Sommige aspecten van je dag zitten in een vast ritme dat voor jou goed werkt: douchen, aankleden, ontbijten, naar je werk (of áán het werk als je geen vaste werklocatie hebt)… Gek genoeg laten mensen zich ná dat moment vaak leiden door wat hen overkomt. Een belangrijke factor daarin zijn andermans apen. Ga ze te lijf!

Of je dit veel tegenkomt, hangt sterk af van je takenpakket. De reserveringsmedewerker bij een theater zal echt iets moeten doen met die mailtjes waarin mensen kaarten aanvragen; die apen zijn de kern van zijn werk. Negeert hij ze, dan doet hij zijn werk niet goed. En blijven de zalen leeg.

Maar je collega die in paniek aan je bureau staat omdat ze over twee dagen een rapport moet aanleveren waarin jouw informatie ook moet worden meegenomen, heeft haar eigen probleem deels zelf gecreëerd. (Misschien heeft ze last van uitstelgedrag? Dat is een heel ander verhaal… Voer voor een nieuw blogstuk.)

Ze wil de aap van haar schouder af, en op jouw schouder hebben. Wat te doen?

1. Bekijk hoe urgent haar aap écht is, en hoe belangrijk. 

Staat haar baan serieus op de tocht als ze het niet op tijd van je krijgt? Of is haar rapport hoogstens ‘minder compleet’ en kan ze de informatie later aanleveren?
Dat maakt wel verschil voor je reactie.

2. Denk terug aan hoe vaak ze in het verleden met een of meer apen kwam aanzetten en spreek haar daarop aan. 

Een oud-collega van mij had een poster naast haar bureau met daarop de tekst ‘Gebrek aan planning van jouw kant, hoeft nog geen spoed te betekenen van mijn kant’. Dat is dan wel weer het summum van klant-/collega-onvriendelijkheid… maar ergens klopt het wel.

3. Beoordeel of ze de aap (deels) zelf kan doen. 

Kun je haar verwijzen naar de informatie, die ze dan zelf nog moet bewerken of samenstellen? Daar heb je misschien in de toekomst nog meer aan! Je kunt mensen beter leren vissen, dan steeds een vis voor ze vangen.

4. Als je besluit jouw prioriteiten om te gooien: maak afspraken over de aap van nu én die van de toekomst.

Geef aan wanneer je de informatie voor haar beschikbaar hebt. Geef ook aan op welke termijn je haar verzoek voortaan wilt horen; bijvoorbeeld twee weken vóór haar deadline.

Sommige mensen zijn zo dienstverlenend dat apen bijna als vanzelf op hun schouder overspringen. Pas daarvoor op! Voor je het weet plannen je collega’s niet meer, omdat ze gewend zijn dat je toch altijd wel voor hen klaarstaat.

—

Wil je meer weten over grenzen bepalen, benoemen en bewaken? Kijk dan vooral naar deze categorie blogs. Of dit blogstuk, over afhankelijkheid tussen twee expertises en teams. Nog meer verdieping over apen vind je hier.

Zou je hele team met dit onderwerp wel eens goed aan de slag kunnen? Dan is de workshop ‘Nee is ook een antwoord’ misschien een goede keuze. Daarin ontdekken jullie hoe je op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op verzoeken. Je leert om je eigen grenzen te herkennen en te respecteren, en hoe je deze effectief kunt communiceren zonder je professionaliteit te verliezen.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Wel doen bij digitale communicatie

Kies het kanaal passend bij urgentie en lengte van je bericht.

E-mail is geen chatkanaal; voor korte, snelle vragen is chat of WhatsApp geschikter.

Maak je bericht oprolbaar.

Net als bij een persbericht, is het slim om de essentiële informatie in de eerste regels te plaatsen. Dit helpt de ontvanger snel de kern te begrijpen, net als een specifieke onderwerpsregel dat doet.

Manage ieders verwachtingen.

Benoem duidelijk de timing of deadline, wie welke verantwoordelijkheden heeft en de verwachte resultaten. Vermijd vage uitspraken zoals ‘Ik pak het op’. Geef aan wanneer en hoe je het gaat oppakken.

Houd het visueel overzichtelijk

Mensen lezen niet graag van een scherm, dus gebruik – net als in deze tekst… – vooral alinea’s, nummering en bullets als je denkt dat het er duidelijker op wordt.

Niet doen bij digitale communicatie

Beginnen bij het schrijven van de onderwerpsregel

Formuleer deze bij voorkeur als laatste! Schrijf eerst je e-mail en stel daarna de vraag: waar gaat dit eigenlijk over? Hoe specifieker de onderwerpsregel, hoe makkelijker de ontvanger de relevantie en urgentie kan inschatten.

‘Vraagje’ is de slechtste onderwerpsregel. ‘Budgetinformatie voor project ABC (uiterlijk vrijdag!)’ is veel duidelijker. Maar ook projectcodes, of labels als [ter info] of [besluit nodig] helpen.

‘Wijdopen’ vragen stellen

Vermijd vage vragen zoals ‘Wat zullen we doen?’ of ‘Wat vind jij?’. De ontvanger moet dan veel zelf bedenken.

Geef liever binaire opties (ja/nee) of een beperkte keuze. Bijvoorbeeld: ‘Het gaat niet goed met project XYZ. We kunnen A, B of C doen. B is het snelste, C is het zorgvuldigste. Ik kies voor C, maar misschien is B beter. Wat denk jij?’

Informatiebommetjes droppen

Doorsturen is snel gedaan, maar een hele sliert aan informatie en mailwisseling doorsturen is niet collegiaal. ‘Zie onderstaand’ is wel een hele minieme inleiding.

Collegialer en professioneler is om het verhaal dat je doorstuurt samen te vatten en je vraag goed in te leiden (zie ook het vorige punt).

Vergaderen per e-mail

Als er een vergadering in de e-mailreeks ontstaat, stop dan. Dit kan sneller en beter op andere manieren, zoals een online peiling of een online whiteboard om ideeën en meningen te verzamelen.

(Een échte vergadering kan ook, maar dat is wel de duurste vorm van teamcommunicatie. Verdiep je daar dus eens in en kijk wat hierin valt te verbeteren.)

Nieuwe onderwerpen toevoegen

Voeg geen totaal nieuwe onderwerpen toe aan een bestaande mailwisseling. Begin een nieuwe draad als het onderwerp niet gerelateerd is aan de eerdere discussie.

Voor korte, samenhangende vragen kun je eventueel de onderwerpsregel aanpassen door informatie toe te voegen met een plusteken erbij (zoals ‘+ locatie MT-overleg’).

Een beetje van beide: je collega’s ghosten

Ghosten, of het abrupt beëindigen van digitale communicatie zonder uitleg, kan variëren van noodzakelijk tot onbeschoft, afhankelijk van de situatie.

Het stellen en bespreken van grenzen in digitale communicatie is essentieel om burn-out te voorkomen en relaties op de werkvloer goed te houden, waarbij duidelijke afspraken met collega’s en leidinggevenden helpen om verwachtingen te managen en je mentale welzijn te beschermen.

Hier lees je er alles over waarom ghosten soms onbeschoft is, en toch ook bittere noodzaak kan zijn.

Meer lezen over e-mailmanagement? Dat kun je in deze blogstukken.

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Goed agendabeheer begint met heldere afspraken met je manager. Ga er rustig voor zitten en maak hem of haar duidelijk dat deze afspraken zorgen dat jullie samenwerking zo soepel mogelijk verloopt.

