Augustus is traditioneel de rustigste verzuimmaand, simpelweg omdat veel mensen dan op vakantie zijn. ArboNed waarschuwt alvast voor wat daarna komt: in september stijgt het verzuim doorgaans weer, deels door een administratief effect, maar ook door een toename van stressgerelateerde uitval. Ze noemen dit de post-vakantiedip: de periode waarin werk, privéverplichtingen en dagelijkse routines tegelijk weer op gang komen, en mensen moeten wennen aan het ritme van alledag.

Het goede nieuws: de arbodiensten zeggen zelf dat de zomerperiode hét moment is voor werkgevers om hier iets aan te doen, door verwachtingen helder te maken en mensen ruimte te geven om het werkritme weer op te pakken. Dat is dus geen kwestie van afwachten en hopen dat het meevalt, maar van gericht handelen, vóórdat de eerste medewerker met knallende koppijn op maandagochtend in de mail zit.

Waarom die dip zo voorspelbaar is

De post-vakantiedip voelt voor veel mensen persoonlijk, alsof ze zelf even niet in staat zijn om “gewoon weer aan de slag te gaan”. Maar het patroon is opvallend consistent, jaar in jaar uit, en dat zegt iets belangrijks: dit is geen individueel falen, dit is een voorspelbaar, structureel moment.

Er gebeurt namelijk best veel tegelijk in die eerste weken na een vakantie:

• Een volle mailbox en achterstallige taken die zich in de vakantieweken hebben opgestapeld
• De overgang van vakantieritme naar werkritme, inclusief vroeger opstaan, schoolroutines die weer beginnen, en minder flexibiliteit in de dag
• Verwachtingen die niet expliciet zijn uitgesproken: iedereen gaat er stilzwijgend van uit dat een medewerker na de vakantie “weer gewoon meedraait”, zonder dat iemand benoemt wat dat concreet betekent voor die eerste week
• Het contrast tussen rust en werkdruk, dat naarmate een vakantie beter was, soms juist groter aanvoelt

Precies dat laatste punt is waar werkgevers en leidinggevenden wél invloed op hebben. De vakantie zelf kun je niet beïnvloeden, de terugkeer wel.

Wat je als werkgever concreet kunt doen

1. Maak vóór de vakantie al afspraken over de terugkeer

Wacht niet tot iemand weer op kantoor staat om te bedenken hoe de eerste week eruitziet. Bespreek dit al vóór het vertrek: wat ligt er klaar bij terugkomst, wie neemt tijdens de vakantie waar, en wat kan echt wachten tot de medewerker terug is? Een heldere overdracht voorkomt dat de eerste werkdag meteen een inhaalslag wordt in plaats van een rustige herstart.

2. Plan geen zware momenten in de eerste dagen na terugkeer

Een belangrijke deadline, een lastig beoordelingsgesprek of de aftrap van een nieuw project, plan dit bewust niet op de eerste of tweede werkdag na iemands vakantie. Geef mensen letterlijk de ruimte om eerst weer “in te checken” voordat ze vol aan de bak moeten.

3. Spreek uit wat je wél en niet verwacht

Onduidelijkheid is een van de grootste stressbronnen bij een herstart. Maak expliciet, niet impliciet, wat je van iemand verwacht in de eerste week: moet de mailbox helemaal zijn weggewerkt, of is scannen op urgentie genoeg? Hoeft iemand dag één alweer volledig up-to-speed te zijn, of mag dat groeien? Een paar zinnen hierover, vooraf, schelen een medewerker een hoop giswerk en onnodige druk.

4. Normaliseer een geleidelijke opbouw, ook voor jezelf als leidinggevende

Niemand hoeft op de eerste dag terug meteen op 100% te draaien. Bespreek dit openlijk in je team, bijvoorbeeld: “De eerste twee dagen zijn voor bijpraten en orde op zaken stellen, vanaf woensdag draaien we weer volledig mee.” Dat geeft iedereen, inclusief jijzelf, een concreet en realistisch ijkpunt in plaats van een vaag “het komt wel goed”.

5. Zorg dat de mailbox geen obstakel wordt

Een dichtgeslibde inbox is voor veel mensen letterlijk de eerste hindernis van de terugkeer, en voelt vaak zwaarder dan het werk zelf. Overweeg als team afspraken te maken over een gezamenlijke “opschoonstrategie”: oude nieuwsbrieven direct weg, cc’tjes archiveren, en pas daarna serieus door de rest heen. Zo hoeft niemand in hun eentje door honderden ongelezen berichten te ploegen op de eerste ochtend.

6. Herken de signalen, ook bij mensen die “gewoon weer aan het werk zijn”

Stressgerelateerd verzuim ontstaat zelden van de ene op de andere dag. Iemand die de eerste weken na de vakantie merkbaar gejaagd, prikkelbaar of stiller is dan normaal, geeft vaak al een signaal af vóórdat er daadwerkelijk uitval volgt. Als leidinggevende is dit hét moment om even door te vragen, niet pas wanneer iemand zich ziekmeldt.

7. Maak de post-vakantiedip bespreekbaar in het team

Soms is het simpelweg erkennen van het fenomeen al waardevol. Een korte opmerking in een teamoverleg, “de eerste week terug is voor iedereen wennen, dus wees niet te streng voor jezelf”, normaliseert iets waar mensen zich anders in stilte schuldig over voelen.

Waarom dit meer is dan een goedbedoelde tip

De verzuimcijfers laten zien dat dit geen incident is, maar een terugkerend, voorspelbaar patroon. Dat betekent dat het ook systematisch aan te pakken is, niet met een eenmalige actie, maar met een aanpak die ieder jaar weer terugkomt rond deze periode. Organisaties die hier bewust op inspelen, zien niet alleen minder uitval in september, ze bouwen ook aan een cultuur waarin werkdruk bespreekbaar is vóórdat het een probleem wordt, in plaats van erna.

Hulp nodig bij een goede start na de zomer?

Wil je met je team of organisatie concreet aan de slag met een gezonde herstart na de vakantieperiode, zonder dat het bij goede bedoelingen blijft? Neem gerust contact met me op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Dan kijk ik met je mee naar wat er in jullie situatie speelt, en doe ik suggesties die aansluiten bij hoe jullie team daadwerkelijk werkt. Een voorstel voor een training kan ook; dat is geen standaardverhaal, maar maatwerk dat past bij jullie mensen en jullie werkdruk.

De verzuimcijfers laten zien dat dit geen incident is, maar een terugkerend, voorspelbaar patroon. Dat betekent dat het ook systematisch aan te pakken is, niet met een eenmalige actie, maar met een aanpak die ieder jaar weer terugkomt rond deze periode. Organisaties die hier bewust op inspelen, zien niet alleen minder uitval in september, ze bouwen ook aan een cultuur waarin werkdruk bespreekbaar is vóórdat het een probleem wordt, in plaats van erna.

—

Wil je dat je team een stapje terug doet uit de waan van de dag en aandacht geeft aan de manier waarop ze het werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het om persoonlijke aandacht voor de uitdagingen van een specifieke medewerker? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar hij of zij kan zich ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Wat deze expert je wil vertellen, in een notendop

• Trendwatchers kunnen niet in de toekomst kijken, maar wel de richting aangeven waarin iets zich gaat ontwikkelen.
• Goed bronnenonderzoek is voor een trendwatcher essentieel; zowel harde als zachte bronnen kunnen waardevolle informatie opleveren. Het slim combineren van die informatie geeft de waarde aan het advies van een trendwatcher.
• Kritisch zijn op je eigen adviezen is als trendwatcher nodig; juist het zoeken van de ‘ja maren’ in informatie zorgt voor een betere onderbouwing.

Wat jij hiervan kunt leren

Wil je een compleet en genuanceerd beeld krijgen van de mogelijke ontwikkelingen rondom een onderwerp, dan is zowel kwantiteit als kwaliteit van je bronnen belangrijk. Er is veel te vinden in bronnen die misschien niet voor de hand liggen. Houd wel een kritische bril: kijk altijd wie de afzender is, welke belangen er bij spelen en waarom informatie nu naar buiten komt.

Een trendwatcher is iemand die verbanden legt die anderen (nog) niet zien. Het zijn geen toekomstvoorspellers, maar informatieverzamelaars. Hun inzichten worden gebruikt om toekomstscenario’s uit te werken. Hoe zorg je als trendwatcher dat je toegang hebt tot alle informatie die je nodig hebt en welke keuzes maakt een trendwatcher in de informatieovervloed?

Lieke Lamb is net als haar man Richard trendwatcher. Een andere term voor hun vak is futuroloog of trendstrateeg. Ze houden zich bezig met maatschappelijke veranderingen en de invloed daarvan, met bijzondere aandacht voor de rol van techniek daarin. Voor hun klanten zoeken ze naar trends, hypes en ontwikkelingen, waarbij ze die vertalen naar mogelijke kansen. “Bedrijven willen van ons soms precies weten hoe iets gaat worden in de toekomst. Dat weten we niet, want die kunnen we niet voorspellen”, vertelt Lieke. “We kijken naar de indicatoren die er zijn en maken daar de mogelijkheden op uit: wat is zinnig, wat is onzinnig en wat zou er kunnen gebeuren? Wat zou dit met de maatschappij kunnen doen? Ik geef de richting aan waarin ik denk dat iets zich gaat ontwikkelen.”

Als het gaat om techniek, is er een grote hoeveelheid bronnen beschikbaar van soms wisselende kwaliteit. “Om te weten of we over twintig jaar allemaal in een vliegende auto zitten, is het niet voldoende om in kaart te brengen wat de technologie doet”, weet Lieke. “Je kijkt ook naar het consumentengedrag en de maatschappelijke impact die zo’n verandering zou hebben. Dat is lezen en luisteren, maar ook veel ‘fingerspitzengefühl’. Daarom hebben we een groot netwerk en praten we met heel veel mensen in heel veel branches. Doordat we het netwerken heel serieus nemen, weten we wat er in Nederland en daarbuiten leeft. Onze ervaring in die branches en sectoren is daarbij ontzettend waardevol, al zaten wij er in de loop der jaren natuurlijk ook wel eens naast. Maar dat was dan eigenlijk alleen wat betreft de exacte timing.”

Blogger uit Timboektoe

Lieke en Richard consumeren een breed spectrum aan bronnen om goed geïnformeerd te blijven. Vanzelfsprekend is vakliteratuur een belangrijke bron; met name de gerenommeerde titels worden goed gelezen. “Een publicatie van de TU Delft nemen we serieuzer dan een blogger uit Timboektoe”, schetst Lieke. “En wil je weten wat er speelt in de technologie, dan is New Scientist echt interessanter dan de VIVA, want zij zitten dichter bij het onderzoek, bij de kern van het onderwerp. Wil ik weten wat we met die technologie gaan doen, dan is de VIVA juist weer wél heel nuttig. Bronnen die met elkaar botsen zijn ook interessant. Als ik lees over een uitvinder met een perfecte vinding, maar ik kan ergens anders uit afleiden dat de grote oliemaatschappijen hier faliekant tegen zullen zijn, is de betrouwbaarheid misschien wel groot maar zal dit niet gaan doorzetten.”

Naast de betrouwbare, voorspelbaardere bronnen kijken trendwatchers goed naar hoe de maatschappij reageert op ontwikkelingen. “Dat zie je in de softere bronnen weerspiegeld”, vertelt Lieke. “In tijdschriften, op bijeenkomsten, of op tv. Zeker wanneer we mensen in de politiek adviseren komt er meer bij kijken dan alleen de ‘harde bronnen’ onderzoeken. Juist in onconventionele bronnen wordt menselijk gedrag zichtbaar. Neem bijvoorbeeld een publicatie van de AIVD over sociale onrust, of gewoon de programmering van de televisie. Dat laatste volgen wij op de voet, omdat je daar heel veel uit kunt halen. Dat Heel Holland Bakt zo succesvol is, zegt iets over de behoefte aan kneuterigheid in Nederland en dat kan grote impact hebben op de vraag van een klant, ook al zit die in een totaal andere sector dan bakproducten.”

Ze vervolgt: “Hard of soft, met al die bronnen moet je uit de voeten kunnen, wil je de patronen herkennen die anderen niet zien, of nog niet zien. Als we zien dat in het onderwijs de rol van de leerkracht en docent aan het veranderen is, dan zie je dat vaak ook terug in vergelijkbare hiërarchische constructies zoals de kerkelijke organisatie en het bedrijfsleven.”

Sociaal wenselijke antwoorden

Aan de mensen vragen wat ze vinden en doen kan ook een nuttige bron van informatie zijn. Maar er zit een groot nadeel aan zulk soort onderzoek, namelijk de sociaal wenselijke antwoorden. “Daar moet je echt alert op zijn als trendwatcher”, weet Lieke. “Denk aan het hamsteren tijdens de onrust rondom corona. We wéten dat bepaalde groepen meer hamsteren dan anderen en het werd op grote schaal gedaan, dat is bekend. Iedereen kent het verschijnsel, maar als je het ze rechtstreeks vraagt, dan hamstert niemand. Dat kan natuurlijk niet. Daar zijn we dus alert op; het is de kunst om door wat mensen zeggen heen te prikken en zelf te blijven redeneren.”

