Re-integreren klinkt soms als de normaalste zaak van de wereld, want velen gingen je ten slotte voor. Het klinkt ook vrij gemakkelijk: gewoon langzaam je werkuren opbouwen, elke week een beetje meer. Maar zo makkelijk is het vaak niet. En onze ervaring leert dat er geen helder stappenplan voor een goede re-integratie bestaat. De hoogste tijd om onze beste tips voor jou en je leidinggevende op een rijtje te zetten voor een geslaagde re-integratie na je burn-out.

Jouw succesvolle re-integratie: stap voor stap

1. Afstemmen met de Arboarts

Je hebt van jouw arbo-arts groen licht gekregen om weer aan de slag te gaan. Dat is fijn om te horen! Maar stel voordat je naar huis huppelt, hem of haar de volgende vragen:

• Wat wordt mijn opbouwschema: hoeveel uur per week mag ik gaan werken en met hoeveel uur ga ik dat (twee)wekelijks verhogen?
• Wat mag mijn leidinggevende nu van mij verwachten?
• Wat doe ik als het nog niet lekker met me gaat?

Het is verstandig om dit soort dingen goed met je arbo-arts door te spreken. Die is tenslotte de ervaringsdeskundige.

2. Goede afstemming met je leidinggevende

Vervolgens neem je contact op met je leidinggevende. Spreek niet alleen een moment af waarop je weer gaat beginnen, maar plan vooral een moment in om samen bij te praten en je werkzaamheden af te stemmen. De ervaring leert dat als jullie hier niet de tijd voor nemen, dit er in de dagelijkse hectiek vaak bij in schiet en dat vergroot het risico dat je eerder vervalt in oude patronen en in je oude werkdruk.

• Bespreek met je leidinggevende je nieuwe rol. Vaak begin je op arbeidstherapeutische basis en dat is niet alleen in uren heel beperkt, maar ook qua type werkzaamheden moeten het geen dingen zijn waarop (veel) druk ligt. Het zouden taken moeten zijn waarvan niet veel afhangt, gewoon om je weer een beetje het gevoel te geven dat je bezig bent en hoe je dat ervaart.
• Stem goed af met je leidinggevende wat je wel en niet gaat oppakken. Welke klussen/klanten/projecten horen (voorlopig) niet bij jouw werkpakket. Je kunt onmogelijk al het werk dat is blijven liggen gaan oppakken, dat zou een recept voor een nieuwe burn-out zijn, dus maak hier goede afspraken over.
• Het is fijn als niet alleen je taken, maar ook je prioriteiten helder zijn. Zodat je niet zelf eindeloos door je mails hoeft te scrollen om te bedenken wat je vandaag eens zal gaan doen. Het kijken naar al die onafgeronde taken geeft je waarschijnlijk een moedeloos en opgejaagd gevoel.
• Misschien ben je tijdens je afwezigheid (deels) door een collega vervangen. Stem met je leidinggevende af hoe je vervanging wordt afgebouwd en wie wanneer en waarvoor het juiste aanspreekpunt is bij vragen van collega’s of klanten. Zorg er ook voor dat je leidinggevende deze afspraken goed met je vervanging en overige collega’s afstemt.
• Evalueer de achterstanden. Als je gedeeltelijk of helemaal niet bent vervangen, is het onvermijdelijk dat er steeds meer achterstand ontstaat. Ook in de komende weken waarin je nog niet volledig werkt, kan de achterstand verder oplopen en dat is natuurlijk geen prettig idee. Vraag je leidinggevende wat hij/zij van plan is om hiermee te gaan doen. Neem dit probleem dus niet direct weer op jouw eigen schouders, maar laat die verantwoordelijkheid echt nog even bij je leidinggevende liggen.

3. Goede afstemming met je collega’s

En dan is daar de dag dat je weer gaat beginnen. Dat kan best inspannend en wennen zijn. Je begrijpt dat als je begint met een klein aantal uren per week je nog niet veel van jezelf mag verwachten. Ons advies is om de eerste dagen nog niet je e-mail te openen, maar alle tijd te nemen voor koffie drinken en bijpraten. Die uren vliegen voorbij, dat hoort zo en dat is prima.

Het is ook belangrijk om tegen je collega’s heel duidelijk te zijn over je nieuwe werkpakket. Welke taken horen de komende tijd wel of juist niet bij jou? Wees hier direct duidelijk in, zodat iedereen weet waarvoor men bij jou kan aankloppen. Dit helpt je om goed je werkzaamheden, en dus je werktijd, af te bakenen.

4. Werkzaamheden om wel of niet te doen tijdens je re-integratie

Je begint je werkweken met maar een klein aantal uren per dag. Hoe richt je deze uren op een verstandige manier in.