• Wie maakt de afspraken? In het ideale geval: alleen jij, maar dat moet voor beide partijen duidelijk zijn. Je manager kan naar jou doorverwijzen. Als hij of zij toch zelf eens afspraken maakt, is regelmatig (minstens dagelijks) synchroniseren van de agenda’s een vereiste!
• In welke tijdsblokken mag je afspraken plannen en in welke niet? Bijvoorbeeld niet vóór achten, niet na vijven, of niet tussen 12.30 en 13.00 uur.
• Wil hij of zij ‘ongeboekte’ tijd in de agenda? Sommige managers willen een specifieke tijd vrijhouden voor binnenlopers, of altijd een half uur vóór een bepaald overleg als leestijd reserveren. Tijd voor routinewerkzaamheden is ook belangrijk en gaat verloren als het niet wordt ingepland!
• Wie heeft inzage in de agenda en wat mogen ze zien? In digitale agenda’s kun je alle details van een afspraak tonen, of alleen een blokje ‘niet beschikbaar’ op dat tijdsvak.
• Voor wie moet altijd ruimte zijn in de agenda? Zowel zakelijk als privé zijn er meestal mensen die er altijd tussendoor mogen komen.
• Welke overlegsituaties zijn ‘heilig’ en mogen niet verschoven of geannuleerd worden – en wat heeft beslist altijd voorrang? Als je de prioriteiten niet kent, kun je ook niet goed plannen.
• Welke vaste overleggen, afspraken en deadlines komen in de agenda? Denk aan vergadercycli, maar ook reminders om cijfers aan te leveren voor rapportages, begrotingscycli, beoordelingsgesprekken, privéafspraken…
• Hebben jullie samen een vaste overlegtijd, of gebeurt dat tussendoor? Een goede gewoonte is om de dag samen te beginnen. Het maakt niet uit of het op kantoor gebeurt of telefonisch. Zo heb je hetzelfde beeld over prioriteiten, knelpunten en discussiepunten. Ook de laatste werkdag van de week is belangrijk, om samen vooruit te kijken naar volgende week en daarvoor de prioriteiten te bepalen.

EHBA: Eerste Hulp Bij Agendaproblemen

Alle voorbereidingen en afspraken ten spijt, kun je toch nog in lastige situaties terechtkomen met je agendabeheer… Eerste Hulp Bij Agendaproblemen!

Mijn manager houdt nog steeds vast aan zijn papieren agenda, terwijl ik – en de rest van de organisatie – al lang over ben naar een digitale agenda. Hij is niet te vermurwen… Wat nu?

Als hij echt niet wil, of de voordelen er – ook na jouw duidelijke uitleg – niet van in ziet, kun je daar weinig aan doen. Is er iemand met wie hij werkt (een collega) die hem de voordelen kan laten inzien? Kun je subtiel sturen zodat de organisatie voortaan digitale agenda’s als ‘verplicht’ stelt?

Voor hopeloze gevallen: print voortaan regelmatig een recent weekoverzicht van afspraken en voeg dat in in zijn agenda. Maak ook afspraken over wie zijn papieren agenda update, en hoe vaak dat gebeurt, want de digitale agenda hoort leidend te zijn. Die kunnen jullie immers beiden inzien.

Houd ook bij hoe vaak het ‘misgaat’, omdat hij zijn papieren agenda niet bij zich heeft of niet heeft bijgewerkt. Daarmee sta je sterker in een evaluatie over jullie samenwerking, als hij volhoudt dat het wel meevalt met zijn papieren agenda.

Mijn manager maakt steeds haar eigen afspraken, ondanks de afspraak dat ik dat zou doen. Regelmatig staat er iemand voor mijn neus die ik niet verwacht. Hoe voorkom ik dit in de toekomst?

Zorg in elk geval dat je manager en jij hetzelfde ‘zien’. Stel in Outlook in dat alle vergaderverzoeken die rechtstreeks naar haar gaan, ook automatisch naar jou worden doorgestuurd. In Outlook is dat menuonderdeel Extra – Opties, tabblad Gemachtigden. Spreek met elkaar af wie afspraken accepteert of weigert!

Maak in de organisatie – aan je collega’s, aan de afdeling – duidelijk dat afspraken via jou moeten lopen, en niet via je manager. Zo heb je al meer ‘ogen en oren’ die dubbele afspraken kunnen voorkomen.

Houd bij hoe vaak dubbele afspraken voorkomen en bespreek het met je manager. Leg daarbij de nadruk op het ongemak dat dit bij meerdere mensen – waaronder jou zelf… – veroorzaakt.

Alle afspraken van mijn manager maak ik vanuit mijn eigen agenda. Daardoor is die bomvol en is het lastig om mijn eigen taken en afspraken nog te kunnen zien tussen al zijn afspraken. Wat is hiervoor een handige tip?

De beste oplossing is om voor je eigen taken en afspraken in de agenda een aparte kleur te gebruiken, zodat je die er altijd tussendoor ziet. Dan kan het nog steeds een visuele chaos zijn, waardoor je een andere afweging moet maken: blijf je dit vanuit je eigen agenda doen, of toch uit die van je manager?

Een alternatief kan zijn om zijn of haar agenda permanent weer te geven naast die van jezelf, zodat je elkaars dag goed kunt vergelijken. Maar die oplossing is minder geschikt als de agenda van je manager veel impact heeft op jouw tijdsbesteding, bijvoorbeeld omdat je bij veel afspraken aanwezig moet zijn (om te notuleren), of dat je afspraken moet voorbereiden (inhoudelijk of logistiek). Is jullie tijdsbesteding nauw verweven, dan is een andere kleur voor jezelf de beste oplossing.

Je agenda vullen

Je agenda is in principe alleen bedoeld voor afspraken die datum- en tijdgebonden zijn (dus waar je manager aanwezig is of voor moet inbellen). Dat is de kern van agendabeheer.

Daarnaast is er nog een aantal dingen die je uitstekend in de agenda kunt zetten, maar bijvoorbeeld wel in een andere kleur, of in je takenlijst van die dag. (Een kleur geven aan een afspraak kan door in een afspraak te klikken op het icoon Categoriseren, en dan de juiste categorie te kiezen.)

Denk daarbij aan:

• Tijdgebonden beloftes. Zoals op een bepaalde dag iemand terugbellen
• Deadlines. Simpelweg: momenten die aangeven waarop iets af moet zijn. Reken dan ook meteen terug en kijk op welke momenten je er aan moet beginnen; blokkeer tijd om de taak ook echt te doen.
• Belangrijke momenten. Daar ‘wil je iets mee’, omdat ze dan gebeuren. Bijvoorbeeld een collega die geopereerd wordt (een kaartje sturen), een directielid dat spreekt op een belangrijk congres (even succes wensen).

Wat niet in een agenda thuishoort, zijn acties die niet datum- of tijdgebonden zijn. Zoals het archief uitmesten, het adressenbestand opschonen of het secretaressehandboek weer eens updaten.

Dat soort acties hoort thuis op een aparte actielijst. Je kunt ze natuurlijk wel in stukken opdelen en die onderdelen in de agenda zetten. Dan blok je bijvoorbeeld vrijdagmiddag twee uur lang voor jezelf, om At/m D van het adressenbestand op te schonen.

Wees daarbij zo concreet mogelijk en kijk wat haalbaar is in de tijd die je tot je beschikking hebt. Houd ook rekening met onverwachte ontwikkelingen, want alle agenda’s in de wereld kunnen niet voorkomen dat je soms je complete schema overboord zult moeten gooien!

Vergeet jezelf niet

Veel secretaresses beheren de agenda van hun leidinggevende, maar vergeten hun eigen planning. Sommige afspraken leveren jou ook werk op, of zorgen dat je niet beschikbaar bent voor andere dingen. Denk aan de volgende zaken:

Voorbereiden van afspraken. Stukken printen of op zijn tablet pc zetten, documenten (laten) uitzoeken, reserveren van ruimtes en catering… Genoeg te doen! Zorg dat je elkaar niet misloopt; check wanneer je elkaar voor het laatst ziet of spreekt voorafgaand aan een afspraak.

Informatie over een afspraak beheren. Mails met stukken, informatie, telefoonnummers, vergaderagenda, actielijst, discussie over onderwerpen die bij de afspraak horen: voeg ze in de digitale afspraak. Open de afspraak, kies het tabblad Invoegen en dan Bestand (voor dingen die al op het netwerk staan) of Item (om andere mailtjes in te voegen.

Notuleren van vergaderingen. Blokkeer in de agenda afspraken waar jij ook bij bent in een bepaalde kleur. Zo weet je wat nog realistisch en haalbaar is in je eigen planning.

Projecten waarvoor jij (mede) verantwoordelijk bent. Als het jouw taak is de kerstpakketten uit te kiezen samen met P&O, is dat in de zomer al actueel. Plan vooruit – reken terug wanneer je ergens aan moet beginnen en zet tussentijdse deadlines in je agenda.

