1-De ouderwetse: het schrijfblok

Prima keuze. Niet afhankelijk van de beschikbaarheid van het netwerk, WiFi of een batterij. Ook een nadeel natuurlijk: niet op alle plekken in te zien, want je moet zijn waar je papier is. Kan ook arbeidsintensief worden, als je wilt gaan clusteren – soorten taken bij soorten taken – of als je onderlinge prioriteiten wilt stellen. Overschrijven kan nodig zijn.

2-De moderne: Braintoss

Braintoss is een modernere versie van de braindump: een app waarmee je je ‘brain’ leeg kunt ’tossen’ (to toss = gooien). Vooral handig voor de snelle actie, zoals in de file voor het stoplicht, of lopend van vergadering 1 naar vergadering 2. Groot voordeel: je stuurt gesproken tekst, geschreven tekst of foto’s allemaal rechtstreeks naar je eigen mailadres (dat je alleen de eerste keer dat je hem installeert hoeft in te voeren). Sneller dus, en breder te gebruiken, dan ‘even’ een mailtje naar jezelf sturen.

3-De multi-inzetbare: Aqua Notes

Geen wonder dat je onder de douche soms de beste invallen hebt… dan stoppen andere breinprikkels en komt er van alles opborrelen in je brein. Met AquaNotes gaan die brainwaves niet meer door het putje, want je kunt op dit watervaste papier met potlood schrijven. Wél onthouden om het briefje af te scheuren en de inhoud te verwerken in je actielijst of agenda!

4-De post-it

Ooit ontstaan als ‘briljante mislukking’. De bedoeling van de ontwikkelaar was om een hele sterke lijm te maken, maar tijdens het onderzoek vond de 3M-wetenschapper (Stephen Silver) ook een lijm die lichtjes hecht, maar verwijderbaar was. Zijn collega Art Fry zocht naar een manier om papiertjes tijdelijk te bevestigen. Dat leidde tot de geboorte van de Post-It. Voordeel: je kunt hem lekker verfrommelen als de actie gedaan is, en je kunt ze groeperen. Nadeel: kan kwijtraken, wegwaaien en – als het er veel zijn – flink wat plek innemen.

5-Het digitale notitieboek

Werk je met Microsoft Office? Dan heb je ook OneNote. Een digitaal notitieboek, waarin je meerdere tabbladen kunt gebruiken om alles te noteren, ordenen, rangschikken en prioriteren wat in je op komt. Voordeel is de brede inzetbaarheid: je kunt er actielijsten in creëren, kunt onderdelen van je notitieboek delen met anderen en overal en altijd zien wat je hebt genoteerd. Nadeel: net als elk schrijfblok kan het een chaos worden als je geen structuur aanhoudt, dus logisch nadenken hoe je de informatie ordent is wel slim.
Mijn collega Judith Bolder heeft er een ode aan gewijd.

6-Een spraak-naar-tekst-app

Vooral geschikt voor mensen die het beste denken door hardop te praten, maar zich niet de luxe van een 24/7 menselijke stenograaf kunnen veroorloven. Hier vind je een aantal goede apps die deze rol voor je kunnen vervullen. Voordeel: niets gaat verloren. Nadeel: je zult met de geschreven tekst nog steeds aan de gang moeten om hem te filteren – onderscheid maken tussen aantekeningen, acties en urgente zaken die NU moeten worden gedaan.

Heb jij nog een leuke manier die hier niet wordt genoemd? Stuur hem naar karen[at]newbroom.nl of reageer hieronder!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Ben je net lekker op stoom… Daar komt ie: de interruptie. Hij is er in allerlei soorten en maten, maar hoe hij er ook uitziet – hij is de dood voor je focus.

Welke zijn er en wat doe je er tegen?

Iemand valt je in de rede

Met stip de irritantste luistergewoonte! Valt iemand je in de rede, dan ben je de draad van je verhaal sneller kwijt, of krijgt er gewoon een rotgevoel van: je voelt je niet gehoord. Onderzoek van Stanford laat – op zich heel logisch – zien dat zwijgzame mensen het veel vaker onbeleefd vinden om in de rede te worden gevallen, dan wie zelf praatgraag is. Voor die laatsten is het helemaal niet zo’n punt als de ander mee gaat praten. Wel wordt het ook voor hen storend als de ander zijn stem verheft, of het onderwerp verandert.

Wat helpt

In dit artikel van de Volkskrant vind je goede tips om dit soort gespreksinterrupties te lijf te gaan. Wij kijken verder naar wat invloed heeft op je werkfocus, en dat is bijvoorbeeld deze:

Het losse eindje dat in je hoofd ronddwarrelt

Een van de eerste goede werkgewoontes die ik mensen aanraad, is om hun hoofd leeg te maken. Bij voorkeur op een structurele manier: een braindump, op vaste momenten van de dag, of gewoon voortdurend als er iets in je opkomt.

Dergelijke losse eindjes zijn vermoeiend, interrumperen je gedachten en vragen – of je nu wilt of niet – steeds om aandacht. In het boek ‘Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren’ van mijn collega Martine Vecht kun je lezen dat zoiets het Zeigarnik effect heet. De psycholoog Zeigarnik ontdekte dat taken die niet af zijn, veel beter worden onthouden dan taken die al wel zijn afgerond.

In je brein betekent het vinkje (‘Check! Gedaan’) blijkbaar echt dat informatie uit je werkgeheugen wordt verwijderd. Heel slim natuurlijk, want wie wil afgeronde taken uit 2014 voortdurend in zijn hoofd hebben ronddobberen…?

Hoe dan ook kunnen we stellen dat losse eindjes energievreters zijn.