• Wees realistisch in wat je kunt doen in je kortere werkweek. Bij mensen die weinig uren werken kosten randzaken zoals e-mail afhandelen, werkoverleg of bijpraten met een collega relatief meer tijd. Bovendien heb je niet direct je oude werktempo teruggevonden. We adviseren je om voor ongeveer de helft van je uren werkzaamheden in te plannen, de overige uren zullen waarschijnlijk op gaan aan randzaken en voorbijvliegen.
• Werk het liefst aan kleine, afgebakende taken. Hapklare brokjes werk noemen we dat. Een klus met een duidelijke kop en staart die je in een beperkt aantal uren kan afronden. Op deze manier ontstaan er geen losse eindjes die je een onrustig of onvoldaan gevoel kunnen geven.
• Samen met je leidinggevende heb je bepaald welke zaken je aandacht mag gaan geven. Dat kunnen reguliere werkzaamheden zijn of projecten; voor beide geldt dat hij/zij duidelijk moet zijn in de verwachtingen. Reguliere werkzaamheden A en B doe je nog (voor zover je dat lukt), maar C/D/E/F laat je liggen. Projecten 1 en 3 doe je nog, maar projecten 2, 4/5/6/7/8 laat je liggen. Op basis van deze kaders kun je vervolgens je mailbox gaan beoordelen, en e-mails markeren (bijvoorbeeld met een kleurcategorie) die horen bij werkzaamheden A en B of projecten 1 en 3. Alle andere e-mails schuif je in een map ‘Niet doen’.
• Hoewel je mogelijk de begrijpelijke neiging hebt te gaan voor de ’top-1-prioriteit’ werkzaamheden, zou dat niet je keuze moeten zijn. Dat zijn meestal de werkzaamheden die veel druk meebrengen en waarvan je waarschijnlijk ook meer stress ervaart. Laat de ’top-1-prioriteit’ werkzaamheden nog even rusten en begin met klussen zonder haast.

5. Blijf gezond

Bij het re-integreren na een burn-out ben je wel hersteld van je burn-out, maar vaak nog niet helemaal. Je grootste valkuil is nu om weer in je oude valkuilen te stappen en dezelfde dingen te gaan doen die je destijds nou juist die burn-out indreven. Een burn-out is vaak vervelend, maar ook een prachtige leerschool. En dit is hét moment om dingen anders aan te gaan pakken. Om te leren van je fouten en met een schone lei te beginnen. Benut die kans!

Houd je echt strikt aan de werkuren die je met de arbo-arts hebt afgesproken. Trap niet in de valkuil om toch nog even dit of dat te doen. Als het tijd is, doe je je computer uit en ga je gewoon naar huis. Een les om vast te houden, ook als je weer fulltime werkt.

Bedenk goed wat je hebt geleerd van je burn-out of wat je nog te ontwikkelen hebt. Dit is het moment om te bekijken hoe je deze lessen nu in de praktijk kunt brengen. Gaat dat je goed af of bent je toch geneigd om weer in dezelfde fouten te maken? Zoek dan hulp om deze zaken blijvend op te lossen. Bekijk bijvoorbeeld onze mogelijkheden voor persoonlijke stress coaching.

Instructies voor de leidinggevende

Jij als leidinggevende hebt een belangrijke sleutelrol rond de werkdruk en het werkgeluk van je medewerkers. In de eerste plaats bij het voorkomen van een burn-out, maar uiteraard ook bij een geslaagd re-integratietraject. Onderschat je rol niet en maak serieus werk van de volgende punten:

• Ga regelmatig in gesprek. Niet alleen over het aantal werkuren, maar vooral over hoe die in te vullen. Geef duidelijk aan welke werkzaamheden niet hoeven en wat er kan wachten.
• Geef praktische steun. Schuif bijvoorbeeld een half uurtje aan aan het bureau en help met prioriteren van diverse taken of e-mail.
• Bied een luisterend oor. Wees oprecht geïnteresseerd en bespreek ook hoe jullie niet weer in dezelfde valkuilen kunnen stappen die de burn-out hebben veroorzaakt.
• Deel werkzaamheden op in kleine brokjes. Op die manier past het in de korte werkdagen.
• Zorg voor werkzaamheden zonder druk, stress of deadlines. Makkelijker gezegd dan gedaan als je je bedenkt dat het openen van een e-mailbox al erg stress gevend kan zijn, zeker als je maar een paar uur per dag werkt.
• Help grenzen bewaken. Moedig de werknemer aan zich aan de afgesproken werkuren te houden.
• Communiceer naar de overige teamleden. In elk geval over de gemaakte werkafspraken en over wat men van de re-integrerende werknemer mag verwachten.
• Stem ook af met de Arboarts. Vraag hem of haar om re-integratietips.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Door: Annemiek Tigchelaar en Karen Visser

Voor wie pech heeft, is het zelfs het hoofdbestanddeel geworden: de meerderheid van de werkdag gaat op aan afspraak na afspraak waarbij je turend naar het scherm je aandacht probeert te houden bij de vergaderagenda – die er hopelijk is, want die ontbreekt regelmatig. Ondertussen zie je de oproep voor de volgende vergadering al verschijnen, terwijl je eigenlijk even koffie wilt halen.

Staand aan je aanrecht komt er een appje binnen; of je al je feedback op dat ene document hebt kunnen geven?

Helaas… Wanneer had je dat moeten doen? Om nog maar te zwijgen over de talloze e-mails in je inbox die schreeuwen om je aandacht.

Zuchtend loop je terug naar je werkplek. Kan dit nu niet anders?
Absoluut! Maar er is wel iets voor nodig, en je kunt het niet alleen.