Dit artikel over agendabeheer schreef ik samen met Trudis Baart voor Management Support Magazine

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

1.    Kies het juiste kanaal.

Maak afspraken met je leidinggevende en collega’s welke kanalen je voor wat gebruikt. Niet elk kanaal is geschikt voor elk type communicatie: feedback geef je liever face-to-face, terwijl een korte vraag die snel antwoord nodig heeft, liever niet in e-mail gaat maar juist in een chat.

2.    Onderschat het ouderwetse gesprek niet.

Je haalt enorm veel informatie uit iemands non-verbale communicatie. Digitale communicatie lijkt misschien efficiënter; vaak is dat zo. En toch is het slim om een gewoon gesprek ook in te passen in je contacten met anderen.

3.    Vergeet niet dat je met mensen praat.

Merk je dat een digitale conversatie uit de bocht dreigt te vliegen, stop dan met het kanaal en zoek iemand persoonlijk op, of bel in elk geval. Een mail- of appoorlogje is snel geboren en kan veel schade veroorzaken.

4.    Schrijf nooit iets dat je niet hardop zou durven zeggen.

Je kunt er immers vanuit gaan dat je digitale communicatie op professionele kanalen zichtbaar is voor je IT-collega’s en via hen ook voor anderen. Houd het dus professioneel.

5.    Gebruik emoticons met mate.

Emoticons kunnen best ook in professionele interne communicatie tussen individuele personen, maar de bedrijfscultuur moet er wel naar zijn. Het maakt uit welk soort werkrelatie je met iemand hebt, hoe goed je iemand kent en wat het onderwerp is.

6.    Zoek de balans tussen gemak en zorgvuldig.

Dat ‘w8 ff brb’ staat voor ‘Wacht effe, be right back (ben zo terug)’ wist je misschien niet – en veel collega’s met jou ook niet. De afkorting ‘mss’ voor ‘misschien’ kun je daarentegen vast wel uit de context afleiden. Voor e-mail en voor andere kanalen geldt: gebruik interpunctie – kleine moeite, groot plezier.

7.    Stuur – ook in chat en app – complete berichten.

Het. Is. Heel. Irritant. Als. Het. Allemaal. Losse. Flodders. Zijn. Voor elk regeltje krijgt je gesprekspartner misschien wel een melding (‘pling!’), wat enorm kan afleiden. Denk dus na over wat je wilt zeggen voordat je het schrijft. Liever een korte alinea dan zes losse zinnen.

8.    HOOFDLETTERS ZIJN VOOR HET BEGIN VAN EEN ZIN.

Schrijf in digitale communicatie dus geen hele zinnen in hoofdletters; in digitale communicatie wordt dat gezien als schreeuwen. Als je iets wilt benadrukken, kun je door het gebruik van sterretjes *nadruk* geven aan een woord. (In WhatsApp wordt je woord dan zelfs vetgedrukt.)

9.    Let op je timing.

Niet iedereen vindt het prima om ’s avonds om half negen een appje te krijgen en te beantwoorden; hoe scherp de scheiding tussen werk en privé moet zijn is een persoonlijke voorkeur. (Bovendien lees ik net dit artikel waarin Thijs Launspach vertelt dat mailen ’s avonds kan maken dat hij nét wat pinniger is in zijn communicatie. Hij is waarschijnlijk de enige niet, waarvoor digitale communicatie dit soort kanten heeft.)

10. Maak het jezelf zo makkelijk mogelijk.

Als dat technisch mogelijk is in jullie organisatie, zorg dan dat je WhatsApp ook op je computer kunt gebruiken. Dat scheelt enorm in tijd en moeite doordat je op je normale toetsenbord kunt typen. Hoe je dat doet, lees je hier.

Deze tips schreef ik voor Management Support – Voor managementondersteuners, voor hun Management Support Magazine. Ben je managementondersteuner? Ga dan zeker eens kijken op hun website!

Geen managementondersteuner, of andere behoeften? Denk dan eens aan een workshop of training over hybride werken of e-mail, waarin dit onderwerp aan bod komt. Regelmatig werk ik met teams als procesbegeleider aan een rijtje afspraken die ze in hun situatie met elkaar willen formuleren.

Neem gerust contact met me op als je vragen hebt, of een aanbod op maat zoekt.

De bricks zijn door sommige organisaties zelfs al afgedankt: 40% inkrimping van werkplekken is geen uitzondering. De bytes zijn uitgebreid, want wie nog niet aan Microsoft Teams, Zoom of GoToMeeting was, is dat nu al lang en breed. Net als bij HNW is de derde component met een straatlengte voorsprong de lastigste; behaviour. Want gedrag van medewerkers beïnvloeden, hoe doe je dat met succes?

Dat beïnvloeden is natuurlijk niets nieuws. Ook in de pre-COVID tijden plakten we stickers met voetjes op de trap, met daarop de vermelding hoeveel calorieën je verbrandt als je trappen liep in plaats van de lift nam. Richtten we het pand in met zogenaamde ‘vlekken’ waar bepaalde afdelingen of teams te vinden zijn, zodat je je toch een beetje thuisvoelde in een pand zonder vaste plekken. En maakten we stilteruimtes voor mensen die echt even helemaal niets aan geluid willen horen, voor de optimale concentratie.

Puzzelstukjes

In deze nieuwe tijden krijgt het tijd- en plaatsonafhankelijk werken (TPOW) een enorme boost vanuit het hybride werken. Het maakt de situatie niet bepaald overzichtelijker. De puzzelstukjes worden door elkaar gehusseld en het plaatje is (weer) onduidelijk geworden. Want op kantoor werken, wat betekent dat? En wat spreken we daarover af met elkaar?

Hierin bestaan verschillende voorkeuren van organisaties én medewerkers, die niet altijd goed op elkaar aansluiten. Van welke ben jij een aanhanger? Laat het weten in de reacties, ik ben heel benieuwd!

1. Het kantoor is voor samenwerken: brainstormen, overleggen en ideeën uitwerken

Klinkt logisch. Natuurlijk kun je deze dingen ook virtueel en online doen, maar daarvoor heb je meer inspanning nodig. Sommige mensen worden er diepongelukkig van om creatief te moeten zijn in een 2D omgeving.

Op kantoor ‘zie’ je elkaar letterlijk beter: je ziet meer mimiek en non-verbale signalen. Je communiceert op een andere manier en komt ook nog eens anderen tegen dan je gewone naaste collega’s. Dit type overlegt op kantoor het liefst in een ouderwetse zaal en niet online, want dat doen ze de hele week thuis al.

Wie er zo in staat, komt op kantoor en denkt ‘Yes! Even bijpraten. Even sparren.’

2. Het kantoor is voor diep werk: geconcentreerd werken, nadenken en ideeën uitwerken

Dit type medewerker wil vooral met rust gelaten worden, en is dolblij niet meer afgeleid te worden door piepjes van de vaatwasser, pakjes aan de voordeur en pubers die vragen ‘wat eten we vanavond?’. Het zal je niet verbazen dat type #2 en type #1 een heel ander idee hebben over de functie van een kantoor. Botsing…

Als je zelf beter draait op een scherpe scheiding tussen werk en thuis, dan is het heerlijk om weer naar kantoor te gaan. Terwijl type #1 thuis juist ‘meters kan maken’, bewaart type #2 die soort werkzaamheden juist voor op kantoor, omdat de afleiding thuis groter is.

Wie er zo in staat, komt op kantoor en denkt ‘Eindelijk focus! Eindelijk écht de diepte in.’

Wanneer je als leidinggevende beide type medewerkers hebt, en hen vraagt om hun eigen recept voor hybride werken te maken, dan krijg je botsingen. Tussen mensen, maar ook tussen werkplekken en het gebruik daarvan.

Want gaan we op kantoor vooral overleggen, of mogen we dat ieder voor zich bepalen?

Welke dag kiezen we voor trouwens voor ons afdelingsoverleg, en wat doen we met mensen die dat als thuiswerkdag hadden gekozen?

Dan ook over de plekken voor stiltewerkzaamheden, waar het stil moet zijn – maar waar doe je dan lawaaiproducerende werkzaamheden zoals videobellen?

En wat moet een leidinggevende op kantoor, als die het liefst even die deur zou dichtdoen om iets te kunnen afmaken, maar er geen deur meer is?

In gesprek

Vragen genoeg – en die antwoorden komen ook wel, maar daarvoor is het wél nodig dat je als organisatie met je mensen in gesprek raakt en blijft.

