The unlucky ones even find that the majority of their working day is used for meeting after meeting, in which you try to keep your focus on the meeting agenda – assuming there is one, as many meetings go without one – while staring at your screen. Meanwhile, the call for your next meeting is already popping up, even though your really needed that coffee break.

Standing at the counter you see a text message; what’s the status of your feedback on that particular document?

Alas… when would you have been able to do that? Let alone give attention to the myriad of emails in your inbox, all screaming for your attention.

Sighing deeply, you walk back to your desk. Isn’t there another way to do this?

There sure is! But it takes some effort and you cannot do it alone.

What you can do about online meetings

Do not accept any meeting without purpose or agenda. You will undoubtedly be able to talk for half an hour or even an hour, but why are you doing this? Don’t settle for the lame ‘keeping each other informed’, because you don’t need to have a meeting to inform one another.

Always plan time in your schedule for preparation and follow up. This means you need more room in your schedule, if it currently seems to be one long line of back to back meetings. Is yours one of those back to back-schedules? Chances are your contribution and added value is limited, because there is no time for preparation.

Outlook has the option to make meetings planned in your schedule shorter than the standard units of 30 or 60 minutes; my colleagues at How To Geek will gladly tell you how you change those settings.

Check your ego. Why have you been invited in the first place? Don’t assume there must be a purpose for this; numerous people are invited ‘just in case’ or ’to make sure team X stays in the loop’. Your time is precious, and if they don’t have a good motivation for your presence, skip the meeting.

What your team can do about online meetings

Start with ‘no meetings, unless’ instead of the ‘meetings, unless’. Everyone has 24 hours in their day – you would better use those hours sparingly. Take a hard look at your meeting schedule and let every meeting apply for the job: why is this meeting held and what are we getting from it? Does this really need to be a meeting, or can we do this another way?

When everyone wants to chime in about a subject, this may take forever. Instead: let them respond to the meeting documents beforehand, by putting remarks in the document or submitting questions before the meeting.

Cull the invitations. Undoubtedly your organisation will look closely at expenses for which an invoice is received. Those should be authorized; no one can spend ten thousand euros on a whim.

Funny enough – rarely do people do the math about the cost of a meeting: how much time do people spend on this and what would be the hourly rate if you divide their salary by the hours spent in meetings?

You would be horrified to learn how expensive every meeting is… All the more reason to be critical about the group of participants. Which participant should actually be part of the discussion and for which participant will the overview of decisions and action items suffice?

Shorten the duration. Offline meetings are tiresome; that goes even more for online meetings. Don’t make them last longer than 45 minutes before having a short break. Put the standard duration on 25 or 50 minutes, instead of 30 and 60 minutes.

Make the chairman an actual chairman. You also need that chairman for online meetings: to manage the starting time and end time, plus the time spent on agenda items. Get the meeting running, even though some people haven’t yet logged in. Is someone taking too much time for their subject? Time to act. In offline meetings you can do more discreetly in a non verbal nod or gesture, but now you really need to state someone’s name. If Pepijn needs to wrap it up, tell him.

Stop the reading. Have you been in meetings where people start reading slide after slide, while the eyes of other participants seems to increasingly glaze over while staring in their webcam? Unless there is an interactive purpose – like asking participants questions about the contents – or the subject is so hyper current that the document could not have been sent before, there is no need to read out a document. You should assume that the participants have read the documents beforehand (and if not, they don’t belong in this meeting).

The first question of every person presenting a subject should be: are there any questions with regard to the content? The chairman plays a rol in this as well, to force the presenter to cut to the chase: what is your question or message to the other participants?

Be more creative with technical means. Use alternatives: have them discuss in pairs in break out rooms, ask them a question in a poll, have them put questions in the chat box so that the chairman can filter out the most relevant ones, or use interactive platforms like Mentimeter to let people provide input.

Being creative doesn’t require technical means. You can ask people to have something red, green and yellow with them which they can hold up to give their response (red for no, green for yes, yellow for maybe).

Finish every meeting properly. Ensure that everyone, before they log off, is fully aware of what the decisions are, what the next steps are and – foremost – who will be taking those next steps.