Wat je zelf kunt doen aan online vergaderen

Accepteer geen vergadering zonder doel of agenda. Ongetwijfeld krijgen jullie een half uur of uur volgepraat, maar waarom gebeurt dit? Neem geen genoegen met de dooddoener ‘elkaar informeren’, want om elkaar te informeren hoef je niet te per se te vergaderen.

Plan in je agenda altijd voorbereidingstijd in én afhandeltijd. Dat betekent dat er meer lucht in je agenda hoort te zijn, als hij er nu uit ziet als elke dag één streep van overleggen. Heb jij zo’n streepagenda? Dan is de kans groot dat je bijdrage en meerwaarde beperkt is, want je kunt je niet inhoudelijk voorbereiden.

Bij Outlook kun je standaard instellen dat vergaderingen die bij jou worden ingepland altijd korter duren dan het hele of halve uur; mijn collega’s van AVK leggen hier uit hoe dat werkt.

Stop met je ego te voeden. Waarom ben je eigenlijk uitgenodigd voor deze vergadering? Neem niet aan dat er een reden voor je uitnodiging; talloze mensen worden dagelijks uitgenodigd ‘voor de zekerheid’ of ‘om te zorgen dat team X op de hoogte is’. Jouw tijd is kostbaar, en als er geen goede reden is om jou erbij aanwezig te laten zijn, sla het overleg dan over.

Wat je met elkaar kunt doen aan online vergaderen

Ga uit van ‘geen overleg, tenzij’ in plaats van ‘overleggen, tenzij’. Iedereen heeft 24 uur per dag te besteden – je doet er verstandig aan om daar zuinig mee om te gaan. Kijk dus kritisch naar jullie vergaderschema en laat elk overleg zich weer ‘bewijzen’: waarom is dit overleg er eigenlijk en wat levert het ons op? Moet dit echt een vergadervorm, of kunnen we dit ook op andere manieren af?

Anders kun je net zo goed dit t-shirt dragen…

Wanneer iedereen zijn plasje wil doen over een onderwerp, kost dat enorm veel tijd. Laat ze bijvoorbeeld vooraf op de vergaderstukken reageren door opmerkingen in het document te plaatsen, of vragen vooraf in te dienen.

Gooi mensen uit de deelnemerslijst. Ongetwijfeld wordt er kritisch gekeken naar uitgaven waarvoor de organisatie een factuur ontvangt en moet daarvoor authorisatie komen; niemand kan zomaar tienduizend euro uitgeven.

Typisch genoeg wordt er zelden een rekensom gemaakt van een overleg: hoeveel tijd zijn mensen hier aan kwijt en wat zou hun uurtarief zijn als je hun salaris deelt door hun aantal uren?

Je zou je te pletter schrikken van hoe duur elke vergadering is… Reden genoeg om de bezetting tegen het licht te houden. Welke deelnemer moet echt deelnemen aan de discussie en welke deelnemer kan ook volstaan met het krijgen van de actielijst en besluitenlijst?

Verkort de duur. Offline vergaderingen zijn al vermoeiend; dat geldt nog sterker voor online vergaderingen. Laat die niet langer dan 45 minuten duren voordat er een korte pauze is. Zet de standaardduur op 25 of 50 minuten, in plaats van 30 en 60 minuten.

Maak de voorzitter een echte voorzitter. Ook bij online vergaderen is een voorzitter nodig: om de begin- en eindtijd strak te managen, plus de tijd die aan agendapunten wordt besteed. Gewoon beginnen dus, ook als er mensen nog niet zijn. Loopt iemand uit in de tijd voor dit onderwerp? Tijd om in te grijpen. Kun je dat in een offline vergadering nog wel non-verbaal af met een knikje of gebaar, nu is het noemen van een naam echt nodig. Als Pepijn moet afronden, zeg hem dat dan gericht.

Stop het voorlezen. Ken je die vergaderingen waarin mensen sheet na sheet gaan voorlezen, terwijl de andere deelnemers steeds glaziger in hun webcam staren? Tenzij er een interactief doel is – de deelnemers vragen stellen over de inhoud – of het zo hyperactueel is dat je het niet van te voren kon sturen, is het niet nodig om een inhoudelijk verhaal voor te lezen. Je mag er vanuit gaan dat ze vooraf de stukken hebben gelezen (en anders horen ze niet in de vergadering thuis).

De eerste vraag van een spreker hoort te zijn: wie heeft er vragen over de inhoud? De voorzitter heeft hierin ook een rol, om sprekers te dwingen tot de kern te komen: wat is je vraag of je boodschap aan de overige deelnemers?

Wees creatiever met techniek. Gebruik alternatieven: laat ze in duo’s in breakout rooms overleggen, stel ze een vraag in een poll, laat ze in de chatfunctie hun vragen alvast stellen zodat de voorzitter daaruit de belangrijkste kan filteren, of gebruik interactieve platformen zoals Mentimeter om mensen input te laten leveren.

Je kunt net zo creatief worden met a-technische hulpmiddelen. Laat mensen bijvoorbeeld iets roods, groens en geels bij zich houden, dat ze kunnen gebruiken om hun mening te geven (rood voor nee, groen voor ja, geel voor misschien).

Sluit elke vergadering goed af. Zorg dat iedereen, voordat hij of zij uitlogt, goed op de hoogte is van wat de besluiten zijn geweest, wat de vervolgstappen zijn én vooral ook wie die stappen gaat zetten.

