1. Bestudeer de agenda

Dit is uiteraard een erg belangrijk punt. Op deze manier kan je erachter komen wat de belangrijkste punten zijn die besproken moeten worden. Als je een agenda goed hebt bestudeerd dan weet je wat de belangrijke punten zijn en kun je hier de focus op leggen tijdens het uitwerken van de notulen.

2. Bekijk vorige notulen

Als je de voorgaande notulen bekijkt dan weet je wat er qua stijl en inhoud van je verwacht wordt. Sommige organisaties vinden alleen de actiepunten belangrijk en andere willen juist het hele gesprek op papier staan met wie wat gezegd heeft. Een goede notulist weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

3. Kies voor papier of digitaal

Je kunt zelf kiezen wat jij het prettigst vindt werken. Wil je graag met pen en papier werken of toch met een laptop? De keuze is aan jou. Bij deze keuze is het wel een stuk gebruikelijker als je kiest om de notulen digitaal te noteren. Dit is een stuk sneller en is ook direct op te slaan waardoor het uitwerken ook een stuk gemakkelijker zal gaan.

4. Kies de beste plek

Hiermee wordt bedoeld dat je ervoor moet zorgen dat je een goede plek kiest zodat je tijdens een vergadering goed overzicht hebt op alle mensen. Je kan ervoor kiezen om centraal te gaan zitten zodat je alles goed verstaat, maar je kan er ook voor kiezen om juist een beetje afstand te nemen zodat je iedereen overzichtelijk kan zien. Doe hetgeen wat het meest bij je past.

5. Maak gebruik van steekwoorden

Als je een vergadering moet bijwonen van een uur en je probeert alles letterlijk te noteren dan is dat een hele opgave. Zorg er daarom voor dat je gebruik maakt van steekwoorden. Zorg er wel voor dat je niet te summier wordt, want je moet na afloop wel nog alles kunnen vertalen naar een correct verslag.

6. Neem niet deel aan de vergadering

Neem zelf nooit deel aan de vergadering tenzij je iets gevraagd wordt. Notuleren is namelijk een belangrijk onderdeel en is ook vele malen intensiever dan altijd wordt gedacht. Zorg er dus voor dat je onafhankelijk bent.

7. Onderstreep genomen besluiten

Probeer ervoor te zorgen dat je gemaakte afspraken en genomen besluiten onderstreept of markeert. Zo heb je de belangrijkste actiepunten van de vergadering goed genoteerd.

8. Durf om verduidelijking te vragen

Mocht je iemand een keer niet goed hebben verstaan, schroom dan niet en vraag om een herhaling. Iedereen verwacht dat de notulen goed zijn en iedereen heeft daar ook baat bij. Vraag daarom gerust om verduidelijking. Bijkomend voordeel is dat je meer tijd hebt om de notities te maken.

9. Neem de vergadering op

Als je een lange vergadering voor de boeg hebt dan is het misschien handig om de vergadering op te nemen. Hierdoor kan je achteraf details die je hebt gemist of niet echt zeker over bent nog terugluisteren zodat je de notulen kan checken en waar nodig kan corrigeren.

Tegenwoordig zit de transcribeerfunctie voor online vergaderingen in Microsoft Teams, maar ook Fireflies en Amberscript zijn mooie hulpmiddelen om vergaderingen te notuleren, samen te vatten en te voorzien van actiepunten. Voor vergaderingen op locatie is Flownote een interessante nieuwe speler die opties biedt om te transcriberen en samenvatten.

10. Maak de notulen direct na afloop

Zorg ervoor dat je direct na de vergadering het verslag maakt. Als je het namelijk direct na afloop doet dan zit het nog vers in je geheugen en voorkom je dat je zaken vergeet.

Met bovenstaande 10 tips moet het lukken om goede notulen af te leveren.

Veel succes!