De houdbaarheid van informatie kan best lang zijn in het vakgebied van de techniek. Lieke: “Er komen in bedrijven wel nieuwe dingen bij, maar de nieuwe technologie blijft soms wel een paar jaar hetzelfde. Sommige trends zijn uit zichzelf langdurig van aard: zoals vergrijzing, digitalisering of robotisering. Die ontwikkelingen spelen al zo lang, dus gaan je adviezen langer mee. Wat natuurlijk wel wisselt – en soms zelfs per dag – zijn de specifiekere oplossingen en toepassingen. Die informatie is wel steeds anders en nieuw.”

Omdat er zoveel bronnen zijn die je kunt raadplegen als trendwatcher, is het zaak dat je kritisch kijkt naar waar je informatie vandaan komt. In deze tijd van #fakenews is dat extra nodig, vooral wanneer je buiten conventionele bronnen gaat. “De vorm van de bron is niet eens zo belangrijk, al zijn ze tegenwoordig bijna zonder uitzondering online”, zegt Lieke. “Of het nu een tweet is, een kwartaalrapport, een blog of een tijdschriftartikel, is niet zo relevant. Wat wel relevant is, is de afzender: wie zegt dit? Wat zijn de structuren en belangen die hiermee samenhangen? Waar komt dit onderzoek vandaan? Dat is iets waarin ik door mijn lange ervaring veel beter ben geworden: achterhalen waarom partijen iets zeggen, of waarom bepaalde cijfers juist nu naar buiten komen. Meten is weten, maar je wil ook weten wie de meting heeft gedaan.”

Advocaat van de duivel

Alle informatie die ze vinden, wordt aan een extreem kritische blik onderworpen. “Daarin werken Richard en ik als een prima team, waarin we advocaat van de duivel spelen. We discussiëren intensief en proberen gaten te prikken in de argumentatie van de ander. De woorden ‘ja maar’ zijn bij ons juist een onmisbare kant van ons werk; je zoekt informatie en meteen ook naar andere informatie die je vindingen tegenspreekt of uitdaagt. Je wilt voorkomen dat je confirmation bias krijgt, waarbij je vooral informatie zoekt die jouw mening onderbouwt. Wat we aan informatie vinden gaat inclusief alle ‘ja maren’ naar de klant.”

Het profiel van de klant is bepalend voor de bril die ze opzetten bij het zoeken naar informatie. “Het onderwijs kan bijvoorbeeld echt niet elk half jaar een nieuwe technologie inzetten”, legt Lieke uit. “Daar beweegt alles net wat trager. Wat is er allemaal, wat wordt er aangeboden en hoe maken we een goede keuze uit dat geheel? De adviezen die we geven over technologie houden daar rekening mee. Je kunt niet aankomen met een aanbieder waarvan het product niet meer werkt na een volgende update, dus zoek je naar de trends op de langere termijn.”

‘Klanten willen natuurlijk ook weten waarom Lieke en Richard bepaalde keuzes maken in de adviezen die ze geven. “Of je nu een PowerPoint, mindmap of vuistdik rapport produceert: je moet bronnen laten zien, bewijzen voor de signalen die je ziet. Hoe kom je aan je ideeën? Zeker als je voor de muziek uit loopt heb je die onderbouwing nodig”, is haar ervaring. “Twintig jaar geleden was e-commerce nog een rare term in Nederland. We hebben veel winkels geadviseerd over hoe ze zich moesten voorbereiden op de toekomst. Dat stuitte dan wel eens op ongeloof: producten bestellen via de computer? Wat een onzin, mensen blijven gewoon naar mijn winkel komen. Je probeert een klant te overtuigen en te sturen met de informatie die je hebt. Natuurlijk konden we niet bewijzen dat mensen over tien jaar kleding online zouden gaan kopen, maar wel vertellen wat we zien in het buitenland. Dan kan een klant alsnog zeggen ‘Ja, maar het is hier geen China’, terwijl wij wisten: we zien dit echt goed, dit gaat gebeuren.”

Honderd mitsen en maren

Lieke is al haar hele werkzame leven trendwatcher. “Toen ik begon had ik veel papier; allerlei mappen met belangrijke artikelen. Nu zit dat allemaal op mijn pc. Destijds had ik ook een enorme honger naar informatie; door mijn ervaring ben ik daar selectiever in geworden. Ik zie heel snel patronen in informatie en zie soms al aan de kop van een artikel ‘dit wordt hem niet’. Lees ik een stuk, dan heb ik al honderd mitsen en maren bij de inhoud. Mijn bril is dus veel kritischer geworden; ik lees minder en veel gerichter”, heeft Lieke gemerkt.

“Er is van alles dat interessant is, maar waar ik niets mee opschiet. Leuk voor als ik tijd over heb, denk ik dan. Bovendien herhalen veel dingen zichzelf; dan heb ik iets al in een andere vorm gezien, in een ander artikel of andere bron. Zelf ga ik gerichter op zoek dan vroeger, ik absorbeer niet zomaar meer alles. Vroeger dacht ik: wow, hier is iemand op gepromoveerd, dit is duidelijk belangrijke informatie. Inmiddels weet ik dat zo iemand ook maar gewoon een onderwerp kan zoeken wat hem of haar ligt; het betekent niet automatisch dat het een urgent of relevant onderwerp is. Ik kan daarin veel meer relativeren.”

Dit is één van de acht interviews uit e-book ‘De experts aan het woord’, dat hoort bij mijn boek Infodetox: Filter de wereld voor meer overzicht. De overige zeven interviews staan ook in deze categorie blogstukken. Meer over mijn boeken en waar je ze bestelt vind je op deze pagina.

Zou een inspiratiesessie over hoe je slimmer kunt omgaan met informatie iets zijn voor jouw team, afdeling, netwerkbijeenkomst of intervisiegroep? Dat kan online en is er al in een versie van 60 minuten; de ideale lunchworkshop of bijdrage aan een online bijeenkomst.

Neem gerust contact met me op, om de mogelijkheden te bespreken.

Wat deze expert je wil vertellen, in een notendop

• Luchtverkeersleiders zijn verschillend qua functie, leeftijd en persoonlijkheid, maar hebben één ding gemeen: het zijn snelle denkers, die weinig tijd nodig hebben om besluiten te nemen. Tijdens de intensieve opleiding vergaren ze veel kennis, die de basis biedt voor hun besluiten.
• Bovendien moeten ze makkelijk omgaan met grote hoeveelheden informatie die snel kan veranderen. Vervolgens moeten ze daar betekenis aan geven. De aanleg daarvoor moet je van nature hebben, wil je dit werk goed kunnen doen.
• Hun werkschema is helemaal ingericht op het gegeven dat ze hun reflecterende brein heftig moeten belasten tijdens hun werkzaamheden.

Wat je hiervan kunt leren

Wie beroepsmatig te maken heeft met veel dynamische informatie, kan leren daarmee om te gaan maar heeft het meeste aan een – eventuele – natuurlijke aanleg om snel verbanden te leggen en knopen door te hakken.

De werking van het brein staat centraal in het omgaan met grote hoeveelheden informatie. Hoe makkelijk je dat afgaat, is persoons- en leeftijdsgebonden.

Zoals een piloot zorgt dat een vliegtuig veilig in de lucht blijft, zo zorgt een luchtverkeersleider dat het een veilige route kan vliegen. Tijdens een dienst krijgt een luchtverkeersleider een karrenvracht aan informatie te verstouwen: windrichting, weer, beschikbaarheid van banen, baanverlichting, systeemmeldingen, vragen van piloten, input van collega’s… Hoe zorg je dat je overzicht houdt en wat doet zo’n grote hoeveelheid informatie met je brein? Waarnemen als een professional blijkt bijzondere uitdagingen te hebben.

Frank Klap is bij Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL) al een jaar of twintig nauw betrokken bij de opleiding en ontwikkeling van luchtverkeersleiders. Zijn achtergrond in en interesse voor dit vak heeft hem gestimuleerd verder te kijken naar de menselijke factor: het menselijk gedrag in complexe systemen. En dat luchtverkeersleiders werken in complexe systemen is helder – ze zien en horen ontzettend veel, waarna ze met die informatie in hoog tempo besluiten moeten nemen die verstrekkende gevolgen kunnen hebben.

“Er zijn drie soorten verkeersleiding in Nederland”, legt Frank uit. “De verkeersleiders in de toren zijn de zichtbaarste. Zij zijn verantwoordelijk voor alles dat in de lucht vliegt en op de grond rijdt, op en rond de luchthaven, in een straal van ongeveer 15 kilometer. In de straal daarbuiten hebben we de naderingsverkeersleiding. Die verkeersleiders kijken verder en gaan over het werkgebied tot ongeveer 50 kilometer rondom Schiphol; zij letten dus op al het verkeer dat van en naar de luchthaven wil. Nog verder weg heb je Area Control; zij zijn de algemene luchtverkeersleiding die vliegverkeer begeleidt tussen de landsgrenzen en de naderingsverkeersleiding.”

Alle zintuigen

In de toren op Schiphol zit een team van tien tot twaalf personen met een strakke taakverdeling. Samen zorgen ze dat het verkeer veilig aankomt en vertrekt. Het werken in de toren is erg intensief, weet Frank. “Zit je daar, dan krijg je alles binnen via alle zintuigen. Het is vooral heel veel visuele waarneming. Naar buiten kijken doe je veel en vaak, maar je bent ook veel bezig om alle schermen en panelen af te lezen: klopt het allemaal nog?”

In een druk uur zijn er maar liefst 120 vliegtuigen per uur die landen op en vertrekken van Schiphol. Voordat een luchtverkeersleider die vliegtuigen kan begeleiden, wordt er van alles gedeeld met elkaar. Frank somt op: “Er is informatie over de infrastructuur en de beschikbaarheid ervan. Hij kijkt naar de systemen om zich heen: welke banen zijn vrij, welke zijn in gebruik? Is de verlichting op orde? Dan is er van alles bekend over het weer. Wat voor weer het is, wat de wind doet, hoe de wolkenbasis is. Dergelijke informatie wordt onder andere door de supervisor in de gaten gehouden voor het hele team, en op basis daarvan kan er bijvoorbeeld een andere baancombinatie worden gekozen.”

Wat er gebeurt met het binnenkomende en vertrekkende vliegverkeer is erg dynamisch en verandert voortdurend. “Informatie in het moment”, omschrijft Frank dit. “In het systeem zien ze de gegevens van elk vliegtuig. Welk type is het, waarheen gaat het, welke route moet de piloot kiezen om veilig te kunnen landen, welke vertrekroute gaat het vliegtuig volgen? Dat zijn niet de enige variabelen; er zijn ook nog ondersteunende systemen die laten zien wat de status van noodzakelijke apparatuur is, zoals landingssystemen, communicatiemiddelen, radarbronnen, et cetera.”

Voortdurend in gesprek

Afgezien van dingen die ze zien, is er ook ontzettend veel te horen. “Als jij bezig bent een systeem uit te lezen, kan er zo maar een piloot tegen je gaan praten”, vertelt Frank. “Daar moet je dan weer op reageren. Je bent voortdurend in gesprek met vliegers, maar ook met elkaar. Er kan iets veranderen of de supervisor geeft een waarschuwing over iets waarop je moet letten. Los van de normale sociale omgang met je collega’s, komen er grote hoeveelheden informatie bij je binnen.”

‘Waarnemen is belangrijk, maar niet genoeg, legt Frank uit. “Luchtverkeersleiders beginnen hun training met het zien. Want als je afgeleid bent, mis je iets en dat kun je je niet veroorloven. De grootste truc van een luchtverkeersleider is om de juiste dingen waar te nemen en vervolgens vanuit die waarneming daar betekenis aan geven. Op basis van het mentale beeld in 3D dat ze hebben opgebouwd, moeten ze de juiste beslissingen nemen en hun functie uitvoeren.”

Bij het nemen van die beslissingen gebruiken ze ook de kennis die ze in hun opleiding hebben vergaard. Een deel van die kennis is vast, maar kennis wijzigt ook. “Denk aan regelgeving en procedures”, noemt Frank. “Maar ook vliegtuigtypes kunnen wijzigen, de lay-out van de luchthaven, het logo van een vliegtuigmaatschappij, opstapplaatsen, de lengte van een startbaan… Dat kun je natuurlijk opzoeken, maar je moet een stevige basis hebben voor het geven van de juiste betekenis aan de dingen die je ziet. Een groot deel van die basis krijgen ze tijdens hun opleiding. Verder zijn er jaarlijkse programma’s waarin ze bijscholing en herscholing krijgen.”

Stevige selectie

Met die hoeveelheden informatie omgaan, is niet voor iedereen weggelegd. “Er is een stevige selectie”, vertelt Frank. “Uit tweeduizend sollicitanten blijven er na allerlei testen en gesprekken ongeveer dertig over. De cognitieve vaardigheden die je nodig hebt als luchtverkeersleider moet je in aanleg aanwezig hebben. Eigenschappen als zelfvertrouwen en assertiviteit kun je ontwikkelen, maar de snelheid waarmee je brein informatie verwerkt is een neurologisch iets, dat in je jeugdjaren is aangelegd. Daarin moet je een minimaal niveau hebben.”