Over wat ze nodig hebben, wat ze verwachten, wat ze missen en wat ze waarderen. Ga dat niet alvast invullen omdat je denkt te weten wat werkt, maar vraag het écht. En wees bereid om risico’s te nemen; ga niet wachten tot er van hogerhand een beleid komt. Je verliest kostbare maanden waarin er ongewenste patronen kunnen ontstaan, mensen zelf dingen gaan regelen, of in het ergste geval besluiten om weg te gaan naar een organisatie waar wél dingen op papier staan.

Dit najaar begeleid ik een team leidinggevenden van een grote gemeente die van hybride werken een succes willen maken. Dit voorjaar gaf ik hen en hun senior medewerkers een workshop over hybride werken. Daarin hebben we opgehaald wat ze bij dit onderwerp willen vasthouden, elimineren en nader onderzoeken.

Ook behoefte om hierin een slag te maken? Neem gerust contact met me op.

Beeld via Pixabay

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Er zijn momenten dat je andere mensen gewoon even zat bent. Het even niet meer trekt, als het zoveelste mailtje of appje schreeuwt om je aandacht. LinkedIn heb je al een tijdje niet bezocht; zou je je meldingen niet eens gaan lezen? Om nog maar te zwijgen over je leidinggevende, die er een gewoonte van heeft gemaakt om je aan het einde van de dag te bellen en de dag door te nemen. Leuk, maar dan sta jij meestal net te koken en zit je niet te wachten op wéér een contactmoment.

Een knop waarmee je de wereld kunt stopzetten of uitzetten, is helaas nog niet uitgevonden. Anno nu draait de wereld 24/7 door en is er per definitie meer gaande dan jij zelf kunt volgen, lezen of kijken. Dat je je grenzen moet bewaken is helder – maar vreemd genoeg weten veel mensen niet eens waar hun eigen grenzen liggen. Als je dat niet weet, kun je ze niet benoemen naar een ander, laat staan dat je ze actief kunt bewaken.

Ben je een supportprofessional, dan is dat vaak nog een extra uitdaging. Want was jij er niet om anderen te ontzorgen en te ontlasten? Om andermans productiviteit te optimaliseren en te zorgen dat zij het maximale uit hun dag halen? Absoluut. Maar dat kan niet betekenen dat jij altijd en overal klaarstaat voor anderen; wat ze ook vragen, wanneer die vraag ook jouw kant op komt, of welk kanaal ze ook kiezen.

De harde realiteit voor iedereen is dat jouw tijd, aandacht en energie grenzen kennen. En het is prettig als je die grenzen niet pas keihard leert kennen wanneer je met een burn-out thuis komt te zitten.

Bespreek de grenzen

Jouw grenzen kunnen op een andere plek liggen dan waarvoor je collega’s of je manager kiezen. De enige manier om daar achter te komen, is door jullie grenzen bespreekbaar te maken. Daarbij kijk je naar wat je zelf wilt, wat de ander zoekt en waar jullie elkaar tegemoet kunnen komen.

Laat je zo’n gesprek achterwege, dan kan het beslag op je tijd en aandacht zo oplopen, dat je uiteindelijk uit zelfbehoud tóch op die spreekwoordelijke stopknop drukt. Je reageert gewoon niet op dat appje, beantwoordt die e-mail niet en hoopt dat jouw stilte luid genoeg je boodschap overbrengt: jij bent op dit moment niet mijn prioriteit.

Ghosten

Wie stil blijft in digitale communicatie, doet iets wat met een moderne term ‘ghosten’ heet. Je kapt het contact af, tijdelijk of permanent, zonder de ander daarvoor een reden te geven. Midden in een onderhandelingsproces op Marktplaats is dat behoorlijk onbeschoft te noemen. Op Tinder, of op sociale media die je voor privédoeleinden gebruikt, is het ook niet sympathiek om de ander te laten hangen. Heb je geen interesse (meer), dan kun je beter duidelijk zijn, ook als je boodschap voor de ander niet leuk is om te horen. Maar dat vraagt moed en energie. En het is maar de vraag of je die kunt opbrengen voor een wildvreemde.

Voor je collega’s is het een ander verhaal – hen zie of spreek je de volgende dag of week weer, waardoor ghosten niet slim is. Je zult een structurele oplossing moeten vinden om te zorgen dat de relatie goed (genoeg) blijft, en de wederzijdse verwachtingen helder zijn.

Zo’n structurele oplossing is ook in jouw belang. Want losse eindjes waarmee je niet verder gaat, kunnen inwerken op je schuldgevoel en zo behoorlijk wat aandacht kosten; iets dat in wetenschappelijke kringen het Zeigarnik-effect wordt genoemd.

De toename van digitale communicatie tijdens de pandemie heeft de behoefte aan een oplossing voor digitale overload nog vergroot. Want hoewel het fijn is om minder reistijd te hebben, zorgt het vele op afstand werken ook voor een explosie aan digitale berichten. De impact daarvan op ons mentale welzijn en onze productiviteit is ongetwijfeld groot; vanuit allerlei vakgebieden lopen daarnaar al onderzoeken (zie kader).

Terug van de grote lijnen naar jouw eigen rustige avond. Wat kun je zelf doen?

Maak afspraken met je leidinggevende over bereikbaarheid en reactietijd.

Waarop is meteen actie nodig en wat kan wachten? Hoe doen we dat met niet-werkdagen en avonden? Je hebt het recht om onbereikbaar te zijn; nog niet wettelijk, zoals wel in Frankrijk al het geval is, maar er ligt een wetsvoorstel daarvoor bij de Tweede Kamer.

Kies de kanalen die het beste werken voor jou, je leidinggevende en je team.

Spreek af welk kanaal waarvoor is bedoeld, en laat weten dat het combineren van kanalen niet de bedoeling is; even appen ‘Heb je mijn mail al gelezen?’ voert de druk alleen maar op. Die noodzaak werd in 2020 al zichtbaar.

Besef dat jouw tijd, aandacht en energie uit de lengte of de breedte moeten komen.

Op is op! Als jij omvalt, heeft niemand iets aan je. Als jij het dus prettig vindt en nodig hebt om ’s avonds helemaal los te koppelen van de digitale communicatie, zet die stap dan ook. Je mentale welzijn is meer waard dan een afgevinkte taak, of een tevreden collega.

Dit blogstuk heb ik geschreven op verzoek van en voor Management Support Magazine, het vakblad voor supportprofessionals.

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Voor wie pech heeft, is het zelfs het hoofdbestanddeel geworden: de meerderheid van de werkdag gaat op aan afspraak na afspraak waarbij je turend naar het scherm je aandacht probeert te houden bij de vergaderagenda – die er hopelijk is, want die ontbreekt regelmatig. Ondertussen zie je de oproep voor de volgende vergadering al verschijnen, terwijl je eigenlijk even koffie wilt halen.

Staand aan je aanrecht komt er een appje binnen; of je al je feedback op dat ene document hebt kunnen geven?

Helaas… Wanneer had je dat moeten doen? Om nog maar te zwijgen over de talloze e-mails in je inbox die schreeuwen om je aandacht.

Zuchtend loop je terug naar je werkplek. Kan dit nu niet anders?
Absoluut! Maar er is wel iets voor nodig, en je kunt het niet alleen.

Wat je zelf kunt doen aan online vergaderen

Accepteer geen vergadering zonder doel of agenda. Ongetwijfeld krijgen jullie een half uur of uur volgepraat, maar waarom gebeurt dit? Neem geen genoegen met de dooddoener ‘elkaar informeren’, want om elkaar te informeren hoef je niet te per se te vergaderen.

Plan in je agenda altijd voorbereidingstijd in én afhandeltijd. Dat betekent dat er meer lucht in je agenda hoort te zijn, als hij er nu uit ziet als elke dag één streep van overleggen. Heb jij zo’n streepagenda? Dan is de kans groot dat je bijdrage en meerwaarde beperkt is, want je kunt je niet inhoudelijk voorbereiden.

Bij Outlook kun je standaard instellen dat vergaderingen die bij jou worden ingepland altijd korter duren dan het hele of halve uur; mijn collega’s van AVK leggen hier uit hoe dat werkt.