* Dit artikel is een gastblog door Groenendijk Notulistenservice, aangevuld met enkele AI-toepassingen onder punt 9 *

—

Wil je ook jouw vergaderingen korter, effectiever en leuker maken?

Ontdek de training Kort en Krachtig Vergaderen en leer hoe je met praktische tips en heldere structuur samen snel resultaat behaalt.

Neem contact op voor een voorstel en transformeer jouw teamoverleg!

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Zorg dat je alle informatie hebt. Dat zijn de notulen van de vorige keer en de agenda van vandaag, maar ook: verduidelijking als je een bepaald onderdeel niet helemaal snapt. Trek aan de bel tijdens het overleg als je het niet volgt of iemand in vaagheden blijft steken.

Notuleer met de laptop in plaats van met pen en papier. Dat scheelt altijd tijd, om te beginnen ‘overschrijftijd’. Zeker op rustige momenten kun je ook al schaven aan de inhoud van de notulen. Je kunt ook stukken uit vorige notulen kopiëren, bijvoorbeeld de acties.

Als je toch papier gebruikt: maak zo mogelijk een mindmap. Daarmee houd je de hoofdlijnen in de gaten. Je kunt ook meerdere kleine mindmapjes maken, per onderwerp van de agenda. Hoe je een goede mindmap maakt, lees je hier.

Maak afspraken over hoe je de vorm kunt beperken. Voor de meeste notulen is het weergeven van de complete ‘hoe kwamen we tot dit punt’-discussie niet zo relevant. Het scheelt enorm veel tijd wanneer de notulen beperkt blijven tot een besluitenlijst en een actielijst. De notulist heeft dan nog maar twee formulieren voor zich en vult in waar dat nodig is.

Markeer de inhoud. Geef bijvoorbeeld aan over welk agendapunt het gaat en maak daar duidelijk onderscheid in, anders kom je er straks geen wijs meer uit. Als je weinig tijd hebt om besluiten of acties apart op een lijstje te zetten, typ dan met hoofdletters in je tekst ACTIE en BESLUIT, zodat je het later terug kunt vinden. Zet bij acties ook de initialen van degene die de actie moet opvolgen en liefst óók per wanneer het klaar moet zijn.

Scheid het kaf van het koren. Bij sommige vergaderingen wordt te pas en te onpas geroepen ‘dat is goed, dat ga ik doen’ of ‘ik pak het op’. In plaats van te werken met een waslijst aan acties kun je ook onderscheid maken tussen acties die gemonitord moeten worden en acties waarvoor dat niet nodig is. Of dit onderscheid te maken is, hangt af van de hoeveelheid acties en van het niveau van het overleg.

Neem eventueel het overleg op. Met een smartphone of een tablet kun je, als dat nodig is, het integrale overleg opnemen. Een handige app voor de iPad daarvoor is Voice Dictation, die spraak omzet in tekst. (Let op: gebruik dit spaarzaam, want als mensen door elkaar praten wordt het voor jezelf onduidelijk!) Een ‘gewone’ opname app kan handig zijn als je zelf wilt kunnen terugluisteren hoe iemand ook al weer iets formuleerde.

Laat notulen niet te lang liggen. Hoe langer je wacht met uitwerken, hoe meer de informatie wegzakt. Het wordt met de dag moeilijker om te achterhalen wat nou ook al weer besloten of gezegd was. Doe het zo snel mogelijk, al is het maar een kwartier om te grote lijnen neer te zetten.

Wil je specifiek advies over jouw notulen? Stuur me dan een document (karen@newbroom.nl) en ik geef je vrijblijvend een aantal suggesties.

Werk ze!

—

Wil je ook jouw vergaderingen korter, effectiever en leuker maken?

Ontdek de training Kort en Krachtig Vergaderen en leer hoe je met praktische tips en heldere structuur samen snel resultaat behaalt.

Neem contact op voor een voorstel en transformeer jouw teamoverleg!

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—