Dit artikel gaat niet over hoe je dat oplost. Want dat kun je waarschijnlijk niet in je eentje oplossen. Wat je wél kunt doen, is voorkomen dat jij er zelf aan onderdoor gaat.

Het moet uit de lengte of de breedte komen

Er is een simpele waarheid die iedereen in jouw situatie op een gegeven moment onder ogen moet zien: als er te weinig mensen zijn voor het werk, dan moet het ergens anders vandaan komen. Uit de lengte – je werkt langer, harder, sneller – of uit de breedte: je doet minder, gooit dingen overboord, past verwachtingen aan.

De meeste mensen kiezen, bewust of onbewust, voor de lengte. Extra uren hier, een snelle lunch daar, een avond doorwerken als het echt niet anders kan. Dat voelt als de meest loyale keuze. En ook als de meest veilige: niemand kan je verwijten dat je het niet geprobeerd hebt.

Maar de lengte heeft een grens. Je energie is eindig. Je concentratie ook. Op een gegeven moment werkt langer gewoon niet meer: de kwaliteit zakt, de fouten nemen toe, en jij ook. Dan is de schade groter dan de winst. Pas op dat je niet stiekem bezig bent met zelfsabotage.

De breedte is oncomfortabeler, maar duurzamer. Dat betekent keuzes maken over wat er wél en wat er níet gebeurt. En die keuzes communiceren naar anderen, ook als dat betekent dat je iemand teleurstelt.

Jij staat in het centrum van je eigen cirkels

Stephen Covey beschreef ooit het concept van de cirkel van invloed. In het midden staat wat jij zelf kunt beïnvloeden. Daaromheen ligt een grote cirkel van zorgen: alles wat je bezighoudt maar waar je geen directe greep op hebt.

Bij een krappe bezetting is de verleiding groot om je energie te steken in die buitenste cirkel. De organisatie die maar niet inziet hoe druk het is. Het management dat niet luistert. De vacatures die al maanden open staan. Begrijpelijk, maar het kost je energie zonder dat er iets verandert.

Jouw cirkel van invloed is kleiner dan je misschien wilt. Maar hij bestaat. En daar valt wat te doen. Technisch gezien is er namelijk een nóg kleinere cirkel: die van je verantwoordelijkheid. Want dat je ergens iets mee kunt, wil nog niet zeggen dat het slim is om het jouw verantwoordelijkheid te maken.

Zet je eigen zuurstofmasker eerst op

In het vliegtuig word je altijd gevraagd je eigen masker eerst op te doen, voordat je een ander helpt. Niet omdat jij belangrijker bent, maar omdat je anders allebei ten onder gaat.

Dat geldt ook hier. Als jij omvalt, helpt er niemand meer iemand.

Klinkt logisch, maar in de praktijk zijn kenniswerkers bijzonder slecht in dit principe. Pauzes worden overgeslagen omdat er toch geen tijd voor is. Slaap wordt ingekort om ’s avonds nog even bij te werken, en beweging verdwijnt omdat de dag al vol genoeg is.

Doe dat niet; bezuinig nooit op je herstelmoment! Een pauze is geen luxe, het is onderhoud. En houd lucht in je agenda: niet elk uur vol plannen, want het onverwachte komt altijd. Als je schema geen marge heeft, is er ook geen ruimte voor wat er echt misgaat. Houd grip op je inwendige thermometer.

Stel de kritische vragen

Niet alles op je takenlijst verdient evenveel aandacht. Een goede manier om dat te doorbreken, is jezelf bij elke taak kritische vragen te stellen:

Moét ik dit doen? Of laat ik me pushen, doe ik het niet vanuit eigen wil?

Moet ík dit doen? Of kan iemand anders dit ook, misschien zelfs beter?

Moet ik dit nú doen? Of is dit een gevoel van urgentie dat ik zelf creëer?

Moet ik díit doen? Of is er een snellere, lichtere variant die ook goed genoeg is?

Moet ik dit dóen? Of is er een alternatief: automatiseren, delegeren, laten vallen?

Moet ik dit überhaupt doen? Soms is het antwoord nee.

Die laatste vraag is de moeilijkste, maar ook de meest bevrijdende.

Verwachtingsmanagement is soms een slechte boodschap brengen

Hier zit voor veel mensen een blinde vlek. Ze willen geen nee zeggen, omdat ze anderen niet teleur willen stellen. Ze hopen dat het allemaal toch nog lukt. Ze gaan ervan uit dat de ander het wel begrijpt als het te laat is.

Maar verwachtingsmanagement is geen negatieve vaardigheid. Het is een professionele. Als jij weet dat iets niet gaat lukken – door gebrek aan tijd, mensen of middelen – dan is het jouw verantwoordelijkheid om dat tijdig te melden. Niet om excuses te maken, maar om de ander de kans te geven een beslissing te nemen.

Soms betekent dat nee zeggen. Dat kan op drie manieren:

• Nee met een alternatief: “Ik kan dit niet voor je doen, maar ik kan je wel uitleggen hoe je het zelf aanpakt.”
• Nee vanuit jezelf: “Ik moet eerst mijn lopende werk afronden voordat ik hier iets mee kan.”
• Nee, kort en duidelijk: “Ik snap dat je dit vraagt, maar ik kan je hiermee nu niet helpen.”