Nog niet overtuigd?

Lees dan Stop the Meeting Madness (Harvard Business Review). Een uitstekend onderbouwd artikel dat een lans breekt voor minder én effectiever vergaderen!

Interesse in meer statistieken over vergaderen? Dit Engelstalige artikel (van Project Manager News) geeft een interessante visie op waarom mensen überhaupt vergaderen haten, EN wat het effect van de pandemie is geweest op vergaderen.

Heb je nog vragen voor mij? Neem dan gerust contact met me op; ik denk graag met je mee.

PS Dit blogstuk is er ook in een Engelse versie.

—

Wil je ook jouw vergaderingen korter, effectiever en leuker maken?

Ontdek de training Kort en Krachtig Vergaderen en leer hoe je met praktische tips en heldere structuur samen snel resultaat behaalt.

Neem contact op voor een voorstel en transformeer jouw teamoverleg!

—

Omgevingsgeluiden van buitenaf heb je relatief weinig invloed op, helaas – die drukke straat en die basisschool worden niet opeens stil omdat jij er last van hebt. Wat kun je hier wel zelf aan doen? Een aantal mogelijkheden op een rijtje.

Investeer in een noise cancelling koptelefoon

Met dit type koptelefoon onderdruk je geluiden van je omgeving, zodat het helemaal stil is, of je juist je eigen geluiden (muziek) goed kunt horen. Hoe het precies werkt, lees je hier. Een goede noise cancelling koptelefoon is best prijzig, maar ‘de investering betaalt zich terug in onbetaalbare stilte’, zoals een van mijn klanten het omschreef.

Kijk of je een patroon kunt ontdekken

Woon je naast een basisschool, dan is de hoeveelheid geluid redelijk te voorspellen: dat zijn pieken als de school begint en uitgaat. (En met een beetje pech ook van het schoolplein, als je die geluiden hoort.) Dat patroon is voorspelbaar, zodat je kunt gaan kijken in hoeverre je je dagplanning kunt aanpassen op die momenten: geen concentratieklussen starten om kwart voor drie, als je weet dat zometeen de herrie weer begint.

Ga voor regelmatig geluid

Er zijn verschillende mogelijkheden om geluid te gebruiken bij concentratie. Dat kan door een geschikte playlist te zoeken die je zelf prettig vindt, maar er zijn ook andere opties. Denk aan de website Coffitivity, die geroezemoes in verschillende smaken produceert, inclusief de geluiden van een café – altijd handig nu we die geluiden niet meer ‘echt’ kunnen opzoeken… Andere opties zijn zogenaamde white noise geluiden:  een rijdende trein, krekels of klassieke muziek.

Bouw jezelf in

Een akoestisch paneel rondom je werkplek thuis kan schelen bij de geluidsoverlast (ook het geluid dat je zelf produceert!). Een redelijk betaalbaar voorbeeld vind je hier, maar je kunt ook je eigen paneel knutselen met wat hout en noppenfolie van de bouwmarkt, of met stof. Tips en uitleg daarover vind je hier.

PS: Geluid is lang niet altijd een negatief iets; muziek kan je helpen met concentratie bijvoorbeeld.

Maar wist je dat muziek ook je gezondheid kan verbeteren? Het kan stress verminderen, je bloeddruk verlagen en je geheugenfunctie verbeteren. Meer daarover lees je op deze (Engelstalige) pagina van Musicaroo.

—

Heb jij – of heeft jouw team – dat thuiswerken en hybride werken nog niet helemaal lekker in de vingers? Overweeg dan eens een workshop of training Effectief en Efficiënt Hybride Werken.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Het grote probleem is dat je probeert één gedeelte van je brein voor twee verschillende dingen in te zetten; iets dat onmogelijk is en dus voor voortdurende wisselingen zorgt. Hoe planmatiger iemands aanpak is, hoe minder hij zal switchtasken.

Maar wist je dat er culturele verschillen bestaan in de voorkeur voor dat switchtasken? Je kunt dus wel degelijk een geboren switchtasker zijn.

Tussen culturen bestaan duidelijke verschillen als je kijkt naar de voorkeuren voor het wisselen tussen taken, zo blijkt uit onderzoek. Iemand uit een polychronische cultuur (zoals de Afrikaanse of Zuid-Amerikaanse cultuur) doet het liefst meerdere dingen tegelijk en ervaart daar weinig stress van. Hij kan makkelijk schakelen tussen activiteiten en zal eerder gaan switchtasken dan iemand uit een monochronische cultuur.

In een monochronische cultuur – het tegenovergestelde van polychronisch – is het de gewoonte om één ding tegelijk te doen en dat ook helemaal af te maken. Iemand uit een monochronische cultuur (zoals de Noord-Amerikaanse of Noord-Europese cultuur) werkt relatief systematischer en planmatiger, handelt taken één voor één af en heeft een sterkere behoefte om taken ook echt af te ronden, in plaats van ze onafgemaakt af te breken. Een polychroon iemand gaat minder planmatig te werk en heeft weinig moeite met losse eindjes als iets niet helemaal af is.