Still not convinced?

Read Stop the Meeting Madness (Harvard Business Review). And excellently sources article in which the author advocates for less meetings and more effective meetings!

Interested in more statistics about meetings? This article right here (from Project Manager News) gives a very interesting take on why people hate meetings in the first stage, AND what the effect of the pandemic has been on meetings.

Do you have any questions for me? Don’t hesitate to contact me; I enjoy helping people work smarter.

PS This article is also available in a Dutch version

—

Are you, or your team, still struggling with working from home and working hybrid effectively? Then please consider a workshop or training Working Hybrid Effectively and Efficiently.

General information in Dutch may be found here. Please contact me for a tailormade workshop or training where both materials and instructions are in English.

If you’d benefit from personal attention for your own challenges, a coaching programme Enjoy your Productivity may be a smart choice. General information in Dutch may be found here. Please contact me for a first online meeting to get to know each other better. Naturally, this is without any obligation and free of charge.

—

Voor wie pech heeft, is het zelfs het hoofdbestanddeel geworden: de meerderheid van de werkdag gaat op aan afspraak na afspraak waarbij je turend naar het scherm je aandacht probeert te houden bij de vergaderagenda – die er hopelijk is, want die ontbreekt regelmatig. Ondertussen zie je de oproep voor de volgende vergadering al verschijnen, terwijl je eigenlijk even koffie wilt halen.

Staand aan je aanrecht komt er een appje binnen; of je al je feedback op dat ene document hebt kunnen geven?

Helaas… Wanneer had je dat moeten doen? Om nog maar te zwijgen over de talloze e-mails in je inbox die schreeuwen om je aandacht.

Zuchtend loop je terug naar je werkplek. Kan dit nu niet anders?
Absoluut! Maar er is wel iets voor nodig, en je kunt het niet alleen.

Wat je zelf kunt doen aan online vergaderen

Accepteer geen vergadering zonder doel of agenda. Ongetwijfeld krijgen jullie een half uur of uur volgepraat, maar waarom gebeurt dit? Neem geen genoegen met de dooddoener ‘elkaar informeren’, want om elkaar te informeren hoef je niet te per se te vergaderen.

Plan in je agenda altijd voorbereidingstijd in én afhandeltijd. Dat betekent dat er meer lucht in je agenda hoort te zijn, als hij er nu uit ziet als elke dag één streep van overleggen. Heb jij zo’n streepagenda? Dan is de kans groot dat je bijdrage en meerwaarde beperkt is, want je kunt je niet inhoudelijk voorbereiden.

Bij Outlook kun je standaard instellen dat vergaderingen die bij jou worden ingepland altijd korter duren dan het hele of halve uur; mijn collega’s van AVK leggen hier uit hoe dat werkt.

Stop met je ego te voeden. Waarom ben je eigenlijk uitgenodigd voor deze vergadering? Neem niet aan dat er een reden voor je uitnodiging; talloze mensen worden dagelijks uitgenodigd ‘voor de zekerheid’ of ‘om te zorgen dat team X op de hoogte is’. Jouw tijd is kostbaar, en als er geen goede reden is om jou erbij aanwezig te laten zijn, sla het overleg dan over.

Wat je met elkaar kunt doen aan online vergaderen

Ga uit van ‘geen overleg, tenzij’ in plaats van ‘overleggen, tenzij’. Iedereen heeft 24 uur per dag te besteden – je doet er verstandig aan om daar zuinig mee om te gaan. Kijk dus kritisch naar jullie vergaderschema en laat elk overleg zich weer ‘bewijzen’: waarom is dit overleg er eigenlijk en wat levert het ons op? Moet dit echt een vergadervorm, of kunnen we dit ook op andere manieren af?

Anders kun je net zo goed dit t-shirt dragen…

Wanneer iedereen zijn plasje wil doen over een onderwerp, kost dat enorm veel tijd. Laat ze bijvoorbeeld vooraf op de vergaderstukken reageren door opmerkingen in het document te plaatsen, of vragen vooraf in te dienen.

