Dit artikel over Ben Ferencz gaat over zeven punten om in gedachten te houden, als je anderen wilt inspireren of motiveren en daarmee vernieuwing wilt realiseren. Het deed me heel sterk denken aan de moeite die je nodig hebt om echt anders te gaan werken.

De zeven punten zijn:

1. Een heldere droom die hoofd en hart raakt – Wees duidelijk over wat je anders wilt gaan doen in je manier van werken. Zelfs al weet je de oplossing niet meteen; probeer te achterhalen wat je ziet als het grootste issue of de grootste uitdaging.

2. Beweging start vanuit urgentiegevoel – Je gaat pas dingen anders doen als je het zelf nodig vindt. Vóór die tijd kom je niet in beweging.

3. Een simpele boodschap creëert volgers – Ga iets concreets anders doen. Dus niet ‘gestructureerder werken’, maar ‘elke dag starten met het opschrijven van mijn drie prioriteiten voor die dag’.

4. Vernieuwing creëren is hard werken – Dingen veranderen niet vanzelf. Als je een ander resultaat wilt, zul je anders moeten gaan werken. Zie ook ‘de kracht van de herhaling‘.

5. Iedere dag focus houden op je doel en de kleine stappen waarderen – Beter één ding concreet aangepakt, dan vijf dingen half. Of nog minder dan half. Zie ook ‘klein denken‘.

6. Zelf in beweging blijven – Ook als je in een team iets wilt veranderen maar dat nog niet ziet gebeuren: blijf het zelf wel voordoen. Blijf in beweging.

7. Vier de vooruitgang, blijf lachen en activeer anderen om mee te doen – Slimmer werken is ook: terugkijken naar wat je anders doet en wat je dit heeft opgeleverd. In de samenwerking met anderen is dat een positieve stimulans om vol te houden wat voor jou goed werkt.

Heb je vragen voor mij naar aanleiding van dit artikel? Neem gerust contact met me op.

De meest extreme vorm daarvan vind je bij mensen die bepaalde dingen al zo lang op dezelfde manier doen, dat ze ervan overtuigd zijn dat er geen betere is: ‘Dat doen we al twintig jaar zo en het gaat nog steeds prima!’.

Deze mensen blokkeren elke verandering met – al dan niet zelf opgedane – ervaringen uit het verleden: ‘Oh nee hoor. Dat hebben ze vijf jaar geleden al eens geprobeerd in te voeren en dat werkte toen ook niet, dus waarom nu wel?’.

Als iedereen zo’n instelling had, reden we allemaal nog in een paardenkar en brachten we ons graan naar de molen om te laten malen. Nu zijn dat concrete innovaties in producten, maar die zijn er ook in je manier van werken. Als je daarvoor open staat, kun je met eenvoudige ingrepen je vaste manier van werken afstoffen.

Breng de ‘wilde eend’ in je werk.

‘Wilde eenden’ (soms ook ganzen) is een term die gebruikt wordt bij brainstormen: een goede brainstorm heeft altijd een paar wilde eenden erbij. Deelnemers die geen belang hebben bij het onderwerp, een deskundigheid op een ander vlak en toch graag input leveren. Zo iemand kan heel nuttig zijn om een frisse blik op je werkroutine te werpen.

Vertel eens aan je vader, buurvrouw, tennispartner of accountant hoe je te werk gaat. Wat is je belangrijkste werkproces? Hoe pak jij dat aan? Wat gebruik je daarbij en hoeveel tijd kost het je? Alle kans dat zo iemand vragen stelt waar je zelf niet op zou komen, of die je niet meteen kunt beantwoorden.

Trek alles in twijfel.

Als je weet hoe jouw werkproces verloopt, probeer dan eens alles in twijfel te trekken. Neem van geen enkel aspect aan dat het zo moet of niet anders zou kunnen. Ben jij wel de aangewezen persoon voor die taak? En is het wel handig dat je dat  elke week doet, of zou het ook maandelijks kunnen? Of dagelijks? Moet het door een mens gedaan worden, of is het (deels) te automatiseren? Zijn de juiste mensen hier wel bij betrokken? Als je alles in twijfel mag trekken, biedt dat veel mogelijkheden.

Zet je kennis om in iets tastbaars.

Wie dingen met één vinger in de neus doet, heeft veel ervaring. En kan die ervaring ook delen met anderen. Het gevaar  van kennis in je hoofd laten zitten is niet alleen een gebrek aan kruisbestuiving met anderen, maar ook het verlies voor de organisatie als jij weggaat. Maak bijvoorbeeld checklists die precies aangeven hoe jij te werk gaat, of een stappenplan of stroomschema. Dat is meteen een prima manier om kritisch naar je proces te kijken.

De vorm waarin je dat doet is niet zo belangrijk. Als je van checklists houdt, zijn Checklists.com, Checklistpagina.nl en Listbean.com de moeite waard om te bekijken.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

1. Dit levert me geen tijd op, dit kost me alleen maar tijd!

Een van mijn klanten had problemen met het houden van overzicht op zijn bureau. Stapels documenten, mapjes, notities… Veel werk, weinig overzicht. We zijn begonnen met dingen sorteren: wat hoort bij elkaar? Soort bij soort in L-mapjes gedaan, want een belangrijk principe van slimmer werken is dat je zoveel mogelijk gelijksoortige taken achter elkaar doet. En niet als een sprinkhaan van een telefoontje naar een mailtje naar een offerte uitwerken springt.

