Dit inzicht helpt kenniswerkers om niet alleen tijd te besparen, maar ook mentale energie te behouden voor wat écht telt: creatief denken en diepgaand werk.

Wat is cognitieve belasting in vergaderingen?

Cognitieve belasting verwijst naar de totale mentale inspanning die je brein moet leveren om informatie op te nemen, te verwerken, beslissingen te nemen en die vast te houden. De theorie van Sweller beschrijft drie soorten “breinbelasting”:

• Intrinsiek: hoe moeilijk de inhoud zelf is.
• Extrinsiek: alles eromheen dat het zwaarder maakt, zoals onduidelijke uitleg of afleiding.
• Germane: de moeite die je brein doet om echt iets te begrijpen en te onthouden.​

In vergaderingen loopt vooral die extrinsieke belasting snel op: je krijgt meldingen binnen, de agenda is vaag en het gesprek schiet van het ene onderwerp naar het andere.

Aan het eind van zo’n dag is je mentale accu leeg, maak je sneller beslissingen op de automatische piloot en lukt het lastige werk daarna een stuk minder goed.

Waarom slimme werkers vastlopen in “vergadermoeheid”

Slim werken gaat om je focus en energie goed beheren, maar vergaderen gooit dat vaak roet in het eten. Onderzoek laat zien dat constant schakelen tussen onderwerpen (zoals van strategie naar dagelijkse klusjes) wel 40% extra tijd kost, omdat je brein telkens moet herstarten. De hele dag door in overleg zitten blokkeert diep werk: die flow waarin je echt goede resultaten boekt.

Daarnaast komt er emotionele druk bij. Irritatie over trage vergaderingen, of over één luide stem die alles domineert, verhoogt je stresshormonen – waardoor je concentratie nog meer wegzakt. Voor hybride teams maakt dit het extra zwaar, door technische storingen en het gevoel dat je virtueel minder ‘aanwezig’ bent dan live.

Drie vergadergewoontes die je brein slopen

• Volle agenda’s zonder pauze: Zonder ademruimte tussen meetings kan je brein de info niet op een rijtje zetten. Het blijft vol losse flodders hangen, waardoor je dingen vergeet en volgende keren hetzelfde moet herhalen.
• Onduidelijke doelen en rollen: Als je niet weet waarom je erbij zit of wat van je verwacht wordt, blijf je raden. Dat kost energie die je beter voor echte input kunt gebruiken.
• Alles in één keer tegelijk doen: Informatie delen, brainstormen, besluiten nemen én acties afspreken in hetzelfde overleg – dat is te veel voor iedereen. Je brein kan niet tegelijk informatie opnemen én nieuwe dingen bedenken zonder dat de kwaliteit eronder lijdt.

Ga bewust om met ieders breinkracht

Ontwerp een vergadering alsof je het werk van mensen zo licht mogelijk wil maken. Stel jezelf vooraf de vraag: “Hoe kunnen we met zo min mogelijk inspanning het maximale resultaat behalen?”.

Kies daarna bewust wat voor soort overleg het is: informeren, besluiten nemen of samen iets ontwerpen. Wat deelnemers eerst zelf kunnen lezen of invullen (bijvoorbeeld in een document of korte vragenlijst), hoeft niet óók nog in de vergadering, zodat de gezamenlijke tijd echt voor het gesprek is.

Praktische manieren om je brein te ontzien

• Eén duidelijk doel per overleg
  Spreek vooraf af: is dit vooral informeren, besluiten of creëren? Schrap onderwerpen die daar niet bij passen of parkeer ze voor een ander moment. Zo hoeven mensen minder te schakelen en blijft beter hangen wat er echt toe doet.
  
• Bewust ruimte tussen vergaderingen
  Plan niet alles strak achter elkaar, maar bijvoorbeeld van 14.00 tot 14.25 uur, zodat er nog tijd is voor aantekeningen, een korte wandeling of gewoon even ademhalen. Dat helpt je brein om de informatie te verwerken en weer fris aan het volgende blok te beginnen.
  
• Ingebouwde denk- en schrijftijd
  Laat deelnemers aan het begin een paar minuten in stilte hun ideeën of vragen noteren. Dat kan op papier of digitaal. Hierdoor komt iedereen beter voorbereid in het gesprek en voorkom je dat alleen de snelste denkers het woord voeren.
  