Geen van deze drie is onprofessioneel. Alle drie zijn eerlijker dan een ja die je niet kunt waarmaken.

Bepaal de grenzen van wat jij levert

Als het structureel te druk is, heb je op een gegeven moment een keuze: blijven roeien tot je armen eraf vallen, of bepalen wat je wél en niet meer doet – en dat helder communiceren.

Maak voor jezelf een soort menukaart. Wat staat erop, wat staat er niet op? Welke taken doe jij, welke doe jij niet (meer)? Wat is de kwaliteit die je levert als het druk is, en wanneer zeg je dat iets niet op die manier kan?

Dat voelt misschien als grenzen trekken ten nadele van de organisatie. Maar het tegenovergestelde is waar: als jij alles blijft doen tot het misgaat, heeft niemand er iets aan. Transparantie over wat realistisch is, geeft de organisatie de informatie die ze nodig heeft om goede beslissingen te nemen.

Lees ook dit blog over de witte, grijze en zwarte lijst om die grenzen concreet te gaan trekken.

Tot slot

Werken met een krappe bezetting is zwaar. Het is ook een probleem dat jij waarschijnlijk niet in je eentje kunt oplossen, maar je kunt wel bepalen hoe je er zelf mee omgaat.

Zorg voor jezelf: houd lucht in je schema, neem pauzes, herstel. Maak bewuste keuzes over wat je doet en in welke volgorde. Communiceer vroeg en helder over wat wel en niet haalbaar is. En zeg nee als nee het eerlijkste antwoord is.

Jouw takenlijst wordt nooit leeg. “Klaar” bestaat niet voor vandaag, laat staan voor altijd. Wat je wél kunt bereiken: dat je morgen weer kunt staan.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Foto: Ronty Raj Zen

Voor professionals die voor meerdere klanten of projecten werken, is het een bekend fenomeen: elke klant voelt zich urgent en prioriteit nummer één. Zonder verwachtingsmanagement willen ze allemaal dat hun verzoeken “per direct” of “zo snel mogelijk” worden opgepakt.

Het gevolg? Je wordt continu afgeleid, je werk draait op ad-hoc en je focus raakt versnipperd. Je gaat als een sprinkhaan te werk, van klant naar klant en taak naar taak.

Maar is alles wat zich aandient echt zo urgent als het lijkt? En hoe ga je daar nu zakelijk en professioneel mee om?

Urgentie is subjectief en relatief

Wat de klant ervaart als urgent, hoeft dat voor jou niet te zijn. Een klant kan het gevoel hebben dat diens taak of probleem de hoogste prioriteit verdient omdat het voor zijn processen of deadlines cruciaal lijkt. Maar uit ervaring blijkt regelmatig dat urgenties vaak minder scherp afgebakend zijn dan ze uitstralen. Soms moeten taken inderdaad snel, maar vaker zit er een marge van dagen of weken in waarbinnen iets afgehandeld kan worden.

Het is belangrijk om dit verschil bewust te zijn. Urgentie is niet iets objectiefs, het is vaak een combinatie van perceptie, druk van hogerhand, en interne bedrijfsprocessen.

Jouw professionele oordeel en timemanagement

Wat urgent is, bepaal jij. Als professional met meerdere klanten ben jij verantwoordelijk voor hoe je je werk indeelt en wanneer je je laat onderbreken. Je kunt niet elk inkomend bericht of verzoek direct opvolgen zonder jezelf en je productiviteit tekort te doen. De vaardigheid om te beoordelen of iets nu echt onmiddellijk aandacht vereist, is een cruciale professionele vaardigheid. De Eisenhower matrix is dan een handig hulpmiddel.

Dit betekent ook dat je bewust kiest wanneer je je mailbox, chat of andere communicatiekanalen checkt. Niet elk bericht is een brandalarm. Door je eigen selectie aan criteria op te stellen – bijvoorbeeld: “Is dit zaak tijdkritisch? Heeft dit directe impact?” – voorkom je dat je steeds moet stoppen en starten.

Effectieve communicatie en verwachtingsmanagement

Een van de beste instrumenten om om te gaan met hoge urgentiedruk is heldere communicatie. Durf het gesprek aan te gaan met degene die druk zet en vraag goed door:

• Wat is de impact als deze taak een dag later wordt opgepakt?
• Welke gevolgen verwacht je als het niet meteen gedaan wordt?
• Is er ruimte om de urgentie te beoordelen in samenhang met andere lopende prioriteiten?

Door verwachtingen en realiteit samen te brengen, creëer je ruimte om je werk beter te plannen. Daarnaast help je klanten om te begrijpen wat haalbaar is en voorkom je dat zij onrealistische eisen stellen.

Reflectie: waarom ontstond de crisis?

Wanneer je merkt dat de druk van urgentie regelmatig escaleert, is het zinvol om na afloop terug te blikken en te analyseren wat ertoe heeft geleid. Is het een structureel patroon van slechte voorbereiding? Is er sprake van miscommunicatie binnen de klantorganisatie? Of ligt het aan onduidelijke afspraken over prioriteiten?

