Wat het extra lastig maakt, is dat de situatie van buitenaf vaak onzichtbaar is. Collega’s zien jou als hun aanspreekpunt, niet als iemand die tegelijkertijd ook voor een andere afdeling bereikbaar moet zijn. Leidinggevenden hebben de neiging om vanuit hun eigen perspectief te redeneren. En jij staat daar tussenin, proberend iedereen tevreden te houden zonder jezelf kwijt te raken.

Hoe zorg je dan dat je overzicht houdt én je tijd niet twee keer weggeeft? Hier zijn enkele praktische tips om je te helpen omgaan met deze situatie.

1. Prioriteiten stellen

Het begint allemaal met het stellen van prioriteiten. Identificeer de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden voor beide rollen en bepaal welke taken de hoogste impact hebben op het behalen van je doelen. Richt je energie en tijd op deze prioriteiten en wees bereid om minder belangrijke taken uit te stellen of te delegeren.

Dat klinkt eenvoudiger dan het is. Beide rollen voelen urgent aan, zeker als de mensen om je heen dat ook uitstralen. Een handige manier om toch structuur aan te brengen: maak voor elke rol apart een lijstje van de drie taken die er deze week het meest toe doen. Niet tien. Drie. Daarna leg je de twee lijstjes naast elkaar. Pas dan zie je echt waar de overlap zit, waar de spanning zit, en waar je keuzes moet maken.

Neem ook de tijd om de hoeveelheid tijd, aandacht en energie die elke taak vereist, te kwantificeren. Niet elke taak die urgent voelt, is ook zwaar. Een vergadering bijwonen van een uur kost je meer dan een uur, zeker als je daarna nog moet verwerken wat er besproken is. Door duidelijk te begrijpen hoeveel middelen elke taak in beslag neemt, kun je realistischer plannen en prioriteiten stellen. Schrijf het op. Schattingen in je hoofd zijn altijd te optimistisch.

Botsen de prioriteiten? Als je daar zelf niet uitkomt, laat dan beide leidinggevenden het samen bepalen. Dit is geen tekortkoming van jou – het is een structureel vraagstuk dat op het juiste niveau thuishoort. Daar tussen blijven zitten is een ondankbare positie. Wie twee bazen heeft zonder dat die bazen onderling afstemmen, heeft eigenlijk geen baas. Maak dat bespreekbaar, liefst vroeg.

2. Duidelijk communiceren

Communiceer regelmatig en duidelijk met zowel je leidinggevenden als je collega’s over je dubbele rol en de verwachtingen die daarmee gepaard gaan. Wees open over je beschikbare tijd en resources, en bespreek eventuele conflicten of overlappingen in taken. Door transparant te zijn, voorkom je misverstanden en creëer je een beter begrip van je situatie.

Dat je mensen teleur moet stellen is misschien onvermijdelijk: je bent niet 100% voor elke rol beschikbaar. Misschien niet leuk als dat gebeurt, maar laat het je niet weerhouden van realisme. Benoem wat wel kan, en wat niet kan. En doe dat proactief, niet pas als het mis is gegaan.

Een concreet hulpmiddel: maak je beschikbaarheid zichtbaar. Gebruik je agenda actief als communicatiemiddel. Blokkeer tijd per rol, zodat collega’s en leidinggevenden kunnen zien wanneer jij voor wie bereikbaar bent. Dat vraagt misschien enige uitleg in het begin, maar het voorkomt de voortdurende onderhandelingen over je tijd die je anders elke dag voert.

Communiceer ook over je werkwijze, niet alleen over je agenda. Als je besluit om bepaalde taken te clusteren of bepaalde tijden te reserveren voor focuswerk, vertel dat dan. Mensen die begrijpen hoe jij werkt, doen minder aannames – en aannames zijn de grootste bron van teleurstelling in dit soort situaties.

3. Realistisch plannen

Wees realistisch over wat je kunt bereiken binnen de beschikbare tijd en middelen. Maak gebruik van planningstechnieken zoals de Eisenhower Matrix of time blocking om je taken effectief te organiseren en te prioriteren.

Een veelgemaakte fout bij mensen met dubbele rollen: ze plannen twee volle werkweken in één. Ze rekenen geen overdrachtsmomenten, geen omschakeltijd en plannen geen buffer in. Het resultaat is een planning die op papier klopt en in de praktijk onmiddellijk bezwijkt onder de eerste onverwachte vergadering.

Plan daarom bewust minder dan je denkt te kunnen. Vul 70 tot 80 procent van je beschikbare tijd in met geplande taken, en houd de rest vrij voor wat er altijd tussendoor komt. Dat voelt contraproductief, maar het is precies andersom: wie zijn planning volpropt, verliest elke dag tijd aan het herplannen van wat niet is gelukt.