Een ander interessant verschil is de manier waarop de stijlen omgaan met grote hoeveelheden informatie. Iemand uit een monochronische cultuur voelt zich veel sneller overbelast, vooral door informatie uit een digitale bron, zoals een smartphone. Is je achtergrond polychronisch, dan heb je veel minder moeite met die meldingen van Facebook en voel je je niet zo snel overbelast door grote hoeveelheden informatie.

Moeten we nu allemaal gaan switchtasken?

Nee, zeker niet. Er is geen ‘beste’ stijl als je deze verschillen bekijkt, want beide stijlen hebben voor- en nadelen.

Hoewel switchtasken niet is aan te bevelen, is enige flexibiliteit wel nuttig als je weet dat je regelmatig prioriteiten moet bijstellen of je plannen moet herzien. Hoe makkelijker je wisselt tussen taken en informatie, hoe minder snel je overbelast zult raken.

Je bewust zijn van je culturele voorkeur voor switchtasken geeft je wel inzicht in hoe makkelijk of moeilijk je je eigen stijl kunt veranderen.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Word ook jij door de actuele ontwikkelingen rond het Corona/COVID-19 virus genoodzaakt om thuis te werken? En ben jij iemand die dat voorheen niet of nauwelijks deed? Dan vraag je je misschien wel af hoe je in hemelsnaam effectief en efficiënt kunt thuiswerken. Het is niet alleen maar een kwestie van je laptop openklappen en gáán. Vijf dilemma’s rondom thuiswerken vind je hieronder, inclusief tips en adviezen om er het beste van te maken.

Thuiswerken is voor Nederlanders niet ongewoon. ‘Dat is mijn thuiswerkdag, dus ben ik niet op kantoor’ is een uitspraak die niemand de wenkbrauwen doet optrekken. Wat wel nieuw is, is de schaal waarop het nu gaat gebeuren: er wordt meer thuisgewerkt, ook door mensen die dat voorheen niet of nauwelijks deden. Deze dilemma’s hoor ik in mijn omgeving en bij mijn klanten terugkomen:

1.    “Ik ben gewend op kantoor te werken met collega’s om me heen. Dat heb ik echt nodig; even koffie halen, even overleggen. Hoe moet ik dat sociale aspect nu vinden als ik thuis zit en hen niet zie?”

Je zal de enige niet zijn die energie haalt uit dergelijke contacten met collega’s! Het sociale aspect van werk is heel belangrijk en een onderdeel van de teambuilding die je in zo’n groep mensen nastreeft. Het is dan ook heel begrijpelijk dat je juist dat onderdeel mist.

Wat je zou kunnen doen:

·        Snijd het onderwerp aan bij je manager, het secretariaat en je collega’s. Wat kunnen jullie doen om dit te compenseren? Denk bijvoorbeeld aan een virtuele versie van het afdelingsoverleg, waarbij je via het programma Zoom, via Skype of via Microsoft Teams kunt zorgen dat iedereen elkaar ziet en hoort.

·        Spreek met een collega een koffiemoment af: een afspraak om elkaar op een vast moment van jullie werkdag te bellen, of met Skype zelfs te zien én horen. Maak je hiervan jullie koffiemoment, dan neem je ook bewust even pauze.

·        Als jullie team verdeeld is in groepen van thuiswerkers en kantoorwerkers, zoek dan ook eens contact met ‘mensen uit de andere groep’. Een telefoontje, chatbericht, e-mail: contact onderhouden blijft belangrijk.

·        Een WhatsApp-groep met je collega’s kan een verleidelijke optie zijn: een bestaande groep gebruiken of een nieuwe aanmaken. Pas wel op dat de discussie hierin niet vertroebelt – cartoons over het Corona-virus doorsturen lijkt jou misschien leuk, maar stoort collega’s die zoveel verkeer als storend ervaren (‘pling!’). Zie hiervoor ook dilemma nummer 5.

2.   “Thuis heb ik geen eigen kantoor of zelfs maar een werkplek om te zitten; ik moet echt improviseren. Ik wil voorkomen dat mijn laptop onder de broodkruimels komt en dat de reclamefolders tussen mijn te lezen stukken raken. Hoe houd ik dat overzichtelijk?”

Niet iedereen heeft evenveel behoefte aan duidelijke structuur als het gaat om de werkplek. Klap jij net zo lief je laptop open op de bank als dat je een document leest in bad? Dan ervaar je dit issue niet echt, maar wil je meer duidelijkheid, dan zou je dit kunnen doen:

·        Wijs een plek in huis aan als ‘je kantoor’ en maak dat ook duidelijk aan je eventuele gezinsleden. Als die plek een dubbelfunctie heeft (zoals bij een kleine eettafel of de bank), dan zit er niets anders op dan discipline in te voeren: als activiteit X klaar is, opruimen en ruimte maken voor activiteit Y.

·        Dat wordt makkelijker naarmate je werk draagbaar is. Kies dus een klapkrat, mand, tas of doos uit waarin je alle werkspullen stopt en haal er alleen uit wat er nodig is.

·        Investeer meer tijd dan je op kantoor zou doen in het goed afsluiten van je werkdag: zoek je spullen bij elkaar, gooi weg wat niet meer nodig is en leg klaar wat je de volgende dag als eerste wilt oppakken.