• Multitasken uitzetten
  Spreek af dat telefoons, mail en chat tijdens de vergadering dicht blijven. Maak een parkeerlijstje voor zijpaden die opduiken, zodat ze niet verloren gaan maar de vergadering ook niet ontsporen. Kijk achteraf kort: voelt iedereen zich helder over besluiten en acties? Dat is een simpele manier om te meten of de vergadering “licht” genoeg was voor het brein.

Slimmer werken na de vergadering

De grootste verspilling zit vaak ná het overleg, wanneer niemand meer precies weet wat er is afgesproken. Leg daarom direct na de vergadering vast welke acties er zijn, wie eigenaar is en wanneer het klaar moet zijn, bij voorkeur in een taak- of projectsysteem dat iedereen gebruikt. Zo hoeft niemand alles te onthouden en blijft je hoofd vrij voor het echte werk.

—

Wil je ook jouw vergaderingen korter, effectiever en leuker maken?

Ontdek de training Kort en Krachtig Vergaderen en leer hoe je met praktische tips en heldere structuur samen snel resultaat behaalt.

Neem contact op voor een voorstel en transformeer jouw teamoverleg!

—

In de praktijk zien we dat teams die dit systematisch aanpakken, tot wel 30% tijd besparen op vergaderen, terwijl de kwaliteit van besluiten juist toeneemt. Dit komt doordat voorbereiding voorkomt dat kostbare overlegminuten verloren gaan aan informatie-uitwisseling, en opvolging zorgt dat afspraken niet verdampen in de waan van de dag.

Het resultaat? Minder frustratie, meer focus op écht werk en een team dat sneller vooruitkomt.

1. Begin bij het doel, niet bij de afspraak

Veel overleggen ontstaan impulsief, omdat “we dit even moeten bespreken”, zonder een scherp doel of heldere noodzaak. Dit leidt tot meetings die uitlopen, energie slurpen en weinig concrete vooruitgang opleveren. Zonder doel dwalen discussies af, herhalen deelnemers informatie die anderen al kennen, en eindigt het vaak in vage conclusies die later weer moeten worden uitgewerkt.

Praktische aanpak:

• Formuleer per overleg één duidelijke zin: “Na dit overleg hebben we besloten / uitgewerkt / afgestemd …”
• Vraag jezelf af: is een overleg écht nodig, of kan dit via mail, chat of een korte 1-op-1? Bij twijfel of een overleg nodig is, bezoek deze website.
• Nodig alleen mensen uit die nodig zijn voor besluitvorming of inhoudelijke input.

Een overleg met een helder doel en de juiste mensen is automatisch korter, concreter en minder vermoeiend. Het dwingt je ook om vooraf na te denken over de minimale viable meeting: wat is de kleinste groep en kortste duur om dit doel te bereiken?

2. Slimme voorbereiding: input ophalen vóór het overleg

Wat vaak in de meeting gebeurt – zoals informatie delen of stand van zaken toelichten – kan meestal prima vooraf worden gedaan. Door dit te verschuiven, transformeer je het overleg van een passieve informatiebijeenkomst naar een actieve sessie vol keuzes, creatie en besluiten. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de betrokkenheid, omdat deelnemers al ‘voorverwarmd’ zijn en direct kunnen bijdragen.

Praktische manieren:

• Stuur minimaal één werkdag vooraf een compacte agenda met het doel en maximaal 3 agendapunten.
• Vraag deelnemers om vooraf hun input te delen: status, cijfers, risico’s, voorstellen.
• Laat ze deze input op één centrale plek zetten (Teams-kanaal, gedeeld document, Planner-taak, OneNote-pagina).
• Werk zelf alvast door die input heen en markeer vragen, knelpunten en beslismomenten.

Zo verschuif je het overleg van “informatie-uitwisseling” naar “samen besluiten nemen”. Dit leidt tot meetings die écht waarde toevoegen, omdat iedereen met voorkennis komt en minder hoeft te herhalen.

3. Structuur in het overleg: kort, gericht, resultaat

Een goede voorbereiding helpt alleen als je in het overleg ook echt strak stuurt en de discipline vasthoudt. Zonder structuur sijpelen oude gewoontes als afdwalen, zijgesprekken of oneindige discussies terug in. De sleutel zit in het voor ogen houden van het doel, tijd bewaken en eindigen met tastbare output, zodat deelnemers met een voldaan gevoel vertrekken.

