgeruimde agenda.

Worstel je nog steeds met je agenda, of wil je graag tips op maat? Meld je dan aan voor een gratis en vrijblijvend Valkuilcheckgesprek. Ik denk graag met je mee!

Wees consequent. Voor elke methode die je gebruikt geldt dat hij pas werkt als je hem consequent toepast. Schrijf dus niet de ene afspraak in de papieren agenda en de andere in de digitale, want dan raak je het overzicht kwijt. Bepaal wat je opschrijft en ook met welk detailniveau: is de begin- en eindtijd genoeg, of noteer je ook het telefoonnummer en de andere aanwezigen van een overleg?

Noteer alles meteen. Schrijf alle relevante informatie in je agenda. Er zijn ook mensen die papieren documenten invoegen in hun agenda, in de week waarin ze nodig zijn. Dat kan goed werken tot op zekere hoogte: dan wordt je agenda te dik, of is de ramp als alles eruit glijdt té groot. Bij grote hoeveelheden papier kun je je agenda beter aanvullen met een sorteermap van 1-31.

Maak je eigen code. Zeker met veel afspraken, zakelijk en privé door elkaar, is het slim om een code te maken waarmee je in één oogopslag ziet wat voor afspraak het is. Bijvoorbeeld door een andere kleur pen of markeerstift, of door een getekend figuurtje: een driehoekje bij een zakelijke afspraak, een cirkeltje bij een privéafspraak. Ook hier geldt dat je dit maar tot een bepaalde hoeveelheid afspraken kunt doen. Loopt het de spuigaten uit, dan zul je ofwel digitaal moeten gaan werken (met verschillende kleuren afspraken) of twee papieren agenda’s moeten gebruiken (één voor privé en één voor zakelijk).

Zorg dat schrijfgerei altijd voorhanden is. Stop je pen of stift op een vaste plek; is dat niet mogelijk, zorg dan voor een groot aantal ervan zodat je niet misgrijpt. Houd niets in je hoofd – dan gaat het mis.

Regel inzage in je agenda. Is er iemand die jouw afspraken moet weten (een partner of secretaresse bijvoorbeeld), bepaal dan hoe diegene je agenda kan inzien, om afstemmingsproblemen te voorkomen. Bijvoorbeeld door hem op een vaste plek te leggen, op een bepaald tijdstip even langs te brengen of samen te gaan zitten om te vergelijken.

Een digitale agenda is niet per se een must, maar kan in sommige situaties – zeker wanneer je regelmatig met meerdere mensen overlegt – wel veel makkelijker te hanteren zijn. Mits hij goed is gesynchroniseerd, kan het net zo goed werken als iets dat je in je hand kunt vastpakken.

P.S. Voor wie zich afvraagt hoe ik dat doe…

Ik werk met een Outlook Agenda, die ik heel consequent bijhoud en synchroniseer met mijn telefoon. Verschillende dingen hebben hun eigen kleur; ik ken deadlines, echte afspraken (ontmoetingen), taken (in meerdere kleuren) en privéafspraken. Die laatste staan er alleen in als ze impact hebben op mijn werkweek; mijn weekendafspraken vind je er bijvoorbeeld niet in terug.

Thuis gebruiken we een papieren familiekalender die per week in kolommen laat zien wat er op de planning staat. Hij hangt goed in het zicht, naast de koelkast, zodat hij flink in beeld is voor iedereen.

• Pepijn (mijn man) heeft zijn eigen kolom voor afspraken die buiten kantooruren vallen
• ‘Karen privé’ is een eigen kolom
• ‘Karen werk’ is een eigen kolom (omdat mijn werkweek grilliger verloopt dan die van mijn man)
• ‘Kinderen’ is een eigen kolom, met sporten, speelafspraken en doktersafspraken
• ‘Eten’ is een eigen kolom (omdat mijn kinderen graag willen weten wat er op tafel komt)
• ‘Samen’ is een eigen kolom, voor de activiteiten die we als gezin ondernemen (meestal in het weekend), zoals verjaardagen en uitjes

Deze kalender wordt voor ons op maat gemaakt – al jaren! – door een meneer die we op Marktplaats hebben gevonden en vind ik een echte aanrader.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Plezier ja… Want niet alleen de productiviteit is een issue; het gaat ook om plezier in je werk.