·        Komt er gedurende de dag een stapel post binnen of andere dingen die door je werk heen kunnen raken, leg die dan uit het zicht en een eindje van je vandaan. Ga die pas uitzoeken als je klaar bent met werken, of als je ‘echt’ pauze hebt. Probeer het niet door elkaar te doen.

3.   “Voor mij was normaal de scheiding helder: werk is werk, en thuis is thuis. Ik wil graag in beide situaties de deur achter me dicht trekken, maar nu gaat alles in elkaar overlopen. Als de kinderen ’s middags uit school komen heb ik dat al, maar als ze fulltime thuis zitten wordt het helemaal schimmig: wanneer ben ik nou vrij en wanneer aan het werk?”

Niet iedereen heeft kinderen, maar ook andere zaken thuis kunnen afleiden: ‘even’ een wasje draaien, toch maar ‘even’ de vaatwasser uitruimen… en zou je niet, nu je toch thuis bent, ook die voorraadkast eens moeten uitmesten? Allemaal nuttige dingen, maar voor je het weet is je werkdag gereduceerd tot wat losse flodders en kom je nergens écht toe. Dit zou je kunnen doen:

·        Als iets je invalt dat je nog wil doen, noteer dergelijke losse eindjes dan meteen. Dat kan op een kladblok naast je, in je takenlijst of door middel van een handige app zoals Braintoss.

·        Heb je kinderen, dan is het nodig dat je duidelijk te volgen afspraken maakt over wat je werktijden zijn. Duidelijkheid geef je door vaste tijden (‘Tussen 9 en 12 kun je mij niet storen’) of door een visuele indicatie (‘laptop open is aan het werk, laptop dicht betekent dat je me iets kunt vragen’).

·        Waarschijnlijk merk je nu pas dat je ook op kantoor nooit uren achter elkaar productief kon werken; daar liep je ook naar het koffieapparaat, of maakte je een praatje met collega X. Leg de lat voor jezelf nu ook niet te hoog; je kunt beter in blokken werken met een pauze tussendoor, dan één lange streep nastreven. Bijvoorbeeld een uur werken, kwartier een beetje rommelen, en dan weer verder. Kortere porties kan ook: een half uur je mailbox ordenen en diagnose over vervolgstappen stellen, dan een kwartier telefoontjes afhandelen. Je werkdag is een serie sprintjes, geen marathon. Gebruik je telefoon of klassieke eierwekker om die porties tijd bij te houden.

·        Zie ook dilemma nummer 2 over de scheiding van je werkplek van de rest van het huis.

4.   “Op kantoor zit mijn agenda vol overleggen en afspraken. Zo veel, dat ik met moeite andere dingen er tussendoor kan doen, zoals e-mail afhandelen of stukken lezen. Nu is mijn schema omgegooid en weet ik niet goed hoe ik mijn dag moet indelen. Hoe zorg ik dat mijn tijd thuis nog een beetje productief blijft?”

In hoeverre je een stok achter de deur nodig hebt om tot werken te komen is heel persoonlijk. Het verschil merk je pas als je echt helemaal alleen bent; dan zul je je eigen ritme moeten bepalen. Dit zou je kunnen doen:

·        Houd zoveel mogelijk dezelfde tijden aan als die je normaliter ook zou hebben, voor de start van je werkdag, het einde en je pauze(s). Je reistijd valt nu al weg, dus gun jezelf bijvoorbeeld wel een uitgebreider ontbijt dan normaal of even rustig(er) de krant lezen.

·        Investeer aan het begin van je werkdag tien minuten aan het indelen ervan. Wat wil je vandaag realiseren? Heb je een bel- of Skypeafspraak staan in je agenda? Probeer in te schatten hoeveel tijd je aan je belangrijke taken kwijt zult zijn en wees realistisch: ook interrupties of kleinere pruttaken gaan je tijd kosten.

·        Het werken in porties tijd – met behulp van de wekker in je telefoon of een eierwekker – kan je helpen om het ritme dat je hebt bedacht beter aan te houden.

·        Als je niet de enige uit je team bent die hier last van heeft, kan het lonen om gezamenlijk een uurtje door te werken terwijl je een Skypeverbinding aan hebt staan. Praten hoeft niet, maar het wéten dat je een connectie met iemand anders hebt, kan net dat verschil maken.

5.   “Er gebeurt zoveel in de actualiteit nu, dat het heel verleidelijk is om toch even nu.nl te raadplegen en te lezen wat er gebeurt. Ik blijf doorklikken en raak compleet afgeleid van wat ik eigenlijk wilde doen. Hoe kan ik gefocust blijven?”

De actualiteit verandert met de dag en zelfs met het uur. Het is altijd verstandig om vinger aan de pols te houden en te weten wat er speelt, maar net zo verstandig om je focus te houden op dingen die wel binnen jouw invloedssfeer liggen, zoals de taken die vanuit je functie bij jou horen. Dit zou je kunnen doen:

·        Gun jezelf vaste momenten waarop je nieuws en social media bezoekt, tussen je werkzaamheden door. Dat geeft de meeste duidelijkheid. Bijvoorbeeld om 10 uur, 13 uur en 16 uur.