Ze zijn een interne interruptie; eentje die uit je binnenste omhoog komt. Uit schuldgevoel (‘Was ik maar alvast begonnen!’) of uit onrust (‘Jeetje, niet vergeten, dat moet ook nog’).

Wat helpt

• Kies vaste momenten op een dag om alles te noteren dat er in je op komt. Bijvoorbeeld op een takenlijst, in een schrijfblok of in een mindmap – doe wat bij jou past en voor jou goed werkt. Doe het in elk geval aan het einde van de dag, zodat je niet naar huis gaat met onafgemaakte gedachten.
• Als je je onrustig voelt – of schuldig – wanneer je aan bepaalde dingen denkt, probeer dan te kijken naar wanneer je de eerstvolgende stap kunt zetten. Hoe ga je beginnen? Wanneer is de deadline om écht te gaan beginnen? Of kun je beter contact opnemen met degene die zit te wachten op je informatie, zodat je diens verwachtingen kun managen?
• Gebruik een app op je telefoon om losse eindjes in kwijt te kunnen. Bijvoorbeeld Braintoss, waarin je dingen kunt typen of opnemen (de microfoonfunctie) die vervolgens naar je mailbox worden gestuurd. Heel handig als je voor het stoplicht staat en je iets dringends invalt.
• Leg een notitieboekje op je nachtkastje, om losse eindjes in te noteren. Dat is beter dan je smartphone; die kan op die plek juist weer voor afleiding zorgen, en daarmee voor minder goede slaap. Noteer je losse eindjes wel met wat context, want de volgende ochtend weet je misschien niet meer wat ‘Robert – project – schema IV’ betekent.

De vloek van de vraagbaak

Een vraagbaak zijn is op zich een compliment – ‘Hé, jij weet nogal veel, toch? Kun jij me helpen met…. ‘

Het wordt anders wanneer je talloze keren op een dag wordt lastiggevallen door mensen die iets van je willen: informatie, een antwoord, een besluit… Tenzij je de receptioniste bent of de medewerker klantenservice, is het wel zo fijn wanneer mensen dit zelf leren oplossen.

Wat helpt

• Kijk of je werkplek anders kan worden ingericht of opgezet. Je bureau een andere kant op draaien, een kastje of plant tussen jou en de deur, de looproute omgooien…
• Is er informatie die je heel vaak moet geven, die je op structurele wijze beschikbaar kunt maken? Denk aan bordjes met bewegwijzering, de meest gestelde vragen op intranet of een lijstje op de muur.
• Kun je mensen stimuleren om deze kennis zelf op te doen? Dat is een kwestie van opvoeden en investeren (in tijd, energie en soms ook geld). Hartstikke leuk dat jij de Excel-koning bent, maar je hebt meer te doen dan andermans interne verwijsproblemen oplossen in hun spreadsheet. Stuur ze op cursus!
• Een quotum voor vragen maakt zelfstandiger. Spreek bijvoorbeeld af dat je pas bij elkaar langsloopt met vragen als je er minimaal twee (of drie) hebt. Dat maakt de kans groter dat de vraagsteller die ene vraag zelf oplost.
• Maak gebruik van visuele hulpmiddelen. Zo is er de focusvlag – dat rode, groene of gele lampje op je monitor zegt iets over de wenselijkheid van verstoringen.
  Een praktisch alternatief zonder elektronica is SocialFlip: een fysieke desk tool die aan beide zijden in één oogopslag laat zien of iemand beschikbaar, beperkt beschikbaar of juist gefocust aan het werk is. SocialFlip wordt geleverd met een teamtemplate, zodat teams direct afspraken kunnen maken over focus en beschikbaarheid.

Luidruchtige lolbroeken

Hoe veel lawaai iemand maakt is persoonlijk en verschilt per situatie. Waar de een luidruchtig commentaar levert op elke ontvangen e-mail, merk je bij de ander pas dat hij er is als hij vraagt of jij ook koffie wilt uit de automaat.

Die persoonlijke stijl mag er zijn, maar als je samenwerkt op een beperkt aantal vierkante meters zult je toch een aantal afspraken met elkaar moeten maken. Een kwestie van ‘zo doen we het hier’ uitspreken en vastleggen.

Wat helpt

• Ga met elkaar afspreken wat normaal is. Kan iedereen zijn eigen smaak radiozender aanzetten, of gaan we voor het koptelefoontje? Zorg dat je elkaar leert aanspreken op gedrag dat niet past bij jullie cultuur.
  Houd er wel rekening mee dat cultuur een olietanker is, die maar langzaam van koers verandert en voortdurend bijsturing nodig heeft. Het is geen speedboat, die met een ruk aan het stuur een andere kant op gaat.
• Feedback geven bij overlast is een goede gewoonte. Geef meteen aan wat je voorstel is om een ander resultaat te krijgen. Bijvoorbeeld: ‘Ik merk dat ik snel afgeleid raak als jij lange telefoongesprekken hebt terwijl je tegenover me zit. Het zou fijn zijn wanneer je die elders kunt voeren; wat zou een goede plek kunnen zijn volgens jou?’
• Gebruik zelf een koptelefoon als je geconcentreerd wilt werken. Je kunt natuurlijk een rustig muziekje opzetten, maar ook geluiden die bedoeld zijn om je beter te kunnen concentreren. Denk bijvoorbeeld aan treingeluiden, of geroezemoes van een café.

Luidruchtige roeptoeters

‘Hé Willem, ik hoorde van Robert dat het voorstel akkoord was voor het MT, dus we kunnen verder gaan!’. Updates die over jou hoofd heen worden getetterd, omdat ze bedoeld zijn voor iemand twee plaatsen achter jou, zijn de gruwel van de kantoortuin.