Handige gewoontes:

• Start met het doel en de verwachte uitkomst: “Aan het eind van dit overleg hebben we X besloten.”
• Geef per agendapunt direct de gewenste uitkomst aan: besluit, idee, prioritering of check.
• Bewaak de tijd hard: beter een kort vervolg dan een uitgelopen vergadering met onduidelijke conclusies.
• Vat aan het einde in 2 minuten samen wat er is besloten en wie wat doet.

Deze structuur zorgt ervoor dat deelnemers merken: dit overleg levert iets op. Het bouwt ook vertrouwen op, omdat consistentie leidt tot voorspelbaarheid en minder weerstand tegen strakke sturing.

4. Vertaal besluiten direct naar acties

De grootste productiviteitslek zit vaak ná het overleg: iedereen gaat “weer verder”, maar besluiten verdwijnen in notulen die niemand leest of actieert. Dit creëert een vicieuze cirkel van herhaalde discussies en gemiste deadlines. Door in het overleg al de stap naar concrete acties te maken, breek je dit patroon en maak je opvolging onvermijdelijk.

Maak daarom in het overleg al de stap naar concrete acties:

• Formuleer per besluit: wie doet wat, waarvoor, tegen wanneer?
• Noteer acties direct in jullie actietrackers: Microsoft Planner of To Do voor individuele of teamtaken; een simpele actielijst in OneNote of Excel gekoppeld aan het teamkanaal.
• Zorg dat elke actie één eigenaar heeft (geen “wij als team” taken).
• Maak deadlines zo concreet mogelijk en spreek tussentijdse checkmomenten af.

Acties die al tijdens de meeting goed worden vastgelegd, hoef je niet weer opnieuw te “organiseren” achteraf. Dit geeft direct eigenaarschap en voorkomt dat goede ideeën blijven hangen.

5. Goede opvolging: klein ritueel, groot effect

Consistente opvolging kost minder tijd dan steeds opnieuw uitzoeken “hoe het ook alweer zat”. Een paar vaste rituelen maken het verschil, omdat ze accountability creëren zonder extra meetings. Het gaat om zichtbaarheid en momentum: acties die gevolgd worden, motiveren teams om door te pakken.

Praktische stappen:

• Verstuur binnen 24 uur een korte, actiegerichte samenvatting (maximaal 5 bullets): besluiten, acties, deadlines.
• Begin het volgende overleg altijd met een check op de afgesproken acties: Wat is gedaan? Wat lukt niet, en wat is nodig?
• Houd één centrale plek aan voor alle besluiten en actielijsten van een project of team, zodat niemand hoeft te zoeken.
• Werk met standaardformats voor notulen en actielijsten, zodat vastleggen snel en herkenbaar is.

Door opvolging zichtbaar en voorspelbaar te maken, ontstaat er meer eigenaarschap en minder “vergeten acties”. Teams die dit ritualiseren, melden vaak een daling in ad-hoc vragen en een stijging in op tijd geleverde resultaten.

6. Meet en voel je productiviteitswinst

Om productiviteitswinst ook echt te ervaren (en vol te houden), helpt het om een paar dingen bij te houden. Dit maakt abstracte verbeteringen tastbaar en motiveert om door te gaan.

• Aantal overleggen per week en gemiddelde duur.
• Hoeveel keer je een onderwerp opnieuw moet bespreken.
• Hoe vaak acties op tijd worden afgerond.

Veel teams merken al binnen enkele weken kortere overleggen doordat informatie vooraf gedeeld wordt, minder vergaderingen omdat niet elk onderwerp nog een aparte meeting nodig heeft, en meer rust omdat duidelijk is wie wat doet en wanneer. Door slimme voorbereiding te combineren met scherpe opvolging, maak je van overleg weer een productief instrument in plaats van een energieslurper.

—

Wil je ook jouw vergaderingen korter, effectiever en leuker maken?

Ontdek de training Kort en Krachtig Vergaderen en leer hoe je met praktische tips en heldere structuur samen snel resultaat behaalt.

Neem contact op voor een voorstel en transformeer jouw teamoverleg!

—

Voor wie pech heeft, is het zelfs het hoofdbestanddeel geworden: de meerderheid van de werkdag gaat op aan afspraak na afspraak waarbij je turend naar het scherm je aandacht probeert te houden bij de vergaderagenda – die er hopelijk is, want die ontbreekt regelmatig. Ondertussen zie je de oproep voor de volgende vergadering al verschijnen, terwijl je eigenlijk even koffie wilt halen.