·        Koppel – als dat niet geblokkeerd is door IT – je smartphone aan je computer zodat je WhatsAppberichten via je toetsenbord kunt sturen. Dat scheelt veel tijd en inspanning. Ga naar deze pagina om je telefoon en computer te laten ‘kennismaken’. Dat doe je eenmalig; als ze daarna bij elkaar in de buurt zijn en je datzelfde adres intoetst in je browser, zie je meteen al je berichten.

·        Bepaal bij de start van je bezoek hoeveel tijd je er voor wilt nemen. Zet een wekker om te voorkomen dat je je een slag in de rondte klikt.

·        Merk je dat er teveel ruis komt in de WhatsAppgroep van kantoor, dan is het misschien een idee om twee WhatsAppgroepen aan te maken: eentje voor ‘serieuze’ informatie en eentje voor ‘lolletjes en kletspraatjes’. Of je wilt deelnemen aan de tweede groep is optioneel. Zo kunnen collega’s die niet willen lachen om een cartoon over wc-papier hamsteren, zich bezig houden met andere dingen.

·        Wil je weten hoeveel tijd je eigenlijk op social media en nieuwssites zit, of websites (tijdelijk) blokkeren? Dat meten geeft zelfinzicht en dat blokkeren is verstandig als je écht niet luistert naar alle aanwijzingen dat je teveel klikt. Voor zowel telefoons als computers zijn deze apps dan heel handig.

Veel succes met het wennen aan thuiswerken en alle andere maatregelen! Blijf veilig en lees betrouwbare bronnen, zoals de website van het RIVM.

~~ This blogpost is also available in English, see here  ~~

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Ben je net lekker op stoom… Daar komt ie: de interruptie. Hij is er in allerlei soorten en maten, maar hoe hij er ook uitziet – hij is de dood voor je focus.

Welke zijn er en wat doe je er tegen?

Iemand valt je in de rede

Met stip de irritantste luistergewoonte! Valt iemand je in de rede, dan ben je de draad van je verhaal sneller kwijt, of krijgt er gewoon een rotgevoel van: je voelt je niet gehoord. Onderzoek van Stanford laat – op zich heel logisch – zien dat zwijgzame mensen het veel vaker onbeleefd vinden om in de rede te worden gevallen, dan wie zelf praatgraag is. Voor die laatsten is het helemaal niet zo’n punt als de ander mee gaat praten. Wel wordt het ook voor hen storend als de ander zijn stem verheft, of het onderwerp verandert.

Wat helpt

In dit artikel van de Volkskrant vind je goede tips om dit soort gespreksinterrupties te lijf te gaan. Wij kijken verder naar wat invloed heeft op je werkfocus, en dat is bijvoorbeeld deze:

Het losse eindje dat in je hoofd ronddwarrelt

Een van de eerste goede werkgewoontes die ik mensen aanraad, is om hun hoofd leeg te maken. Bij voorkeur op een structurele manier: een braindump, op vaste momenten van de dag, of gewoon voortdurend als er iets in je opkomt.

Dergelijke losse eindjes zijn vermoeiend, interrumperen je gedachten en vragen – of je nu wilt of niet – steeds om aandacht. In het boek ‘Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren’ van mijn collega Martine Vecht kun je lezen dat zoiets het Zeigarnik effect heet. De psycholoog Zeigarnik ontdekte dat taken die niet af zijn, veel beter worden onthouden dan taken die al wel zijn afgerond.

In je brein betekent het vinkje (‘Check! Gedaan’) blijkbaar echt dat informatie uit je werkgeheugen wordt verwijderd. Heel slim natuurlijk, want wie wil afgeronde taken uit 2014 voortdurend in zijn hoofd hebben ronddobberen…?

Hoe dan ook kunnen we stellen dat losse eindjes energievreters zijn.

Ze zijn een interne interruptie; eentje die uit je binnenste omhoog komt. Uit schuldgevoel (‘Was ik maar alvast begonnen!’) of uit onrust (‘Jeetje, niet vergeten, dat moet ook nog’).

Wat helpt

• Kies vaste momenten op een dag om alles te noteren dat er in je op komt. Bijvoorbeeld op een takenlijst, in een schrijfblok of in een mindmap – doe wat bij jou past en voor jou goed werkt. Doe het in elk geval aan het einde van de dag, zodat je niet naar huis gaat met onafgemaakte gedachten.
• Als je je onrustig voelt – of schuldig – wanneer je aan bepaalde dingen denkt, probeer dan te kijken naar wanneer je de eerstvolgende stap kunt zetten. Hoe ga je beginnen? Wanneer is de deadline om écht te gaan beginnen? Of kun je beter contact opnemen met degene die zit te wachten op je informatie, zodat je diens verwachtingen kun managen?
• Gebruik een app op je telefoon om losse eindjes in kwijt te kunnen. Bijvoorbeeld Braintoss, waarin je dingen kunt typen of opnemen (de microfoonfunctie) die vervolgens naar je mailbox worden gestuurd. Heel handig als je voor het stoplicht staat en je iets dringends invalt.
• Leg een notitieboekje op je nachtkastje, om losse eindjes in te noteren. Dat is beter dan je smartphone; die kan op die plek juist weer voor afleiding zorgen, en daarmee voor minder goede slaap. Noteer je losse eindjes wel met wat context, want de volgende ochtend weet je misschien niet meer wat ‘Robert – project – schema IV’ betekent.