Alle mensen tussen Willem en de roeptoeter zijn – deels – afgeleid van hun taak en moeten weer even een stukje ‘terugspoelen’ voordat ze verder kunnen met waar ze mee bezig waren.

Wat helpt

• Maak afspraken over onderlinge communicatiekanalen. De roeptoeter hoeft niet per se een mailer te worden, maar kan ook even langslopen bij Willem en het op zachtere toon vertellen.
• Zorg voor nieuwe kanalen, als de bestaande niet voldoen. Ga bijvoorbeeld werken met een chatprogramma voor kleine, korte vragen. Of noteer updates in een online dashboard waartoe alle relevante partijen toegang hebben.
• Een vast moment in de week inplannen kan helpen. In elk geval als de behoefte aan overleg structureel is; beide partijen kunnen dan alle informatie bij elkaar harken.
• Een stap verder is de negatieve prikkel. Ik ken een team dat koos om een euro in de pot te laten doen door de ‘boosdoener’, elke keer dat een roeptoeter toch in de fout ging. Einde van de maand betaalde het roeppotje mee aan een teamborrel.

Overige interrupties

• Meldingen van e-mail: die uitzetten is een slok op een borrel, als het om focus draait. Ga bewust zelf kijken als je mail wilt afhandelen en laat je niet onderbreken.
• Ongeduldigheid: geef iedereen een rode kaart als hij of zij, tien minuten nadat ze op verzenden klikken, aan je bureau staat met ‘Heb je mijn mail gelezen?’. Verwachtingsmanagement over reactietijden is essentieel.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.

Deze vijf toppers verdienen de aandacht!

1. Trello

Er zijn maar weinig mensen die nooit met iemand samenwerken; ook zelfstandig ondernemers doen mee aan projecten. Het grote voordeel van Trello hierin, is dat je alle acties van een project in drie overzichtelijke verticale kolommen verdeelt: te doen, mee bezig, afgerond. Zo’n groep van drie kolommen heet een ‘bord’ en je kunt voor elk project een nieuw bord aanmaken. Alle deelnemers kunnen de acties verschuiven tussen de kolommen, afhankelijk van de stand van zaken.

Nog een fijn punt van Trello: je kunt reageren op elke actie, met een vraag of opmerking. Zo blijft alle informatie overzichtelijk bij elkaar. Trello downloaden is gratis en kan hier.

2. Evernote

Evernote is de digitale versie van een notitieboek. Je schrijft er alles in dat je wilt onthouden of nog wilt doen. Er zijn talloze mogelijkheden; ik vind met name het indelen in sub-notitieboeken en het geven van labels aan informatie (zoals ‘Cursus Presenteren juli’) nuttig. Meer over Evernote lees je hier op mijn blog; wie echt papierloos wil gaan, kan er ook veel mee doen. Dat legt mijn collega Gerald Essers hier uit. Downloaden kan hier.

3. Pocket

In de meeste functies komt ontzettend veel nuttige informatie voorbij, ook online, waarvan je denkt: dat wil ik nog even lezen – of kijken. Helaas komt het niet altijd uit, of misschien ben je iemand die op YouTube – na dat ene nuttige filmpje – uiteindelijk naar filmpjes van baby’s en katten zit te kijken… Hoe dan ook, met Pocket zorg je dat een online artikel of filmpje ‘in the pocket’ komt, in je zak wordt gestopt.

Je kunt Pocket dan openen op het moment dat het jou goed uitkomt en alsnog gaan lezen of kijken – ook als je offline bent. In die zin is het dus anders dan een gewone ‘bookmark’: het is je online lees- en kijkmand. Download Pocket hier.

4. Symbaloo

Met Symbaloo, dat je hier kunt downloaden, maak je je eigen startpagina. Je kunt met de blokjes die je op de gewenste plek sleept, snel komen op veel gebruikte sites. Er zijn veel blokjes al bedacht en in voorraad, maar je kunt ook eigen blokjes aanmaken. Open je liever een vaste reeks tabbladen (in Google Chrome), zoals ik? Hoe dat werkt, wordt hier uitgelegd.

5. Toggl

Deze topper is vooral bedoeld voor mensen die het belangrijk vinden om te weten waar hun tijd naar toe gaat, maar die het zo laagdrempelig mogelijk willen bijhouden. Toggl heeft een uitstekende gratis dienst (die je ook kunt uitbreiden voor meer mogelijkheden, maar ik werk al jaren met de gratis versie), die werkt als een stopwatch: typ wat je doet (‘Project ABC’), klik op start en ga aan de slag. Ben je klaar, dan klik je op stop en staat er in je Toggl-lijst bijvoorbeeld 01:09:34.

In de nacht van zondag op maandag stuurt Toggl je per mail een overzicht van de gemaakte uren. Zo weet je feilloos – en kun je dat aantonen indien nodig – dat al die kleine acties voor dat ene project in totaal toch echt 6 uur, 23 minuten en 45 seconden hebben gekost. Heel nuttig bij factureren, of bij een leidinggevende die meer inzicht wil hebben. Download het hier.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Een deel van de oplossing zit hem al in de definitie:

aan·hol·len (holde aan, is aangehold)

1 hollend naderen: achter de feiten aanhollen, beslissingen te laat nemen

Beslissingen te laat nemen is zeker een factor. De hele dag door maak je keuzes – van wat je ontbijt wordt, welke route je rijdt tot waar je eerst mee begint op je werk. Een moment dient zich aan, en dan is het zaak om te weten wat je wilt doen,  hoe je dat aanpakt of wat je ergens van vindt.