Door dit in kaart te brengen kun je stappen zetten om de kans op herhaling te verkleinen. Bijvoorbeeld door betere planning, afspraken over escalaties, of betere interne afstemming bij de klant.

Balanceren tussen opdrachten

Werk je voor meerdere klanten of projecten, dan vereist dat extra vaardigheid in prioriteren en verwachtingsmanagement. Klanten concurreren vaak onbewust om jouw tijd en aandacht. Juist daarom:

• Houd een helder overzicht van alle lopende projecten en bijbehorende deadlines.
• Informeer klanten regelmatig over de stand van zaken en prioriteiten.
• Maak afspraken over de volgorde waarin taken worden opgepakt.
• Bouw ruimte in voor ad-hoc verzoeken zonder dat dit ten koste gaat van jouw planning en focus.

Tot slot: jouw tijd is kostbaar

Jouw tijd is jouw belangrijkste kapitaal. Wanneer je structureel laat bepalen door urgente verzoeken van buitenaf, raak je de regie kwijt. Investeer daarom in verwachtingsmanagement, het aanleren van assertiviteit, duidelijke communicatie en realistisch plannen. Zo zorg je dat je niet geleefd wordt, maar dat je professioneel en effectief kunt werken – ook als iedereen vindt dat ze het middelpunt van het universum zijn.

Praktische oefeningen om urgentie en verwachtingen beter te managen

1. Prioriteitenlijst maken met tijdsblokken
   Schrijf dagelijks je taken op in volgorde van belangrijkheid en urgentie. Maak daarna tijdsblokken in je agenda waarin je je focust op de belangrijkste taak zonder onderbrekingen. Gebruik een timer (bijvoorbeeld 25 minuten focustijd gevolgd door 5 minuten pauze) en negeer tijdens die tijd e-mail en chatmeldingen.
   
   
2. Urgentie-check bij elk nieuw verzoek
   Voer bij elk binnenkomend verzoek de volgende vragen schriftelijk of in je hoofd af:

• Wat gebeurt er als dit pas morgen wordt gedaan?
• Is er een formele deadline of afspraak die dit vereist?
• Kan ik het combineren met lopende werkzaamheden?
  Door deze mini-check krijg je bewust meer grip op wat echt urgent is.

3. Communicatie template voor urgente verzoeken
   Ontwikkel een korte standaardtekst die je snel kunt sturen wanneer een klant/dringend verzoek te hoog aangeschreven wordt, bijvoorbeeld:
   “Bedankt voor je bericht. Ik begrijp dat dit belangrijk is. Kan je aangeven wat de impact is als dit iets later kan? Ik werk nu aan [andere taak], dat wordt afgerond op [datum], daarna kan ik dit prioriteren.”
   
   
4. Reflectiemoment plannen na crisis
   Plan na een drukke periode of na een urgente escalatie een moment om kort te evalueren:

• Welke factoren maakten het urgent?
• Waren er signalen die je eerder had kunnen oppakken?
• Wat kan ik de volgende keer anders doen om deze situatie te voorkomen?
  Schrijf dit op en bespreek het eventueel met collega’s om te leren van ervaringen.

5. Regelmatig klantoverleg voor prioriteiten
   In plaats van ad hoc reageren, organiseer je vaste korte overleggen (wekelijks of tweewekelijks) met je klanten om de planning en prioriteiten te bespreken. Zo kunnen verwachtingen bijgesteld worden en voorkom je verrassingen.

Met deze oefeningen ontwikkel je een meer bewuste en proactieve aanpak bij het managen van je tijd en klantverwachtingen. Zo voorkom je dat je geleefd wordt door urgente verzoeken en houd je meer controle over je werkdag.

Werk ze!
—
Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen?
Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Zeker bij mensen wiens kwaliteiten doorschieten in hun valkuilen — zoals betrokkenheid, verantwoordelijkheidsgevoel of perfectionisme — zie je dat ze teveel op hun bordje laden en teveel energie weggeven aan dingen die niet leiden tot echt resultaat.

De drie cirkels in de praktijk

1. Cirkel van Betrokkenheid

Hier bevindt zich alles wat jou raakt of waar je je druk over maakt. Zaken als wegwerkzaamheden, het gedrag van anderen of e-mails die laat binnenkomen. Je hebt vaak géén invloed, maar ze kosten toch energie.

2. Cirkel van Invloed

Dit is de laag waar jíj verschil maakt. Denk aan hoe je samenwerkt, communiceert, je tijd zelf plant, en keuzes maakt in de aanpak van je werk. Dit zijn de dingen waar je zelf invloed op hebt: jij kiest het tijdstip van vertrek naar een afspraak en jij bepaalt wanneer je e-mails verwerkt. Of een ander slecht plant valt buiten je cirkel van invloed, maar je communicatieve vaardigheden in het contact met die ander wel.

Hieronder zie je het verschil:

3. Cirkel van Verantwoordelijkheid

De kleinste, maar krachtigste cirkel. Hier draait alles om jouw keuzes, afspraken en eigen gedrag. Hoe je je dag indeelt, wat je toezegt, hoe je werkt — hierover heeft niemand anders iets te zeggen, alleen jijzelf.