Staand aan je aanrecht komt er een appje binnen; of je al je feedback op dat ene document hebt kunnen geven?

Helaas… Wanneer had je dat moeten doen? Om nog maar te zwijgen over de talloze e-mails in je inbox die schreeuwen om je aandacht.

Zuchtend loop je terug naar je werkplek. Kan dit nu niet anders?
Absoluut! Maar er is wel iets voor nodig, en je kunt het niet alleen.

Wat je zelf kunt doen aan online vergaderen

Accepteer geen vergadering zonder doel of agenda. Ongetwijfeld krijgen jullie een half uur of uur volgepraat, maar waarom gebeurt dit? Neem geen genoegen met de dooddoener ‘elkaar informeren’, want om elkaar te informeren hoef je niet te per se te vergaderen.

Plan in je agenda altijd voorbereidingstijd in én afhandeltijd. Dat betekent dat er meer lucht in je agenda hoort te zijn, als hij er nu uit ziet als elke dag één streep van overleggen. Heb jij zo’n streepagenda? Dan is de kans groot dat je bijdrage en meerwaarde beperkt is, want je kunt je niet inhoudelijk voorbereiden.

Bij Outlook kun je standaard instellen dat vergaderingen die bij jou worden ingepland altijd korter duren dan het hele of halve uur; mijn collega’s van AVK leggen hier uit hoe dat werkt.

Stop met je ego te voeden. Waarom ben je eigenlijk uitgenodigd voor deze vergadering? Neem niet aan dat er een reden voor je uitnodiging; talloze mensen worden dagelijks uitgenodigd ‘voor de zekerheid’ of ‘om te zorgen dat team X op de hoogte is’. Jouw tijd is kostbaar, en als er geen goede reden is om jou erbij aanwezig te laten zijn, sla het overleg dan over.

Wat je met elkaar kunt doen aan online vergaderen

Ga uit van ‘geen overleg, tenzij’ in plaats van ‘overleggen, tenzij’. Iedereen heeft 24 uur per dag te besteden – je doet er verstandig aan om daar zuinig mee om te gaan. Kijk dus kritisch naar jullie vergaderschema en laat elk overleg zich weer ‘bewijzen’: waarom is dit overleg er eigenlijk en wat levert het ons op? Moet dit echt een vergadervorm, of kunnen we dit ook op andere manieren af?

Anders kun je net zo goed dit t-shirt dragen…

Wanneer iedereen zijn plasje wil doen over een onderwerp, kost dat enorm veel tijd. Laat ze bijvoorbeeld vooraf op de vergaderstukken reageren door opmerkingen in het document te plaatsen, of vragen vooraf in te dienen.

Gooi mensen uit de deelnemerslijst. Ongetwijfeld wordt er kritisch gekeken naar uitgaven waarvoor de organisatie een factuur ontvangt en moet daarvoor authorisatie komen; niemand kan zomaar tienduizend euro uitgeven.

Typisch genoeg wordt er zelden een rekensom gemaakt van een overleg: hoeveel tijd zijn mensen hier aan kwijt en wat zou hun uurtarief zijn als je hun salaris deelt door hun aantal uren?

Je zou je te pletter schrikken van hoe duur elke vergadering is… Reden genoeg om de bezetting tegen het licht te houden. Welke deelnemer moet echt deelnemen aan de discussie en welke deelnemer kan ook volstaan met het krijgen van de actielijst en besluitenlijst?

Verkort de duur. Offline vergaderingen zijn al vermoeiend; dat geldt nog sterker voor online vergaderingen. Laat die niet langer dan 45 minuten duren voordat er een korte pauze is. Zet de standaardduur op 25 of 50 minuten, in plaats van 30 en 60 minuten.

Maak de voorzitter een echte voorzitter. Ook bij online vergaderen is een voorzitter nodig: om de begin- en eindtijd strak te managen, plus de tijd die aan agendapunten wordt besteed. Gewoon beginnen dus, ook als er mensen nog niet zijn. Loopt iemand uit in de tijd voor dit onderwerp? Tijd om in te grijpen. Kun je dat in een offline vergadering nog wel non-verbaal af met een knikje of gebaar, nu is het noemen van een naam echt nodig. Als Pepijn moet afronden, zeg hem dat dan gericht.