Streef ernaar realistische doelen te stellen die haalbaar zijn binnen de context van je dubbele rol. En evalueer die doelen regelmatig. Wat deze week werkte, werkt volgende week misschien niet, omdat de verhouding tussen de twee rollen verschuift. Plan niet één keer en vergeet het – houd je aanpak levend.

4. Stel grenzen

Wees assertief in het stellen van grenzen en het beschermen van je tijd en energie. Leren ‘nee’ zeggen tegen taken of verzoeken die niet passen binnen je prioriteiten, of die een onredelijke belasting vormen voor je dubbele rol, kun je pas als je weet waar de grenzen liggen.

En daar zit de kern: grenzen stellen begint niet met nee zeggen. Het begint met weten wat je ja is. Welke taken horen onbetwistbaar bij jouw verantwoordelijkheid? Wat is de kern van elke rol? Zodra je dat scherp hebt, is het veel gemakkelijker om te zien wanneer iets buiten die kern valt – en om dat vriendelijk maar helder terug te geven.

Zorg dat daarin duidelijkheid komt, bij voorkeur in overleg met je leidinggevenden. Leg de grenzen niet eenzijdig vast, maar maak ze bespreekbaar. Dat geeft je rugdekking als je er later op terug moet vallen. En wees niet bang om hulp te vragen of om taken te delegeren indien nodig. Delegeren is geen zwakte – het is een teken dat je je rol serieus neemt en bewust omgaat met je capaciteit.

Pas ook op voor de sluipende grensvervaging. Mensen met dubbele rollen zijn vaak mensen die van aanpakken weten, die gewend zijn om te helpen. Dat is een kracht, maar het maakt je ook kwetsbaar voor verzoeken die eigenlijk niet bij jou horen. Herken dat patroon in jezelf, en corrigeer het voordat het een gewoonte wordt.

5. Flexibiliteit omarmen

Wees flexibel en pas je aan aan veranderende omstandigheden en prioriteiten. Soms zul je moeten jongleren tussen je twee rollen en snel kunnen schakelen tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden, zeker wanneer er geen vaste dagen of dagdelen te benoemen zijn voor de twee rollen.

Flexibiliteit is een echte vaardigheid, niet alleen een persoonlijkheidseigenschap. Je kunt haar ontwikkelen door bewust te oefenen in het loslaten van de ene context en het oppakken van de andere. Een kleine overgangsritueel helpt daarbij: een minuut je notities doornemen, je agenda even bekijken, of simpelweg even van je stoel opstaan. Kleine handelingen die je brein helpen van de ene modus naar de andere te schakelen.

Dat betekent soms improviseren, maar laat flexibiliteit geen chaos worden. Er is een verschil tussen soepel omgaan met het onverwachte, en permanent zonder structuur werken. Het eerste geeft energie. Het tweede vreet er aan. Waar de grens tussen die twee ligt, is aan jou: jij bepaalt wat je aankunt – maar reflecteer daar ook eerlijk op. Niet elke dag hoeft perfect te verlopen, maar als je structureel het gevoel hebt dat je improviseert, is dat een signaal.

6. Goed voor jezelf zorgen

Last but definitely not least: vergeet niet om goed voor jezelf te zorgen. Dit is geen bijzaak – het is de basis van alles wat hierboven staat.

Neem regelmatig pauzes, plan tijd voor ontspanning en zelfzorg, en zoek naar manieren om stress te verminderen. Een gezonde geest en lichaam zijn essentieel voor effectief timemanagement en het behoud van balans in je dubbele rol. Wie zichzelf wegcijfert om twee rollen draaiende te houden, merkt vroeg of laat dat hij de energie niet meer heeft om ook maar één rol goed te vervullen.

Let ook op de subtielere signalen van overbelasting. Niet alleen de grote uitval of de burn-out zijn waarschuwingstekens – ook de oplopende irritatie, de afnemende concentratie, het gevoel dat niets je meer lukt, zijn signalen dat je te lang te veel hebt gedragen. Neem die signalen serieus, liever vroeg dan laat.

En ten slotte: praat erover. Met een collega, een leidinggevende, of iemand buiten het werk. Dubbele rollen zijn mentaal zwaar, ook als het organisatorisch goed geregeld is. Het helpt om dat hardop te benoemen – niet als klacht, maar als erkenning van wat je dagelijks draagt. Wie dat erkent, kan er ook bewust mee omgaan.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Let’s take inventory for a moment:

Email messages in your inbox (sometimes more than one inbox), WhatsApp, the chat in Microsoft Teams, phone calls, people passing by, notifications from various platforms, notes or action lists from a meeting, post-it notes on your workspace, reminders from your calendar or task list… Not to mention things that bubble up in your own head, often at the oddest times.

Keeping them all in view and giving them equal attention is impossible for someone with one head and two eyes. This means you’ll have to choose, with technology possibly assisting you.

Here are some pieces of advice for optimal channel management.