Op de L-mapjes deden we een post-it, met daarop genoteerd wat de actie was die er als eerste mee moest gebeuren. Bijvoorbeeld: bespreken met Willem. Checken bij Chantal of offerte akkoord is. Gegevens van medewerker aanvullen.

‘Wat kost dit veel tijd!’, verzuchtte deze klant. Ik heb hem weten te overtuigen dat het echt de moeite waard is om je werk zo in te delen.

Les 1: overzicht geeft rust. Na een aantal weken zag ik hem weer, en het systeem bleek zijn nut te hebben, want hij werkte nog steeds zo! Het was eenvoudiger om te zien wat er moest gebeuren. Iets dat veel nadenktijd scheelt als je een document of mapje pakt – en hij kon beter prioriteiten stellen, omdat in één oogopslag duidelijk was wat de belangrijkste actie was.

2. Ik werk al twintig jaar op deze manier en die bevalt me prima

Er is veel te zeggen voor werkervaring: het maakt een medewerker waardevol. Kennis en ervaring zijn van inmisbare waarde. In de loop der jaren ontwikkel je een routine, een manier van werken met bijbehorende gewoontes, die past bij wat je prettig vindt.

Dat wil niet zeggen dat er geen nieuwe ontwikkelingen of ideeën zijn waar je iets aan kunt hebben. Niemand beweert dat wie nog met een papieren agenda werkt, hopeloos achterhaald is. Als jij dat het fijnst vindt – waarom niet? Maar probeer wel te kijken wat je uit die nieuwe dingen kunt halen waar je wel iets aan hebt. Zo is e-mail toch echt een medium dat zijn waarde wel bewezen heeft; wie uit principe nog uitsluitend papieren memo’s heen en weer stuurt, heeft de aansluiting met de moderne werkvloer verloren.

Les 2: werkgewoontes verbeteren is niet synoniem met ‘digitaler werken’. Soms zijn het dingen die meer in je gedrag zitten. Voor één van mijn klanten was de dag beginnen met een vervelende klus (waardoor je meer voldoening hebt en met een goed gevoel en veel energie verder gaat) een echte eye opener die hem veel plezier opleverde. En die hij iedereen uit zijn afdeling aanraadde.

Of je agenda beter vullen: reistijden ook echt opschrijven, voorbereidingstijd inplannen, afrondingstijd (om acties uit te zetten)… Verken wat er allemaal mogelijk is doe er je voordeel mee.

3. Ik werk al zo efficiënt, dat kan écht niet beter

Er zijn grenzen aan harder werken, maar niet aan slimmer werken. Natuurlijk kom ik wel eens klanten tegen – vaak in een afdeling met meerdere mensen – die denken dat ik ze niets kan leren. Als ik die mensen langer spreek, kan ik ze vaak uitleggen dat slimmer werken niet alleen maar betekent dat je een keurig bureau hebt, strakke bakjes en een feilloos systeem.

Les 3: Slimmer werken betekent ook dat je goed afweegt wat iets je kost en wat het je oplevert. Als je veel tijd kwijt bent aan gelikte overzichten, terwijl je klant een gewone lijst (opsomming) ook prima had gevonden, werk je niet zo efficiënt. Het ziet er mooi uit, je collega’s vinden het prachtig en jij bent er trots op, maar je had een deel van je tijd ook aan iets anders kunnen besteden.

Soms zit het in het energieniveau van mensen: te veel met je werk bezig zijn, waardoor je privéleven eronder lijdt. Soms in perfectionisme, zoals hierboven omschreven.

Er is geen beste manier, maar er is altijd ruimte voor verbetering, is mijn motto.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

1. Zorg dat wat je anders doet, niet extreem ver van je normale situatie en werkstijl afligt. Als je bijvoorbeeld houdt van afwisseling in je werk, bouw dan wat ruimte in voor ‘even wat anders doen’ en timmer je werkschema niet dicht met taken die urenlang duren.

2. Bedenk dat kleine veranderingen vaak meer impact hebben dan enorme besluiten. Pas als je elke dag iets anders doet, verandert er ook iets. Om in de dieetmetafoor te blijven: neem in plaats van twee koekjes bij de thee, er voortaan eentje. Dat houd je makkelijker vol dan helemaal niets. En kun je afbouwen naar een half koekje. Zo is het ook met werkgewoontes: elke dag aan het einde van de dag tien minuten je hoofd leegmaken (alle acties noteren, klaarleggen wat je morgen nodig hebt), is al een mooie stap op weg naar georganiseerd werken.

3. Maak veranderingen leuker voor jezelf. Beloon jezelf bijvoorbeeld met iets kleins, iedere keer wanneer je realiseert wat je had bedacht. Lees tien minuten dat leuke tijdschrift, nadat je een uur aan een vervelende taak hebt gewerkt. Volkswagen heeft hierover ’the Fun Theory’ bedacht. Een leuk filmpje, dat ik vrijdag zag bij een seminar van Ben Tiggelaar. Heel inspirerend!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—