De druk die je als luchtverkeersleider ervaart, is ook een aandachtspunt. “We zoeken iemand die ‘stressbehendig’ is. Niet bestendig, maar behendig: iemand die goed functioneert binnen de werkbare normen van stress die dit werk met zich meebrengt.”

De kandidaten die overblijven zijn geen eenheidsworst; het zijn allerlei verschillende persoonlijkheden tussen 18 en 30 jaar. Ongeveer 30 procent is vrouw. “Wat alle kandidaten gemeen hebben, is dat het snelle denkers zijn”, weet Frank. “Ze hebben niet veel tijd nodig om besluiten te nemen: zien is oplossen. Dat kunnen vrouwen net zo goed als mannen; onze Duitse collega’s vinden zelfs dat vrouwen hierin beter zijn en werven dus nog actiever onder meisjes om deze opleiding te gaan doen. Ook in Nederland willen we dat graag, want het is een vak voor iedereen.”

Bootcamp

Gaan ze eenmaal de opleiding volgen, dan kost de grote hoeveelheid theorie flinke energie. “Je moet echt kunnen focussen om die kennis binnen te krijgen en die technische vaardigheid te ontwikkelen. Naast de ‘harde’ kennis en kunde werken we ook aan de andere kant: hun persoonlijkheid en instelling. In het programma zit bijvoorbeeld ook een bootcampweek, waarin we de hei op gaan. We praten over basisbegrippen en wat dat met je doet op persoonlijk vlak”, legt hij uit. “Wat is veiligheid eigenlijk? Hoe draag je bij aan teamwork? Hoe reduceer je stress bij elkaar? Wat moet je als verkeersleider doen om het beste uit jezelf te halen in je vak? Allemaal fundamentele vragen waarmee we hen leren doelen te stellen, en hun zelfvertrouwen, zelfregulatie en zelfinzicht vergroten.”

Heeft een luchtverkeersleider zich de theorie voor een deel eigen gemaakt, dan volgt de kennismaking met de praktijk. “Dat gaat in kleine stapjes”, zegt Frank. “Ze beginnen met simpele oefeningen in een simulator. Ze ervaren hoe waarneming werkt. Hebben ze die basisvaardigheden genoeg ontwikkeld, dan bouw je die uit tot een niveau dat voldoende is om naar een operationele omgeving te gaan. Eerst is er nog een tussenstap; de advanced simulator die echt lijkt op de werkelijke praktijk. Daar leren ze nog meer theorie en gaan ze vooral stevig oefenen met het afhandelen van vliegverkeer. Ze beginnen met vertrekkend verkeer, daarna met aankomend verkeer en dan een combinatie daarvan. Vervolgens worden speciale procedures getraind en leren ze met een nood- en crisissituatie om te gaan.”

Reflexbrein

Pas daarna gaat een luchtverkeersleider stage lopen in de verkeerstoren of achter het radarscherm, om daar het laatste deel van de opleiding te leren. Hoe lang dit totale traject duurt, hangt af van de complexiteit van de functie die vervuld wordt. Frank: “Een ground controller worden duurt ongeveer een jaar, maar de opleiding voor de zwaarste functie, de combifunctie toren- en approachverkeersleider, kan zomaar 4,5 jaar duren. Een startende solo verkeersleider is meestal ongeveer 25 jaar.”

Het vak staat bovendien niet stil. “Er zijn steeds nieuwe technieken en procedures, dus je zult een leven lang moeten bijleren. Bovendien neemt het aantal vliegbewegingen jaarlijks toe. Als je ouder wordt, lukt dat niet meer vanzelf. Je hebt dan meer tijd nodig om informatie te verwerken en nieuwe routines te ontwikkelen. Daarom is de leeftijdsgrens hier 55 jaar; na die leeftijd lukt het de meeste mensen niet meer om informatie in deze hoeveelheden op tijd te verwerken en te gebruiken.

Frank heeft zich in de loop der jaren verdiept in iets dat bij luchtverkeersleiders heel relevant is – de werking van het menselijk brein. “Je kunt dit werk alleen doen als je goed kunt werken vanuit je reflexbrein: het deel van je brein dat supersnel is en automatisch reageert op prikkels van buitenaf”, stelt hij. “Zo maak je optimaal gebruik van routine en patronen, waardoor je ruimte overhoudt voor informatieverwerking en het nemen van beslissingen. Dat doe je in je reflecterende brein. Dat is het deel van je brein dat verantwoordelijk is voor bewuste reflectie en het oplossen van problemen. Je wordt immers gedwongen om een heleboel dingen tegelijk te doen: jij voert net iets in, terwijl een vlieger een vraag stelt.”

Vandaar dat de diensten die ze draaien ook maximaal 2 uur en 20 minuten duren, aangezien je gedurende die tijd constant dat reflecterende brein aan het belasten bent. Frank: “Is de dienst klaar, dan gaan ze naar een speciale pauzeruimte om andere delen van hun brein te benutten, door bijvoorbeeld te pingpongen, biljarten of op een massagestoel te relaxen. De smartphone willen we liever niet zien, want dan blijf je je reflecterende brein belasten.”

Dit is één van de acht interviews uit e-book ‘De experts aan het woord’, dat hoort bij mijn boek Infodetox: Filter de wereld voor meer overzicht. De overige zeven interviews staan ook in deze categorie blogstukken. Meer over mijn boeken en waar je ze bestelt vind je op deze pagina.

Zou een inspiratiesessie over hoe je slimmer kunt omgaan met informatie iets zijn voor jouw team, afdeling, netwerkbijeenkomst of intervisiegroep? Dat kan online en is er al in een versie van 60 minuten; de ideale lunchworkshop of bijdrage aan een online bijeenkomst.

Neem gerust contact met me op, om de mogelijkheden te bespreken.

Wat deze expert je wil vertellen, in een notendop

• Om succesvol te kunnen zijn in de beleggingswereld is het nodig dat je informatie krijgt uit feitelijke en objectieve bronnen. Grote beleggers hebben teams met knappe koppen om de beste informatie te analyseren, maar dat geldt niet voor individuele beleggers. Zij kunnen dergelijke informatie dan ook beter buiten beschouwing laten.
• Subjectieve informatie en emoties spelen ook een rol in veel aankoop- of verkoopbesluiten, maar zijn geen goede basis voor belangrijke financiële besluiten.
• Prestaties uit het verleden bieden dan wel geen garantie voor de toekomst, maar als je wetenschappelijk beproefde strategieën gebruikt, kun je de kans op toekomstig succes wel enorm vergroten.

Wat jij hieruit kunt leren

Wanneer je besluiten neemt met grote financiële gevolgen, is het beter om die te baseren op feitelijke en objectieve informatie, dan op subjectieve informatie of emoties.

Als die feitelijke en objectieve informatie beschikbaar is, maar niet makkelijk te overzien, is het nodig dat je een methode of systeem vindt om die informatie te analyseren.

Of je moet besluiten aandelen te kopen of juist te verkopen, is een besluit dat grote gevolgen kan hebben voor je portemonnee. Dat betekent dat het goed kunnen filteren van de informatie die zo’n besluit kan beïnvloeden, heel waardevol is. Hoe je de juiste keuzes maakt in het woud van informatie en welke zaken je buiten beschouwing moet laten, wordt steeds vaker door computers gevoed.

Harm van Wijk van www.beleggen.com heeft een lange staat van dienst in het vermogensbeheer en de beleggingswereld. Hij weet alles van de keuzes die mensen maken bij beleggen en welke rol objectieve informatie daarin zou moeten spelen. Met de nadruk op zou moeten, want juist die objectiviteit is nog wel eens ver te zoeken, is zijn ervaring: “Er zijn aardig wat psychologische valkuilen in het beleggen. Mensen hebben de neiging om op hun gevoel af te gaan voor het aankoop- of verkoopmoment. Iemand denkt bijvoorbeeld ‘Nu is dit aandeel al zo ver gedaald, verder daalt het niet’, zonder daarvoor op feiten of cijfers af te gaan. Het slechtste wat je kunt doen, is juist de gedaalde aandelen kopen, zo blijkt uit wetenschappelijk onderzoek.”

Grote financiële bedrijven beleggen ook groot: dat zijn transacties die gigantische impact hebben op de markt en waar enorme bedragen mee gemoeid zijn. Een aankoop- of verkoopbesluit is soms gebaseerd op actuele ontwikkelingen in een bepaalde branche of rondom een bedrijf. Een team mensen daarvoor de kranten in de gaten laten houden is zeer kostbaar, al zijn er genoeg bronnen te vinden. Deze teams pluizen jaarverslagen uit, bekijken analyserapporten en abonneren zich op persberichten. Op pad gaan kan ook; als geïnteresseerde kun je algemene vergaderingen van aandeelhouders bezoeken. Online is er ook veel informatie voor een belegger: beleggers bezoeken allerlei websites, houden Twitter in de gaten en abonneren zich op fora.

Destilleren

De media kan ook informatie bieden buiten de geschreven bronnen; denk aan programma’s op BNR, RTL-Z of Bloomberg TV. De grotere beleggers gebruiken voor het monitoren van actueel nieuws daarom speciale software. Die scant tienduizenden nieuwsbronnen en kan daaruit razendsnel destilleren of iets positieve of negatieve signalen biedt: koopsignalen of verkoopsignalen. Het algoritme van die software kijkt naar de hoeveelheid nieuws en naar de inhoud ervan. Is er sprake van een schandaal rondom een bestuurder, of misschien wel technische problemen, dan kan dat betekenen dat het slimmer is om het aandeel van de hand te doen.

Als particuliere belegger heb je niet de luxe van dergelijke systemen, maar er zijn talloze bronnen die informatie bieden waar een belegger op kan afgaan. Naast de traditionele kranten en tijdschriften, of bedrijfspublicaties zoals nieuwsbrieven en jaarverslagen, spelen internetblogs en social media ook een grote rol anno nu. Dát zij invloed hebben is zonneklaar, weet Harm ook. Maar wat veel lastiger te bepalen is, is hoeveel invloed ze gaan hebben en welke richting het uit gaat.

“Wat is de waarde van een tweet die Trump de wereld in stuurt?” vraagt hij zich af. “Welk effect heeft het op de koersen als een blogger een vernietigend stuk schrijft over een bedrijf? Je kunt proberen daar een waarde aan te hangen, door menselijke analyse of door er een algoritme op los te laten, maar het is ontzettend moeilijk om dat goed in te schatten. Er zijn gewoonweg te veel bronnen, die te veel informatie tegelijk produceren, die elkaar bovendien ook soms nog tegenspreken. Sommige bronnen hebben ook een subjectieve visie of een verborgen agenda. Daarom is het beter om dergelijke informatie buiten beschouwing te laten als je besluit om een aandeel te kopen of te verkopen; nieuwsberichten volgen biedt geen solide basis.”

Dartpijltje

Dat betekent niet dat je je ogen dicht moet doen en met een dartpijltje op de lijst van aandelen moet gooien, om zo je keuze te maken. Al kent Harm wel diverse voorbeelden waarin is aangetoond dat willekeur soms beter werkt dan vakkundig advies. In die experimenten liet men apen de keuze maken om een aandeel te kopen of verkopen. Een voorbeeld is de Nova – later Nieuwsuur – Top-5 waarin beursexperts zoals Royce Tostrams, Evert Waterlander en Corné van Zijl hun top-5 delen. Daarbij nemen ze het op tegen bijvoorbeeld apen, clowns of dolfijnen. De experts deden het elk jaar gemiddeld bijna 0,9% slechter dan de AEX. Nieuwsuur is daarom na 18 jaar maar gestopt met dit format.

Harm legt uit: “Je zou verwachten dat een vermogensbeheerder, die toegang heeft tot allerlei informatiebronnen, zijn kennis gebruikt op een manier die waarde oplevert. Maar zoals het FD al kopte: beleggers zijn heel slecht in verkoopbeslissingen. De fondsmanagers uit het onderzoek waarover het FD schreef, hadden gemiddeld $ 573 miljoen onder beheer. Toch deden ze het 0,5 tot 1% slechter dan een aap die willekeurig pijltjes gooit naar een lijst van fondsen. Dat bevestigt wat we al wisten: een vermogensbeheerder heeft, op de langere termijn, netto een negatief effect op de waarde van dat vermogen.”

Toch maar overstappen op volstrekte willekeur dus? Dat is niet het advies wat Harm beleggers zou willen geven. “Je moet wel degelijk je ogen en oren open houden en nadenken welke strategie je gaat kiezen. Niet iedereen voelt zich even comfortabel bij een strategie die veel risico biedt of kan zich een dergelijk risico veroorloven.”

Elon Musk

‘Informatie verzamelen voordat je begint is noodzakelijk om goed te kunnen beleggen, alleen is het essentieel dat je kiest welke bronnen je raadpleegt en welk type informatie je gaat verzamelen: objectieve, feitelijke informatie en dus geen subjectieve, niet-zo-feitelijke informatie. Objectieve informatie is bijvoorbeeld ‘Dit aandeel heeft de afgelopen drie jaar 12 procent rendement opgeleverd’. Subjectieve informatie is ‘In de markt voor elektrische auto’s heeft Elon Musk de beste visie’.