For channel management, less is more

It’s not practical to have to go to various places to read your actions; try to limit that as much as possible. A good rule of thumb is:

– Your calendar for time-bound tasks that must be done at a specific time

– Your task list for non-time-bound tasks

– Your mailbox for tasks that come in there (a possible alternative is to drag those messages to your calendar or task list if you prefer to keep your mailbox empty)

If questions and actions come in from more channels than you’d like, there are two possibilities: a. try to get the other person to use a different channel consistently, and b. move actions to a different channel yourself.

Example

Ingrid receives a WhatsApp message from colleague A (‘Can you provide the budget figures to Pieter by Friday?’), at the same time, colleague B sends an email (‘I’ve read your proposal, but I’m still missing the updated schedule, I need that today’), colleague C calls her (‘Can you check when Linda’s vacation is exactly?’), and colleague D walks by (‘In two weeks, you and I are starting that project plan, I wanted to discuss which folder we’ll place the documents in’).

What Ingrid can do:

– Giving a thumbs-up to colleague A’s WhatsApp message is the quickest action. If it’s the umpteenth time that colleague uses WhatsApp for communication, and Ingrid finds it inconvenient, it’s good to discuss this with colleague A: WhatsApp is only for urgent communication; other things should be communicated via email.

The action ‘Provide budget figures to Pieter’ can be put on Ingrid’s task list with a deadline of Friday. Or placed in her calendar (on Thursday or even earlier, so she won’t be caught off guard by the deadline).

-She can respond to colleague B’s message immediately if it’s just a matter of including the schedule. If Ingrid still needs to create the schedule, it’s better to put that action on her task list or in her calendar.

–Colleague C’s phone call is a major disruptor because it requires her to interrupt her work, just like colleague D passing by. For this contact, it’s also good to point out the pattern to colleague C. Just because it’s easy for him to call on the go doesn’t mean it’s workable for Ingrid. An alternative for colleague C is to send a voice message via WhatsApp or a Braintoss notification to his own mailbox.

–Colleague D walking by with his question is a good example of a non-urgent disruptive action. Even though it’s smart to make agreements about these elements of collaboration, it’s not necessary now. If Ingrid can provide a quick answer (‘We’ll put them in project folder ABC on SharePoint’), that’s preferred.

Does Ingrid need to think about it? Then it’s smarter to postpone her answer (‘Let’s discuss that during our first meeting; add your points to the Outlook appointment’).

If it’s the umpteenth time that colleague D walks by, Ingrid should point out this pattern. Because the interruptions are not good for her, and colleague D can make better choices.

Take fixed moments per day to review your priorities

A nice set of three moments is when you arrive (and your channels are ‘fished out’), after lunch, and the last quarter hour before you leave for the day.

But if a lot lands on your plate throughout the day, it’s wise to increase the number of review moments.

Make joint ‘rules’ about channel management where possible

As you saw in Ingrid’s example, her colleagues choose the channels that are easy or pleasant for them, regardless of Ingrid’s preferences.

Of course, there can always be a mismatch. One person hates phone calls, while another finds them pleasant. One prefers writing and emailing, while another likes personal contact.

Remember that the freedom to make your own channel choices is limited by the discomfort you cause to others (distraction, interruptions, confusion, lack of clarity).

Is that the case? Then make agreements about which channel to use, taking into account urgency and importance. So, email can be important but never really super urgent. Because if the building is on fire (very urgent!), your inbox isn’t the smartest channel.

Distinguish small, trivial actions and questions from more complex actions

Small, trivial actions are best done immediately. If that’s not possible or not desirable, keep them in the form in which they came. Don’t add bells and whistles to organize them.

For example, don’t type a short question that came in via WhatsApp onto your task list; instead, mark it as unread. (This adds a green dot to the message so you don’t confuse it with a genuinely unread message.)

Tasks that come in via email, you don’t need to retype them, but you can categorize them with a color code or drag them to your task list.

More complex actions that take half an hour or more are best accommodated in your calendar. If not, you’re overestimating what you can accomplish in a day and are likely to get stuck.

Follow a fixed route to review importance and urgency

Look at all the channels through which questions and actions come in, in a fixed order, and try to move them to your calendar and task list as much as possible.

If you find yourself jumping from channel to channel because things keep coming in, mute the channel, for example, by turning off email notifications, closing your mailbox entirely, closing the tab with WhatsApp messages in your browser, putting your phone on airplane mode, or finding another place.

Not now! You’re working on an important task, so you need all your attention.

Use your calendar as the central place for time-bound actions

Give your work a place in time, I always say. After all, you are the boss of your time, attention, and energy, and you have a limited amount of it. Just like your wallet: learn to budget and avoid going into the red.

As you make it visually clear how much of your week and day is already allocated – by scheduling appointments and time-bound actions – you’ll have a better idea of what you have left, and you won’t overcommit.

Good luck!

This article is also available in Dutch and can be found here

—

Are you interested in the practical measures you or your team may take to avoid information overload? Then consider an inspiration session Infodetox. This gives you more control over information flows and helps you find what you need.