Stop met je ego te voeden. Waarom ben je eigenlijk uitgenodigd voor deze vergadering? Neem niet aan dat er een reden voor je uitnodiging; talloze mensen worden dagelijks uitgenodigd ‘voor de zekerheid’ of ‘om te zorgen dat team X op de hoogte is’. Jouw tijd is kostbaar, en als er geen goede reden is om jou erbij aanwezig te laten zijn, sla het overleg dan over.

Wat je met elkaar kunt doen aan online vergaderen

Ga uit van ‘geen overleg, tenzij’ in plaats van ‘overleggen, tenzij’. Iedereen heeft 24 uur per dag te besteden – je doet er verstandig aan om daar zuinig mee om te gaan. Kijk dus kritisch naar jullie vergaderschema en laat elk overleg zich weer ‘bewijzen’: waarom is dit overleg er eigenlijk en wat levert het ons op? Moet dit echt een vergadervorm, of kunnen we dit ook op andere manieren af?

Anders kun je net zo goed dit t-shirt dragen…

Wanneer iedereen zijn plasje wil doen over een onderwerp, kost dat enorm veel tijd. Laat ze bijvoorbeeld vooraf op de vergaderstukken reageren door opmerkingen in het document te plaatsen, of vragen vooraf in te dienen.

Gooi mensen uit de deelnemerslijst. Ongetwijfeld wordt er kritisch gekeken naar uitgaven waarvoor de organisatie een factuur ontvangt en moet daarvoor authorisatie komen; niemand kan zomaar tienduizend euro uitgeven.

Typisch genoeg wordt er zelden een rekensom gemaakt van een overleg: hoeveel tijd zijn mensen hier aan kwijt en wat zou hun uurtarief zijn als je hun salaris deelt door hun aantal uren?

Je zou je te pletter schrikken van hoe duur elke vergadering is… Reden genoeg om de bezetting tegen het licht te houden. Welke deelnemer moet echt deelnemen aan de discussie en welke deelnemer kan ook volstaan met het krijgen van de actielijst en besluitenlijst?

Verkort de duur. Offline vergaderingen zijn al vermoeiend; dat geldt nog sterker voor online vergaderingen. Laat die niet langer dan 45 minuten duren voordat er een korte pauze is. Zet de standaardduur op 25 of 50 minuten, in plaats van 30 en 60 minuten.

Maak de voorzitter een echte voorzitter. Ook bij online vergaderen is een voorzitter nodig: om de begin- en eindtijd strak te managen, plus de tijd die aan agendapunten wordt besteed. Gewoon beginnen dus, ook als er mensen nog niet zijn. Loopt iemand uit in de tijd voor dit onderwerp? Tijd om in te grijpen. Kun je dat in een offline vergadering nog wel non-verbaal af met een knikje of gebaar, nu is het noemen van een naam echt nodig. Als Pepijn moet afronden, zeg hem dat dan gericht.

Stop het voorlezen. Ken je die vergaderingen waarin mensen sheet na sheet gaan voorlezen, terwijl de andere deelnemers steeds glaziger in hun webcam staren? Tenzij er een interactief doel is – de deelnemers vragen stellen over de inhoud – of het zo hyperactueel is dat je het niet van te voren kon sturen, is het niet nodig om een inhoudelijk verhaal voor te lezen. Je mag er vanuit gaan dat ze vooraf de stukken hebben gelezen (en anders horen ze niet in de vergadering thuis).

De eerste vraag van een spreker hoort te zijn: wie heeft er vragen over de inhoud? De voorzitter heeft hierin ook een rol, om sprekers te dwingen tot de kern te komen: wat is je vraag of je boodschap aan de overige deelnemers?

Wees creatiever met techniek. Gebruik alternatieven: laat ze in duo’s in breakout rooms overleggen, stel ze een vraag in een poll, laat ze in de chatfunctie hun vragen alvast stellen zodat de voorzitter daaruit de belangrijkste kan filteren, of gebruik interactieve platformen zoals Mentimeter om mensen input te laten leveren.

Je kunt net zo creatief worden met a-technische hulpmiddelen. Laat mensen bijvoorbeeld iets roods, groens en geels bij zich houden, dat ze kunnen gebruiken om hun mening te geven (rood voor nee, groen voor ja, geel voor misschien).

Sluit elke vergadering goed af. Zorg dat iedereen, voordat hij of zij uitlogt, goed op de hoogte is van wat de besluiten zijn geweest, wat de vervolgstappen zijn én vooral ook wie die stappen gaat zetten.

Nog niet overtuigd?

Lees dan Stop the Meeting Madness (Harvard Business Review). Een uitstekend onderbouwd artikel dat een lans breekt voor minder én effectiever vergaderen!

Interesse in meer statistieken over vergaderen? Dit Engelstalige artikel (van Project Manager News) geeft een interessante visie op waarom mensen überhaupt vergaderen haten, EN wat het effect van de pandemie is geweest op vergaderen.

Heb je nog vragen voor mij? Neem dan gerust contact met me op; ik denk graag met je mee.

PS Dit blogstuk is er ook in een Engelse versie.

—

Wil je ook jouw vergaderingen korter, effectiever en leuker maken?

Ontdek de training Kort en Krachtig Vergaderen en leer hoe je met praktische tips en heldere structuur samen snel resultaat behaalt.

Neem contact op voor een voorstel en transformeer jouw teamoverleg!

—

Problematisch wordt onderlinge afhankelijkheid in elk geval al, wanneer een van de partijen zich niet houdt aan de afspraken die zijn gemaakt over het verdelen van de verantwoordelijkheden. Bijvoorbeeld een collega die stelselmatig veel te laat is met het aanleveren van cijfers. Of die op het laatste moment laat weten tóch niet gedaan te hebben wat jullie hebben afgesproken, zodat jij met je eigen acties in de problemen komt.

Afhankelijkheid kan ook problematisch worden wanneer een van beide partijen op een verkeerde manier gebruik maakt van de expertise van de ander. Het is op zich prima wanneer iemands expertise wordt ingezet voor incidentele vragen en taken. Als je dat niet zou willen, dan kun je net zo goed het onderscheid tussen generalist en specialist, of tussen front office en back office, of tussen eerste lijn en tweede lijn opheffen.

Het gaat fout op het moment wanneer te zien is dat de eerste partij uit deze rijtjes de tweede partij overvoert. De eerste partij doet dan geen moeite om de opgedane kennis om te zetten in actie voor zichzelf, maar schuift een vraag of verzoek liefst zo snel mogelijk door naar de volgende in het rijtje. De welbekende ‘hete aardappel’-strategie.

Waarom een hete aardappel wordt doorgeschoven

Er zijn verschillende redenen waarom bij partijen die intern samenwerken en een verschillend expertiseniveau hebben, de eerste lijn deze aanpak kiest:

1. Luiheid. Gewoon geen zin hebben, geen puf, geen interesse; geen moeite willen doen.
2. Onzekerheid. In organisaties waar alle betrokkenen onder een vergrootglas liggen of snel kritiek krijgen op hun aanpak, voelt het veiliger om een vraag door te schuiven.
3. Hoge werkdruk. Er kan zóveel binnenkomen bij de eerste partij, dat die het gevoel heeft aan een lopende band te staan waar van alles af dreigt te vallen. Door, door, door dus! Zeker wanneer je wordt afgerekend op targets, of op doorloopsnelheid, is het verleidelijk die hete aardappel snel bij een ander te deponeren.
4. Gebrek aan mogelijkheden tot verdieping. Als de eerste partij niet wordt gestimuleerd om zich te ontwikkelen, of geen krijgt om zich de materie goed eigen te maken, dan blijft hun kennis beperkt en zijn de grenzen daarvan snel bereikt.

Hoe kunnen beide partijen hiermee om gaan?

Voor de eerste kun je in de vier redenen die hierboven staan, al informatie vinden over mogelijke oplossingen.