De feitelijke informatie die er beschikbaar is over een aandeel vertelt je wat het aandeel tot nu toe gedaan heeft qua handelsvolume en prijsniveau. Dat is dus de pure, onversneden statistische informatie die je nodig hebt om goede besluiten te nemen. “Het is wetenschappelijk aangetoond dat aandelen die in het verleden in prijs zijn gestegen, de grootste kans bieden dat ook in de toekomst te gaan doen”, weet Harm. “Dat noemen we het ‘momentum effect’. Daarom moet je dat gaan volgen; wat is de beweging die een aandeel heeft gemaakt, of nu maakt? Dat geeft je waardevolle informatie waarop je je eigen keuzes kunt baseren.”

Er zijn natuurlijk altijd bewegingen in de markt te zien die bijzondere aandacht verdienen. “Logischerwijs maakt het voor de aandacht verschil wie een aandeel koopt; als een investeerder als Warren Buffet een grote aankoop doet, wordt daar door investeerders veel meer gewicht aan gehangen dan wanneer Piet Particulier dat doet”, stelt Harm. “Van te voren weet je nooit wát Warren Buffet gaat kopen en hij zal het je vooraf ook niet vertellen. Wel kun je zien wat hij – of een andere grote partij – heeft gekocht omdat die koers is gestegen of gedaald. De grote beleggers, de grote olifanten, zorgen immers voor grote koersbewegingen.”

Wisdom of the crowd

Succesvol beleggen is voor een individu niet te doen zonder gebruik te maken van geautomatiseerde systemen. Daarvoor zijn er te veel factoren die de koers beïnvloeden. Harm heeft zelf een systeem ontwikkeld, genaamd Trading Navigator. Dit systeem maakt gebruik van de statistieken die hij als belangrijkste indicator ziet voor de bewegingen die een aandeel zal gaan maken. “Mijn idee was om dat wetenschappelijk bewezen proces te gebruiken en daarmee een systeem te bouwen. Op deze manier gebruik je de ‘wisdom of the crowd’ om je besluiten tot kopen of verkopen te nemen. Je kijkt simpelweg naar wat er is gebeurd met een aandeel: is het veel gestegen of gedaald? En tegen welke prijs? Dat bekijk je zowel op de korte, de middellange als de lange termijn. Je volgt op deze manier het spoor van de grote succesvolle beleggers, de grote olifanten; een spoor dat je eenvoudig kunt volgen omdat het zo goed zichtbaar is.”

Met statistische informatie beleg je op basis van ratio, niet op emotie; op basis van feiten en niet op onderbuikgevoelens of gokjes over wat een aandeel zal doen. “Zeker voor wie niet zo erg thuis is in de beleggingswereld helpt het wanneer je op een makkelijke manier ziet wat al die cijfers nu eigenlijk betekenen. Daarom koos ik voor een duidelijk visueel begrip: het systeem laat je een groene pijl zien als je moet kopen, en een rode pijl als het slimmer is om te verkopen. Zo beperk je de risico’s en ga je – als je er tenminste naar luistert – nooit tegen de trend in handelen. Want dat is funest voor je rendement.”

Dit is één van de acht interviews uit e-book ‘De experts aan het woord’, dat hoort bij mijn boek Infodetox: Filter de wereld voor meer overzicht. De overige zeven interviews staan ook in deze categorie blogstukken. Meer over mijn boeken en waar je ze bestelt vind je op deze pagina.

Zou een inspiratiesessie over hoe je slimmer kunt omgaan met informatie iets zijn voor jouw team, afdeling, netwerkbijeenkomst of intervisiegroep? Dat kan online en is er al in een versie van 60 minuten; de ideale lunchworkshop of bijdrage aan een online bijeenkomst.

Neem gerust contact met me op, om de mogelijkheden te bespreken.

Wat deze expert je wil vertellen, in een notendop

• Informatievaardigheid en leesvaardigheid zijn nauw met elkaar verbonden
• Kinderen leren om informatie te zoeken is een taak van de school en zou bij alle vakken aan bod moeten komen
• De belangrijkste vaardigheid is het scherp kunnen formuleren van de zoekvraag: wat wil ik weten?
• Wees niet te selectief in de kanalen waar je informatie vandaan haalt; bronnen die elkaar tegenspreken geven je een completer beeld. Eén bron is geen bron!

Wat jij hieruit kunt leren

Ga eens na hoe goed jouw informatievaardigheden zijn, als je kijkt naar het model van de ‘Big Six’. Als die vaardigheden niet op peil zijn, is het slim om daar mee te gaan oefenen.

Kijk kritisch naar je nieuwsconsumptie en de bronnen die je daarvoor raadpleegt; zoek eens een bron die tegengestelde informatie geeft en kijk wat dit doet met je standpunt over dat onderwerp.

‘Even iets opzoeken’ is eenvoudiger geworden dan ooit, nu de smartphone en het internet niet meer weg te denken zijn uit het moderne bestaan. Wat betekent dat voor bibliotheken? En hoe goed kunnen we eigenlijk informatie opzoeken en filteren als we elk jaar minder teksten lezen?

De rol van de bibliotheek is de afgelopen decennia sterk veranderd. Vroeger was het dé plek om naslaginformatie te vinden: als je wilde weten waarover de 80-jarige oorlog ging, zocht je het op in een boek. Het internet heeft die rol deels overgenomen, maar de gatekeeper is gebleven, zij het met een andere functienaam: van bibliothecaris tot lees- en mediacoach.

‘Nederland telt, mede door die andere rol, elk jaar minder openbare bibliotheken. Hadden we er in 2005 nog 341, daarna daalt dat getal scherp tot 166 in 2010 en vlakt dan af tot 146 in 2018, waarmee het werkgebied van de overgebleven bibliotheken steeds groter wordt. Het concept van een bibliotheek verschuift steeds meer van locaties met personeel naar afhaalpunten en zelfbedieningsbibliotheken. Toch zijn er nog steeds 3,6 miljoen Nederlanders lid van de ‘fysieke’ bibliotheek; dat zijn 7 op de 10 kinderen en 1 op de 10 volwassenen.

Esther Göring studeerde in de jaren ’90 af als bibliothecaris en werkt sindsdien in dit vakgebied. Enkele jaren geleden specialiseerde ze zich tot lees- en mediacoach. In die functie draagt ze bij aan het ‘mediawijzer’ maken van kinderen, ouders en andere professionals. Ze leert hen hoe media werken en hoe je die optimaal gebruikt om informatie op te zoeken, ook door goede ICT-zoekvaardigheden. Het omgaan met informatie staat centraal: hoe vind je het, hoe beoordeel je het en hoe kun je wat je vindt dan verder inzetten?

Downsizen

Informatieoverload is niet iets dat Esther associeert met het concept van de bibliotheek. “Dat is juist niet de plek waar je wordt bedolven onder informatie; de bieb wordt fysiek schaarser en de collectie steeds kleiner. Bedolven worden gebeurt vooral online, op het internet en tussen digitale bronnen. Mijn rol als lees- en mediacoach is dan om kinderen te leren hoe ze dat downsizen en het gebruik van media in goede banen leiden.”

Dat die rol broodnodig is, daarvan is Esther overtuigd. “Als kinderen informatie opzoeken doen ze dat niet in een boekenkast, maar op Google. Waar ze een stortvloed aan irrelevante informatie vinden, door de bomen het bos niet meer zien en vervolgens met lege handen staan. Zelfs al vinden ze informatie, dan begint het proces van beoordelen. Als je geen idee hebt wat een colofon is, niet kijkt wanneer een website het laatst is geüpdate of voor wie hij bedoeld is, hoe kun je dan een goed resultaat verwachten?”

Kinderen leren om informatie op te zoeken is iets waar ouders niet voldoende voor onderlegd zijn, vindt Esther; dat ziet ze als een taak van de school. “Daar moet het geen apart vak zijn”, benadrukt ze. “Informatie zoeken komt bij alle vakken aan de orde en zou daarom geïntegreerd in alle vakken aan bod moeten komen, op zowel basisonderwijs als voortgezet onderwijs. Dat begint bij de leerkrachten en docenten en daar gaat het al mis: de generatie die nu voor de klas staat, is lang niet altijd zelf met internet opgegroeid. Hoe je informatievaardigheden ontwikkelt en wat het model van de ‘Big Six’ daarin betekent, is voor hen vaak totaal onbekend. Aan kinderen leren hoe je mindmappen maakt, helpt al bij het leren onderscheiden van hoofd- en bijzaken, maar is niet genoeg.”

Vulkaanuitbarsting

Je bent informatievaardig “als je hebt geleerd hoe je kunt leren, als je weet hoe kennis is georganiseerd en hoe informatie gevonden en georganiseerd kan worden, zodat ook anderen ervan kunnen leren.”

De Big Six is een Amerikaans model dat uitgaat van zes stappen om op een doelgerichte manier met informatie om te gaan:

1. Het informatieprobleem definiëren
2. De zoekstrategie kiezen
3. Informatiebronnen opsporen
4. De informatie verwerken
5. Informatie van meerdere bronnen samenbrengen
6. Evalueren en beoordelen

Nummer 1 uit dit rijtje is volgens Esther de belangrijkste vaardigheid om je weg te vinden in een grote hoeveelheid informatie: de zoekvraag formuleren. “Dat is voor veel mensen erg lastig: wat wil ik nou precies weten? Hoe scherper je dat formuleert, hoe beter ook de uiteindelijke vangst is. Wanneer je wilt weten hoe een vulkaanuitbarsting eruit ziet, is het niet genoeg om op YouTube het woord ‘vulkaan’ in te voeren. Dan krijg je ook heel veel vakantievideo’s te zien van mensen die een vulkaan beklimmen, terwijl je die niet zocht. Wil je relevante video’s vinden, dan zijn bronnen als Het Klokhuis, Willem Wever en SchoolTV sowieso veel handiger.”

Esther weet dat kinderen van nu liever grasduinen in visuele dan in tekstuele informatie. “Websites voor deze doelgroep moeten dus visueel aantrekkelijk zijn, met veel plaatjes en een gestructureerde opmaak. Toegankelijk taalgebruik helpt ook erg mee, maar voor kinderen is het maken van ‘leeskilometers’ nog steeds essentieel. Leesvaardigheid is nodig om teksten te kunnen beoordelen; ook de kortere teksten van een webpagina.”

Toegangspoort

Wat Esther betreft is de bibliotheek de toegangspoort waar je hulp krijgt om je weg te vinden in de grote berg aan informatie. “Onze taak was en is het beginnen met bevragen: wat zoek je? Vervolgens vragen we door tot de kern en dat gaan we voor je vinden. De manier waarop is door de jaren heen anders geworden, maar die essentie is gebleven.”

Als je iemand voor je laat zoeken, is het nodig dat de zoeker verder neutraal blijft. Hoe doet een bibliothecaris dat? Esther: “Een antwoord op een vraag moet betrouwbaar en compleet zijn, maar inhoudelijk mag je er niks van vinden. Daarom kan er nooit maar één antwoord zijn. Je geeft er altijd meerdere waaruit je klant kan selecteren. Je presenteert niet het kant en klare antwoord; je verkleint de vangst van een enorme berg tot een klein hoopje.”

Volgens Esther is de fysieke bibliotheek als locatie niet meer nodig voor mensen die toch al lezen, maar wel voor mensen die niet spontaan op zoek gaan naar bronnen. “De schoolbibliotheek speelt een grote rol om kinderen op jonge leeftijd met boeken te laten kennismaken. Anders maken ze zich die vaardigheid niet eigen. Uit recent onderzoek blijkt dat leesbegrip en woordenschat onder middelbare scholieren steeds verder achterblijft en dat baart me zorgen.”

Ze kan zich niets voorstellen dat iemand zich helemaal afsluit voor informatie. Wat Esther wel regelmatig ziet, zijn mensen die naar haar idee te selectief zijn in de kanalen die ze raadplegen, door nieuws alleen via social media of Nu.nl te volgen. “Zo mis je een heleboel en krijg je best een verknipt wereldbeeld. Meer bronnen, bij voorkeur bronnen die elkaar tegenspreken, geven je genuanceerdere informatie. Zoek bevestiging van wat je leest, het liefst door de combinatie van een digitale én een fysieke bron. Dat leer ik kinderen ook altijd bij het zoeken naar informatie: één bron is geen bron!”

Dit is één van de acht interviews uit e-book ‘De experts aan het woord’, dat hoort bij mijn boek Infodetox: Filter de wereld voor meer overzicht. De overige zeven interviews staan ook in deze categorie blogstukken. Meer over mijn boeken en waar je ze bestelt vind je op deze pagina.

Zou een inspiratiesessie over hoe je slimmer kunt omgaan met informatie iets zijn voor jouw team, afdeling, netwerkbijeenkomst of intervisiegroep? Dat kan online en is er al in een versie van 60 minuten; de ideale lunchworkshop of bijdrage aan een online bijeenkomst.