Denk daar dus goed over na: ga ik dit mijn verantwoordelijkheid maken? Want het feit dat je iets kunt doen, is niet hetzelfde als dat je het ook wilt doen, of zou moeten doen.

Tijd = geld = regie over je cirkel

Je klok tikt elke dag met evenveel minuten voor iedereen. Stop je die in zorgen over het weer, werkdruk of gedrag van anderen, dan lever je je belangrijkste bezit – je tijd – in zonder rendement. Concentreer je je op je eigen invloed en verantwoordelijkheid, dan groeit je regie, energie én krijg je ook meer rust.

Gebruik de afbeelding als geheugensteun: vraag jezelf in stressvolle situaties af tot welke kant jouw irritatie of stress hoort. Kun je iets doen aan de situatie? Ja? Pak het op! Nee? Focus dan op je eigen reactie, vaardigheden en keuzes.

Slimmer werken in drie stappen

1. Herken waar je geen invloed op hebt, en laat dat los.
2. Investeer in je eigen invloed: oefen samenwerking en communicatie, bepaal bewust wanneer jij zaken oppakt.
3. Wees kraakhelder over je verantwoordelijkheden en geef die altijd voorrang. Daar krijg je direct resultaat – in tijd, voldoening en soms zelfs harde euro’s.

Wie elke ochtend en avond even stilstaat bij deze verdeling, ziet de impact snel terug: minder uitgeput, meer gedaan, en vooral meer rust in je hoofd. Je hoeft niet harder te werken om vooruit te komen – je hoeft alleen slimmer te kiezen wat je met je beperkte tijd en energie doet.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Illustraties: Jeska Stuip-Wiersma van Van Caetenburgh Grafische Vormgeving, © newbroom.nl

Een praktische en krachtige manier om grip te krijgen op je werk en energie is het werken met een witte, grijze en zwarte lijst. Dit concept helpt je om helder te krijgen welke taken je zeker moet doen, welke je beter kunt vermijden, en welke je alleen onder specifieke voorwaarden op je neemt. Hier verdiepen we dit concept, toegespitst op de context van kenniswerkers.

Wat is de Witte, Grijze en Zwarte Lijst?

De Witte Lijst: Jouw Kernverantwoordelijkheden

De witte lijst omvat alle taken en verantwoordelijkheden die onomstotelijk bij jouw functie en rol horen. Dit zijn de activiteiten waar je structureel eigenaar van bent en waarvoor je verantwoordelijk bent om ze tijdig en goed uit te voeren. Voorbeelden van witte lijst taken zijn:

• Kernprojecten en hoofdprocessen binnen jouw vakgebied.
• Rapportages en deliverables die je team of organisatie nodig heeft.
• Coördinatie van je eigen werk en waar nodig dat van je team.
• Relaties onderhouden met belangrijke stakeholders binnen je vakgebied.
• Taken die direct bijdragen aan jouw professionele doelstellingen en resultaten.

De witte lijst stelt je in staat om focus te houden op wat écht telt en voorkomt dat energie verloren gaat aan randzaken.

De Zwarte Lijst: Taken Die Je Moet Vermijden

De zwarte lijst bevat taken die niet tot jouw rol behoren en waar je structureel afstand van moet nemen. Dit zijn vaak taken die veel energie vragen, weinig bijdragen aan je doelen, of simpelweg niet jouw verantwoordelijkheid zijn. Typische zwarte lijst-taken zijn:

• Taken die primair de verantwoordelijkheid zijn van leidinggevenden, zoals personeelszaken, agenda- of mailboxbeheer.
• IT-support of facilitair werk dat beter door gespecialiseerde collega’s kan worden uitgevoerd.
• Deelname aan algemene overleggen of projecten zonder concrete toegevoegde waarde voor jouw rol.
• Het structureel overnemen van werk van collega’s uit schuldgevoel of collegialiteit.
• Administratieve of organisatieklussen die niet gerelateerd zijn aan jouw kerntaak.
• Taken waar je op structurele basis voor wordt benaderd, maar die niet passen binnen jouw expertisegebied of tijdsbesteding.

Door deze taken consequent te weigeren of terug te leggen, creëer je ruimte voor je witte lijst en voorkom je overbelasting.

De Grijze Lijst: Voorwaardelijke Taken

De grijze lijst bestaat uit taken die niet zwart-wit te categoriseren zijn. Deze neem je alleen op je onder specifieke omstandigheden, met duidelijke afspraken en bewust van je eigen grenzen. Daarbij gaat het om taken die je tijdelijk of incidenteel kunt doen, zonder dat ze structureel ten koste gaan van je kerntaken. Voorbeelden van grijze lijst situaties:

• Tijdelijke ondersteuning bij het afvangen van piekdrukte in het team.
• Het meewerken aan organisatiebrede initiatieven of projecten waar jouw expertise relevant is.
• Collega’s inhoudelijk begeleiden of helpen bij complexe casussen, mits het niet ontaardt in structurele overbelasting.
• Noodgedwongen taken waarnemen bij uitval of verlof, met duidelijke afspraken over duur en omvang.
• Hulpvragen van leidinggevenden die niet tot jouw formele takenpakket behoren, maar dringend zijn en incidenteel voorkomen.