Wie achter de feiten aanholt, kijkt ook onvoldoende vooruit. Wat komt er op je bordje? Hoe ziet je week eruit? Wie wacht er op jouw acties en hoe snel moet je daar achteraan?

Deze situaties zijn kenmerkend:

• Je manager steekt zijn hoofd om de hoek en herinnert je aan iets dat jij zou doen. Hij heeft de informatie nodig voor zijn overleg morgen. Heb je het al klaar? Nee, je hebt er nog niet eens naar gekeken (maar dat zeg je niet). Je baalt inwendig, want volgende week heb je je functioneringsgesprek en dit maakt geen goede indruk.
• Je hebt drie offertes liggen van leveranciers. Ze liggen er al twee weken en je hebt al een aantal mails ontvangen met de vraag of de offerte duidelijk was en of je al weet voor wie je wilt kiezen. Plop – een e-mail van de receptie met een terugbelverzoek voor leverancier #2. Je bent weer helemaal uit je concentratie en verliest kostbare tijd aan het je te pletter ergeren aan je eigen chaos.
• Je zit in het afdelingsoverleg en bekijkt de agenda. Tot je schrik zie je bij punt 4 een onderwerp opkomen waarover je nog had willen overleggen met een collega van een ander team. Nu kun je geen (of beperkte) input leveren. Je vraagt of het onderwerp kan worden doorgeschoven naar de volgende vergadering, maar dat kan niet. Je zucht en neemt je voor de volgende keer de agenda vooraf te lezen – maar weet nu al dat je dat waarschijnlijk gaat vergeten.

Wat kun je hier aan doen, om te voorkomen dat dit patroon zich herhaalt?

1. Maak een pas op de plaats en zet de klok stil.

De tijd loopt natuurlijk door, maar in deze situatie aan de rem trekken is echt nodig. Zet je telefoon op stil, klik je mailbox weg en pak je agenda en takenlijst erbij. Investeer een half uur in het actualiseren van je planning en je takenlijst.

Hoe ziet de komende periode eruit en wat staat er allemaal aan te komen? Is je takenlijst nog actueel of moet die worden uitgebreid?

Dit is een goede gewoonte om ofwel aan het begin van je werkweek/werkdag te doen, of aan het einde. Wat je kiest hangt af van je situatie en voorkeuren, maar geef het een plaats: plan het plannen in! In dit blogstuk lees je meer over je dag goed beginnen.

2. Maak de volgende stappen concreet.

Veel takenlijsten zijn niet concreet en zullen je niet in de actiestand zetten. Ik zie er zat met alleen maar  notities erop, of namen van projecten. “Nou, daar moet ik gewoon iets aan gaan doen”, antwoordt mijn klant in zo’n geval vaak. Ja, maar wát moet je doen?

‘Project ABC’ is geen taak. ‘Mark vragen of projectplan van Project ABC akkoord is’ wel. (Meer over takenlijsten vind je in dit blogstuk.)

3. Onderschat je afhankelijkheid niet.

Met uitzondering van een vuurtorenwachter zijn er maar weinig mensen die echt solo werken, ‘op een eilandje’. Als je input, informatie of goedkeuring van een ander nodig hebt, zorg dan dat je die op tijd gaat halen.

Ga niet tien minuten voor een vergadering langs die ene collega, want misschien zit ze wel in overleg. Of is ze ziek. Of bezig met iets anders. Of blijkt ze een dag nodig te hebben om de informatie boven tafel te halen die jij zoekt.

4. Geef je werk een plek in de tijd.

Als ik een euro kreeg voor iedere keer dat ik dit aan klanten adviseerde, hoefde ik nooit meer te werken.

Doe dit voor taken (donderdag 11.30 uur: stukken afdelingsoverleg lezen), maar ook voor dingen waarop je zit te wachten (vrijdag 9.00 uur: Mark al gereageerd op voorstel?). Doe je dat niet, dan ontglippen dingen je. Dan liggen er stapels voor je, waarvan je niet precies weet wat tijdgebonden is, of je achterloopt, of iemand ánders achterloopt…

Markeer je die dingen in je agenda, dan maak je het concreet en behapbaar. En kun je er mee schuiven als de actualiteit er om vraagt, maar weet je wél dondersgoed dat het nog moet gebeuren.

Doe dat ook voor dingen waarvan je misschien denkt ‘duh! Dat onthoud ik toch wel?’. Soms moet je dingen concreet benoemen in je agenda om te zorgen dat de gewoonte – zoals vergaderstukken op tijd lezen – beter inslijt.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Maak je hoofd leeg.

Het creatieve proces speelt zich grotendeels af – althans, in het begin – in iemands brein. Verbanden worden gelegd, dingen gaan bubbelen, bewegen, ploppen op… Maar uiteindelijk moet ook een creatief idee eruit komen, of het blijft een éénpersoonsfeestje. Kies wat voor jou de beste manier is om dat idee om te zetten in iets dat te delen is: vertellen aan een ander, tekenen, in een mindmap vatten, beeld erbij zoeken, steekwoorden neerzetten.

Het voorkomt ook onnodige herhaling: een mens heeft zo’n 80.000 gedachtes per dag, waarvan er maar 5.000 nieuw en origineel zijn. De overige 75.000 zijn gisteren ook al voorbij gekomen.

Begrens jezelf.

Kijk kritisch naar de hoeveelheid tijd die in deze fase bezig bent. Creativiteit is niet te plannen van 9 tot 11, maar je kunt wel grenzen trekken aan het percentage van je werkweek dat je besteedt aan ‘vrije associatie en creatie’. Heb je de vrijheid om dat 80% van je tijd te doen? Geweldig, ga zo door. Maar als je weet dat accountmanagement, klantcontact, intern overleg of een zekere vorm van administratie ook nog moet gebeuren, is het niet slim om daarmee te wachten tot vrijdagmiddag 1 uur.