Je dag goed afsluiten. Met een goed gevoel naar huis gaan en ’s avonds niet meer piekeren over die open eindjes.

Hoe je dat regelt, verschilt per persoon. En toch zijn er overeenkomsten; dingen die ik mezelf héél vaak hoor zeggen.

Met stip op 1 staat dit advies:

GEEF JE WERK EEN PLEK IN DE TIJD. 

Want die waan van de dag, die neemt anders de regie van je dag over. Daarover blogde ik al eerder.

Betekent dat nu dat je hele dag dichtgetimmerd moet zitten met acties? Van half negen tot negen X. Om 9 uur meneer Y bellen. Om 10 uur starten met taak ABC en tot 12 uur daarmee doorgaan.

Niet per se – een dichtgetimmerde dag zonder lucht geeft je een hele hoop stress. Maar de mééste stress, die krijg je van dingen die nog geen plek in de tijd hebben, en die je dinsdagmiddag om vier uur overvallen. Of ’s avonds in bed, als je het licht uitdoet. (“Shit! Nog dat ene niet gedaan.”)

Vier tips om slim om je werk goed een plek in de tijd te geven:

1. Noteer deadlines en taken in je agenda.

Deadlines in je agenda is sowieso handig. Wanneer moet iets klaar zijn, ingeleverd zijn?

Ook voor dingen waarop niemand zit te wachten (denk je) zijn deadlines nuttig. Zeker zelfstandig ondernemers met grootse plannen en projecten doen er verstandig aan om tussentijdse deadlines aan zichzelf te geven. Anders gebeurt het écht niet.

2. Verslik je niet in te grote blokken.

Klanten die enthousiast blokken van zes uur in hun agenda zetten, vraag ik daar nog eens goed naar te kijken. Bij calamiteiten zijn zulke blokken lastig te herplaatsen in je agenda; het kan zomaar dat er iets tussendoor komt dat even voorrang krijgt. Bovendien is je concentratie waarschijnlijk niet zes uur lang optimaal.

Beter is twee blokken van drie uur voor zo’n grote taak. Die verdeel je makkelijker over de week.

3. Noteer ook de ‘duh’-taken.

’s Morgens zet ik mijn urensysteem aan, dat bijhoudt hoeveel uur ik bezig ben. Meestal vergeet ik het niet, maar omdat ik vaak op verschillende plekken aan de slag ben (of onderweg ben) heb ik er voor gekozen om een reminder in mijn agenda te zetten. Acht van de tien keer is die overbodig en klik ik hem meteen weg, maar die andere twee keer denk ik ‘O ja! Fijn, meteen even doen.’ Scheelt een hoop gereken en reconstrueren van mijn werkweek.

Kijk eens naar jouw ‘vanzelfsprekende’ taken. Komt er bijvoorbeeld aardig wat archiveerwerk in je functie voorbij? Dan is het slim om twee keer per week een half uurtje in te plannen waarin je dat doet, met een herhalende afspraak zodat je er niet meer aan hoeft te denken.

Bij voorkeur op een moment dat er toch al niet veel uit je vingers komt (en wat je gouden uren zijn, dat weet je toch, of niet?).

4. Beknibbel niet op je informatievoorziening.

Hoe vollediger je bent in je omschrijving in je agenda, hoe sneller je van start kunt met die taak. Bij afspraken: bezoekadres, telefoonnummer, agendaonderwerpen. Bij documenten die je gaat bewerken: het document zelf, of een notitie waar je het document kunt vinden. Bij taken: concreet omschrijven wat je gaat doen. Geen steekwoorden, maar korte zinnetjes die je vertellen wat het eindresultaat van die inspanning gaat zijn.

Hoe doe jij dat? 

Noteer jij alles in je agenda, of is die zo vol en leeg als het aantal afspraken waar je naar toe moet?

Stuur je reactie naar karen@newbroom.nl of reageer hieronder!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

1. Geen agenda gebruiken als je geen afspraken met anderen hebt
Je agenda is niet alleen maar nodig om te weten dat je om 10 uur naar de Open Coffee gaat. Ook op dagen zonder afspraken is je agenda nuttig! Deel je tijd in in blokken. Waar ga je je ochtend aan besteden? Wat ga je die middag doen? Houd het flexibel, maar maak wel een planning. Een dag zonder planning is een dag zonder focus. En dus met minder resultaat dan had gekund.