1. Wees collegiaal en professioneel. Wanneer er duidelijke afspraken zijn over taakverdeling en hoe expertise wordt ingezet, is het niet goed wanneer je misbruik maakt van de grotere kennis van de volgende partij in de keten. Je zult je op deze manier niet ontwikkelen en veroorzaakt problemen in andere delen van de organisatie die uiteindelijk als een boemerang bij je terugkeren.
2. Wees transparant. Zorg dat duidelijk vastligt hoe jij iets aanpakt, en investeer in je eigen kennis om te zorgen dat jouw oplossing voor een probleem ook de juiste is. Het is prima wanneer je vragen stelt aan de volgende partij, om jezelf te ontwikkelen of om je eigen ideeën te toetsen. Zo lang dit maar gericht is op een structurele verbetering van je eigen kennis en niet ‘om er vanaf te zijn’.
3. Neem afstand en escaleer. Hoge werkdruk – zeker als het structureel is – is een serieus probleem dat kan leiden tot werkstress, wat betekent dat de organisatie schade oploopt. Kijk naar welke partijen je kunnen helpen in het aanpakken van de werkdruk; zeker bij HR/Personeelszaken hoort dit onderwerp aandacht te krijgen. Ook andere partijen waarmee je samenwerkt hebben hierover vast ideeën. Waar komt het vandaan? Wat zouden jullie kunnen doen om het te verminderen?
Wordt hier niets aan gedaan, of gesteld dat je er mee zult moeten leren omgaan, is het belangrijk om jezelf de vraag te stellen: houd ik dit op de lange termijn vol? Als het antwoord nee is, is het tijd om te gaan kijken naar een andere functie of andere organisatie.
4. Blijf hameren op ontwikkeling. Stilstand is achteruitgang en Ook al is er geen budget voor training of opleiding – wat op zich al een slecht teken is – dan is het nog steeds mogelijk om ‘learning/coaching on the job’ te realiseren. Daarvoor heb je tijd, energie en medewerking nodig. Binnen een team kun je bijvoorbeeld in een werkoverleg om de beurt inzichten of ervaringen delen. Je kunt ook een centraal document bijhouden, waarin je processen, stappenplannen en praktische informatie noteert.

Wat te doen als jij voortdurend die hete aardappel ontvangt

Zoals je ziet kunnen er verschillende redenen zijn waarom deze situatie is ontstaan, of blijft voortduren. Misschien ben je geneigd om het meteen te zoeken in de eerste (luiheid), maar het kan ook worden veroorzaakt of verergerd door een andere factor.

Begin dus met verkennen waar die hete aardappel vandaan komt, en ga in gesprek met de andere partij om te kijken welke oplossingen er mogelijk zijn.

Daarin ligt zeker ook een rol van de leidinggevende(n) van beide partijen, als er een structureel probleem is ontstaan dat je niet 1-2-3 opgelost krijgt.

Krijg je die medewerking niet, of slaan je pogingen om verbetering in de samenwerking te krijgen steeds dood? Er zijn drie dingen die je hierin kunt doen.

1. Leg het patroon vast. Hoe ziet die overbelasting van jou of jullie expertise er concreet uit? Denk daarbij aan aantallen vragen, dagen in de week of momenten op de dag, specifieke personen die steeds vragen stellen, specifieke onderwerpen die voortdurend voorbij komen, hoeveel tijd het je kost om de vragen te beantwoorden…

Dat geeft je informatie om mee verder te kunnen. Zeker wanneer het om specifieke onderwerpen gaat, kun je overwegen om tijd te investeren in een vraag-en-antwoordlijstje (een soort Q&A). Dat is dan het eerste antwoord dat je geeft bij een vraag, met de toevoeging ‘Als het hier niet in te vinden is, kom dan maar weer terug’.

De cijfermatige informatie (aantallen vragen, tijd die het je kost) kan voor jouzelf ook relevant zijn wanneer er discussie komt over jouw eigen effectiviteit en werkdruk.

2. Bepaal en bewaak je grenzen. Soms moet je dingen mis durven laten gaan voordat ze worden opgelost. Wanneer je het probleem onzichtbaar blijft maken door andermans probleem op te lossen, komt er geen verandering in – die is niet nodig, jij lost het toch op?

Bepaal voor jezelf hoe ver je wilt gaan in het helpen van anderen. Waar ben je een collegiaal persoon en waar bereik je de status van ‘sufferd die zich er weer voor laat strikken?’. Bewaak die grenzen actief, door nee te zeggen bij vragen die echt niet bij je thuishoren of die in een ander deel van de organisatie opgelost horen te worden.

3. Blijf aandacht vragen voor het probleem. Zorg dat wordt vastgelegd wat het probleem is, waar het naar jouw idee vandaan komt, en wat je ideeën zijn voor de oplossing. Je hoeft niet voortdurend je stokpaardje te berijden, maar kies momenten waarop je er aandacht voor vraagt: tijdens een werkoverleg, in gesprekken met HR/Personeelszaken, tijdens je functioneringsgesprek, of zelfs in gesprekken met een bedrijfsarts of vertrouwenspersoon. Documenteer voor jezelf wat jouw visie is en wat de situatie met je doet.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Word ook jij door de actuele ontwikkelingen rond het Corona/COVID-19 virus genoodzaakt om thuis te werken? En ben jij iemand die dat voorheen niet of nauwelijks deed? Dan vraag je je misschien wel af hoe je in hemelsnaam effectief en efficiënt kunt thuiswerken. Het is niet alleen maar een kwestie van je laptop openklappen en gáán. Vijf dilemma’s rondom thuiswerken vind je hieronder, inclusief tips en adviezen om er het beste van te maken.

Thuiswerken is voor Nederlanders niet ongewoon. ‘Dat is mijn thuiswerkdag, dus ben ik niet op kantoor’ is een uitspraak die niemand de wenkbrauwen doet optrekken. Wat wel nieuw is, is de schaal waarop het nu gaat gebeuren: er wordt meer thuisgewerkt, ook door mensen die dat voorheen niet of nauwelijks deden. Deze dilemma’s hoor ik in mijn omgeving en bij mijn klanten terugkomen:

1.    “Ik ben gewend op kantoor te werken met collega’s om me heen. Dat heb ik echt nodig; even koffie halen, even overleggen. Hoe moet ik dat sociale aspect nu vinden als ik thuis zit en hen niet zie?”

Je zal de enige niet zijn die energie haalt uit dergelijke contacten met collega’s! Het sociale aspect van werk is heel belangrijk en een onderdeel van de teambuilding die je in zo’n groep mensen nastreeft. Het is dan ook heel begrijpelijk dat je juist dat onderdeel mist.

Wat je zou kunnen doen:

·        Snijd het onderwerp aan bij je manager, het secretariaat en je collega’s. Wat kunnen jullie doen om dit te compenseren? Denk bijvoorbeeld aan een virtuele versie van het afdelingsoverleg, waarbij je via het programma Zoom, via Skype of via Microsoft Teams kunt zorgen dat iedereen elkaar ziet en hoort.

·        Spreek met een collega een koffiemoment af: een afspraak om elkaar op een vast moment van jullie werkdag te bellen, of met Skype zelfs te zien én horen. Maak je hiervan jullie koffiemoment, dan neem je ook bewust even pauze.

·        Als jullie team verdeeld is in groepen van thuiswerkers en kantoorwerkers, zoek dan ook eens contact met ‘mensen uit de andere groep’. Een telefoontje, chatbericht, e-mail: contact onderhouden blijft belangrijk.

·        Een WhatsApp-groep met je collega’s kan een verleidelijke optie zijn: een bestaande groep gebruiken of een nieuwe aanmaken. Pas wel op dat de discussie hierin niet vertroebelt – cartoons over het Corona-virus doorsturen lijkt jou misschien leuk, maar stoort collega’s die zoveel verkeer als storend ervaren (‘pling!’). Zie hiervoor ook dilemma nummer 5.

2.   “Thuis heb ik geen eigen kantoor of zelfs maar een werkplek om te zitten; ik moet echt improviseren. Ik wil voorkomen dat mijn laptop onder de broodkruimels komt en dat de reclamefolders tussen mijn te lezen stukken raken. Hoe houd ik dat overzichtelijk?”

Niet iedereen heeft evenveel behoefte aan duidelijke structuur als het gaat om de werkplek. Klap jij net zo lief je laptop open op de bank als dat je een document leest in bad? Dan ervaar je dit issue niet echt, maar wil je meer duidelijkheid, dan zou je dit kunnen doen:

·        Wijs een plek in huis aan als ‘je kantoor’ en maak dat ook duidelijk aan je eventuele gezinsleden. Als die plek een dubbelfunctie heeft (zoals bij een kleine eettafel of de bank), dan zit er niets anders op dan discipline in te voeren: als activiteit X klaar is, opruimen en ruimte maken voor activiteit Y.