Bij grijze lijst taken is het cruciaal om duidelijk te evalueren: Is dit echt nodig? Past het binnen mijn grenzen? Wat vraagt het van mijn tijd en energie? Bewust kiezen wat je wel en niet oppakt, voorkomt vervaging van je grenzen.

Waarom Werkt Dit Concept Zo Goed voor Kenniswerkers?

Kenniswerkers hebben vaak brede en dynamische rollen waarin ze veel schakelen tussen taken, projecten en collega’s. Bovendien is hun werk vaak minder eenduidig meetbaar dan bijvoorbeeld productiearbeid, waardoor grensoverschrijding makkelijk sluipt. Het model met witte, grijze en zwarte lijsten:

• Helpt je om je verantwoordelijkheden te structureren en te expliciteren.
• Maakt het eenvoudiger om ‘nee’ te zeggen tegen taken die niet bijdragen.
• Ondersteunt reflectie op je energiebalans en voorkomt onnodige belasting.
• Creëert bewustwording over taakdelegatie en samenwerking.
• Voorkomt de valkuil om uit overdreven collegialiteit of perfectie te veel hooi op je vork te nemen.
• Faciliteert open communicatie met leidinggevenden en collega’s over grenzen en verwachtingen.

Het is een combinatie van zelfreflectie, prioritering, en assertiviteit die kenniswerkers helpt met meer controle te werken.

Hoe Stel Je Jouw Eigen Witte, Grijze en Zwarte Lijst Op?

Stap 1: Inventariseer Je Taken

• Maak een volledige lijst van taken en verantwoordelijkheden die jij recentelijk hebt uitgevoerd of waarvan gevraagd is.
• Denk hierbij aan dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en projectmatige werkzaamheden.

Stap 2: Categoriseer

• Plaats taken in de witte, grijze of zwarte lijst. Begin met de overduidelijke taken, die absoluut wit of zwart zijn.
• Grijs kan best een flinke hoeveelheid worden; probeer ze kritisch te beoordelen. Als ze blijven op de grijze lijst, benoem dan onder welke voorwaarden je ze doet. Bijvoorbeeld alleen als iemand met vakantie is, alleen als ze rechtstreeks aan je gevraagd zijn, of alleen als je zeker weet dat er geen alternatief is.

Stap 3: Reflecteer en Optimaliseer

• Bespreek je lijsten met je leidinggevende of een coach.
• Maak heldere afspraken over wat structureel van jou wordt verwacht.
• Zoek mogelijkheden om zwakke punten in taakverdeling aan te pakken (zoals werk van de zwarte lijst delegeren).

Stap 4: Creëer Systemen en Routines

• Houd je lijsten actueel en gebruik ze als referentiepunt.
• Plan regelmatig momenten in om werkvoorraad en energiebalans te checken.
• Gebruik visuele tools (zoals taakplanningen) om grip te houden op je taken.

Praktische Tips voor Grenzen Stellen als Kenniswerker

• Wees consequent: Duidelijkheid creëer je door consistent je grenzen aan te geven. Elk zwart lijstje-werk dat je teruglegt versterkt die grens.
• Communiceer positief en duidelijk: Leg uit waarom je een taak niet oppakt en wat je wel kunt doen.
• Leer ‘nee’ zeggen: Een constructief ‘nee’ is beter dan half werk of stress.
• Delegeer waar mogelijk: Maak gebruik van teamleden of ondersteuners voor grijze en zwarte lijst taken.
• Focus op impact: Richt je energie op werk dat waarde toevoegt en dat je rol versterkt.
• Gebruik reflectiemomenten: Bespreek regelmatig met collega’s en leidinggevenden je werkdruk en taakverdeling.

Conclusie: Meer Grip, Minder Overbelasting

Door het systematisch werken met witte, grijze en zwarte lijsten vergroot je als kenniswerker je zelfsturing, voorkom je verspilde energie en houd je je werk effectiever en leuker. Het is een vrij eenvoudig concept met diepe impact, omdat het leidt tot betere focus, bewustwording van je grenzen en een gezonde balans tussen werk en energie.

Kies bewust wat je doet, bescherm je energie, communiceer helder en zorg dat je werkt aan wat er écht toe doet.

Begin vandaag nog met het maken van je persoonlijke lijsten. Het kan een klein moment van reflectie zijn met groot effect voor jouw werkgeluk en prestaties.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Dit fenomeen zie ik vaak in mijn werk met klanten. Neem Persoon A en Persoon B, beiden met sterke kwaliteiten die hen succesvol maken, maar die ook kunnen doorslaan in valkuilen.

Wat gebeurt er als je kwaliteit doorschiet?

Persoon A blinkt uit in dienstbaarheid en collegialiteit; beide een prachtige kwaliteit. Hij staat altijd klaar voor zijn collega’s en klanten, maar merkt dat hij daardoor zijn eigen belangen soms vergeet. Hij voelt zich uitgeput omdat hij zelden nee zegt en niet altijd duidelijk communiceert wat hij nodig heeft. Dit gedrag levert hem waardering op, maar maakt het ook moeilijk om grenzen te bewaken. Zijn overtuiging ‘Ik mag anderen niet teleurstellen’ hield dit patroon in stand, zelfs toen hij voelde dat het niet duurzaam was.