General information in Dutch may be found here. Please contact me for a tailormade workshop or training where both materials and instructions are in English.

—

Dat betekent niet dat je lui werkt, maar dat je slim werkt. De afweging daarin maken is heel persoonlijk, want ieders situatie is anders. Een ondernemer maakt hele andere afwegingen dan iemand die in loondienst werkt. Wie werkt in een commerciële omgeving vindt weer andere aspecten belangrijk dan wie werkt in een non-profit organisatie.

Wat ik al snel heb gemerkt als ondernemer – inmiddels al een jaar of 13 – is dat je nooit moet proberen alles zelf te kunnen. Sommige dingen zal ik nooit leren, gewoon omdat ik ze niet begrijp. En op andere vlakken gaan dingen zo snel, dat ik het niet eens zou willen kunnen, omdat mijn kennis te snel zou verouderen. Dat geldt bijvoorbeeld voor fiscale wet- en regelgeving. Die kun je beter aan een goede boekhouder of accountant overlaten, om te voorkomen dat je geld misloopt of zelfs moet bijbetalen.

Al dan niet met een beetje hulp

Ook ben ik dolblij met mijn virtual assistant, die me uit handen neemt waarvoor ik geen tijd kan of wil vrijmaken. Denk aan administratieve taken, overzichten bijhouden, of dingen voor me uitzoeken.

Qua marketing kun je als ondernemer heel veel zelf, al dan niet met een beetje hulp. Je bedrijfsnaam bedenken, je doelgroep kiezen, je producten en diensten ontwikkelen: allemaal belangrijke elementen van je bedrijfsvoering. Dan zijn er creatieve en technische aspecten waarvoor het echt handig is om iemand anders in te schakelen. Zo heb ik mijn website wel zelf ‘bedacht’ (wat wil ik waar, hoe ziet het eruit?) maar liet ik het bouwen ervan met liefde over aan een specialist.

En een website perfectioneren, daar komen weer anderen bij kijken. Zoals een goede tekstschrijver, of een online marketeer die meedenkt over welke zoekwoorden nuttig zijn en je kan vertellen op welke manier Google ads je echt iets opleveren.

Soms is het ook fijn om iets nieuws te leren zodat je het dagelijks kunt toepassen. Ook dat doen we met een beetje hulp. Zo heb ik een Masterclass Digital Speed Reading gevolgd om nieuwe informatie beter te leren filteren én onthouden. Ik heb hier nog dagelijks profijt van en ik kan het je alleen maar aanraden. Mocht je interesse hebben, dan heb ik hier nog een leuke korting om de Masterclass Digital Speed Reading te volgen.

Liever slim dan druk

Bij de vraag of je iets zelf moet doen of niet, stel je jezelf eigenlijk een andere vraag: wat kost iets, en wat levert het je op? Dat kan zijn in letterlijk zin (harde euro’s). Maar ook in energie, aandacht, tijd, zichtbaarheid, gunfactor, ambassadeurs… Niet altijd even grijpbaar en niet altijd precies in harde cijfers uit te drukken. En toch voor ondernemers de beste afweging die je kunt maken.

Liever lui dan moe? Nee, maar wel liever slim dan druk.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.

Een professor stond in de collegezaal en bekeek de studenten die zijn filosofieles kwamen volgen. Voor hem, op zijn lessenaar, stonden een aantal attributen. Toen hij zijn les begon, pakte hij zonder te spreken een grote lege glazen mayonaisepot en begon deze te vullen met knikkers.

Toen er geen knikker meer bij kon, vroeg hij zijn studenten of de pot vol was. Ze beaamden dat het zo was. Toen pakte de professor een doos met kraaltjes. Hij schudde voorzichtig de kraaltjes uit de doos, zodat de kraaltjes de open ruimtes tussen de knikkers opvulden. Opnieuw vroeg de professor of de pot vol was. De studenten waren het met elkaar eens dat de pot nu echt vol was.

Toen pakte de professor een doos met schelpenzand en goot het zand in de pot. Uiteraard vulde het zand alle laatste kleine gaatjes tussen de kraaltjes op. De professor vroeg opnieuw of de pot nu vol was. Unaniem antwoordden de studenten met een volmondig ‘ja’.

De professor bukte even en haalde onder zijn lessenaar een kan water te voorschijn. Hij goot het water in de pot waar het alle ruimte tussen de zandkorrels opvulde. De studenten begonnen te lachen.

Een metafoor voor jullie leven

“Kijk,” sprak de professor toen het gelach verstomde. “De glazen pot is een metafoor voor jullie leven. De knikkers staan voor alle belangrijke dingen in het leven, je familie, je kinderen, je vrienden, je passies, alle dingen die zin en invulling geven aan jullie levens als al het andere verdwenen zou zijn. De kraaltjes zijn alle andere dingen die voor jullie van belang zijn, zoals bijvoorbeeld je baan, je huis, je auto. Het zand is al het andere, zaken die er niet wezenlijk toe doen.”