Neem gerust contact met me op, om de mogelijkheden te bespreken.

Wat deze expert je wil vertellen, in een notendop

• Media monitoring is een complex samenspel van mens en techniek, waarbij een groot aantal bronnen wordt vergeleken met een zorgvuldig geformuleerde zoekopdracht.
• De resultaten worden soms door analisten extra gefilterd of geanalyseerd, zodat de klant een nieuwsselectie of -analyse krijgt die bijdraagt aan (vaak) strategische beslissingen.
• De digitale kant van media monitoring is het hart van de dienstverlening en een continue aanvoer van data is essentieel voor de bedrijfsvoering.

Wat jij hiervan kunt leren

De kwaliteit van je vangst hangt nauw samen met de kwaliteit van je zoektocht: hoeveel bronnen kun je doorspitten – al dan niet met technische hulp – en op welke vraag zoek je een antwoord? Zowel taal als techniek zijn belangrijke factoren om te zorgen dat wat je vindt, aansluit bij wat je zoekt. Er zijn eenvoudige technische oplossingen (Google Alert) en professionele, complexe oplossingen (media monitoring oplossingen) om te voorzien in je behoefte.

Wil je als merk in de gaten houden wat er over je wordt gepubliceerd, dan is het zonder technische ondersteuning niet meer mogelijk om het toenemende aantal publicaties en bronnen bij te houden. Het concept ‘media monitoring’ heeft een enorme evolutie doorgemaakt sinds de ochtendkranten met schaar en lijmstift werden doorgespit. Hoe voorkomt de media monitoring specialist dat hun klanten zich verslikken in het nieuws?

Media monitoring is een bijzondere manier om te filteren; met de groei van onze digitale samenleving is het een geoliede samenwerking tussen mens en techniek geworden. Aan de basis van media monitoring ligt hetzelfde principe als aan de werking van een Google Alert: je bedenkt waarop je wilt zoeken, en de techniek schuimt talloze bronnen af, op zoek naar wat jij hebt geformuleerd. Wordt er iets gevonden, dan krijg je een melding met een link: ga hier eens kijken, want daar staat informatie die jij interessant vindt.

Belangrijke verschillen zijn ten eerste de actualiteit. Waar een Google Alert ook een drie jaar oud blogartikel kan opvissen, is een media monitoring service hyperactueel en voortdurend alert op nieuwe vermeldingen die de afgelopen 24 uur zijn ontstaan. Ook is de zoekopdracht – die een media monitoring service met input van de klant maakt – vele malen specifieker, zodat precies die informatie wordt opgevist waaraan de klant behoefte heeft.

Clipit is een van de grote namen in Nederland op het gebied van media monitoring. Ze doen voor meer dan 400 merken de nieuwsselectie uit miljoenen bronnen: kranten, tijdschriften, tv, radio, blogs, websites en sociale media. Het monitoren van sommige categorieën bronnen wordt ingekocht bij een andere partij. Hun eigen systeem bezoekt alle beschikbare en vrij toegankelijke openbare online content en onderzoekt de gevonden informatie nauwkeurig.

Juiste informatie vinden

Managing Director Charissa Smits vertelt wat er daarna gebeurt. “Wat we vinden in al die bronnen houden we tegen de zoekopdrachten van klanten aan: staat hier iets waarnaar de klant op zoek is? Dan filteren we dat uit al die content, en geven deze link door aan de klant, zodat die weet waar en door wie er over hen wordt geschreven. Een overzicht van alle gevonden links gaat ’s morgens vroeg per e-mail naar onze klant toe; die kan er op klikken en zo naar de bron toe gaan. We kopiëren dus geen inhoud, maar verwijzen hen slechts naar de bron.”

De juiste informatie vinden, begint bij het stellen van goede, concrete vragen die vervolgens worden omgezet in een zoekopdracht. Dat proces is mensenwerk waarbij de techniek nog nauwelijks een rol speelt. “Een zoekopdracht maken voor een bedrijf met een unieke merknaam is makkelijker dan het volgen van brancheontwikkelingen. Daarom stellen we bij een intakegesprek veel en uitgebreide vragen”, legt Charissa uit. “Wat zoek je? Wat wil je wel en niet krijgen en vooral: wat wil je met de informatie gaan doen?”

Daarbij is de inschatting van de hoeveelheid informatie die de zoektocht gaat opleveren, een belangrijke indicator of de zoekopdracht moet worden aangescherpt. Krijgt een klant elke ochtend vijfhonderd verwijzingen naar berichten, dan verslikt hij zich daar alsnog in en is er misschien een specifiekere formulering nodig.

“Het komt ook voor dat er na die vangst structureel een handmatige analyse door ons wordt gedaan”, vertelt Charissa. “Dan begint een analist om zes uur ’s ochtends alle berichten te bekijken en te filteren op relevantie. We werken hierin meestal samen met de PR-afdeling van een organisatie en samen verfijn je op die manier het resultaat van onze vangst.”

Sarcastisch bedoeld

Afgezien van hele complexe zoekopdrachten kun je ook bij berichten waarin sentiment een rol speelt, niet uitsluitend op techniek afgaan. Mensen blijven in sommige gevallen nodig om te beoordelen welke informatie de zoekopdracht heeft opgeleverd. De inschatting van emoties gaat in 85-90% van de gevallen goed, maar af en toe gaat het mis, vooral bij berichten met sarcasme erin. Charissa noemt een concreet voorbeeld: “Denk aan een bericht met de kop ‘De treinen rijden weer lekker op tijd’. Je hebt human intelligence nodig om te beoordelen of het oprecht positief is, of sarcastisch bedoeld is.” Totdat het taalgevoel van digitale tools vergelijkbaar is met mensen, blijft deze slag nodig.

Omdat taal bij zowel het zoeken als het vinden belangrijk is, hebben de analisten van Clipit meestal een wetenschappelijke achtergrond op taalkundig of communicatief gebied, of een combinatie daarvan. “Als analist kun je je in een zoekopdracht, de zogenaamde query, natuurlijk geen taalfout permitteren”, weet Charissa. “Maar het gaat veel verder dan dat: je hebt een goed taalgevoel nodig en moet daarnaast steeds de vraag van de klant in je achterhoofd houden. Wat wil de klant precies weten en waarom? Wat past bij die hoofdvraag en wat is ruis die we gaan afvangen? Dat leidt tot combinaties van woorden en ook tot uitsluitingen: wel deze term, maar juist niet als hij voorkomt in een bepaalde andere context.”

Het stopt niet bij nieuwsselectie

Er is een aantal grote veranderingen geweest in de afgelopen tien jaar voor media monitoring specialisten, weet Charissa als ze terugkijkt. “Om te beginnen is het volume aan bronnen enorm toegenomen. Er wordt veel meer gepubliceerd en er zijn veel meer bronnen te monitoren; hierin hebben social media zeker een rol gespeeld. Op die platforms wordt ontzettend veel inhoud gegenereerd. Tegenwoordig is het dus standaard dat we Twitter meenemen voor onze rapportages, terwijl het in 2010 een extraatje was waarvoor de klant soms koos.”

De definitie van ‘openbare bron’ is de tweede grote verandering waar media monitoring door wordt geraakt. “Actuele informatie verdwijnt steeds meer achter een paywall”, legt Charissa uit. “Uitgevers zijn steeds sterker de mening toegedaan dat nieuws niet gratis is, maar dat er voor journalistiek moet worden betaald door de eindgebruiker. Op zich een logische gedachtegang, want voor goede kwalitatieve content moet betaald worden.”

De derde verandering is inhoudelijk de interessantste voor media monitoring specialisten: klanten willen niet alleen maar informatie ontvangen, maar zijn zich veel bewuster geworden van wat ze kunnen doen met de informatie die ze krijgen. Vroeger wilde een merk gewoon weten ‘in welke publicaties zijn we genoemd?’ en beschreef een media monitoring specialist wat er in de bronnen te zien was. Charissa: “Tegenwoordig weet je: het stopt niet bij nieuwsselectie. In onze visie mag data geen doel an sich zijn. Daarom gebruiken wij data als brandstof om verdere analyse mogelijk te maken. Door kennis te verkrijgen over een organisatie en hun uitdaging, zijn we in staat om data te interpreteren tot krachtige inzichten, soms bevestigend en soms verrassend. Vooraf zijn er duidelijke doelen bedacht waarin geformuleerd staat wat een klant precies wil bereiken. Dat kan bijvoorbeeld ‘naamsbekendheid in de regio rondom ons bedrijf verhogen’ zijn, of ‘de reputatie van ons merk bij de doelgroep verbeteren’. De analysekant van ons werk is daarom de laatste jaren veel groter geworden; we helpen klanten om de gevonden informatie om te zetten in trends en conclusies, die we vormgeven in een dashboard op maat.”

Continu data verstouwen

Clipit telt twintig medewerkers, inclusief een flexibele schil van mensen voor projecten of technische ondersteuning. Naast de al eerder genoemde analisten is er een team developers dat werkt aan het optimaliseren van de techniek achter de bedrijfsvoering. Hoewel de technische systemen 24 uur per dag doorwerken, doen de mensen dat niet. “Omdat de meeste klanten hun informatie vroeg willen krijgen, beginnen de eerste mensen al om zeven uur ’s ochtends te werken. Om zes uur ’s avonds gaan we gewoon naar huis, omdat we op onze techniek en systemen kunnen vertrouwen”, legt ze uit. “Er zijn natuurlijk ook situaties die vragen om snel handelen, dus zijn we wel 24/7 bereikbaar. Bijvoorbeeld voor klanten in de chemische industrie; is er een brand op hun bedrijventerrein, dan moet je onmiddellijk hun monitoring oplossing daarop aanpassen.”

Om real time al die miljoenen bronnen te kunnen bezoeken, vergelijken en analyseren, is er enorm veel digitale kracht en energie nodig; het serverpark van Clipit is daarop ingericht. Dat de digitale achterkant van het bedrijf het hart van de bedrijfsvoering is, staat buiten kijf.

Gelukkig komt het nauwelijks voor dat techniek ons even laat zitten, maar we houden dit dan ook voortdurend in de gaten. Echt sporadisch is er een korte onderbreking of moeten we iets een uurtje later aanleveren, waardoor we creatief naar oplossingen zoeken om onze vangst alsnog te realiseren”, vertelt Charissa. “Onze systemen moeten continu data verstouwen, zonder onderbrekingen. Het monitoren van al die data is onze brandstof, en op basis van onze vangst nemen onze klanten beslissingen die veel impact op hun bedrijfsvoering kunnen hebben.”

Dit is één van de acht interviews uit e-book ‘De experts aan het woord’, dat hoort bij mijn boek Infodetox: Filter de wereld voor meer overzicht. De overige zeven interviews staan ook in deze categorie blogstukken. Meer over mijn boeken en waar je ze bestelt vind je op deze pagina.

Zou een inspiratiesessie over hoe je slimmer kunt omgaan met informatie iets zijn voor jouw team, afdeling, netwerkbijeenkomst of intervisiegroep? Dat kan online en is er al in een versie van 60 minuten; de ideale lunchworkshop of bijdrage aan een online bijeenkomst.

Neem gerust contact met me op, om de mogelijkheden te bespreken.

Wat deze expert je wil vertellen, in een notendop

• In digitale marketing is het belangrijk meteen to the point te komen met je boodschap
• Er wordt veel getest: wat leest de ontvanger en wat werkt het beste om de doelgroep naar je website te krijgen?
• Meer informatie en meer diepgang bieden kan best, wanneer de doelgroep van een merk daar juist naar op zoek is
• De kunst is relevant te zijn voor je klant en met die klant een band op te bouwen, bij voorkeur via meerdere communicatiekanalen
• Kwaliteit is belangrijker dan kwantiteit van informatie, en daarbij horen ook de frequentie en de timing van je communicatie

Wat jij hieruit kunt leren

Commerciële partijen kijken actief naar hoe je zo veel en zo relevant mogelijke informatie kunt ontvangen om je tot kopen over te halen. Of dat lukt, is een samenspel van techniek, vakmanschap en alertheid van jouw kant: wat wil ik krijgen of zelf delen en waar laat ik mijn sporen achter? Kijk dus regelmatig naar je privacyinstellingen op je social mediaplatforms en op je browser of je daarin nog maatregelen wilt nemen.

Hoe zorg je dat je nieuwsbrief wordt gelezen en dat de lezer doorklikt op jouw aanbod? Dat je de juiste informatie brengt naar de persoon die interesse heeft in jouw product of dienst? Deze vragen staan centraal in het vak van de digitale marketeer. Daarbij is het voorkomen van een informatieoverload essentieel, anders haakt je potentiële koper af.

Digitale marketing is het promoten van een product of dienst door online concepten te gebruiken, zoals het vormgeven en structureren van websites, betaalde advertenties op internet, berichten op social media en het optimaliseren van je vindbaarheid in zoekmachines.

Iets verkopen is immers al lang geen kwestie meer van een winkel openen en zorgen dat mensen naar je toe komen. In deze digitale tijden speelt het internet een cruciale rol in het verkoopproces. Niet alleen omdat mensen daar actief op zoek gaan naar informatie, maar ook omdat ze er zoveel tijd doorbrengen dat het slim is om ze juist dáár te benaderen.