Stop het voorlezen. Ken je die vergaderingen waarin mensen sheet na sheet gaan voorlezen, terwijl de andere deelnemers steeds glaziger in hun webcam staren? Tenzij er een interactief doel is – de deelnemers vragen stellen over de inhoud – of het zo hyperactueel is dat je het niet van te voren kon sturen, is het niet nodig om een inhoudelijk verhaal voor te lezen. Je mag er vanuit gaan dat ze vooraf de stukken hebben gelezen (en anders horen ze niet in de vergadering thuis).

De eerste vraag van een spreker hoort te zijn: wie heeft er vragen over de inhoud? De voorzitter heeft hierin ook een rol, om sprekers te dwingen tot de kern te komen: wat is je vraag of je boodschap aan de overige deelnemers?

Wees creatiever met techniek. Gebruik alternatieven: laat ze in duo’s in breakout rooms overleggen, stel ze een vraag in een poll, laat ze in de chatfunctie hun vragen alvast stellen zodat de voorzitter daaruit de belangrijkste kan filteren, of gebruik interactieve platformen zoals Mentimeter om mensen input te laten leveren.

Je kunt net zo creatief worden met a-technische hulpmiddelen. Laat mensen bijvoorbeeld iets roods, groens en geels bij zich houden, dat ze kunnen gebruiken om hun mening te geven (rood voor nee, groen voor ja, geel voor misschien).

Sluit elke vergadering goed af. Zorg dat iedereen, voordat hij of zij uitlogt, goed op de hoogte is van wat de besluiten zijn geweest, wat de vervolgstappen zijn én vooral ook wie die stappen gaat zetten.

Nog niet overtuigd?

Lees dan Stop the Meeting Madness (Harvard Business Review). Een uitstekend onderbouwd artikel dat een lans breekt voor minder én effectiever vergaderen!

Interesse in meer statistieken over vergaderen? Dit Engelstalige artikel (van Project Manager News) geeft een interessante visie op waarom mensen überhaupt vergaderen haten, EN wat het effect van de pandemie is geweest op vergaderen.

Heb je nog vragen voor mij? Neem dan gerust contact met me op; ik denk graag met je mee.

PS Dit blogstuk is er ook in een Engelse versie.

—

Wil je ook jouw vergaderingen korter, effectiever en leuker maken?

Ontdek de training Kort en Krachtig Vergaderen en leer hoe je met praktische tips en heldere structuur samen snel resultaat behaalt.

Neem contact op voor een voorstel en transformeer jouw teamoverleg!

—

Valkuil #1: Gewoontevergaderingen
Als ze er eenmaal zijn, krijg je ze moeilijk weg – afdelingsvergaderingen, teamoverleggen, bila’s…
Je doet het omdat het nu eenmaal in je agenda staat. Ze hebben heus wel hun nut, maar lang niet elke keer. Bovendien kosten ze enorm veel tijd en aandacht.

Beter is:

Loop de alternatieven na en ga eens kijken waar je écht een overleg voor nodig hebt.
Je kunt met een app als Trello uitstekend gezamenlijk een takenlijst bijhouden, waarbinnen je ook vragen en opmerkingen kwijt kunt. Dat scheelt héél veel vergadertijd.
Sommige vergaderingen kunnen vervangen worden door een dashboard, waarin vorderingen worden bijgehouden.

Veeg je agenda – denkbeeldig of echt – eens helemaal schoon en ga bedenken welke voor jou écht onmisbaar zijn.
Zijn die er? Prima. Kijk dan naar de volgende valkuil.

Valkuil #2: Te veel deelnemers te lang bij elkaar
Signalen dat er te veel deelnemers zijn, zijn mensen die grote delen van het overleg op hun telefoon zitten, naar het plafond staren of zinloze bijdragen leveren (“Ja, daar sluit ik me helemaal bij aan, want…”).
Met een goede planning en agenda kunnen deelnemers ook gedeeltelijk bij het overleg zijn, bijvoorbeeld alleen voor hun agendapunt, of alleen bij het gezamenlijke startgedeelte.

Beter is:

Kijken wie een bijdrage levert of wie er over mee moet praten. Kun je ook volstaan met het verslag rondsturen, voor een deel van de mensen die er nu bij zitten?
Dan kunnen zij hun tijd anders besteden. Zoals Elon Musk ooit in een interne mail zei: het is onbeleefder om iemands tijd te verspillen in een zinloos overleg, dan om uit dat zinloze overleg weg te lopen als het je niet aangaat.