Hij vervolgde: “Als je begint de pot te vullen met zand, is er geen plaats meer voor de knikkers of de kraaltjes. Zo is het natuurlijk ook in het leven. Als je al je tijd en energie besteedt aan de kleine, onbelangrijke zaken, dan zal er nooit plaats en ruimte zijn voor de dingen die belangrijk voor je zijn.”

Besteed aandacht aan de dingen die essentieel zijn voor je geluk.

“Speel met je kinderen. Besteed aandacht aan je gezondheid. Neem je partner mee uit eten. Ga nog even lekker sporten of wandelen in het bos of langs het strand. Er zal altijd genoeg tijd overblijven om het huishouden te doen of om de kozijnen te schilderen. Besteed eerst aandacht aan de knikkers, aan de dingen die er echt toe doen. Bepaal je prioriteiten. De rest is alleen maar zand, of water.”

Wil je hem in beeld zien? Bekijk dan deze (Engelstalige) video op YouTube.

Een wezenlijk verschil

Een wijze les! Hetzelfde geldt voor je werkzaamheden. Het is soms zo prettig om je te storten op de kleine, makkelijke taakjes die je snel voldoening geven. Natuurlijk is het fijner om tien dingen van je actielijst te kunnen strepen dan maar één. Kijk wel goed naar het verschil tussen je taken en laat je niet alleen door urgentie leiden, maar ook door belang.

Wat maakt een wezenlijk verschil in je werk en brengt je vooruit? Juist die taak hoort prioriteit te krijgen. Meer over prioriteiten stellen (en plannen) lees je in mijn andere blogs; zeker deze over de Eisenhower matrix raad ik je aan.

Twijfel je weleens, of jij zelf die juiste prioriteiten stelt?

Meld je gerust aan voor een gratis en vrijblijvend Valkuilcheckgesprek. Dan verkennen we samen wat je mogelijk anders kunt doen.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie.

—

Vier tips om om te gaan met dit gat tussen tijd en werk, speciaal voor leidinggevenden.

Geef je medewerkers een zakje met geld. Eh, met tijd.

Het moet uit de lengte of de breedte komen… Het is niet mogelijk om áltijd beschikbaar te zijn voor je medewerkers én ook al je andere werk gedaan te krijgen. Beide zijn belangrijk, maar als je jezelf de sluitpost van je tijdbegroting maakt, blíjf je doorwerken op je niet-werkdag of op je vrije avond. Prik minimaal twee uur per dag waarop je niet beschikbaar bent voor anderen (deur dicht, of op een andere manier ‘niet storen’ aangeven), bij voorkeur op momenten dat je energieniveau op zijn hoogste is.

Andersom kan ook: stel spreekuren in. “Je kunt tussen 12 en 3 bij mij terecht” bijvoorbeeld. Geef je medewerkers heldere grenzen die voor hen ook werkbaar zijn – én voor jou. Niemand kan verwachten dat jij altijd beschikbaar bent voor vragen; je bereikt op die manier nooit een concentratieniveau dat je nodig hebt voor complexe taken, aangezien er altijd iemand voor je deur kan staan.

Neem je takenpakket serieus en maak een tijdsbegroting.

Wat zijn jouw taken eigenlijk, als je die eerlijk op een rijtje zet? In hoeverre zijn die nog in verhouding met het profiel van je functie? Het is goed mogelijk dat coaching van medewerkers veel meer tijd kost dan jij (of jouw leidinggevende) heeft kunnen voorzien, doordat de organisatie door een verandertraject gaat, of er persoonlijke dingen spelen op de afdeling.

Krijg jij voldoende ondersteuning van stafafdelingen en van jouw leidinggevende, om dit takenpakket uit te voeren? Als het een structurele situatie is, zonder bijzonderheden, zit er niets anders op dan te kwantificeren. Hoeveel tijd ben je aan elke taak kwijt, schat je? Vergeet daarbij niet om e-mail ook te beschouwen als werk; dat is in jouw functie een wezenlijk onderdeel van je baan.

Besteed je uur daar waar je ‘waar voor je geld’ krijgt.

Werk jij thuis geconcentreerder dan op kantoor en kun je dan pas meters maken? Kies een weekritme dat bij jou én je organisatie past, en werk op een plek die je het meeste resultaat oplevert. Structureel thuiswerken betekent dat je die uren kunt reserveren voor complexere taken waarbij je niet gestoord wilt worden.

Wil je leidinggevende daar niet aan? Turf dan eens een week lang alle onderbrekingen die bij jou voorbij komen, op een gemiddelde werkdag. Met dergelijke ‘meten is weten’-informatie sta je sterker in dergelijke gesprekken.

Check of je niet boven je stand leeft.

Het is prima als je ambities groot zijn en je veel dingen wilt realiseren in je afdeling. Maar check wel of je niet boven je stand leeft: of je ambities niet te zeer uit de pas lopen met de tijd en energie die beschikbaar is voor projecten en verandertrajecten.

