Wel doen bij digitale communicatie

1. Kies het kanaal passend bij urgentie en lengte van je bericht.
   E-mail is geen chatkanaal; voor korte, snelle vragen is chat of WhatsApp geschikter.
   
2. Maak je bericht oprolbaar.
   Net als bij een persbericht, is het slim om de essentiële informatie in de eerste regels te plaatsen. Dit helpt de ontvanger snel de kern te begrijpen, net als een specifieke onderwerpsregel dat doet.
   
3. Manage ieders verwachtingen.
   Benoem duidelijk de timing of deadline, wie welke verantwoordelijkheden heeft en de verwachte resultaten. Vermijd vage uitspraken zoals ‘Ik pak het op’. Geef aan wanneer en hoe je het gaat oppakken.
   
4. Houd het visueel overzichtelijk
   Mensen lezen niet graag van een scherm, dus gebruik – net als in deze tekst… – vooral alinea’s, nummering en bullets als je denkt dat het er duidelijker op wordt.

Niet doen bij digitale communicatie

1. Beginnen bij het schrijven van de onderwerpsregel
   Formuleer deze bij voorkeur als laatste! Schrijf eerst je e-mail en stel daarna de vraag: waar gaat dit eigenlijk over? Hoe specifieker de onderwerpsregel, hoe makkelijker de ontvanger de relevantie en urgentie kan inschatten.
   
   ‘Vraagje’ is de slechtste onderwerpsregel. ‘Budgetinformatie voor project ABC (uiterlijk vrijdag!)’ is veel duidelijker. Maar ook projectcodes, of labels als [ter info] of [besluit nodig] helpen.
   
2. ‘Wijdopen’ vragen stellen
   Vermijd vage vragen zoals ‘Wat zullen we doen?’ of ‘Wat vind jij?’. De ontvanger moet dan veel zelf bedenken.
   
   Geef liever binaire opties (ja/nee) of een beperkte keuze. Bijvoorbeeld: ‘Het gaat niet goed met project XYZ. We kunnen A, B of C doen. B is het snelste, C is het zorgvuldigste. Ik kies voor C, maar misschien is B beter. Wat denk jij?’
   
3. Informatiebommetjes droppen
   Doorsturen is snel gedaan, maar een hele sliert aan informatie en mailwisseling doorsturen is niet collegiaal. ‘Zie onderstaand’ is wel een hele minieme inleiding.
   
   Collegialer en professioneler is om het verhaal dat je doorstuurt samen te vatten en je vraag goed in te leiden (zie ook het vorige punt).
   
4. Vergaderen per e-mail
   Als er een vergadering in de e-mailreeks ontstaat, stop dan. Dit kan sneller en beter op andere manieren, zoals een online peiling of een online whiteboard om ideeën en meningen te verzamelen.
   
   (Een échte vergadering kan ook, maar dat is wel de duurste vorm van teamcommunicatie. Verdiep je daar dus eens in en kijk wat hierin valt te verbeteren.)
   
5. Nieuwe onderwerpen toevoegen
   Voeg geen totaal nieuwe onderwerpen toe aan een bestaande mailwisseling. Begin een nieuwe draad als het onderwerp niet gerelateerd is aan de eerdere discussie.
   
   Voor korte, samenhangende vragen kun je eventueel de onderwerpsregel aanpassen door informatie toe te voegen met een plusteken erbij (zoals ‘+ locatie MT-overleg’).

Een beetje van beide: je collega’s ghosten

Ghosten, of het abrupt beëindigen van digitale communicatie zonder uitleg, kan variëren van noodzakelijk tot onbeschoft, afhankelijk van de situatie.

Het stellen en bespreken van grenzen in digitale communicatie is essentieel om burn-out te voorkomen en relaties op de werkvloer goed te houden, waarbij duidelijke afspraken met collega’s en leidinggevenden helpen om verwachtingen te managen en je mentale welzijn te beschermen.

Hier lees je er alles over waarom ghosten soms onbeschoft is, en toch ook bittere noodzaak kan zijn.

Meer lezen over e-mailmanagement? Dat kun je in deze blogstukken.

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Onderwerpsregel

Maak een duidelijke onderwerpsregel die aangeeft waar de mail over gaat. Schrijf niet ‘Vraagje’ maar benoem het onderwerp en liefst ook wat je er mee wil, zoals bijvoorbeeld ‘Aanvulling op projectoverzicht januari – graag je feedback’.

Begin to-the-point

Begin je mail met aan te geven waarover de mail gaat, waarom je mailt en wat je van de ander wilt. Bijvoorbeeld: ‘Beste Piet, zoals afgesproken heb ik een voorstel gemaakt voor een uitbreiding van de installatie van gebouw X. Dat is bijna klaar, maar om dit goed te kunnen afronden heb ik nog een aantal vragen voor je. Die vragen vind je hieronder.’

Als je het lastig vindt om dit kort en bondig te formuleren, begin dan met nadenken hoe je deze mail zou schrijven als je maximaal twee zinnen mocht sturen. Wat zou er in die mail staan? Vanuit daar kun je uitbreiden.

Maak een indeling

In plaats van een lange lap tekst te schrijven, is het indelen van je mail met tussenkopjes, nummering of bullets verstandiger. Iemand die tekst van een beeldscherm leest, leest niet zoals hij een boek leest, maar scant de tekst meer: hij kijkt hem diagonaal door en blijft ‘haken’ bij dingen die hem opvallen. Die blijven meer bij dan de overige tekst. Het zijn kapstokken waaraan je je informatie kunt ophangen.

Benoem de actie voor de ander

Als je mail niet alleen ter informatie is, maar ook nog de ander in beweging moet krijgen, zorg dan dat je die acties concreet benoemt. Dat kan met tekst én met vormgeving.

In de tekst kun je een duidelijke vraag stellen:

‘Wil je voor vrijdagmiddag laten weten of dit voorstel akkoord is?’

‘Heb je nog aanvullingen op deze tekst, of geeft dit weer wat we hebben besproken?’

Qua vormgeving kun je dingen onderstrepen of vet maken in zinnen.

Tot slot: filter en recycle

Kijk ook eens met een andere bril naar e-mails die al hebt verstuurd aan bepaalde klanten. Kun je daaruit standaardteksten halen die je vaak gebruikt? Bijvoorbeeld afsluitende alinea’s, of andere stukken?

Bewaar die dingen in een apart document, dat je op een makkelijk terugvindbare plaats bewaart.

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—