2. Geen eigen ritme zoeken
Zonder werkgever die je ritme bepaalt, zul je zelf een ritme moeten vinden. Daarbij speelt een aantal factoren een rol: de branche waarin je werkt, je privésituatie en je persoonlijke voorkeuren. Misschien wil je graag binnen schooltijden werken, of ga je het liefst ’s morgens eerst hardlopen voor je begint. Ben je juist een avondmens en maak je een eindspurt na tien uur ’s avonds? Als dat ook past bij wat je klanten verwachten en nodig hebben, prima. Maar zorg dat je een ritme krijgt waar je je lekker bij voelt.

3. Onrealistisch plannen
Leer goed in te schatten hoeveel tijd iets je gaat kosten. Zeker als je in een andere branche werkt dan voorheen, kan het even duren voordat je dat goed kunt bepalen. In het begin ben je misschien geneigd om, uit dienstverlenend oogpunt, een hele strakke deadline te geven als een klant iets vraagt. Dan maar een avond doorwerken, denk je. Dat kan heel goed gaan, maar wees je bewust van wat er écht nodig is voor een goed eindresultaat. Kun je zo nog wel kwaliteit leveren? Soms moet je broeden op ideeën en kan iets niet de volgende ochtend klaar zijn.

4. Geen deadlines voor jezelf stellen
Zonder leidinggevende die aan de bel trekt, krijgen veel acties opeens een ‘open einde’. Dingen die belangrijk zijn, maar niet urgent, schuiven als eerste op naar volgende week. Of volgende maand. Of na de zomer. Geef jezelf deadlines! De wet van Parkinson zegt dat werk zo lang duurt als de tijd die ervoor beschikbaar is. Wie ergens een hele middag voor vrij maakt, zal ook de hele middag bezig zijn. Maar plan je anderhalf uur in, van 3 tot half 5, dan komt er vaak opeens veel meer uit je handen. Maak afspraken met iemand anders – desnoods je partner, of een vriend of vriendin – om je vorderingen te laten zien of te bespreken. Dat helpt om jezelf op gang te krijgen.

5. Andere mensen laten inbreken in je agenda
Buren of vrienden genoeg die denken ‘Zeg, jij werkt toch thuis? Zou jij dan op mijn verwarmingsmonteur willen wachten?’. Een enkele vriendendienst is geen probleem, maar het moet geen gewoonte worden. Je bent misschien thuis, maar zit niet bepaald duimen te draaien. Je tijd is belangrijk, want het is wat je doet: je werkt. Zorg dat anderen dat ook beseffen!

6. Je leest teksten woord voor woord
Misschien denk je nu: hoe moet ik anders lezen? Merk je dat je moeite hebt met teksten snel doorploegen zonder te vergeten wat je vijf minuten geleden gelezen hebt? Overweeg dan om je eens te verdiepen in snellezen. Digital Speed Reading heeft een masterclass om je leessnelheid, concentratie en geheugen direct te verbeteren. Ik ben er zelf nog altijd zeer over te spreken! Denk je dat het iets voor je is? Maak dan gebruik van deze mooie korting: Digital Speed Reading Masterclass. Twijfel je nog? Je kunt me altijd een berichtje sturen als je meer wilt weten over hoe ik de masterclass heb ervaren.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.

1. Je gouden uren in de gaten houden

Niet iedereen heeft de mogelijkheid om zijn dag te schikken rondom zijn of haar bioritme. Om 7 uur beginnen en om 15 uur naar huis? Sommige van ons dromen ervan. Anderen zouden liever om 11 uur starten, om 18 uur naar huis en na het eten nog even iets afmaken. (Ja, dat laatste kan wel… Maar die starttijd niet!)

Toch is het slim om je gouden uren in de gaten te houden: de uren van de dag waarop je het meest productief bent. Geef die uren niet weg aan routineklussen of aan dingen die weinig concentratie vergen. Meer over gouden uren lees je hier.