Die goede agendaplanning brengt ons naar de derde valkuil…

Valkuil #3: Een agenda en voorzitter die beter moeten
Op tijd beginnen, geen nieuwe punten accepteren van mensen die halverwege het overleg wakker worden, langpraters en afgeleide collega’s bij de les houden: er wordt nogal wat gevraagd van een goede voorzitter.

Zowel de agenda als de voorzitter zijn cruciaal voor de effectiviteit van een overleg én voor de voldoening die deelnemers voelen als ze daaraan mee doen.

Beter is:

Jullie vergadercultuur kritisch tegen het licht houden en afspraken maken. Bijvoorbeeld over de starttijd, de voorbereiding en de rol van de voorzitter. Die zou je ook kunnen laten rouleren, als je denkt dat dit de kwaliteit ten goede komt.

—

Wil je ook jouw vergaderingen korter, effectiever en leuker maken?

Ontdek de training Kort en Krachtig Vergaderen en leer hoe je met praktische tips en heldere structuur samen snel resultaat behaalt.

Neem contact op voor een voorstel en transformeer jouw teamoverleg!

—

1. Bestudeer de agenda

Dit is uiteraard een erg belangrijk punt. Op deze manier kan je erachter komen wat de belangrijkste punten zijn die besproken moeten worden. Als je een agenda goed hebt bestudeerd dan weet je wat de belangrijke punten zijn en kun je hier de focus op leggen tijdens het uitwerken van de notulen.

2. Bekijk vorige notulen

Als je de voorgaande notulen bekijkt dan weet je wat er qua stijl en inhoud van je verwacht wordt. Sommige organisaties vinden alleen de actiepunten belangrijk en andere willen juist het hele gesprek op papier staan met wie wat gezegd heeft. Een goede notulist weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

3. Kies voor papier of digitaal

Je kunt zelf kiezen wat jij het prettigst vindt werken. Wil je graag met pen en papier werken of toch met een laptop? De keuze is aan jou. Bij deze keuze is het wel een stuk gebruikelijker als je kiest om de notulen digitaal te noteren. Dit is een stuk sneller en is ook direct op te slaan waardoor het uitwerken ook een stuk gemakkelijker zal gaan.

4. Kies de beste plek

Hiermee wordt bedoeld dat je ervoor moet zorgen dat je een goede plek kiest zodat je tijdens een vergadering goed overzicht hebt op alle mensen. Je kan ervoor kiezen om centraal te gaan zitten zodat je alles goed verstaat, maar je kan er ook voor kiezen om juist een beetje afstand te nemen zodat je iedereen overzichtelijk kan zien. Doe hetgeen wat het meest bij je past.

5. Maak gebruik van steekwoorden

Als je een vergadering moet bijwonen van een uur en je probeert alles letterlijk te noteren dan is dat een hele opgave. Zorg er daarom voor dat je gebruik maakt van steekwoorden. Zorg er wel voor dat je niet te summier wordt, want je moet na afloop wel nog alles kunnen vertalen naar een correct verslag.

6. Neem niet deel aan de vergadering

Neem zelf nooit deel aan de vergadering tenzij je iets gevraagd wordt. Notuleren is namelijk een belangrijk onderdeel en is ook vele malen intensiever dan altijd wordt gedacht. Zorg er dus voor dat je onafhankelijk bent.

7. Onderstreep genomen besluiten

Probeer ervoor te zorgen dat je gemaakte afspraken en genomen besluiten onderstreept of markeert. Zo heb je de belangrijkste actiepunten van de vergadering goed genoteerd.

8. Durf om verduidelijking te vragen

Mocht je iemand een keer niet goed hebben verstaan, schroom dan niet en vraag om een herhaling. Iedereen verwacht dat de notulen goed zijn en iedereen heeft daar ook baat bij. Vraag daarom gerust om verduidelijking. Bijkomend voordeel is dat je meer tijd hebt om de notities te maken.

9. Neem de vergadering op

Als je een lange vergadering voor de boeg hebt dan is het misschien handig om de vergadering op te nemen. Hierdoor kan je achteraf details die je hebt gemist of niet echt zeker over bent nog terugluisteren zodat je de notulen kan checken en waar nodig kan corrigeren.

Tegenwoordig zit de transcribeerfunctie voor online vergaderingen in Microsoft Teams, maar ook Fireflies en Amberscript zijn mooie hulpmiddelen om vergaderingen te notuleren, samen te vatten en te voorzien van actiepunten. Voor vergaderingen op locatie is Flownote een interessante nieuwe speler die opties biedt om te transcriberen en samenvatten.