Persoon B is een enthousiaste teamspeler met een brede expertise en veel gedrevenheid. Ze staat bekend als een initiatiefrijk persoon, maar merkt dat haar nieuwsgierigheid en betrokkenheid soms doorschieten. Ze neemt te veel taken aan, voelt zich constant ‘mentaal aan’ staan, en raakt gefrustreerd wanneer processen niet soepel verlopen of anderen minder betrokken lijken. Ze heeft een uitgesproken mening over hoe integriteit en professionaliteit eruit horen te zien, maar haar overtuiging ‘Als ik wil dat iets goed wordt gedaan, moet ik het zelf doen’ speelde haar parten.

Zowel persoon A als B ervaarde hoge werkdruk en stress, en uitdagingen in de onderlinge samenwerking. Door hun patronen te herkennen, konden ze beginnen met het stellen van prioriteiten en grenzen. Ze behielden elke kwaliteit, maar leerden herkennen wanneer ze doorschoot.

Waarom stap je steeds van je kwaliteit in je valkuil?

We blijven vaak in valkuilen stappen door onze overtuigingen. Deze overtuigingen geven ons houvast en bieden een verklaring voor ons gedrag, maar kunnen ook beperkend werken. Bijvoorbeeld: de gedachte ‘Ik mag anderen niet teleurstellen’ kan ervoor zorgen dat je continu over je eigen grenzen gaat. Hoewel dit je waardering en een goede reputatie oplevert, betaal je er uiteindelijk een hoge prijs voor in de vorm van stress, uitputting, en frustratie.

Overtuigingen zijn vaak diepgeworteld en komen voort uit eerdere ervaringen of verwachtingen van jezelf en anderen. Ze vormen een lens waardoor je naar je werk kijkt en beslissingen neemt. Een overtuiging zoals ‘Als ik wil dat iets goed wordt gedaan, moet ik het zelf doen’ kan je helpen verantwoordelijkheid te nemen, maar ook leiden tot perfectionisme en een gebrek aan vertrouwen in anderen.

Daarnaast houden overtuigingen ons vaak gevangen in gedragspatronen omdat ze een gevoel van zekerheid bieden. Zelfs als dat gedrag niet meer effectief is, blijven we eraan vasthouden omdat het bekend en vertrouwd voelt. Pas wanneer je deze overtuigingen kritisch onderzoekt, kun je zien hoe ze je tegenwerken en wat je eraan kunt doen.

De grens vinden tussen kwaliteit en valkuil

Het mooie aan kwaliteiten is dat je ze kunt blijven inzetten zonder in de bijbehorende valkuilen te stappen. Hoe doe je dat?

1. Reflecteer op je overtuigingen

Vraag jezelf af welke overtuigingen jou aanzetten tot bepaald gedrag. Bijvoorbeeld: Wat maakt dat ik altijd ja zeg? of Waarom voel ik me verantwoordelijk voor alles?. Identificeer welke overtuigingen jou stimuleren en welke je juist belemmeren.

Het kan helpen om feedback aan anderen te vragen; zij zien vaak eerder wanneer je een valkuil nadert. Gebruik hun input in je reflectie en uiteindelijk om je gedrag bij te sturen.

2. Onderzoek je gedachten

Gebruik een gestructureerde aanpak om je overtuigingen kritisch te bekijken. (Daarbij is het concept van de vier vragen van Byron Katie heel nuttig. Meer daarover lees je in haar boek De Vier Vragen die je Leven Veranderen.)

Stel vragen als: Is wat ik denk rationeel en realistisch? Helpt deze gedachte mij vooruit? Denk je bijvoorbeeld: ‘Als ik nee zeg, ben ik geen goede collega‘, onderzoek dan hoe wáár deze gedachte eigenlijk is.

Met dit voorbeeld zie je hoe je gedachten kunt ‘afpellen’, tot je komt tot de overtuiging die eronder ligt.

Voorbeeld
Je hebt moeite met nee zeggen tegen een leidinggevende die jou een nieuw project wil laten trekken dat voor de afdeling belangrijk is, maar waarvoor je absoluut geen tijd hebt.
 
Stap 1. Gedachte – Ik mag geen nee zeggen tegen deze leidinggevende, als hij me vraagt om iets te doen voor de afdeling.

Wat maakt dat dit zo erg voor mij is dat ik er gespannen van wordt?

Stap 2. Antwoord – Als ik nee zeg tegen dit project, stel ik het belang van de afdeling en organisatie niet voorop en ben ik niet collegiaal.

Wat maakt dat het zo erg voor mij is als ik niet collegiaal ben?

Stap 3. Antwoord – Als ik niet collegiaal ben, is mijn leidinggevende ontevreden over mij.

Wat maakt dat dit zo erg is voor mij?

Stap 4. Antwoord – De goedkeuring van mijn leidinggevende hebben, is altijd belangrijker dan het opkomen voor mijn eigen belangen en het bewaken van mijn persoonlijke grenzen.

Dit is de overtuiging die je kunt gaan onderzoeken, uitdagen en omkeren.