Gooi mensen uit de deelnemerslijst. Ongetwijfeld wordt er kritisch gekeken naar uitgaven waarvoor de organisatie een factuur ontvangt en moet daarvoor authorisatie komen; niemand kan zomaar tienduizend euro uitgeven.

Typisch genoeg wordt er zelden een rekensom gemaakt van een overleg: hoeveel tijd zijn mensen hier aan kwijt en wat zou hun uurtarief zijn als je hun salaris deelt door hun aantal uren?

Je zou je te pletter schrikken van hoe duur elke vergadering is… Reden genoeg om de bezetting tegen het licht te houden. Welke deelnemer moet echt deelnemen aan de discussie en welke deelnemer kan ook volstaan met het krijgen van de actielijst en besluitenlijst?

Verkort de duur. Offline vergaderingen zijn al vermoeiend; dat geldt nog sterker voor online vergaderingen. Laat die niet langer dan 45 minuten duren voordat er een korte pauze is. Zet de standaardduur op 25 of 50 minuten, in plaats van 30 en 60 minuten.

Maak de voorzitter een echte voorzitter. Ook bij online vergaderen is een voorzitter nodig: om de begin- en eindtijd strak te managen, plus de tijd die aan agendapunten wordt besteed. Gewoon beginnen dus, ook als er mensen nog niet zijn. Loopt iemand uit in de tijd voor dit onderwerp? Tijd om in te grijpen. Kun je dat in een offline vergadering nog wel non-verbaal af met een knikje of gebaar, nu is het noemen van een naam echt nodig. Als Pepijn moet afronden, zeg hem dat dan gericht.

Stop het voorlezen. Ken je die vergaderingen waarin mensen sheet na sheet gaan voorlezen, terwijl de andere deelnemers steeds glaziger in hun webcam staren? Tenzij er een interactief doel is – de deelnemers vragen stellen over de inhoud – of het zo hyperactueel is dat je het niet van te voren kon sturen, is het niet nodig om een inhoudelijk verhaal voor te lezen. Je mag er vanuit gaan dat ze vooraf de stukken hebben gelezen (en anders horen ze niet in de vergadering thuis).

De eerste vraag van een spreker hoort te zijn: wie heeft er vragen over de inhoud? De voorzitter heeft hierin ook een rol, om sprekers te dwingen tot de kern te komen: wat is je vraag of je boodschap aan de overige deelnemers?

Wees creatiever met techniek. Gebruik alternatieven: laat ze in duo’s in breakout rooms overleggen, stel ze een vraag in een poll, laat ze in de chatfunctie hun vragen alvast stellen zodat de voorzitter daaruit de belangrijkste kan filteren, of gebruik interactieve platformen zoals Mentimeter om mensen input te laten leveren.

Je kunt net zo creatief worden met a-technische hulpmiddelen. Laat mensen bijvoorbeeld iets roods, groens en geels bij zich houden, dat ze kunnen gebruiken om hun mening te geven (rood voor nee, groen voor ja, geel voor misschien).

Sluit elke vergadering goed af. Zorg dat iedereen, voordat hij of zij uitlogt, goed op de hoogte is van wat de besluiten zijn geweest, wat de vervolgstappen zijn én vooral ook wie die stappen gaat zetten.

Nog niet overtuigd?

Lees dan Stop the Meeting Madness (Harvard Business Review). Een uitstekend onderbouwd artikel dat een lans breekt voor minder én effectiever vergaderen!

Interesse in meer statistieken over vergaderen? Dit Engelstalige artikel (van Project Manager News) geeft een interessante visie op waarom mensen überhaupt vergaderen haten, EN wat het effect van de pandemie is geweest op vergaderen.

Heb je nog vragen voor mij? Neem dan gerust contact met me op; ik denk graag met je mee.

PS Dit blogstuk is er ook in een Engelse versie.

—

Wil je ook jouw vergaderingen korter, effectiever en leuker maken?

Ontdek de training Kort en Krachtig Vergaderen en leer hoe je met praktische tips en heldere structuur samen snel resultaat behaalt.

Neem contact op voor een voorstel en transformeer jouw teamoverleg!

—