·        Dat wordt makkelijker naarmate je werk draagbaar is. Kies dus een klapkrat, mand, tas of doos uit waarin je alle werkspullen stopt en haal er alleen uit wat er nodig is.

·        Investeer meer tijd dan je op kantoor zou doen in het goed afsluiten van je werkdag: zoek je spullen bij elkaar, gooi weg wat niet meer nodig is en leg klaar wat je de volgende dag als eerste wilt oppakken.

·        Komt er gedurende de dag een stapel post binnen of andere dingen die door je werk heen kunnen raken, leg die dan uit het zicht en een eindje van je vandaan. Ga die pas uitzoeken als je klaar bent met werken, of als je ‘echt’ pauze hebt. Probeer het niet door elkaar te doen.

3.   “Voor mij was normaal de scheiding helder: werk is werk, en thuis is thuis. Ik wil graag in beide situaties de deur achter me dicht trekken, maar nu gaat alles in elkaar overlopen. Als de kinderen ’s middags uit school komen heb ik dat al, maar als ze fulltime thuis zitten wordt het helemaal schimmig: wanneer ben ik nou vrij en wanneer aan het werk?”

Niet iedereen heeft kinderen, maar ook andere zaken thuis kunnen afleiden: ‘even’ een wasje draaien, toch maar ‘even’ de vaatwasser uitruimen… en zou je niet, nu je toch thuis bent, ook die voorraadkast eens moeten uitmesten? Allemaal nuttige dingen, maar voor je het weet is je werkdag gereduceerd tot wat losse flodders en kom je nergens écht toe. Dit zou je kunnen doen:

·        Als iets je invalt dat je nog wil doen, noteer dergelijke losse eindjes dan meteen. Dat kan op een kladblok naast je, in je takenlijst of door middel van een handige app zoals Braintoss.

·        Heb je kinderen, dan is het nodig dat je duidelijk te volgen afspraken maakt over wat je werktijden zijn. Duidelijkheid geef je door vaste tijden (‘Tussen 9 en 12 kun je mij niet storen’) of door een visuele indicatie (‘laptop open is aan het werk, laptop dicht betekent dat je me iets kunt vragen’).

·        Waarschijnlijk merk je nu pas dat je ook op kantoor nooit uren achter elkaar productief kon werken; daar liep je ook naar het koffieapparaat, of maakte je een praatje met collega X. Leg de lat voor jezelf nu ook niet te hoog; je kunt beter in blokken werken met een pauze tussendoor, dan één lange streep nastreven. Bijvoorbeeld een uur werken, kwartier een beetje rommelen, en dan weer verder. Kortere porties kan ook: een half uur je mailbox ordenen en diagnose over vervolgstappen stellen, dan een kwartier telefoontjes afhandelen. Je werkdag is een serie sprintjes, geen marathon. Gebruik je telefoon of klassieke eierwekker om die porties tijd bij te houden.

·        Zie ook dilemma nummer 2 over de scheiding van je werkplek van de rest van het huis.

4.   “Op kantoor zit mijn agenda vol overleggen en afspraken. Zo veel, dat ik met moeite andere dingen er tussendoor kan doen, zoals e-mail afhandelen of stukken lezen. Nu is mijn schema omgegooid en weet ik niet goed hoe ik mijn dag moet indelen. Hoe zorg ik dat mijn tijd thuis nog een beetje productief blijft?”

In hoeverre je een stok achter de deur nodig hebt om tot werken te komen is heel persoonlijk. Het verschil merk je pas als je echt helemaal alleen bent; dan zul je je eigen ritme moeten bepalen. Dit zou je kunnen doen:

·        Houd zoveel mogelijk dezelfde tijden aan als die je normaliter ook zou hebben, voor de start van je werkdag, het einde en je pauze(s). Je reistijd valt nu al weg, dus gun jezelf bijvoorbeeld wel een uitgebreider ontbijt dan normaal of even rustig(er) de krant lezen.

·        Investeer aan het begin van je werkdag tien minuten aan het indelen ervan. Wat wil je vandaag realiseren? Heb je een bel- of Skypeafspraak staan in je agenda? Probeer in te schatten hoeveel tijd je aan je belangrijke taken kwijt zult zijn en wees realistisch: ook interrupties of kleinere pruttaken gaan je tijd kosten.

·        Het werken in porties tijd – met behulp van de wekker in je telefoon of een eierwekker – kan je helpen om het ritme dat je hebt bedacht beter aan te houden.

·        Als je niet de enige uit je team bent die hier last van heeft, kan het lonen om gezamenlijk een uurtje door te werken terwijl je een Skypeverbinding aan hebt staan. Praten hoeft niet, maar het wéten dat je een connectie met iemand anders hebt, kan net dat verschil maken.

5.   “Er gebeurt zoveel in de actualiteit nu, dat het heel verleidelijk is om toch even nu.nl te raadplegen en te lezen wat er gebeurt. Ik blijf doorklikken en raak compleet afgeleid van wat ik eigenlijk wilde doen. Hoe kan ik gefocust blijven?”

De actualiteit verandert met de dag en zelfs met het uur. Het is altijd verstandig om vinger aan de pols te houden en te weten wat er speelt, maar net zo verstandig om je focus te houden op dingen die wel binnen jouw invloedssfeer liggen, zoals de taken die vanuit je functie bij jou horen. Dit zou je kunnen doen:

·        Gun jezelf vaste momenten waarop je nieuws en social media bezoekt, tussen je werkzaamheden door. Dat geeft de meeste duidelijkheid. Bijvoorbeeld om 10 uur, 13 uur en 16 uur.

·        Koppel – als dat niet geblokkeerd is door IT – je smartphone aan je computer zodat je WhatsAppberichten via je toetsenbord kunt sturen. Dat scheelt veel tijd en inspanning. Ga naar deze pagina om je telefoon en computer te laten ‘kennismaken’. Dat doe je eenmalig; als ze daarna bij elkaar in de buurt zijn en je datzelfde adres intoetst in je browser, zie je meteen al je berichten.

·        Bepaal bij de start van je bezoek hoeveel tijd je er voor wilt nemen. Zet een wekker om te voorkomen dat je je een slag in de rondte klikt.

·        Merk je dat er teveel ruis komt in de WhatsAppgroep van kantoor, dan is het misschien een idee om twee WhatsAppgroepen aan te maken: eentje voor ‘serieuze’ informatie en eentje voor ‘lolletjes en kletspraatjes’. Of je wilt deelnemen aan de tweede groep is optioneel. Zo kunnen collega’s die niet willen lachen om een cartoon over wc-papier hamsteren, zich bezig houden met andere dingen.

·        Wil je weten hoeveel tijd je eigenlijk op social media en nieuwssites zit, of websites (tijdelijk) blokkeren? Dat meten geeft zelfinzicht en dat blokkeren is verstandig als je écht niet luistert naar alle aanwijzingen dat je teveel klikt. Voor zowel telefoons als computers zijn deze apps dan heel handig.

Veel succes met het wennen aan thuiswerken en alle andere maatregelen! Blijf veilig en lees betrouwbare bronnen, zoals de website van het RIVM.

~~ This blogpost is also available in English, see here  ~~

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Ben je net lekker op stoom… Daar komt ie: de interruptie. Hij is er in allerlei soorten en maten, maar hoe hij er ook uitziet – hij is de dood voor je focus.

Welke zijn er en wat doe je er tegen?

Iemand valt je in de rede

Met stip de irritantste luistergewoonte! Valt iemand je in de rede, dan ben je de draad van je verhaal sneller kwijt, of krijgt er gewoon een rotgevoel van: je voelt je niet gehoord. Onderzoek van Stanford laat – op zich heel logisch – zien dat zwijgzame mensen het veel vaker onbeleefd vinden om in de rede te worden gevallen, dan wie zelf praatgraag is. Voor die laatsten is het helemaal niet zo’n punt als de ander mee gaat praten. Wel wordt het ook voor hen storend als de ander zijn stem verheft, of het onderwerp verandert.