10. Maak de notulen direct na afloop

Zorg ervoor dat je direct na de vergadering het verslag maakt. Als je het namelijk direct na afloop doet dan zit het nog vers in je geheugen en voorkom je dat je zaken vergeet.

Met bovenstaande 10 tips moet het lukken om goede notulen af te leveren.

Veel succes!

* Dit artikel is een gastblog door Groenendijk Notulistenservice, aangevuld met enkele AI-toepassingen onder punt 9 *

—

Wil je ook jouw vergaderingen korter, effectiever en leuker maken?

Ontdek de training Kort en Krachtig Vergaderen en leer hoe je met praktische tips en heldere structuur samen snel resultaat behaalt.

Neem contact op voor een voorstel en transformeer jouw teamoverleg!

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Zorg dat je alle informatie hebt. Dat zijn de notulen van de vorige keer en de agenda van vandaag, maar ook: verduidelijking als je een bepaald onderdeel niet helemaal snapt. Trek aan de bel tijdens het overleg als je het niet volgt of iemand in vaagheden blijft steken.

Notuleer met de laptop in plaats van met pen en papier. Dat scheelt altijd tijd, om te beginnen ‘overschrijftijd’. Zeker op rustige momenten kun je ook al schaven aan de inhoud van de notulen. Je kunt ook stukken uit vorige notulen kopiëren, bijvoorbeeld de acties.

Als je toch papier gebruikt: maak zo mogelijk een mindmap. Daarmee houd je de hoofdlijnen in de gaten. Je kunt ook meerdere kleine mindmapjes maken, per onderwerp van de agenda. Hoe je een goede mindmap maakt, lees je hier.

Maak afspraken over hoe je de vorm kunt beperken. Voor de meeste notulen is het weergeven van de complete ‘hoe kwamen we tot dit punt’-discussie niet zo relevant. Het scheelt enorm veel tijd wanneer de notulen beperkt blijven tot een besluitenlijst en een actielijst. De notulist heeft dan nog maar twee formulieren voor zich en vult in waar dat nodig is.

Markeer de inhoud. Geef bijvoorbeeld aan over welk agendapunt het gaat en maak daar duidelijk onderscheid in, anders kom je er straks geen wijs meer uit. Als je weinig tijd hebt om besluiten of acties apart op een lijstje te zetten, typ dan met hoofdletters in je tekst ACTIE en BESLUIT, zodat je het later terug kunt vinden. Zet bij acties ook de initialen van degene die de actie moet opvolgen en liefst óók per wanneer het klaar moet zijn.

Scheid het kaf van het koren. Bij sommige vergaderingen wordt te pas en te onpas geroepen ‘dat is goed, dat ga ik doen’ of ‘ik pak het op’. In plaats van te werken met een waslijst aan acties kun je ook onderscheid maken tussen acties die gemonitord moeten worden en acties waarvoor dat niet nodig is. Of dit onderscheid te maken is, hangt af van de hoeveelheid acties en van het niveau van het overleg.

Neem eventueel het overleg op. Met een smartphone of een tablet kun je, als dat nodig is, het integrale overleg opnemen. Een handige app voor de iPad daarvoor is Voice Dictation, die spraak omzet in tekst. (Let op: gebruik dit spaarzaam, want als mensen door elkaar praten wordt het voor jezelf onduidelijk!) Een ‘gewone’ opname app kan handig zijn als je zelf wilt kunnen terugluisteren hoe iemand ook al weer iets formuleerde.

Laat notulen niet te lang liggen. Hoe langer je wacht met uitwerken, hoe meer de informatie wegzakt. Het wordt met de dag moeilijker om te achterhalen wat nou ook al weer besloten of gezegd was. Doe het zo snel mogelijk, al is het maar een kwartier om te grote lijnen neer te zetten.

Wil je specifiek advies over jouw notulen? Stuur me dan een document (karen@newbroom.nl) en ik geef je vrijblijvend een aantal suggesties.

Werk ze!

—

Wil je ook jouw vergaderingen korter, effectiever en leuker maken?

Ontdek de training Kort en Krachtig Vergaderen en leer hoe je met praktische tips en heldere structuur samen snel resultaat behaalt.

Neem contact op voor een voorstel en transformeer jouw teamoverleg!

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—