Los van tijd is er ook nog een grens te trekken in spullen en documenten. Ik las laatst een prachtige uitspraak: ‘Creatieve mensen hebben geen rommel, creatieve mensen hebben overal ideeën liggen.’ Daar zit absoluut waarheid in! De hoeveelheid ideeën kan wel een probleem worden – gewoon omdat je verzuipt in de kladjes, schetsen, post-its, losse flodders… Verzamel die dingen op één plek (een map, een doos, een harde schijf) of een aantal plekken, zodat je kunt overzien hoeveel onaffe projectjes je hebt liggen. Een fysieke bewaarplek heeft vanzelf een grens: doos vol? Tijd om naar de volgende stap te gaan: diagnose stellen.

Stel een diagnose.

Heb je dingen liggen, in beeld of tekst, dan is je volgende stap: stel een diagnose over wat er allemaal is. Net als de arts op de EHBO: wat heeft voorrang? Wat is levensvatbaar, wat hoort bij elkaar? Sommige ideeën zijn op zichzelf niks, maar in combinatie met iets anders kan het een enorme klik maken. Vraag jezelf af: ga ik hier serieus ooit nog iets mee doen?

Je kunt ook een stapeltje maken met dingen die op zich prima zijn, alleen nu niet inzetbaar. Dat wordt je stapeltje ‘ooit/misschien’.

Geef je werk een plek in de tijd.

Los van een geniaal brein dat maar blijft produceren (geweldig, wie wil dat niet?) kan iemand met een voortdurende productie aan concepten en ideeën ook vluchten in deze werkstijl: zo druk zijn met steeds maar nieuwe dingen bedenken dat je je kunt onttrekken aan de verantwoordelijkheid om een idee om te zetten in iets concreets. Soms gebeurt dat zonder dat je je er van bewust bent.

Of het is een bepaalde angst voor kritiek: zolang het in deze fase blijft, hoeft niemand er een plasje over te doen. En blijft het geweldig.

Kijk dus naar de kalender, hoe zeer je daar ook van mag gruwen, en kom tot een moment: wanneer ga je met dit idee aan de slag? Word concreet: ga het idee bespreken, inbrengen, toetsen – de wereld in sturen.

Theorie omzetten naar je dagelijkse praktijk is niet altijd even makkelijk. Wil je hier meer over weten of ondersteuning in krijgen, kijk dan eens op mijn website.

Zonder totaal ‘anal’ te worden met planningen en to-lijsten, zijn er dus toch wel wat dingen om over na te denken als creatieveling.
Doe je er niets aan, dan blijft de wereld verstoken van jouw inbreng.

Doodzonde, toch?

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Heerlijk als je meer ideeën hebt dan beschikbare tijd. Keus te over, toch? Helaas werkt dat niet zo: van te veel ideeën kun je ook verlammen – je komt er in elk geval niet per se door in de actiestand, want ‘je doet maar wat’: de dingen die je het leukste vindt, of de dingen die het makkelijkst af te vinken zijn. Helaas zijn dat niet altijd de dingen die jou in je werk het verst vooruit helpen.

Vijf tips voor wie realisme in de planning wil integreren:

1. Doe de braindump.

Maak een lijst van al die ambities, taken, verantwoordelijkheden en ideeën. Rijp en groen door elkaar; van brainwave tot concrete actie. Dump ze allemaal uit je hoofd en op papier, of in een mindmap.

2. Zoek de échte moetjes en kijk of ze van jou zijn.

Hartstikke leuk, keuzevrijheid, maar onder sommige dingen kun je niet uit – die moeten gebeuren. BTW-aangifte doen als je ondernemer bent, bijvoorbeeld. Je belofte aan je klant of collega nakomen. Kijk wel of ze écht door jou moeten worden gedaan: wat kost het (in tijd/geld/moeite), en wat levert het op (in tijd/geld/resultaat)? Kun je het – deels – uitbesteden?

3. Leer van je fouten.

Wees eerlijk tegen jezelf over de tijd die dingen kosten. Als je weet dat jij dat notoir te laag inschat, vermenigvuldig de tijd voor elke taak dan met 1.5: zo bouw je marge in.

4. Zoek een partner-in-crime.

Een collega of andere professional kan je helpen om je te houden aan een bepaalde actie. Dat is niet alleen goed tegen uitstelgedrag, maar ook om realistisch te blijven denken. Want heb jij echt morgen vóór de lunch dat plan helemaal af? Of is het logischer dat je dan de ruwe inhoud hebt, die je met je opdrachtgever kunt bespreken ter aanscherping?

5. Geef de zwaarste keien voorrang.

Wat de grote keien in je werk zijn, lees je in dit blogstuk. Zorg dat die in elk geval een plek in je planning krijgen! Zo niet deze week, dan volgende week. Of die daarna. Niet later!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Wat gebeurt er in je brein?

Ons brein is gemaakt om één taak tegelijk te verwerken, niet om echt te multitasken. Wat we multitasken noemen, is in werkelijkheid snel schakelen tussen taken; het zogeheten task switching. Dit schakelen vraagt tijd en energie, want je hersenen moeten elke keer opnieuw de instructies voor een taak activeren en die voor de vorige taak deactiveren. Dit leidt niet alleen tot tijdverlies, maar verhoogt ook de kans op fouten en stress doordat het werkgeheugen overbelast raakt.