3. Maak een positieve tegenhanger

Formuleer een nieuwe overtuiging die je helpt. Als je belemmerende overtuiging bijvoorbeeld is: ‘Als ik niet voortdurend productief ben, ben ik niet goed bezig in deze rol’, dan is zijn positieve tegenhanger: ‘Ook als ik uitrust of stilzit, ben ik goed bezig in deze rol’.

Gebruik deze nieuwe overtuiging als herinnering, bijvoorbeeld door hem op te schrijven of regelmatig te herhalen.

4. Herken je patronen

Maak een lijst van je kwaliteiten en de bijbehorende valkuilen. Wanneer merk je dat je doorschiet? Hoe voelt dat, en wat zijn risicomomenten?
Besluit op basis hiervan bewust wat je wel en niet accepteert in je werk.

Dit kan betekenen dat je nee leert zeggen, taken delegeert, of je betrokkenheid begrenst. Meer over dat nee zeggen lees je in een ander blogstuk, over dweilen met de kraan open.

Van bewustwording naar verandering

De grens tussen deze twee vinden is een proces. Probeer kleine veranderingen in je aanpak en kijk wat werkt.

De overgang van kwaliteit naar valkuil is geen falen, maar een uitnodiging om je gedrag bewuster in te zetten. Door kritisch te kijken naar je overtuigingen en patronen, kun je keuzes maken die je energie geven in plaats van kosten. Dit helpt niet alleen jezelf, maar ook je omgeving.

Herken je deze uitdagingen en wil je hiermee aan de slag? Neem dan contact met me op om te ontdekken hoe je jouw kwaliteiten optimaal kunt inzetten zonder in valkuilen te stappen.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Een laagje dieper gaan we in de (nieuwe) training Kwaliteiten en Drijfveren. Daarmee krijg je inzicht in de unieke eigenschappen die jouw werkstijl, samenwerking en werkplezier beïnvloeden. Je leert jouw kernkwaliteiten herkennen, begrijpen hoe deze van invloed zijn op je collega’s en hoe je ze kunt versterken voor betere samenwerking. Tegelijkertijd ontdek je hoe jouw drijfveren bijdragen aan je motivatie en de keuzes die je maakt in je werk. Voor meer informatie hierover neem je contact op via mijn contactformulier.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Dit blogstuk bevat een affiliate link. Lees hier meer over in mijn disclaimer.

Sommige aspecten van je dag zitten in een vast ritme dat voor jou goed werkt: douchen, aankleden, ontbijten, naar je werk (of áán het werk als je geen vaste werklocatie hebt)… Gek genoeg laten mensen zich ná dat moment vaak leiden door wat hen overkomt. Een belangrijke factor daarin zijn andermans apen. Ga ze te lijf!

Of je dit veel tegenkomt, hangt sterk af van je takenpakket. De reserveringsmedewerker bij een theater zal echt iets moeten doen met die mailtjes waarin mensen kaarten aanvragen; die apen zijn de kern van zijn werk. Negeert hij ze, dan doet hij zijn werk niet goed. En blijven de zalen leeg.

Maar je collega die in paniek aan je bureau staat omdat ze over twee dagen een rapport moet aanleveren waarin jouw informatie ook moet worden meegenomen, heeft haar eigen probleem deels zelf gecreëerd. (Misschien heeft ze last van uitstelgedrag? Dat is een heel ander verhaal… Voer voor een nieuw blogstuk.)

Ze wil de aap van haar schouder af, en op jouw schouder hebben. Wat te doen?

1. Bekijk hoe urgent haar aap écht is, en hoe belangrijk. 

Staat haar baan serieus op de tocht als ze het niet op tijd van je krijgt? Of is haar rapport hoogstens ‘minder compleet’ en kan ze de informatie later aanleveren?
Dat maakt wel verschil voor je reactie.

2. Denk terug aan hoe vaak ze in het verleden met een of meer apen kwam aanzetten en spreek haar daarop aan. 

Een oud-collega van mij had een poster naast haar bureau met daarop de tekst ‘Gebrek aan planning van jouw kant, hoeft nog geen spoed te betekenen van mijn kant’. Dat is dan wel weer het summum van klant-/collega-onvriendelijkheid… maar ergens klopt het wel.

3. Beoordeel of ze de aap (deels) zelf kan doen. 

Kun je haar verwijzen naar de informatie, die ze dan zelf nog moet bewerken of samenstellen? Daar heb je misschien in de toekomst nog meer aan! Je kunt mensen beter leren vissen, dan steeds een vis voor ze vangen.

4. Als je besluit jouw prioriteiten om te gooien: maak afspraken over de aap van nu én die van de toekomst.

Geef aan wanneer je de informatie voor haar beschikbaar hebt. Geef ook aan op welke termijn je haar verzoek voortaan wilt horen; bijvoorbeeld twee weken vóór haar deadline.

Sommige mensen zijn zo dienstverlenend dat apen bijna als vanzelf op hun schouder overspringen. Pas daarvoor op! Voor je het weet plannen je collega’s niet meer, omdat ze gewend zijn dat je toch altijd wel voor hen klaarstaat.