Wil je toch per se aan de slag met je ambities en je ‘big hairy audacious goal’?

Leuk, maar hak het dan in stukjes en plan het met tussenpozen in. Prima als je elk kwartaal een dagdeel investeert in iets dat niet op je reguliere takenlijst staat, bijvoorbeeld.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

1. Bestudeer de agenda

Dit is uiteraard een erg belangrijk punt. Op deze manier kan je erachter komen wat de belangrijkste punten zijn die besproken moeten worden. Als je een agenda goed hebt bestudeerd dan weet je wat de belangrijke punten zijn en kun je hier de focus op leggen tijdens het uitwerken van de notulen.

2. Bekijk vorige notulen

Als je de voorgaande notulen bekijkt dan weet je wat er qua stijl en inhoud van je verwacht wordt. Sommige organisaties vinden alleen de actiepunten belangrijk en andere willen juist het hele gesprek op papier staan met wie wat gezegd heeft. Een goede notulist weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

3. Kies voor papier of digitaal

Je kunt zelf kiezen wat jij het prettigst vindt werken. Wil je graag met pen en papier werken of toch met een laptop? De keuze is aan jou. Bij deze keuze is het wel een stuk gebruikelijker als je kiest om de notulen digitaal te noteren. Dit is een stuk sneller en is ook direct op te slaan waardoor het uitwerken ook een stuk gemakkelijker zal gaan.

4. Kies de beste plek

Hiermee wordt bedoeld dat je ervoor moet zorgen dat je een goede plek kiest zodat je tijdens een vergadering goed overzicht hebt op alle mensen. Je kan ervoor kiezen om centraal te gaan zitten zodat je alles goed verstaat, maar je kan er ook voor kiezen om juist een beetje afstand te nemen zodat je iedereen overzichtelijk kan zien. Doe hetgeen wat het meest bij je past.

5. Maak gebruik van steekwoorden

Als je een vergadering moet bijwonen van een uur en je probeert alles letterlijk te noteren dan is dat een hele opgave. Zorg er daarom voor dat je gebruik maakt van steekwoorden. Zorg er wel voor dat je niet te summier wordt, want je moet na afloop wel nog alles kunnen vertalen naar een correct verslag.

6. Neem niet deel aan de vergadering

Neem zelf nooit deel aan de vergadering tenzij je iets gevraagd wordt. Notuleren is namelijk een belangrijk onderdeel en is ook vele malen intensiever dan altijd wordt gedacht. Zorg er dus voor dat je onafhankelijk bent.

7. Onderstreep genomen besluiten

Probeer ervoor te zorgen dat je gemaakte afspraken en genomen besluiten onderstreept of markeert. Zo heb je de belangrijkste actiepunten van de vergadering goed genoteerd.

8. Durf om verduidelijking te vragen

Mocht je iemand een keer niet goed hebben verstaan, schroom dan niet en vraag om een herhaling. Iedereen verwacht dat de notulen goed zijn en iedereen heeft daar ook baat bij. Vraag daarom gerust om verduidelijking. Bijkomend voordeel is dat je meer tijd hebt om de notities te maken.

9. Neem de vergadering op

Als je een lange vergadering voor de boeg hebt dan is het misschien handig om de vergadering op te nemen. Hierdoor kan je achteraf details die je hebt gemist of niet echt zeker over bent nog terugluisteren zodat je de notulen kan checken en waar nodig kan corrigeren.

Tegenwoordig zit de transcribeerfunctie voor online vergaderingen in Microsoft Teams, maar ook Fireflies en Amberscript zijn mooie hulpmiddelen om vergaderingen te notuleren, samen te vatten en te voorzien van actiepunten. Voor vergaderingen op locatie is Flownote een interessante nieuwe speler die opties biedt om te transcriberen en samenvatten.

10. Maak de notulen direct na afloop

Zorg ervoor dat je direct na de vergadering het verslag maakt. Als je het namelijk direct na afloop doet dan zit het nog vers in je geheugen en voorkom je dat je zaken vergeet.

Met bovenstaande 10 tips moet het lukken om goede notulen af te leveren.

Veel succes!

* Dit artikel is een gastblog door Groenendijk Notulistenservice, aangevuld met enkele AI-toepassingen onder punt 9 *

—

Wil je ook jouw vergaderingen korter, effectiever en leuker maken?

Ontdek de training Kort en Krachtig Vergaderen en leer hoe je met praktische tips en heldere structuur samen snel resultaat behaalt.

Neem contact op voor een voorstel en transformeer jouw teamoverleg!

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Zoals oma al wist: het moet uit de lengte of de breedte komen. Slimmer werken brengt je heel ver, maar er zijn grenzen aan wat je met efficiency en effectiever werken kunt bereiken. Daarom is het belangrijk om keuzes te maken, al dan niet in overleg met je leidinggevende. Zeg het maar – doe ik dit, of doe ik dat?