De vloek van de vraagbaak

Een vraagbaak zijn is op zich een compliment – ‘Hé, jij weet nogal veel, toch? Kun jij me helpen met…. ‘

Het wordt anders wanneer je talloze keren op een dag wordt lastiggevallen door mensen die iets van je willen: informatie, een antwoord, een besluit… Tenzij je de receptioniste bent of de medewerker klantenservice, is het wel zo fijn wanneer mensen dit zelf leren oplossen.

Wat helpt

• Kijk of je werkplek anders kan worden ingericht of opgezet. Je bureau een andere kant op draaien, een kastje of plant tussen jou en de deur, de looproute omgooien…
• Is er informatie die je heel vaak moet geven, die je op structurele wijze beschikbaar kunt maken? Denk aan bordjes met bewegwijzering, de meest gestelde vragen op intranet of een lijstje op de muur.
• Kun je mensen stimuleren om deze kennis zelf op te doen? Dat is een kwestie van opvoeden en investeren (in tijd, energie en soms ook geld). Hartstikke leuk dat jij de Excel-koning bent, maar je hebt meer te doen dan andermans interne verwijsproblemen oplossen in hun spreadsheet. Stuur ze op cursus!
• Een quotum voor vragen maakt zelfstandiger. Spreek bijvoorbeeld af dat je pas bij elkaar langsloopt met vragen als je er minimaal twee (of drie) hebt. Dat maakt de kans groter dat de vraagsteller die ene vraag zelf oplost.

Luidruchtige lolbroeken

Hoe veel lawaai iemand maakt is persoonlijk en verschilt per situatie. Waar de een luidruchtig commentaar levert op elke ontvangen e-mail, merk je bij de ander pas dat hij er is als hij vraagt of jij ook koffie wilt uit de automaat.

Die persoonlijke stijl mag er zijn, maar als je samenwerkt op een beperkt aantal vierkante meters zult je toch een aantal afspraken met elkaar moeten maken. Een kwestie van ‘zo doen we het hier’ uitspreken en vastleggen.

Wat helpt

• Ga met elkaar afspreken wat normaal is. Kan iedereen zijn eigen smaak radiozender aanzetten, of gaan we voor het koptelefoontje? Zorg dat je elkaar leert aanspreken op gedrag dat niet past bij jullie cultuur.
  Houd er wel rekening mee dat cultuur een olietanker is, die maar langzaam van koers verandert en voortdurend bijsturing nodig heeft. Het is geen speedboat, die met een ruk aan het stuur een andere kant op gaat.
• Feedback geven bij overlast is een goede gewoonte. Geef meteen aan wat je voorstel is om een ander resultaat te krijgen. Bijvoorbeeld: ‘Ik merk dat ik snel afgeleid raak als jij lange telefoongesprekken hebt terwijl je tegenover me zit. Het zou fijn zijn wanneer je die elders kunt voeren; wat zou een goede plek kunnen zijn volgens jou?’
• Gebruik zelf een koptelefoon als je geconcentreerd wilt werken. Je kunt natuurlijk een rustig muziekje opzetten, maar ook geluiden die bedoeld zijn om je beter te kunnen concentreren. Denk bijvoorbeeld aan treingeluiden, of geroezemoes van een café.

Luidruchtige roeptoeters

‘Hé Willem, ik hoorde van Robert dat het voorstel akkoord was voor het MT, dus we kunnen verder gaan!’. Updates die over jou hoofd heen worden getetterd, omdat ze bedoeld zijn voor iemand twee plaatsen achter jou, zijn de gruwel van de kantoortuin.

Alle mensen tussen Willem en de roeptoeter zijn – deels – afgeleid van hun taak en moeten weer even een stukje ‘terugspoelen’ voordat ze verder kunnen met waar ze mee bezig waren.

Wat helpt

• Maak afspraken over onderlinge communicatiekanalen. De roeptoeter hoeft niet per se een mailer te worden, maar kan ook even langslopen bij Willem en het op zachtere toon vertellen.
• Zorg voor nieuwe kanalen, als de bestaande niet voldoen. Ga bijvoorbeeld werken met een chatprogramma voor kleine, korte vragen. Of noteer updates in een online dashboard waartoe alle relevante partijen toegang hebben.
• Een vast moment in de week inplannen kan helpen. In elk geval als de behoefte aan overleg structureel is; beide partijen kunnen dan alle informatie bij elkaar harken.
• Een stap verder is de negatieve prikkel. Ik ken een team dat koos om een euro in de pot te laten doen door de ‘boosdoener’, elke keer dat een roeptoeter toch in de fout ging. Einde van de maand betaalde het roeppotje mee aan een teamborrel.

Overige interrupties

• Meldingen van e-mail: die uitzetten is een slok op een borrel, als het om focus draait. Ga bewust zelf kijken als je mail wilt afhandelen en laat je niet onderbreken.
• Ongeduldigheid: geef iedereen een rode kaart als hij of zij, tien minuten nadat ze op verzenden klikken, aan je bureau staat met ‘Heb je mijn mail gelezen?’. Verwachtingsmanagement over reactietijden is essentieel.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.