Multitasken veroorzaakt bovendien een hogere aanmaak van stresshormonen zoals cortisol. Op termijn zorgt dit voor langdurige vermoeidheid, slechtere stressbestendigheid en zelfs afname van cognitieve prestaties.​

1. Maak de juiste combinaties

Met je lichaam multitask je de hele dag door: je kunt immers ademhalen en lopen tegelijk. En zélfs ademhalen, lopen en praten. Een kwestie van routine: je denkt er niet meer over na, er is weinig hersencapaciteit voor nodig om te lopen en adem te halen. Wordt het gesprek complexer, dan ga je misschien wel stilstaan. Omdat je je wilt focussen. De les hier?

Je kunt een concentratietaak alleen maar combineren met een taak die zo eenvoudig of routinematig is, dat je er (bijna) niet meer over na hoeft te denken. Hoe complexer de concentratietaak, hoe minder ruimte voor een routinematige taak.

Dat betekent voor je werk dat e-mails schrijven en bellen tegelijk niet slim is: je reactietijd vertraagt, je maakt sneller fouten en moet na verloop van tijd misschien wel opnieuw beginnen. Maar je kunt wél bellen en ondertussen je omgevallen bakje paperclips weer vullen. Of je oud-papierbak legen. Of je papieren post openen (niet gaan lezen!).

2. Trek een duidelijke streep

Een dag heeft altijd 24 uur, op welk continent je ook woont. En een minimumhoeveelheid slaap zal vast niet onder de 6 uur zakken. Voor de overige uren moet je keuzes maken: wat wil ik doen? Wat ga ik laten? Wat kan ik combineren, en wat valt logisch gezien af?

Je kunt maar op één plaats tegelijk zijn, zowel met je concentratie als met je lijf.

Bepaal dus ook wat je de belangrijkste zaken in je werk en in je privéleven vindt. Er zijn grenzen aan wat je kunt verstouwen als mens, en die grens ligt voor iedereen ergens anders. Zoek jouw grens, en trek een duidelijke streep: dit doe ik, en dit niet.

3. Geef oppoppers een plekje

Ik noem het ‘oppoppers’: gedachten die in je hoofd schieten, schijnbaar uit het niets. Meestal voorafgegaan door ‘oja!’, daarna de inhoud en dan… ‘Dat moet ik niet vergeten’.

Die gedachten onderdrukken is niet per se nodig, daar hoef je geen energie in te stoppen. Zorg wel voor een plekje waar je die oppoppers kwijt kunt.

Als je aan je computer zit maar je gedachten afdwalen naar privéklussen (Reisverzekering afsluiten! Spullen voor de sportdag klaarleggen! Kapper bellen!), leg dan een vel papier naast je computer waarop je dat allemaal noteert.

Doe je dat liever met een digitale oplossing, dan is Braintoss een ideale app: die stuurt alles dat je erin typt of inspreekt, of ermee fotografeert, linea recta naar je mailbox.

Zo weet je zeker dat je het niet vergeet, en kun je na afloop van de taak waarmee je bezig was, bepalen welke van die klussen spoed heeft – of misschien wel gedelegeerd kan worden.

4. Werk in gefocuste sprints (Pomodoro techiek)

Met de Pomodoro-techniek werk je blokken van typisch 25 minuten puur gefocust aan één taak, afgewisseld met korte pauzes van 5 minuten. Je kunt hiervoor een eenvoudige timer gebruiken of een tool als Pomofocus.

Deze gestructureerde aanpak helpt om je aandacht vast te houden, want je weet dat je erna een beloning van even rust volgt. Tegelijk voorkom je mentale uitputting door bewust pauzes te nemen, wat je energie over de dag heen constant houdt.

Multitasken hoort altijd een beetje bij het leven, geloof ik. Mits met mate toegepast en op een slimme manier, hoeft het geen problemen op te leveren.

5. Gebruik ‘focus filters’ in je digitale omgeving

Diverse apps en browsers bieden functies om bepaalde websites tijdelijk te blokkeren of afleidende meldingen te onderdrukken. Kijk maar eens naar Focuzed; dat is een AI-gedreven planner die je taken afstemt op je energieniveau en stress. Het toont steeds één taak tegelijk en past je dagindeling aan je biologische ritme aan.

Wil je gaan voor de krachtigste oplossing, probeer dan eens Cold Turkey Blocker; een blokkeringstool die websites en apps tijdelijk volledig ontoegankelijk maakt.

Zulke digitale ‘filters’ helpt vooral bij taken die veel zelfdiscipline vereisen, zoals schrijven, analyseren of plannen. Zo bouw je een beschermde werkruimte met minder verleidingen tot multitasken.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Wie als werkstijl ‘de sprinkhaan’ heeft, springt van taak naar taak en van communicatiemiddel naar communicatiemiddel. Sprinkhanen wisselen vaak van taak als ze er even niet uitkomen, of na een korte onderbreking, zoals koffiepauze, een praatje met een collega, een telefoontje en wanneer ze zich opeens iets herinneren dat tussendoor ook nog even moet gebeuren. Even mailen, één telefoontje en onderweg naar de printer totaal vergeten dat je daar heen ging, want je komt collega X tegen.

Wat is het effect?
Door steeds opnieuw van activiteit te wisselen, heb je elke keer tijd nodig om opnieuw te starten. Hoe vaker je wisselt van activiteit, hoe meer opstarttijd je nodig hebt – ik noem dat ‘weglekminuten’. Niet alleen is het tijdrovend om te springen tussen mail, telefoon en overleg, maar ook moet je steeds weer opnieuw nadenken over wat je wilt gaan doen.

Hoe komt het?
Sprinkhanen zijn vaak impulsgericht, snel verveeld en zijn bang om iets te missen of te vergeten. Ze zijn actiegericht, snel in beweging te krijgen en houden niet van reflectie op hun werk. Het zogenaamde ‘KitKat-moment’ (“Waar zijn we nou helemaal mee bezig?”) zien ze als tijdverspilling.