Smartphones winnen daarbij terrein, ten nadele van laptops, pc’s en tablets. De stijging in tijd die Nederlanders doorbrengen op apps en browsers van hun smartphone is fors: van 27 uur per maand in 2014 tot 60,9 uur per maand in 2018. En een smartphonegebruiker is ongeduldig – de individuele sessies zijn kort, dus is het belangrijk dat je als digitale marketeer precies weet op welk moment je welke boodschap aan de ontvanger laat zien. Goede timing is essentieel.

To the point

Linda Offerman is digitale marketeer en heeft veel ervaring in de reisbranche. Ze herkent de noodzaak om snel to the point te komen. “Mensen krijgen veel te zien en te lezen op internet, dus is het belangrijk om meteen duidelijk te maken wie je bent en wat je te bieden hebt. Wat wil je vertellen? Bij video’s van 30 seconden moet je dat al in de eerste 5 seconden overbrengen, anders klikken ze weg.”

Dat geldt ook voor nieuwsbrieven, die meestal een combinatie van beeld en tekst zijn. “Bovenin moet je een soort inhoudsopgave laten zien”, legt Linda uit. “Zo kan iemand klikken op wat hem of haar interesseert en springt de pagina meteen naar dat onderwerp. Dat betekent dat de kop goed moet weergeven waarover het gaat én ook iemand nieuwsgierig moet maken. Ik ken een grote organisatie met bungalowparken waar ze werken met een vast format: drie regels tekst, een plaatje en een ‘klik hier’-knop.”

De functie van advertenties en nieuwsbrieven is altijd om iemand te laten doorklikken naar de website, stelt Linda. “De nieuwsbrief maakt ze nieuwsgierig en mag nog niet de clou vertellen, want dat wil je op de website pas doen. Het is best lastig om die balans te vinden, maar je kunt met een nieuwsbrief goed zien wat het beste werkt. Dat doe je door verschillende teksten te sturen naar groepen ontvangers en dan te kijken welke tekst- en beeldcombinatie het beste scoort. Het is veel testen en uitproberen wat werkt.”

Minder irritant

Niet elk merk wil per se kort van stof zijn, weet ze uit ervaring. “Wanneer je jouw merk meer diepgang wil geven, kun je heus meer vertellen dan drie regels. Als je een doelgroep benadert die meer wil weten over het land waar ze naartoe gaan, mag je tekst wat langer zijn en bied je andere informatie aan dan een commerciële tekst. Bijvoorbeeld een verhaal over de geschiedenis van het land, de inwoners of de eetcultuur. Zo versterk je de binding tussen je merk en je doelgroep, want je doet meer dan verkopen.”

Linda ervaart dat ook wanneer ze zelf klant is. “Ik volg bijvoorbeeld een merk dat vegan schoonheidsproducten aanbiedt. Dat merk investeert veel tijd in het uitleggen waarom vegan beter is, hoe je je die leefstijl kunt aanmeten en welk stappenplan je daarvoor nodig hebt. Ze nemen je echt mee in die levensstijl. Al krijg je dan wel veel meer informatie aangeboden en gaat het niet specifiek over het echte product, toch is het niet irritant en zorgt het dat ik het merk blijf volgen.”

Digitale marketeers streven er naar om steeds relevanter te zijn voor wie de informatie ontvangt. “Je kunt alles sturen, met banners aanwezig zijn op talloze websites, maar als het niet relevant is voor de ander dan heeft het niet zoveel zin”, vertelt Linda. “Met een platform als Facebook kun je bijvoorbeeld heel gericht adverteren, waardoor je weet dat je advertentie terecht komt bij mensen die tot je doelgroep behoren. Je kunt als reisorganisatie kiezen voor kwantiteit en bijvoorbeeld dezelfde nieuwsbrief naar iedereen sturen omdat je doel is om zoveel mogelijk traffic naar de website te krijgen. Schieten met hagel dus; je bereikt enorme aantallen ontvangers, maar het resultaat is bij elke nieuwsbrief veel uitschrijvers.”

Fijne service

E-mailprogramma’s anticiperen steeds meer op de grote hoeveelheid nieuwsbrieven die mensen ontvangen. Linda vindt dat zelf ook een fijne service, maar weet dat het voor een merk zelf niet leuk is om automatisch in de map ‘Reclame’ terecht te komen bij een Gmail-gebruiker. “Gmail ziet het bovendien als je nieuwsbrieven niet opent en stimuleert je dan actief om je uit te schrijven: je hebt al een half jaar deze nieuwsbrief niet geopend, wil je hem nog wel lezen? Als merk is het dus zaak om een band met je doelgroep op te bouwen, zodat ze hem wel gaan lezen.”

De nieuwsbrief is daarvoor niet het enige kanaal; verschillende kanalen versterken elkaar, vindt Linda. “Als je een campagne start zet je een optimale mix in, afgestemd op de doelgroep en het doel van je campagne.”

Teveel kanalen tegelijk gebruiken kan een overload aan informatie geven, weet ze. “Je moet kiezen welk kanaal je inzet voor welke communicatie. Zo kun je WhatsApp en Messenger prima gebruiken voor contact met de klantenservice, maar dat vind ik geen verkoopkanalen.”

Kwaliteit is ook belangrijker dan kwantiteit, zegt Linda. “Om te weten wat kwalitatief goed is voor je doelgroep, kijk je scherp naar het gedrag van je klant. Als je ziet dat klanten op je website steeds op bloemetjesjurken klikken, is een nieuwsbrief met aanbiedingen voor spijkerbroeken misschien niet zo relevant. Maar ook als een klant al iets gekocht heeft is het slim om dat te verwerken in je communicatie. Ik krijg zelf bijvoorbeeld van een hotelreserveringssite nog steeds advertenties te zien van een hotel waar ik jaren geleden ben geweest: heb ik hierin nog steeds interesse? Nee, natuurlijk niet meer. Op deze manier kun je het vrij snel verpesten als merk.”

Big Brother

Een goede digitale marketeer onderzoekt, naast relevantie, ook wat de ander prettig vindt in de communicatie. Hoe vaak kan ik een nieuwsbrief sturen en wanneer gaat het percentage van mensen die de nieuwsbrief opent juist omlaag? Welke berichten scoren goed en wanneer is het teveel?

Ze vervolgt: “Naast relevantie en frequentie, is ook de timing van sturen iets dat je zorgvuldig afweegt. Daar wordt onderzoek naar gedaan en zijn referentiekaders voor, zodat je weet dat bijvoorbeeld donderdag een goede dag is voor nieuwsbrieven. In e-mailprogramma’s kun je zelfs zien op welk tijdstip van de dag de ontvanger hem opent, zodat je daarop kunt anticiperen.”

Is Big Brother watching us? Linda denkt dat een realiteit is, maar ziet het niet als groot issue. “Zelf ervaar ik dat niet als iets negatiefs. Er is genoeg wetgeving over privacy en informatie delen, en als je niet wilt dat een bedrijf dat van je kan zien, zet je je cookies uit. Ik snap wel dat het beangstigend kan werken als een organisatie zoveel van je weet; op Facebook wordt alles wat je doet vastgelegd. Hoe bewust mensen daarmee omgaan is heel verschillend; ik denk ook dat het een generatieverschil is en dat jongere mensen daar minder bezorgd tegenover staan.”

Dit is één van de acht interviews uit e-book ‘De experts aan het woord’, dat hoort bij mijn boek Infodetox: Filter de wereld voor meer overzicht. De overige zeven interviews staan ook in deze categorie blogstukken. Meer over mijn boeken en waar je ze bestelt vind je op deze pagina.

Zou een inspiratiesessie over hoe je slimmer kunt omgaan met informatie iets zijn voor jouw team, afdeling, netwerkbijeenkomst of intervisiegroep? Dat kan online en is er al in een versie van 60 minuten; de ideale lunchworkshop of bijdrage aan een online bijeenkomst.

Neem gerust contact met me op, om de mogelijkheden te bespreken.

Wat deze expert je wil vertellen, in een notendop

• Het stimuleren van kennisdeling tussen professionals levert veel op, mits je de informatie die er ontstaat goed ordent en ontsluit. Ontoegankelijke informatie is niet alleen riskant, maar ook waardeloos.
• Een expert heeft het meeste aan informatie die van hoge kwaliteit is en weinig ruis bevat. Wil een organisatie dat goed regelen, dan zijn daarvoor anderen nodig die boven de materie staan en de ordening en toegang regelen.

Wat jij hieruit kunt leren

Kijk eens met een frisse blik naar wat je zelf aan kennis hebt: wat zou jij kunnen delen met anderen – of deel je nu al – en welke vorm is daarbij het waardevolst?

Er is veel veranderd in de wereld van informatie sinds de digitalisering, maar goede zoekvaardigheden zijn in elk tijdperk essentieel voor een ‘vangst’ waarmee je verder kunt. Investeer daar dus in en onderschat daarbij niet de kracht van je sociale netwerk.

Als kennis- en informatiemanager zorg je dat je collega’s de beschikking hebben over actuele en betrouwbare informatie over alle details van hun vakgebied en projecten. Een flinke uitdaging, als je een internationale community van duizenden professionals bedient.

Waar veel mensen samenwerken, is veel communicatie. Wanneer die mensen verspreid zijn over de wereld, van Alaska tot Nieuw-Zeeland, en die samenwerking veel online gebeurt, vraagt dat een bijzondere aanpak om dit in goede banen te leiden. Jonathan* is kennis- en informatiemanager bij een groot energieconcern. Hij zorgt ervoor dat duizenden ingenieurs op een makkelijke manier samenwerken en hun onderlinge kennis delen. Dat geldt zowel voor het halen van informatie, als het brengen ervan.

“Voor onze ingenieurs is het essentieel om belangrijke informatie goed op te slaan, te beheren en toegankelijk te maken – terwijl we meteen voldoen aan alle relevante interne en externe regels. Onze ingenieurs werken overal ter wereld aan miljoenenprojecten en hebben daarvoor regelmatig hele specifieke informatie nodig. Dan wil je niet dat die ene collega die het antwoord weet platgebeld wordt, maar stimuleer je hem of haar om die kennis te delen. Dat doen onze mensen bijvoorbeeld op discussiefora, maar ook door video’s op te nemen, experts belangrijke documenten te laten valideren en samen te werken in de digitale documentomgeving.”

Jonathan zorgt met een team van collega’s en externe specialisten dat de informatie die op deze manieren wordt vastgelegd, beschikbaar is voor iedere medewerker die er naar zoekt. Doordat hij het grotere plaatje bewaakt, kan hij bijsturen als de informatie ontoegankelijk dreigt te worden.

De weg kwijt

“Er zijn grenzen aan wat mensen kunnen verteren aan informatie. Vroeger was het zo dat iedere medewerker voor zijn eigen digitale documenten een soort website kon inrichten, in het programma SharePoint. Vervolgens stampen ze die dan helemaal vol met informatie, zonder duidelijke structuur,” vertelt hij. “Het resultaat was dat we 30 miljoen documenten bewaarden op 226 SharePoint-sites, die allemaal anders waren in navigatie-, menu- en zoekmogelijkheden. Zo raak je compleet de weg kwijt en loop je het risico dat belangrijke en beveiligde informatie onvindbaar is. Die 226 sites heb ik met mijn project teruggebracht naar tien SharePoint-sites.”

Elk team van ingenieurs krijgt van Jonathan richtlijnen over hoe ze de kwaliteit van hun informatie kunnen bewaren. Zelfs al werkt elk team weer anders, toch zijn dergelijke richtlijnen nodig. “Mijn afdeling praat met elk team; we leggen vast wat de input en output van een project is en wie daarvan documenteigenaar is”, legt hij uit. “We ontwerpen en bouwen installaties die over 50 jaar of langer nog inzichtelijk moeten zijn. Je wilt dan dat tekeningen, foto’s en checklists uit de bouwperiode goed toegankelijk zijn.”

Kroonjuwelen

Dit soort digitale documenten zijn voor het energieconcern maar het topje van de ijsberg; communicatie betekent vooral praten. E-mail heeft daarbij niet Jonathans voorkeur. “Als jij niet op de distributielijst van een e-mail staat, zie je die informatie niet. Dat effect doorbreken we door mensen met elkaar te laten praten op discussiefora. Ingenieurs worden ingeschreven op een of meerdere specifieke fora voor hun vakgebied en krijgen elke dag een samenvatting van de vragen en antwoorden toegestuurd, zelfs al hebben ze het die dag niet bezocht. Zo bieden we informatie van hoge kwaliteit aan en houden we tegelijkertijd de ruis zo laag mogelijk.” De moderator van zo’n forum monitort de discussie. Is een vraag inhoudelijk goed verwoord, of is hij te cryptisch? Komt er een antwoord binnen 48 uur? Zo niet, dan zoekt de moderator er een expert bij. Zeker 90% van de leden van zo’n forum leest alleen en praat niet mee; voor veel mensen is dat voldoende.