2. Je reistijd optimaal benutten

Voor wie met de trein reist is dat een stuk makkelijker. Investeer in een e-reader of een tablet en lees terwijl je wordt vervoerd. Vergaderstukken, vakliteratuur of juist die spannende thriller: wat jou het beste ligt en waarvoor je tijd hebt. Papieren vakliteratuur: al is het maar één tijdschrift per dag. Uitscheuren wat je interesseert, de rest kan meteen weg!

Neem het afsluiten van de dag ook te baat om je hoofd leeg te schrijven. Losse eindjes, invallen voor een nieuw project… Het is verbazingwekkend wat in je opkomt als je uit het raam gaat staren.

Wie met de auto reist heeft minder mogelijkheden. In elk geval lezen-met-je-ogen is uitgesloten!  Wat wel kan: luisterboeken op een iPod/MP3-speler of op cd. Steeds meer vakliteratuur is ook op die manier te downloaden of aan te schaffen.

Maak in de auto gebruik van de tijd als ‘afschakeltijd’. Laat van alles nog even de revue passeren; wat ging goed vandaag, wat had anders gekund?
Op momenten dat je stil staat kun je korte memoberichten voor jezelf opnemen met speciaal daarvoor bedoelde apps op je smartphone. ‘Henk bellen over project XYZ!’ of ‘Offertebedrag checken bij Patricia’ is snel ingesproken. Slimme apps zetten gesproken woord om in tekst; kijk bijvoorbeeld eens hier of hier.

3. Kijk terug en vooruit

Ben jij zo iemand die drie van de vijf ochtenden achteraf denkt: ‘Snotver! Had ik maar…. [iets] meegenomen/gisteravond gedaan/voorbereid/klaargelegd? Ren jij gehaast je huis uit, moet je terug voor je telefoon, nog een keer voor je OV-kaart of je bedrijfstoegangspas?

Dan heb je behoefte aan een geoliede routine. Investeer tien minuten in het optimaliseren van je vertrek ’s morgens, door er ’s avonds voor te gaan zitten. Wat ging mis? Wat zou prettig zijn? Mensen met kinderen doen dat vaak al, omdat niets zo deprimerend is als het rondrennen op zoek naar lunchtrommels, gymspullen en agenda’s op de vroege morgen.

Denk nu eens helemaal aan jezelf. Wat zou heerlijk zijn? Ja! Een grote mok koffie voor in de auto? Zet ’s avonds eens zo’n thermosmok op het aanrecht klaar naast je koffiemachine. (Heb je hem niet? Je struikelt erover bij de kringloop, maar ook bij de HEMA of Blokker zijn ze makkelijk te vinden.)

Valt je telefoon altijd uit onderweg (wéér niet opgeladen!) of vergeet je dat ding gewoon mee te nemen? Stop vanavond nog bij het tankstation en koop die extra oplader voor in de auto.

Wat ook kan helpen is een paar dagen lang deze gewoonte aan te leren: je telefoon ’s avonds in de oplader én alvast in je tas hangen. Ontkoppelen en wég ben je, met een opgeladen telefoon! Na een tijdje gaat het vanzelf en weet je niet anders meer.

Leg ’s avonds alle papieren klaar; naast of in je tas. Denk niet ‘dat komt morgenochtend wel’, maar dwing jezelf om dit toch te doen.

4. Pak terug wat van jou is

Is jullie lunchpauze altijd van 12.30 tot 13.30 uur en is daar geen flexibiliteit in? En word je geacht tot half zes te blijven, wil je niet de indruk wekken een vrije middag te hebben? Aan die uren kun je niets doen, maar pak terug wat van jou is: de invulling ervan.

Bepaal binnen die kaders wat voor jou de lekkerste routine is. Concentratiewerk juist ’s morgens, of misschien liever na drie uur ’s middags? Werk in blokken, van een lengte die het beste past bij jou en je werkzaamheden.

Je lunchpauze invullen zoals jij dat het fijnste vindt; al zit je maar wat rond te klikken op nu.nl, als jíj maar de baas bent over je tijd. Meer autonomie maakt een medewerker gelukkiger.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Digitale oplossingen

Als taak in je Outlook takenlijst noteren. “X al informatie gestuurd voor offerte ABC?”, voorzien van een datum waarop je die informatie nodig hebt. Dan komt er op de juiste datum een melding in Outlook met deze tekst voor je neus.