Waarom werkt dit niet bij HNW?
Meer nog dan bij andere manieren van werken is het bij HNW belangrijk om focus te hebben op wat je gaat doen de komende minuten of uren. Welke taak ga je doen? Wat (en wie?) heb je daarvoor nodig? Omdat je wisselt van werkplek als je wisselt van taak, is het zaak om je werk te clusteren. Een uur werken aan een beleidsvoorstel betekent een plek zoeken in een omgeving waar je geconcentreerd kunt werken. Mail uit, telefoon op stil… alle afleiders even buiten beeld.

Hoe kun je als sprinkhaan je werk beter organiseren?

1. Werk in blokken en houd jezelf daar ook aan. Meestal zijn blokken van 25 minuten een goede maat, met daarna vijf minuten pauze en/of omschakeltijd. Om te voorkomen dat je je klok in de gaten houdt en daardoor onrustig wordt, kun je een simpele kookwekker zetten of het alarm in je telefoon of agenda.
2. Zoek patronen in je werk. Taken die bij elkaar horen, die samenhangen, die je samen kunt doen… Het is veel efficiënter om een uur je mails af te handelen, dan om één mail te openen, op basis daarvan iets te gaan doen en ondertussen nog te gaan bellen.
3. Dwing jezelf om de dag te starten met een vooruitblik. Maak een kort lijstje van wat er vandaag in elk geval moet gebeuren: dat zijn je prioriteiten. Match dit met de beschikbare tijd (en vergeet reistijd en voorbereidingstijd niet voor overleggen!).
4. Zoek een uitlaatklep voor alle impulsgedachten die in je opkomen. Sowieso is het verstandig om je acties op één plek te verzamelen – maximaal twee, als je een digitale takenlijst combineert met een papieren versie. Maar alle gedachten die beginnen met ‘Oh ja!’ kun je op een hele simpele manier kwijt: opschrijven. Pen en papier naast je pc of laptop. Oh ja – agendapunten doorgeven aan X. Oh ja – Y laten weten dat je het overleg wilt verzetten. Oh ja – Klant Z een overzicht van de facturen over 2011 sturen.

Zo krijgt je idee of gedachte wel een plek, maar voorkom je dat je meteen een andere kant uit schiet. Later kun je dan alle gedachten en acties ordenen op soort (wat hoort bij wat),  context (waar/met wie ga ik dat doen) en prioriteit (wanneer plan ik in dat dit gebeurt).

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Omschrijf niet wat je wilt bereiken, maar wat je moet gaan doen.

Een actie als ‘APK-keuring auto’ is vrij betekenisloos. Beter is ‘Nummer garage opzoeken’. De kans is groter dat je hiermee tot actie overgaat, want de actie is concreet en zegt wat er moet gebeuren.

Wees (ook op papier!) duidelijk en volledig in wat je noteert.
Je hebt achteraf niet zo veel aan cryptische omschrijvingen als ‘Peter – project, sneller af?’. Grote kans dat je je hersens breekt over wat deze omschrijving nu ook al weer betekende. Probeer zo duidelijk mogelijk te zijn, dat scheelt tijd en irritatie.

Maak mindmaps van ideeën die samenhang hebben.
Een mindmap is niets meer of minder dan een kaart van de informatie in je hoofd, waarin je de structuur ziet van alles dat met elkaar samenhangt. Je legt zo makkelijker nieuwe verbanden en kunt beter doorassociëren over een onderwerp. (Meer over mindmappen lees je binnenkort in een van mijn volgende blogstukken.) Mindmappen kan overigens ook digitaal!

Kies een vaste plek voor je ‘braindumps’ en houd daarbij rekening met anderen.
Is het belangrijk dat anderen ook toegang hebben tot je informatie? Zet het dan bij voorkeur in een digitaal systeem en niet – alleen – op papier. Bijvoorbeeld gegevens over een klantproject waar je samen met iemand anders aan werkt, of jouw input voor het jaarplan van je organisatie.
Aantekeningen overtypen kan nuttig zijn omdat je het eerder bedachte nog eens kritisch tegen het licht kunt houden. Mocht je daar niet op zitten te wachten, scan je aantekeningen dan en bewaar die bestanden op de meest logische plek. Zo blijft je werk bewaard en hebben anderen er ook toegang toe.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Vakantie is een uitgelezen moment om écht na te denken: je komt even los van je dagelijkse routines, de snelheid van je werk, en de vaste patronen die je normaal nauwelijks in twijfel trekt. Je blik wordt letterlijk en figuurlijk breder.

Maar hoe zorg je ervoor dat die waardevolle afstand niet alleen leidt tot oppervlakkige dagdromen, maar ook tot verdieping? Hoe haal je méér uit die rustige periode? Hoogte én diepte nemen is de sleutel: afstand nemen én de moed om eerlijk te kijken naar wat nu echt belangrijk voor je is.

Stap 1: Bewuste voorbereiding – kies je verdiepend thema

Voor je vertrekt, neem je de tijd om stil te staan bij een inhoudelijk onderwerp waar jij je in wilt verdiepen. Het kan groot of klein zijn: een thema rondom werk, persoonlijke effectiviteit, een nieuwe ontwikkeling op je vakgebied of zelfs een persoonlijke vraag die al een tijd in je achterhoofd speelt. Verzamel materiaal: een boek dat je al tijden wilt lezen, artikelen, losse notities, print dat ene inspirerende blog uit.