“Uit dergelijke fora kun je heel goed trends halen. Neem je tien jaar forumdiscussie en laat je daar een analyse op los, dan zie je bijvoorbeeld dat bij vragen over gasturbines steeds dezelfde vier mensen vragen beantwoorden. Of dat antwoorden vorig jaar voor 70% van experts kwamen en voor 30% van niet-experts. Sommige van deze fora draaien al meer dan vijftien jaar en zijn onze kroonjuwelen, ons bedrijfsgeheugen”, stelt Jonathan.

Tikkende tijdbommen

Zoiets waardevols vraagt om zorgvuldig beheer. “Als afdeling kijken we kritisch naar de groeiende stroom documenten en gesprekken: welke informatie heeft waarde? Verzamelen we de juiste dingen? Hoe slaan we het op en wie heeft toegang tot welke informatie? Deels is dat een technisch verhaal, maar er komt veel emotie bij kijken als je veranderingen doorvoert waar mensen echt aan moeten wennen.”

Een belangrijke verandering in het informatiebeleid bij het concern is de actuele wetgeving: daar botst de wens om kennis te bewaren en te delen, met juridische bezwaren. “Door steeds strengere wetgeving zoals de AVG, moeten we goed oppassen welke documenten we opslaan en wie daar toegang toe heeft. Zeker als het gaat om tikkende tijdbommen, zoals verzamelingen cv’s van een sollicitatie van jaren geleden, of medische dossiers. Over het bewaren daarvan bestaan heldere richtlijnen, maar er is een flink grijs gebied. Vanuit juridische zaken is daarom besloten dat informatie die ouder is dan drie jaar, of het nu een e-mail of een document is, automatisch van je computer wordt verwijderd.”

Vanuit de organisatie komt daartegen veel weerstand. “Dat is mijn externe geheugen; zo kan ik mijn werk niet doen”, citeert Jonathan het belangrijkste bezwaar. “Bovendien hebben we wettelijke verplichtingen om tekeningen of onderhoudsdocumenten te bewaren, soms tientallen jaren. Dit dilemma oplossen blijft voorlopig een worsteling voor ons.”

Medailles

Jonathans team zoekt actief naar kennisdelers; sommigen van hen worden de winnaars van de Knowledge Management Champion Award. “We benaderen alle teams en vragen: wie was het schoolvoorbeeld van kennismanagement? Dat kan iemand zijn die een cursus gaf, een stagiaire die interessant onderzoek deed, of iemand die de lessons learned van hun project samenvatte in een video waar collega’s echt iets aan hebben.”

Twee keer per jaar kiest het management de winnaars. Die krijgen een medaille en logo met de tekst ‘Thank you for your knowledge management contribution’. “Dan stuurt een hoge manager van ons bedrijf die persoon een e-mail: ‘Beste Robert, het is mij ter ore gekomen dat jij cursus ABC hebt gegeven, ik wil jou daar namens alle ingenieurs hartelijk voor bedanken.’ Bij de lunch krijgt zo iemand dan de medaille uitgereikt, en er komt een foto op intranet. Mensen vinden dat meestal echt geweldig om te krijgen. Voor Nederlanders geldt dat wat minder dan voor ingenieurs uit andere landen”, ziet Jonathan. “Nederlanders zeggen dan heel nuchter ‘Ik doe toch gewoon mijn werk?’. Maar de erkenning wordt zeer gewaardeerd. En het stimuleert het gewenste gedrag, want anderen zien het en denken: dit kan ik ook.”

Verzuipen

Bij het omgaan met informatie is het beheer complexer geworden, maar is er wel veel meer interactiviteit dan 25 jaar geleden. Jonathan ziet dat als een vooruitgang en denkt niet dat mensen nu eerder verzuipen in informatie dan toen. “Destijds zocht je dingen op in de bibliotheek, in een kaartcatalogus. Dat duurde lang en de informatie was op een veel kleinere schaal. Tegenwoordig is je vangst veel groter. Anno nu kun je in dezelfde tijd met betere middelen veel grotere hoeveelheden data doorzoeken.”

Een klassiek middel uit zijn bibliotheekopleiding, dat hij nog steeds intensief inzet, is een taxonomie: een hiërarchisch ingedeelde ordening van vaktermen en definities. “Door experts goed te bevragen, bouwen we die op. Neem bijvoorbeeld het begrip ‘gasturbine’ en schrijf alle gerelateerde woorden op. Wat is groter of kleiner? Wat hoort bij elkaar en wat verschilt? Is dit chemical, civil of computer engineering? Als we dat weten, kunnen we een computeralgoritme duizenden of miljoenen documenten laten classificeren, wat de vindbaarheid enorm vergroot.”

#durftevragen

De norm voor informatie is digitaal, volgens Jonathan: “Ooit had je drie rolkasten en alles op papier; nu is dat papier grotendeels verdwenen. Iedereen dook de kast in bij vragen en ging spitten in ordners. Nu heb ik kasten noch papier en kan ik alles vinden via mijn laptop, als ik maar de juiste zoekwoorden gebruik. Goede zoekvaardigheden blijven dus nodig, of je nu veel of weinig technologie gebruikt. Wie dat wil kunnen we daarin trainen, zodat ze beter leren zoeken, in documenten of in hun sociale netwerk.”

Dat sociale netwerk is wel een groot verschil met vroeger, stelt hij. Het virtuele deel ervan is nieuw. “#durftevragen had je niet in de jaren ’90. Toen kon de opbouw van je sociale netwerk veel tijd en energie kosten, omdat het contact heel anders liep. Tegenwoordig kun je een goed virtueel netwerk opzetten vanaf je eigen werkplek en dat netwerk is goud waard. Een doorverwijzing is zo geregeld – ik weet het antwoord op je vraag niet, maar Henk uit team XYZ wel.”

‘Dat antwoord komt vaak uit onverwachte hoek: “Uit de cijfers blijkt dat de helft van de keren dat iemand dan informatie vindt, het van een collega afkomstig is die ze niet kennen, of waarvan het onwaarschijnlijk is dat ze elkaar kennen: een ingenieur in Moskou helpt een financiële collega in Amsterdam. Elke vraag die je hebt, is namelijk al door iemand onderzocht, of iemand is ook bezig het antwoord te vinden”, besluit Jonathan.

* Uit privacyoverwegingen wil deze geïnterviewde graag zonder zijn eigen naam of werkgever worden opgenomen in het boek.

Dit is één van de acht interviews uit e-book ‘De experts aan het woord’, dat hoort bij mijn boek Infodetox: Filter de wereld voor meer overzicht. De overige zeven interviews staan ook in deze categorie blogstukken. Meer over mijn boeken en waar je ze bestelt vind je op deze pagina.

Zou een inspiratiesessie over hoe je slimmer kunt omgaan met informatie iets zijn voor jouw team, afdeling, netwerkbijeenkomst of intervisiegroep? Dat kan online en is er al in een versie van 60 minuten; de ideale lunchworkshop of bijdrage aan een online bijeenkomst.

Neem gerust contact met me op, om de mogelijkheden te bespreken.

Wat deze expert je wil vertellen, in een notendop

• Er zijn drie belangrijke informatiestromen waarvan de koning kennis kan nemen: 1. Koninklijke Besluiten en wetten met hun toelichting; 2. Brieven van burgers; 3. Notities over onderwerpen die voor zijn functie actueel en relevant zijn.
• Bronnen zijn overheidsinformatie, social media, internet, overige publicaties (boeken, tijdschriften, vakliteratuur), het netwerk van het Kabinet van de Koning en andere contacten met derden.
• Medewerkers werken in dit proces vaak samen aan één dossier, in een vast proces en met behulp van software om tegelijk in één document te kunnen werken.
• Er wordt gestreefd naar het zo beeldend en compact als mogelijk weergeven van de onderliggende dilemma’s rondom een onderwerp, zodat de koning een genuanceerd en breed beeld daarvan krijgt.

Wat jij hieruit kunt leren

Wil je een volwaardige gesprekspartner zijn die vertrouwen wekt, dan heb je niet alleen een betrouwbare stroom informatie nodig uit verschillende bronnen. Het is ook belangrijk om de informatie te doorgronden, te interpreteren en context te geven.

Daarbij is het slimmer om te weten waar je informatie kunt halen om te gaan verwerken, dan zelf álle informatie te bewaren die mogelijk interessant kan zijn.

Informatie die beeldend beschreven en compact geordend is, is voor de lezer makkelijker te consumeren dan een droge opsomming van feiten en gebeurtenissen.

Frans Princen is plaatsvervangend Directeur van het Kabinet van de Koning. Hij legt uit welke informatiestromen richting de koning gaan en hoe het Kabinet van de Koning, met in totaal 25 medewerkers, daarin een rol speelt.

Om te beginnen bekrachtigt de koning gemiddeld per jaar zo’n 2500 Koninklijke Besluiten en wetten met zijn handtekening. Bij elk document krijgt hij een toelichting die niet alleen uitlegt waarover het gaat, maar ook bijzonderheden vermeldt uit het wetgevingsproces. Drie juristen houden zich met deze informatiestroom bezig. Vier andere collega’s zijn verantwoordelijk voor het archiveren van alle relevante documenten in het staatsarchief.

Dan zijn er brieven van burgers; gemiddeld meer dan drieduizend per jaar, die twee medewerkers behandelen. “Die brieven zijn voor ons een thermometer in de samenleving: wat leeft er, wat vinden Nederlanders belangrijk?”, zegt Frans. “Zijn er dingen die opvallen, dan informeren we de koning daar over. Is er een brief gerelateerd aan een bezoek dat hij gaat afleggen, dan nemen we die informatie natuurlijk mee.”

De derde informatiestroom zijn de notities die het Kabinet van de Koning maakt over allerlei onderwerpen. De koning spreekt in zijn rol als staatshoofd immers een grote diversiteit aan mensen, van internationale topfunctionarissen tot een inwoner van een kleine Nederlandse gemeente. Voor Frans is het helder: wil je een vitale monarchie hebben en houden, dan is het essentieel dat de koning goed is aangesloten op wat er in het land – en in de wereld – gebeurt.

“Door zich inhoudelijk goed voor te bereiden, kan de koning respect en betrokkenheid uitdrukken”, stelt hij. “Wanneer hij in zijn contacten laat merken van de hoed en de rand te weten, is dat een compliment naar de gesprekspartner: die wordt serieus genomen, of zelfs eruit gelicht en in het zonnetje gezet.”

Geen droge feitjes

Een grondige voorbereiding van de kant van het Kabinet van de Koning is dus nodig. “De meeste afspraken in de koninklijke agenda zijn geen verrassing. Dat betekent dat we goed plannen, ons goed inlezen en inleven in die diverse materie; van de geschiedenis van een familiebedrijf dat wordt bezocht, tot de internationale harmonisatie van het erfrecht”, somt Frans op. Over al die onderwerpen maken acht medewerkers – onderzoekers en raadadviseurs – per jaar gemiddeld zo’n 900 notities. En dat zijn geen dikke stapels papier vol feiten en cijfers.

Frans legt uit: “Wat wij als team vooral doen, is kijken naar de onderliggende dilemma’s die betrekking hebben op het onderwerp, zodat we die als bril kunnen gebruiken. De manier van schrijven moet beeldend zijn, zo niet verrassend, en op een heldere manier de informatie in compacte vorm overdragen. We gaan geen droge feitjes opsommen; het is de kunst om een beeld op te roepen met tekst.”

De notities komen vaak over een langere periode tot stand en worden voortdurend geactualiseerd. “Dat onze koning op staatsbezoek gaat, weten we lang van te voren. De periode voor zo’n bezoek raadpleeg ik frequent de apps van toonaangevende kranten van het land in kwestie, zodat we goed op de hoogte zijn van de recentste ontwikkelingen.”, legt Frans uit. “Vanzelfsprekend hebben we vanwege onze functie ook toegang tot veel nuttige informatie, zoals stukken die naar de ministerraad gaan, of berichten van het ministerie van Buitenlandse Zaken aan de diplomatieke posten en omgekeerd.” Ook is het belangrijk om vast te stellen dat het Koninkrijk der Nederlanden vier landen telt: Nederland, Curaçao, Aruba en Sint Maarten. Over de ontwikkelingen in alle vier de landen wordt de koning op de hoogte gehouden.

Plaats- en tijdgebonden kennis

Gaat het om een bezoek of ontmoeting in Nederland zelf, dan wordt naast open bronnen uiteraard landelijke, provinciale of gemeentelijke overheidsinformatie gebruikt. Daarnaast is een netwerk van waardevolle contacten in bedrijven en organisaties onontbeerlijk, heeft Frans gemerkt. Dergelijke contacten, zoals bijvoorbeeld banken, stellen het Kabinet van de Koning in staat om een actueel en compleet beeld te schetsen. Banken hebben vaak goede onderzoeksafdelingen met informatie en inzichten. Veel daarvan staat op het internet.

“De grote uitdaging is altijd te ontsnappen aan de, ik noem het maar even, calvinistische neiging, om als ambtenaar ijverig het ene na het andere document te produceren, louter achter het bureau en op grond van documenten van anderen”, vindt Frans. “Een wandeling in een wijk of een bezoek aan een conferentie kunnen net zo goed, of zelfs beter, een manier zijn om je informatie en inzicht aan te vullen. Ik geloof sterk in de waarde van plaats- en tijdgebonden kennis.”