Als taak/afspraak in je agenda noteren, op de dag dat je de informatie nodig hebt. Het tijdstip op die dag is misschien niet zo belangrijk, kies bijvoorbeeld eentje in de ochtend om 9.00 uur: “X al informatie gestuurd voor offerte ABC?”.

Net als bij een taak in de takenlijst komt er dan op die dag een melding in Outlook voor je neus. Voordeel van dit boven een takenlijst is dat je specifieker kunt zijn, door de tijd aan te geven. Verder vinden veel mensen het makkelijk om op één plaats te kijken, namelijk de agenda, en niet te hoeven switchen tussen takenlijst en agenda.

Een dagelijkse checkbox aanmaken. Als je veel taken op één dag in je agenda noteert, kan het onoverzichtelijk worden. Dat wil je natuurlijk ook niet. Een alternatief is het aanleggen van een checkbox; een specifieke afspraak die je in je agenda aanmaakt, elke ochtend tussen 9 en 9.30 uur bijvoorbeeld, waarin je alle dingen noteert die je opvolging wilt geven of controleren.

Bij je taak/afspraak van 9.00 -9.30 uur kunnen dan dus meerdere dingen staan die allemaal bij voorkeur op die datum moeten worden gedaan of gecontroleerd: 

• X al informatie gegeven voor offerte ABC?
• Check akkoord op offerte XYZ!
• Y informatie vragen voor overzicht 123!

Voordeel van deze methode is dat je veel dingen kwijt kunt op één dag. Pas op dat het er niet té veel worden, want dan ben je waarschijnlijk veel langer bezig dan dat halve uurtje dat je nu hebt genoteerd in je agenda. Zijn het vaak veel dingen, maak er dan een checkbox van een uur van; dat is dan realistischer.

Een ander voordeel is de flexibiliteit. Als je – door middel van ‘terugkeerpatroon’ gebruiken – zo’n checkbox voor elke dag aanmaakt, kun je ook inhoud van zo’n checkbox tussen de verschillende dagen verschuiven. Als je ’s morgens denkt ‘ach, dit mag morgen ook wel’, dan kopieer je de tekst naar de checkbox van morgen.

Voor het gebruik van een checkbox heb je wel de discipline nodig om het lijstje ook elke dag te controleren op actuele dingen die je moet doen.

Voor alle digitale oplossingen is het slim om te groeperen. Concreet: Als je nog documenten of e-mails hebt die hierover gaan, kun je die toevoegen, met Invoegen – Outlook item (of: Invoegen – Bestand bijvoegen, voor iets dat op je schijf staat).

Papieren oplossing

Soms zijn mensen meer gehecht aan papier, of werken ze met veel papieren documenten. In dat geval kun je gebruik maken van een datumboek; een hardkartonnen map met de tabbladen genummerd 1-31.

Je legt een document dan achter het tabblad met de juiste datum. Iets dat 10 maart bij jou binnen moet zijn, gaat dus achter tabblad 10. Je ziet dan die ochtend meteen bij het openen van de map welke zaken vandaag actueel zijn.

Voor acties die geen document hebben, kun je ook een post it of andere geschreven notitie maken (‘Informatie over offerte ABC al gehad van X?’) en die achter tabblad 10 plakken.

Ook deze methode is flexibel – je kunt verschuiven – maar vergt iets meer discipline, omdat je zelf die map moet pakken en geen melding in je scherm krijgt.

Wat is jouw tip? Heb je nog iets toe te voegen? Ik hoor het graag! Reageren kan onder dit bericht of door een mail te sturen aan karen@newbroom.nl.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Een deel van de oplossing zit hem al in de definitie:

aan·hol·len (holde aan, is aangehold)

1 hollend naderen: achter de feiten aanhollen, beslissingen te laat nemen

Beslissingen te laat nemen is zeker een factor. De hele dag door maak je keuzes – van wat je ontbijt wordt, welke route je rijdt tot waar je eerst mee begint op je werk. Een moment dient zich aan, en dan is het zaak om te weten wat je wilt doen,  hoe je dat aanpakt of wat je ergens van vindt.

Wie achter de feiten aanholt, kijkt ook onvoldoende vooruit. Wat komt er op je bordje? Hoe ziet je week eruit? Wie wacht er op jouw acties en hoe snel moet je daar achteraan?