Gun jezelf elke vakantiedag een half uur om hiermee bezig te zijn. Ontspan: het is geen prestatie, en een dag overslaan mag altijd — het is immers vakantie. Maar juist die dagelijkse, korte aandacht zorgt ervoor dat nieuwe inzichten de kans krijgen om te rijpen. Schrijf je belangrijkste vragen op één plek, onderstreep inzichten, markeer stukken die je raken. Zo leg je vanzelf verbanden, krijgt je onderwerp diepgang en verzamel je een rijke oogst aan ideeën die je meeneemt naar huis.

Stap 2: Je hoofd leegmaken – ruimte creëren voor nieuwe ideeën

De eerste dagen op vakantie merk je vaak hoe vol je hoofd eigenlijk zit. Allerlei losse gedachten, incomplete lijstjes, ideeën en zorgen borrelen op. Geef jezelf toestemming alles ‘uit te storten’ in een notitieboek, op je telefoon of zelfs op losse blaadjes. Wees daarin zo concreet mogelijk: schrijf niet alleen ‘presentatie afmaken’, maar ook waar het over gaat, wat het echte knelpunt is, of wie je daarvoor nodig hebt.

Juist door deze ‘mentale opruimactie’ directe ruimte te geven, voorkom je dat gedachten blijven rondzingen. Na een paar dagen merk je vaak dat er niet méér gedachten bijkomen — maar dat wat er wél opkomt, dieper raakt of belangrijker blijkt te zijn. Laat die ingevingen toe: soms komen de beste ideeën juist wanneer je je handen vrij hebt of achteloos ergens aan denkt, op het strand, tijdens een wandeling, of in een onverwacht gesprek.

Stap 3: Terugkijken en evalueren – eerlijk zijn over je jaar

Gebruik de vakantie om het afgelopen (werk)jaar te overzien. Vaak ben je, zonder dat je het doorhebt, alweer over de helft van het jaar heen. Stel jezelf de vragen die je normaal zou ontwijken:

• Heb ik gewerkt aan wat ik echt belangrijk vind?
• Ben ik trots op projecten of doelen die ik heb gerealiseerd?
• Waar heb ik stiekem energie aan verspild, of belangrijke signalen genegeerd?

Maak voor jezelf twee lijstjes:

• Vijf dingen die je positief vindt aan je werk of leven op dit moment.
• Vijf dingen die je graag anders zou zien of meer aandacht wilt geven.

Schrijf het op! Onderzoek meteen waarom elk punt voor je telt. Wat maakt dat deze vijf punten boven komen drijven? Zijn het gewoontes, keuzes, taken of relaties?

Stap 4: Reflectie omzetten in actie – wát ga je veranderen?

Dit is het moment om dieper te gaan. Pak de lijst met dingen die je wilt veranderen en denk bij elk punt een stap verder. Wil je minder tijd besteden aan vergaderingen? Vraag je dan af:

• Aan welke overleggen moet je eigenlijk wél deelnemen?
• Kun je samen met collega’s afspraken maken over korter en gerichter vergaderen?
• Op welke manier kun je daarin zelf initiatief nemen, en wie heb je daarvoor nodig?

Maak voor ieder aandachtspunt concrete acties, inclusief namen erbij. Zeg niet alleen ‘minder mailen’, maar schrijf: ‘Met X afspreken om voortaan één keer per week updates te delen.’ Zo wordt je reflectie praktisch en vergroot je de kans dat je goede voornemens na de vakantie niet weer verwateren in de drukte van de dag.

Ruimte voor onverwachte ingevingen

Vakantie biedt de perfecte omstandigheden voor onverwachte inzichten. Juist als je loskomt van structuur — tijdens het wandelen, koken, fietsen, of zelfs bij een onverwachte ontmoeting — kunnen nieuwe perspectieven ontstaan. Geef deze gedachten de ruimte. Sta toe dat je ideeën veranderen of dat prioriteiten verschuiven. Misschien blijkt ineens dat die grote actie minder belangrijk is, en dat kleine veranderingen veel meer impact (en plezier) opleveren.

Blijf niet hangen in abstracte voornemens, maar breng je inzichten tot leven door ze te verbinden aan concrete personen, momenten of situaties. Bedenk alvast hoe je straks na je vakantie het gesprek aangaat met je collega’s of leidinggevende over wat je wilt veranderen.

Werk samen aan duurzame verandering

Overweeg samen met je team of collega’s stil te staan bij de manier waarop jullie het werk georganiseerd hebben. Een workshop of training rondom slimmer, leuker en effectiever werken kan daarbij een grote boost geven: het zorgt niet alleen voor nieuwe perspectieven, maar ook voor verbinding en plezier tijdens het proces van veranderen. Wil je juist individuele aandacht, overweeg dan coaching — om diepgang te zoeken op jouw manier en in jouw tempo.

Of je nu samen aan de slag gaat of juist individueel, gun jezelf tijdens en na je vakantie de rust en ruimte om te blijven reflecteren. Nieuwe inzichten zijn pas waardevol als je ze aandachtig onderhoudt — ook als je weer in het volle werkritme stapt.

Tot slot: Geef jezelf ruimte én richting

Vakantie is voorbij voor je het weet. Juist daarom: gebruik deze tijd bewust voor hoogte én diepte. Kijk van een afstand, duik in wat belangrijk is, en neem jezelf serieus genoeg om het daarna in praktijk te brengen. Je zult merken dat op vakantie op de gekste momenten dingen opborrelen. Als je met je voeten in de branding loopt. Tijdens het opblazen van een luchtbed. Bij het fietsen over een rotsig paadje…

De beste ideeën ontstaan waar rust en reflectie elkaar ontmoeten. Fijne, inspirerende vakantie gewenst!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—