Weten waar je kennis kunt halen, is voor Frans en zijn team daarom van groot belang. “Soms vraag ik er actief naar binnen mijn netwerk. Soms zoek ik mijn informatie passief, door op Twitter opiniemakers te volgen op bepaalde terreinen. Wat zeggen die opiniemakers, wat vinden de dwarsdenkers? Zo word ik automatisch wekenlang meegenomen in de materie. Is het niet meer relevant, dan stap ik weer uit zo’n onderwerp.”

Deze diversiteit aan bronnen is nodig om een genuanceerd beeld te kunnen geven, vindt hij. “De koning is koning van alle Nederlanders. In de informatie die we hem geven, komen daarom vele visies terug.”

Digitale quiz

Informatie vergaren doe je niet alleen door die te halen in het netwerk en door de media te volgen. Het gebeurt ook door in gesprek te gaan met derden. Dat kan bijvoorbeeld door groepen uit te nodigen bij het Kabinet van de Koning en bij zo’n bijeenkomst hun mening te peilen over dilemma’s en ontwikkelingen. Frans licht toe hoe dat werkt: “Relevante groepen tot zo’n 25 mensen met verschillende rollen en achtergronden zijn van harte welkom op het Kabinet van de Koning. We spelen bijvoorbeeld een digitale quiz, waarop ze kunnen reageren: wat vinden jullie? Wat is écht belangrijk? Met ongeveer dertig groepen per jaar, al vele jaren lang, verzamelen we zo flink wat informatie en bouwen we aan ons netwerk.”

De informatie die in een dossier terechtkomt, gaat heel bewust maar één kant op: alleen naar binnen, nooit naar buiten. “Dat maak ik ook meteen duidelijk in mijn contacten”, legt Frans uit. “Ik kom informatie halen, maar je krijgt geen verslag of rapport terug.”

De koning is immers onschendbaar, de ministers zijn verantwoordelijk. Daarom blijft de koning in zijn publieke uitingen ook altijd binnen het regeringsbeleid. “Wat ze wel terugkrijgen, is het besef dat de informatie over hun beleidsterrein wordt benut bij de voorbereiding van ontvangsten en bezoeken van de koning.”

Om samen te kunnen werken aan alle documenten die ze creëren, gebruikt het Kabinet van de Koning moderne ICT. “Het hele proces van sparren over een dossier betekent soms dat er drie of vier mensen aan een document werken”, vertelt Frans. “We maken gebruik van gangbare software en werken volgens relatief eenvoudige processen. We hebben een systeem laten ontwerpen met een eenvoudige look en feel waarin we exact kunnen doen wat we willen: optimaal samenwerken binnen de notities die we maken.”

Congruent

Zo’n notitie over een specifiek onderwerp wordt opgebouwd in een aantal stappen. De eerste bouwsteen wordt gemaakt door een medewerker advisering, die goede zoekvaardigheden bezit. “Een informatiespecialist”, omschrijft Frans deze functie. “Die kan heel goed gericht informatie zoeken, een grote hoeveelheid informatie verwerken, en de opvattingen binnen het krachtenveld in kaart brengen. Wie vindt wat? Wat zijn controverses of dilemma’s? Dat wordt thematisch geordend, inclusief de links naar de bronnen.”

De volgende schakel in het proces is de raadsadviseur. Zo iemand volgt het politieke proces en de grote maatschappelijke trends en ontwikkelingen; soms gaat een raadsadviseur mee met een bezoek van de koning. Ze bereiden ook het gesprek voor dat de koning heeft met de minister-president.

“De raadsadviseur bouwt voort op de informatie die is verzameld en gebruikt die om zo beeldend mogelijk een onderwerp te beschrijven, waarna de koning de informatie gebruikt in zijn gesprekken en bezoeken”, legt Frans uit. “Dat draagt er aan bij dat gesprekspartners van de koning zich gezien en gewaardeerd voelen. Op die manier is een gesprek over onderliggende dilemma’s makkelijker.”

En die verbinding, dat is waar het om draait, vindt Frans. “Het is niet een kwestie van zomaar onvoorbereid lintjes doorknippen; je moet weten welke lintjes en waar en waarom. Zonder goede kennis van wat er speelt houd je het instituut en de samenleving niet congruent.”

Dit is één van de acht interviews uit e-book ‘De experts aan het woord’, dat hoort bij mijn boek Infodetox: Filter de wereld voor meer overzicht. De overige zeven interviews staan ook in deze categorie blogstukken. Meer over mijn boeken en waar je ze bestelt vind je op deze pagina.

Zou een inspiratiesessie over hoe je slimmer kunt omgaan met informatie iets zijn voor jouw team, afdeling, netwerkbijeenkomst of intervisiegroep? Dat kan online en is er al in een versie van 60 minuten; de ideale lunchworkshop of bijdrage aan een online bijeenkomst.

Neem gerust contact met me op, om de mogelijkheden te bespreken.

Het probleem zit meestal niet in de discipline. Het zit in het systeem zelf. Mensen proberen vaak een steeds uitgebreider systeem op te tuigen, in de hoop dat meer structuur meer rust oplevert. Het tegendeel gebeurt: hoe ingewikkelder het systeem, hoe sneller je afhaakt. Een goede planning voldoet aan een paar concrete eisen, en zodra je die kent, kun je zelf beoordelen of jouw systeem je helpt of juist in de weg zit.

Laagdrempelig: snel bij de hand

Een planning die je pas kunt raadplegen na drie klikken of het openen van een apart programma, gebruik je niet als er even snel iets tussendoor komt. Op het moment dat een collega je iets vraagt of er een nieuwe deadline binnenkomt, heb je geen tijd om eerst in te loggen. Dan noteer je het op een los briefje, of nog vaker: helemaal niet. En dat losse briefje raakt op zijn beurt weer kwijt.

Kies daarom een systeem dat altijd binnen handbereik is: je telefoon, je vaste werkplek, of een schrijfblok dat naast je toetsenbord ligt. Belangrijker dan welk systeem je kiest, is hoeveel stappen het kost om er iets in te zetten. Hoe lager de drempel om iets te noteren, hoe kleiner de kans dat het tussen wal en schip valt. Test het zelf: tel hoeveel handelingen je nodig hebt om een nieuwe taak vast te leggen. Meer dan twee of drie is meestal al te veel.

Zo min mogelijk toeters en bellen

Een planningstool met tien functies gebruik je meestal voor twee. De rest kost tijd om te leren, te onderhouden en uiteindelijk te negeren. Denk aan apps met subtaken, labels, herhaalpatronen, koppelingen en dashboards: stuk voor stuk nuttig in theorie, maar in de praktijk vaak vooral onderhoud. Je raakt niet productiever van meer functies, je raakt vooral meer tijd kwijt aan het systeem zelf in plaats van aan het werk.

Kies liever voor een eenvoudig systeem dat je volledig beheerst, dan voor een uitgebreid systeem dat je half gebruikt. Complexiteit voelt als controle, maar werkt in de praktijk vaak averechts. Een goede vuistregel: als je een functie in je planningstool nog nooit hebt gebruikt, heb je hem waarschijnlijk niet nodig. Schrap wat je niet gebruikt, in plaats van het te laten liggen voor het geval dat.

Makkelijk te actualiseren

Een planning is nooit af. Er komt iets bij, iets verschuift, iets valt weg. Dat is geen falen van je planning, dat is de aard van werk. Het probleem ontstaat pas als het bijwerken ervan tijd en moeite kost. Dan stel je het uit, en een planning die je niet bijwerkt, is binnen een week onbetrouwbaar. Op dat moment vertrouw je je planning niet meer, en ga je toch weer op je geheugen varen, met alle risico’s van dien.

Vraag jezelf af: kost het aanpassen van mijn planning seconden of minuten? Bij minuten is het tijd om te vereenvoudigen. Dit geldt trouwens net zo goed voor papieren systemen als voor digitale: een prachtig vormgegeven weekplanner waarin je met potlood, liniaal en drie kleuren moet werken, actualiseer je in de praktijk minder snel dan een simpel lijstje. Hoe vaak je je planning bijwerkt, zegt uiteindelijk meer over de kwaliteit ervan dan hoe hij eruitziet.

Realistisch en pragmatisch

Een planning die uitgaat van acht productieve uren zonder onderbreking, houdt geen rekening met de praktijk. Vergaderingen lopen uit, collega’s lopen binnen, en jijzelf hebt nu eenmaal minder energie op woensdagmiddag dan op maandagochtend. Toch plannen veel mensen hun dag alsof ze een robot zijn: taak na taak, precies aansluitend, zonder marge. Het gevolg is voorspelbaar. Bij de eerste vertraging verschuift de hele dag, en aan het einde van de dag heb je het gevoel gefaald te hebben, terwijl de planning zelf onrealistisch was.

Bouw daarom bewust ruimte in voor het onverwachte. Reserveer minder tijd dan je denkt nodig te hebben voor losse taken, en houd elke dag een blok vrij voor wat er toch weer tussendoor komt. Een planning die klopt op papier maar nooit standhoudt in de praktijk, is geen planning maar een wensenlijst. Realistisch plannen voelt in eerste instantie als minder ambitieus, maar levert op de langere termijn veel meer rust en resultaat op.

Meerdere niveaus: van hoog over tot hier en nu

Wat je vandaag doet, moet passen binnen wat je deze week wilt bereiken, en dat weer binnen je doelen voor de langere termijn. Zonder dat overzicht kies je taken op basis van wat het hardst piept, niet op basis van wat het belangrijkst is. Je mailbox wordt dan leidend voor je dag, in plaats van je eigen prioriteiten. Dat voelt op de korte termijn productief, maar aan het einde van de week heb je vooral op anderen gereageerd.

Werk daarom met minstens twee lagen: een globaal overzicht per week of maand, en een concrete lijst voor vandaag. De hoog-over-laag hoeft niet gedetailleerd te zijn, een paar regels per week volstaat vaak al. De vertaalslag maak je aan het begin van elke dag: wat van dat weekoverzicht pak ik vandaag concreet op? Zo verlies je het grotere plaatje niet uit het oog, terwijl je toch precies weet waar je nu mee begint. Zonder die vertaalslag blijft je planning te abstract om houvast te bieden, en met alleen een dagelijkse lijst mis je juist de richting.

Prioriteiten en deadlines

Een lijst zonder onderscheid tussen belangrijk en onbelangrijk dwingt je om steeds opnieuw te kiezen, en dat kost energie. Elke keer dat je naar je takenlijst kijkt, moet je opnieuw inschatten wat nu het meest urgent is. Dat klinkt onschuldig, maar die kleine beslissing herhaal je tientallen keren per dag, en elke keer put het je een beetje uit.

Markeer bij elke taak wat de deadline is en waarom die taak ertoe doet. Dan hoef je niet elke ochtend opnieuw te bedenken waar je moet beginnen: dat ligt al vast. Het helpt ook om onderscheid te maken tussen een harde deadline, die door een ander is gesteld, en een zachte deadline, die je zelf hebt bedacht om voortgang te houden. Beide zijn nuttig, maar alleen als je weet welke van de twee het is. Zo voorkom je dat je jezelf onder druk zet voor iets dat eigenlijk nog kon wachten.

Praktische hulpmiddelen

Je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden. Kleurcodering in je agenda maakt in één oogopslag duidelijk wat een vergadering is, wat reistijd is en wat een deadline is, zonder dat je elke afspraak opnieuw hoeft te lezen om te weten wat voor soort tijd het is. Herinneringen nemen je geheugen werk uit handen, zodat je hoofd leeg blijft voor het werk zelf in plaats van voor het onthouden ervan.

Een vaste vorm, of dat nu een sjabloon, een app of gewoon een vast lijstje met kopjes is, zorgt dat je niet elke keer opnieuw hoeft te bedenken hoe je plant. Dat scheelt meer dan je denkt: elke keuze die je niet hoeft te maken over de vorm van je planning, is energie die overblijft voor de inhoud ervan. Het maakt daarbij niet uit of je voor digitaal of voor papier kiest. Belangrijker is dat het hulpmiddel bij jouw werkstijl past, en dat je het consequent op dezelfde manier gebruikt.

Kortom

Een goede planning is geen kunstwerk en geen ingewikkeld systeem. Het is een eenvoudig, actueel en realistisch hulpmiddel dat je helpt om vandaag te doen wat er vandaag toe doet, zonder het grotere plaatje kwijt te raken. De zeven eisen versterken elkaar: een planning die laagdrempelig is, actualiseer je ook vaker, en een planning die je vaker actualiseert, blijft realistischer.

Loop de zeven eisen eens langs jouw eigen planning. Waar wringt het? Is je systeem te ingewikkeld, te ver weg, of houdt het geen rekening met de dagen die anders lopen dan gepland? Dat is precies waar je kunt beginnen, en vaak is één kleine aanpassing al genoeg om je planning weer te laten werken voor jou, in plaats van andersom.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.