Deze situaties zijn kenmerkend:

• Je manager steekt zijn hoofd om de hoek en herinnert je aan iets dat jij zou doen. Hij heeft de informatie nodig voor zijn overleg morgen. Heb je het al klaar? Nee, je hebt er nog niet eens naar gekeken (maar dat zeg je niet). Je baalt inwendig, want volgende week heb je je functioneringsgesprek en dit maakt geen goede indruk.
• Je hebt drie offertes liggen van leveranciers. Ze liggen er al twee weken en je hebt al een aantal mails ontvangen met de vraag of de offerte duidelijk was en of je al weet voor wie je wilt kiezen. Plop – een e-mail van de receptie met een terugbelverzoek voor leverancier #2. Je bent weer helemaal uit je concentratie en verliest kostbare tijd aan het je te pletter ergeren aan je eigen chaos.
• Je zit in het afdelingsoverleg en bekijkt de agenda. Tot je schrik zie je bij punt 4 een onderwerp opkomen waarover je nog had willen overleggen met een collega van een ander team. Nu kun je geen (of beperkte) input leveren. Je vraagt of het onderwerp kan worden doorgeschoven naar de volgende vergadering, maar dat kan niet. Je zucht en neemt je voor de volgende keer de agenda vooraf te lezen – maar weet nu al dat je dat waarschijnlijk gaat vergeten.

Wat kun je hier aan doen, om te voorkomen dat dit patroon zich herhaalt?

1. Maak een pas op de plaats en zet de klok stil.

De tijd loopt natuurlijk door, maar in deze situatie aan de rem trekken is echt nodig. Zet je telefoon op stil, klik je mailbox weg en pak je agenda en takenlijst erbij. Investeer een half uur in het actualiseren van je planning en je takenlijst.

Hoe ziet de komende periode eruit en wat staat er allemaal aan te komen? Is je takenlijst nog actueel of moet die worden uitgebreid?

Dit is een goede gewoonte om ofwel aan het begin van je werkweek/werkdag te doen, of aan het einde. Wat je kiest hangt af van je situatie en voorkeuren, maar geef het een plaats: plan het plannen in! In dit blogstuk lees je meer over je dag goed beginnen.

2. Maak de volgende stappen concreet.

Veel takenlijsten zijn niet concreet en zullen je niet in de actiestand zetten. Ik zie er zat met alleen maar  notities erop, of namen van projecten. “Nou, daar moet ik gewoon iets aan gaan doen”, antwoordt mijn klant in zo’n geval vaak. Ja, maar wát moet je doen?

‘Project ABC’ is geen taak. ‘Mark vragen of projectplan van Project ABC akkoord is’ wel. (Meer over takenlijsten vind je in dit blogstuk.)

3. Onderschat je afhankelijkheid niet.

Met uitzondering van een vuurtorenwachter zijn er maar weinig mensen die echt solo werken, ‘op een eilandje’. Als je input, informatie of goedkeuring van een ander nodig hebt, zorg dan dat je die op tijd gaat halen.

Ga niet tien minuten voor een vergadering langs die ene collega, want misschien zit ze wel in overleg. Of is ze ziek. Of bezig met iets anders. Of blijkt ze een dag nodig te hebben om de informatie boven tafel te halen die jij zoekt.

4. Geef je werk een plek in de tijd.

Als ik een euro kreeg voor iedere keer dat ik dit aan klanten adviseerde, hoefde ik nooit meer te werken.

Doe dit voor taken (donderdag 11.30 uur: stukken afdelingsoverleg lezen), maar ook voor dingen waarop je zit te wachten (vrijdag 9.00 uur: Mark al gereageerd op voorstel?). Doe je dat niet, dan ontglippen dingen je. Dan liggen er stapels voor je, waarvan je niet precies weet wat tijdgebonden is, of je achterloopt, of iemand ánders achterloopt…

Markeer je die dingen in je agenda, dan maak je het concreet en behapbaar. En kun je er mee schuiven als de actualiteit er om vraagt, maar weet je wél dondersgoed dat het nog moet gebeuren.

Doe dat ook voor dingen waarvan je misschien denkt ‘duh! Dat onthoud ik toch wel?’. Soms moet je dingen concreet benoemen in je agenda om te zorgen dat de gewoonte – zoals vergaderstukken op tijd lezen – beter inslijt.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—