Wat helpt

In dit artikel van de Volkskrant vind je goede tips om dit soort gespreksinterrupties te lijf te gaan. Wij kijken verder naar wat invloed heeft op je werkfocus, en dat is bijvoorbeeld deze:

Het losse eindje dat in je hoofd ronddwarrelt

Een van de eerste goede werkgewoontes die ik mensen aanraad, is om hun hoofd leeg te maken. Bij voorkeur op een structurele manier: een braindump, op vaste momenten van de dag, of gewoon voortdurend als er iets in je opkomt.

Dergelijke losse eindjes zijn vermoeiend, interrumperen je gedachten en vragen – of je nu wilt of niet – steeds om aandacht. In het boek ‘Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren’ van mijn collega Martine Vecht kun je lezen dat zoiets het Zeigarnik effect heet. De psycholoog Zeigarnik ontdekte dat taken die niet af zijn, veel beter worden onthouden dan taken die al wel zijn afgerond.

In je brein betekent het vinkje (‘Check! Gedaan’) blijkbaar echt dat informatie uit je werkgeheugen wordt verwijderd. Heel slim natuurlijk, want wie wil afgeronde taken uit 2014 voortdurend in zijn hoofd hebben ronddobberen…?

Hoe dan ook kunnen we stellen dat losse eindjes energievreters zijn.

Ze zijn een interne interruptie; eentje die uit je binnenste omhoog komt. Uit schuldgevoel (‘Was ik maar alvast begonnen!’) of uit onrust (‘Jeetje, niet vergeten, dat moet ook nog’).

Wat helpt

• Kies vaste momenten op een dag om alles te noteren dat er in je op komt. Bijvoorbeeld op een takenlijst, in een schrijfblok of in een mindmap – doe wat bij jou past en voor jou goed werkt. Doe het in elk geval aan het einde van de dag, zodat je niet naar huis gaat met onafgemaakte gedachten.
• Als je je onrustig voelt – of schuldig – wanneer je aan bepaalde dingen denkt, probeer dan te kijken naar wanneer je de eerstvolgende stap kunt zetten. Hoe ga je beginnen? Wanneer is de deadline om écht te gaan beginnen? Of kun je beter contact opnemen met degene die zit te wachten op je informatie, zodat je diens verwachtingen kun managen?
• Gebruik een app op je telefoon om losse eindjes in kwijt te kunnen. Bijvoorbeeld Braintoss, waarin je dingen kunt typen of opnemen (de microfoonfunctie) die vervolgens naar je mailbox worden gestuurd. Heel handig als je voor het stoplicht staat en je iets dringends invalt.
• Leg een notitieboekje op je nachtkastje, om losse eindjes in te noteren. Dat is beter dan je smartphone; die kan op die plek juist weer voor afleiding zorgen, en daarmee voor minder goede slaap. Noteer je losse eindjes wel met wat context, want de volgende ochtend weet je misschien niet meer wat ‘Robert – project – schema IV’ betekent.

De vloek van de vraagbaak

Een vraagbaak zijn is op zich een compliment – ‘Hé, jij weet nogal veel, toch? Kun jij me helpen met…. ‘

Het wordt anders wanneer je talloze keren op een dag wordt lastiggevallen door mensen die iets van je willen: informatie, een antwoord, een besluit… Tenzij je de receptioniste bent of de medewerker klantenservice, is het wel zo fijn wanneer mensen dit zelf leren oplossen.

Wat helpt

• Kijk of je werkplek anders kan worden ingericht of opgezet. Je bureau een andere kant op draaien, een kastje of plant tussen jou en de deur, de looproute omgooien…
• Is er informatie die je heel vaak moet geven, die je op structurele wijze beschikbaar kunt maken? Denk aan bordjes met bewegwijzering, de meest gestelde vragen op intranet of een lijstje op de muur.
• Kun je mensen stimuleren om deze kennis zelf op te doen? Dat is een kwestie van opvoeden en investeren (in tijd, energie en soms ook geld). Hartstikke leuk dat jij de Excel-koning bent, maar je hebt meer te doen dan andermans interne verwijsproblemen oplossen in hun spreadsheet. Stuur ze op cursus!
• Een quotum voor vragen maakt zelfstandiger. Spreek bijvoorbeeld af dat je pas bij elkaar langsloopt met vragen als je er minimaal twee (of drie) hebt. Dat maakt de kans groter dat de vraagsteller die ene vraag zelf oplost.
• Maak gebruik van visuele hulpmiddelen. Zo is er de focusvlag – dat rode, groene of gele lampje op je monitor zegt iets over de wenselijkheid van verstoringen.
  Een praktisch alternatief zonder elektronica is SocialFlip: een fysieke desk tool die aan beide zijden in één oogopslag laat zien of iemand beschikbaar, beperkt beschikbaar of juist gefocust aan het werk is. SocialFlip wordt geleverd met een teamtemplate, zodat teams direct afspraken kunnen maken over focus en beschikbaarheid.

Luidruchtige lolbroeken

Hoe veel lawaai iemand maakt is persoonlijk en verschilt per situatie. Waar de een luidruchtig commentaar levert op elke ontvangen e-mail, merk je bij de ander pas dat hij er is als hij vraagt of jij ook koffie wilt uit de automaat.

Die persoonlijke stijl mag er zijn, maar als je samenwerkt op een beperkt aantal vierkante meters zult je toch een aantal afspraken met elkaar moeten maken. Een kwestie van ‘zo doen we het hier’ uitspreken en vastleggen.

Wat helpt

• Ga met elkaar afspreken wat normaal is. Kan iedereen zijn eigen smaak radiozender aanzetten, of gaan we voor het koptelefoontje? Zorg dat je elkaar leert aanspreken op gedrag dat niet past bij jullie cultuur.
  Houd er wel rekening mee dat cultuur een olietanker is, die maar langzaam van koers verandert en voortdurend bijsturing nodig heeft. Het is geen speedboat, die met een ruk aan het stuur een andere kant op gaat.
• Feedback geven bij overlast is een goede gewoonte. Geef meteen aan wat je voorstel is om een ander resultaat te krijgen. Bijvoorbeeld: ‘Ik merk dat ik snel afgeleid raak als jij lange telefoongesprekken hebt terwijl je tegenover me zit. Het zou fijn zijn wanneer je die elders kunt voeren; wat zou een goede plek kunnen zijn volgens jou?’
• Gebruik zelf een koptelefoon als je geconcentreerd wilt werken. Je kunt natuurlijk een rustig muziekje opzetten, maar ook geluiden die bedoeld zijn om je beter te kunnen concentreren. Denk bijvoorbeeld aan treingeluiden, of geroezemoes van een café.

Luidruchtige roeptoeters

‘Hé Willem, ik hoorde van Robert dat het voorstel akkoord was voor het MT, dus we kunnen verder gaan!’. Updates die over jou hoofd heen worden getetterd, omdat ze bedoeld zijn voor iemand twee plaatsen achter jou, zijn de gruwel van de kantoortuin.

Alle mensen tussen Willem en de roeptoeter zijn – deels – afgeleid van hun taak en moeten weer even een stukje ‘terugspoelen’ voordat ze verder kunnen met waar ze mee bezig waren.

Wat helpt

• Maak afspraken over onderlinge communicatiekanalen. De roeptoeter hoeft niet per se een mailer te worden, maar kan ook even langslopen bij Willem en het op zachtere toon vertellen.
• Zorg voor nieuwe kanalen, als de bestaande niet voldoen. Ga bijvoorbeeld werken met een chatprogramma voor kleine, korte vragen. Of noteer updates in een online dashboard waartoe alle relevante partijen toegang hebben.
• Een vast moment in de week inplannen kan helpen. In elk geval als de behoefte aan overleg structureel is; beide partijen kunnen dan alle informatie bij elkaar harken.
• Een stap verder is de negatieve prikkel. Ik ken een team dat koos om een euro in de pot te laten doen door de ‘boosdoener’, elke keer dat een roeptoeter toch in de fout ging. Einde van de maand betaalde het roeppotje mee aan een teamborrel.

Overige interrupties

• Meldingen van e-mail: die uitzetten is een slok op een borrel, als het om focus draait. Ga bewust zelf kijken als je mail wilt afhandelen en laat je niet onderbreken.
• Ongeduldigheid: geef iedereen een rode kaart als hij of zij, tien minuten nadat ze op verzenden klikken, aan je bureau staat met ‘Heb je mijn mail gelezen?’. Verwachtingsmanagement over reactietijden is essentieel.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.