Om keuzes te kunnen maken, heb je informatie nodig, het liefst harde informatie. ‘Hard’ als in ‘feiten en cijfers’. Hoeveel uur werk ik gemiddeld over elke week? Wat betekent mijn deelname aan die projectgroep? Welke taken heb ik er in vergelijking met vorig jaar bijgekregen als nieuwe dingen – en is er ook iets van mijn bordje afgehaald, of werd het alleen maar meer?

Zorg dus dat je uren gaat schrijven, op welke manier dan ook. Noteer wat je doet en hoeveel het je kost. Geen tijd voor? Deze investering betaalt zich dubbel en dwars terug, dus ik wil je toch adviseren om dit minstens twee weken consequent te doen.

Dat kan op een eenvoudige manier met de app Toggl. Dat is een tijdschrijf-app waarin je heel simpel kunt registreren waar je tijd naar toe gaat.
Jij omschrijft wat je doet, drukt op start en daarna weer op stop als je klaar bent. Het systeem houdt al die porties tijd bij en stuurt je zondagnacht per e-mail een overzicht van het totaal aantal uren, minuten en seconden van de afgelopen week. De gratis versie van Toggl biedt voldoende mogelijkheden voor deze registratie.

Vertaal je werklast naar je planning of agenda. Zo zie je wanneer je wordt geacht deze taken uit te voeren. Donderdagmiddag van 15 tot 16 uur kun je – net als overigens elk ander uur – maar één keer besteden. Wordt het dat teamoverleg, of ga je je achterstallige kleine prutacties wegwerken? De keuze daarin heeft ook te maken met je energieniveau. Zorg dat je dus je gouden uren kent.

De waan van de dag is een andere belangrijke factor in dit proces. Hoe je zorgt dat je die de baas blijft, legde ik al eerder uit in een blogstuk. Je zult hem nooit helemaal de nek omdraaien, maar flink snoeien is ook al winst.

Als laatste is het belangrijk om werkdruk bespreekbaar te maken binnen je organisatie. Daarmee zorg je dat het een gedeeld punt wordt, waarmee jullie samen concreet iets gaan doen, in plaats van het te houden bij een klaagonderwerp voor bij de koffie.

Heb je het gevoel op een eilandje te zitten? Blijf het breder trekken, want werken doe je samen! Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Vraag jezelf af of wat je in deze taak stopt, in verhouding staat tot wat het je oplevert. Niet alles kan meteen in geld worden omgezet: kijk maar naar dit blogstuk. Toch blog ik regelmatig, want het helpt om te laten zien hoe ik met mijn vak bezig ben en verbetert mijn online zichtbaarheid in het algemeen. Toch heb ik het bloggen voor andere websites wat moeten terugschroeven; het kostte te veel tijd om steeds unieke content voor andere sites te schrijven.

Vraag jezelf af of je met de juiste taak bezig bent. Is het de bovenste op je lijstje? De makkelijkste? De leukste? Degene waarmee je iemand anders blij maakt? Soms is het antwoord ‘ja’ op al deze vragen. Maar vaak genoeg ontwijk je een moeilijke, ingewikkelde, saaie of stomvervelende taak door héél druk bezig te zijn met iets anders. Alles om maar niet dááraan te hoeven beginnen. Niemand zo productief als een echte uitsteller!

Vraag jezelf af of je deze taak wel op de slimste manier doet. Je bijl slijpen, zogezegd. Abraham Lincoln zei het al zo mooi: give me six hours to chop down a tree, and I will spend the first four sharpening the axe. Kijk dus regelmatig naar je werkwijze. Is die te standaardiseren of te automatiseren? Heeft iemand anders hier al een wiel voor uitgevonden? Is deze taak zo arbeidsintensief geworden dat het slimmer is om dit uit te besteden aan iemand die het sneller en goedkoper kan, terwijl jij door gaat met iets anders? (Zo mocht ik onlangs de luxe ervaren van ondersteuning door een Virtual Assistant. Zo fijn dat ze mij werk uit handen kon nemen!)

Het Chinese spreekwoord dat hier perfect op aansluit:

Als ik het heel druk heb, ga ik even zitten.

(En nadenken. Keuzes maken.)

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Heb jij weleens last van uitstelgedrag op je werk? Grote kans dat je daarin een herkenbaar patroon volgt. Ontdek welk uitsteltype jij bent in mijn korte zelftest en krijg direct inzicht in jouw sterke punten én valkuilen!

Over uitstelgedrag schreef ik twee boeken. De eerste is Vandaag begin ik echt; daarover lees je hier meer. De tweede is Uitstelgedrag de baas worden; dat is een e-boek en kun je via deze pagina bestellen en meteen downloaden.

—

1. “Ik heb nooit tijd om die spullen voor morgen klaar te leggen.”

Eerst dit afmaken. Nog even dat telefoontje. En had je niet beloofd eindelijk eens op tijd thuis te zijn voor het eten?

Tijd is een vaste hoeveelheid die je niet kunt manipuleren. Je kunt wel andere keuzes maken en bijvoorbeeld tien minuten voor vertrek niet in je mailbox gaan kijken – met bekende gevolgen – en in plaats daarvan in je agenda te kijken wat er morgen op het programma staat.

2. “Dit kost me maar vijf minuten.”

Oh ja? Het zal je verbazen hoeveel tijd sommige dingen kosten als je ze écht eens zou meten. Vijf minuten kan een eufemisme zijn natuurlijk: een uitdrukking, een manier om te zeggen ‘dat is zo gepiept’. Houd wel in de gaten dat je niet te veel beloftes doet aan anderen – want zij denken waarschijnlijk écht dat het je vijf minuten kost en staan binnen een mum van tijd weer aan je bureau.

3. “Dat lukt me morgen wel.”

‘Morgen is dikwijls de drukte dag van de week’, is een Spaans gezegde. Dingen voor je uitschuiven moet gewoon soms: je bent er niet aan toe gekomen of de prioriteiten van je dag zijn veranderd. Vergeet echter niet dat morgen óók maar gewoon acht uur heeft en dat er net zo goed onverwachte ontwikkelingen kunnen gebeuren. Maak er geen gewoonte van; morgen is geen magische dag waarop het je allemaal wél gaat lukken.

4. “Ik wil wel meer kennis opdoen, maar lezen kost me meer dan het me oplevert.”

Er zijn zoveel interessante boeken die voor het grijpen liggen, vol aan kennis waar je ontzettend veel baat bij kan hebben. Toch merk je dat mensen tegenwoordig steeds minder lezen. Het kost ze moeite, ze raken snel afgeleid en moeten iets talloze keren opnieuw lezen voordat het een keer blijft hangen.

De Masterclass van Digital Speed Reading kan je hierbij helpen. Zij geven je de handvatten om informatie beter te filteren en je geheugen te versterken. Zelf pluk ik er jaren later nog steeds de vruchten van! Heb je interesse in de masterclass? Maak dan gebruik van deze leuke korting.

5. “Ik zou wel willen, maar die ene klus op mijn lijstje, daar kom ik gewoon nooit aan toe.”

Er kunnen talloze redenen zijn waarom je er niet aan toe komt.

Het kan een olifant zijn die je in stukjes moet hakken.

Of een taak die niet door jou bedacht is maar in je mik geschoven is door iemand anders.

Of: je neemt niet de rust om de eerstvolgende stap te bedenken.

Hoe dan ook: bedonder jezelf niet. Eerlijk duurt het langst, ook hier.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.

Snoeischaar

Supernuttig. Voor het intomen van extreme ambities, voor het uitweiden in eindeloze details of bezwaren. Met de symbolische snoeischaar kijk je naar wat écht belangrijk is en maak je daarin je keuzes. Waar ga ik voor? Waar stop ik dit jaar/deze dag/de komende 20 minuten mijn energie in?

Goed snoeien kun je pas als je uitzoomt. In de tuin, maar ook overdrachtelijk. Eerst moet je het hele plaatje in beeld hebben voordat je weet wat er af kan, toch?

Mes

Iets scherps, graag… Zodat je grote taken in kleinere stukjes kunt snijden. Projecten – na een behandeling met de snoeischaar… – kunt opdelen in realistische onderdelen die je een plek in de tijd kunt geven. Snijden dus!

Loep

Om de juiste focus te krijgen en te zien waar het om draait. Een goede loep geeft je een haarscherp beeld van je taak en zorgt dat andere zaken vervagen. Minder goed in beeld, op dat moment, want jij hebt je focus op ‘dat ene’. De rest volgt wel weer.

Sleutel

Kennis opent deuren naar nieuwe mogelijkheden! De wereld verandert snel, en bijblijven is cruciaal. Met de Masterclass Digital Speed Reading krijg je de sleutel tot efficiënter leren. Heb je moeite met informatie snel verwerken? Dan is dit jouw ideale startpunt! Ik volgde deze masterclass jaren geleden, en de technieken pas ik dagelijks toe. Om je een beetje op weg te helpen, heb ik hier een leuke korting voor de Masterclass Digital Speed Reading.

Eierwekker

Dit is de enige in het rijtje die niét symbolisch is… Deze gebruik je echt. Ik ook! Met de eierwekker begrens je jezelf. Zoeken naar beeld voor een presentatie? Bonnetjes intikken in de administratie? Rondklikken op social media? Stukken lezen kort voor vertrek, zonder dat je steeds op de klok moet kijken of het tijd is?

De eierwekker helpt je uit de brand en houd je energie in toom. Hij zorgt er voor dat je niet te veel tijd besteedt als je die tijd eigenlijk niet hebt – of het nu leuke dingen zijn, moeilijke taken of taken waar je tegenaan hikt.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.