—

Wil je meer weten over grenzen bepalen, benoemen en bewaken? Kijk dan vooral naar deze categorie blogs. Of dit blogstuk, over afhankelijkheid tussen twee expertises en teams. Nog meer verdieping over apen vind je hier.

Zou je hele team met dit onderwerp wel eens goed aan de slag kunnen? Dan is de workshop ‘Nee is ook een antwoord’ misschien een goede keuze. Daarin ontdekken jullie hoe je op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op verzoeken. Je leert om je eigen grenzen te herkennen en te respecteren, en hoe je deze effectief kunt communiceren zonder je professionaliteit te verliezen.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Je kent ‘Always On’ misschien als een van de oude slogans van het telecombedrijf Vodafone Ziggo. Vanuit hun positie gezien is steeds aangehaakt zijn een uitstekend motto. In de praktijk zien we dat de constante druk om altijd beschikbaar te zijn, voor de gewone sterveling minder fijn is. Het kan in een werksituatie leiden tot burn-out, verminderde productiviteit en een slechte geestelijke gezondheid bij medewerkers. De grenzen tussen werk en privé vervagen, waardoor stress toeneemt en de kwaliteit van leven afneemt.

Geen wonder dus, dat in sommige landen er wetgeving is die ervoor zorgt dat je kunt afschakelen. Zo is er sinds vorig jaar in België het recht om onbereikbaar te zijn voor je werkgever – in goed Vlaams het ‘recht op deconnectie’. Frankrijk liep hier al ruim op voor: daar kwam dergelijke wetgeving al in 2017. In Nederland is dit nog geen juridische realiteit, al zijn de zorgen vergelijkbaar.

Wat kun je zelf doen als organisatie om problemen rondom bereikbaarheid en stress aan te pakken? Hier zijn een paar concrete tips die Clark biedt om de ‘altijd aan’ cultuur te doorbreken.

Stel duidelijke grenzen

Implementeer duidelijke beleidsregels rond werkuren en verwachtingen voor communicatie buiten werktijd. Geef medewerkers de ruimte om niet aan het werk te zijn en te ontspannen zonder de constante druk om altijd beschikbaar te zijn. Geen aannames dus (‘dat is toch normaal?’) maar uitspreken wat de verwachtingen zijn en niet zijn.

Is het bij jou al eens misgegaan en ben je herstellende van een burn-out? Dan is er nog meer aandacht nodig voor die grenzen. Hier lees je meer daarover.

Moedig loskoppeling aan

Als organisatie doe je er goed aan om je mensen aan te moedigen om tijdens niet-werkuren los te koppelen van werkgerelateerde communicatie en taken. Creëer een cultuur waarin het oké is om niet altijd bereikbaar te zijn.

Prioritizeer zelfzorg / selfcare

Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid mogen geen papieren tijgers zijn, of hype termen waarmee niets concreets wordt gedaan. Zorg ervoor dat werknemers worden aangemoedigd om voor zichzelf te zorgen. Dit kan variëren van regelmatige pauzes nemen tot het aanmoedigen van activiteiten zoals lichaamsbeweging, mindfulness en tijd doorbrengen met dierbaren.

Training en ondersteuning bieden

Bied training en ondersteuning aan werknemers om hen te helpen hun tijd effectief te beheren en grenzen te stellen tussen werk en privé. Geef hen de tools die ze nodig hebben om de uitdagingen van de ‘altijd aan’ cultuur te navigeren. Denk bijvoorbeeld aan afspraken rondom duidelijke out of office replies, of mensen leren om écht helder ‘nee’ te zeggen.

Door deze concrete stappen te volgen, kunnen organisaties een gezondere werkomgeving creëren die het welzijn en de productiviteit van medewerkers bevordert.

Productiviteit kun je immers niet los zien van welzijn: je mensen uitknijpen als een vaatdoekje geeft korte termijn resultaat, maar is absoluut de foute keuze.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Re-integreren klinkt soms als de normaalste zaak van de wereld, want velen gingen je ten slotte voor. Het klinkt ook vrij gemakkelijk: gewoon langzaam je werkuren opbouwen, elke week een beetje meer. Maar zo makkelijk is het vaak niet. En onze ervaring leert dat er geen helder stappenplan voor een goede re-integratie bestaat. De hoogste tijd om onze beste tips voor jou en je leidinggevende op een rijtje te zetten voor een geslaagde re-integratie na je burn-out.

Jouw succesvolle re-integratie: stap voor stap

1. Afstemmen met de Arboarts

Je hebt van jouw arbo-arts groen licht gekregen om weer aan de slag te gaan. Dat is fijn om te horen! Maar stel voordat je naar huis huppelt, hem of haar de volgende vragen:

• Wat wordt mijn opbouwschema: hoeveel uur per week mag ik gaan werken en met hoeveel uur ga ik dat (twee)wekelijks verhogen?
• Wat mag mijn leidinggevende nu van mij verwachten?
• Wat doe ik als het nog niet lekker met me gaat?

Het is verstandig om dit soort dingen goed met je arbo-arts door te spreken. Die is tenslotte de ervaringsdeskundige.

2. Goede afstemming met je leidinggevende

Vervolgens neem je contact op met je leidinggevende. Spreek niet alleen een moment af waarop je weer gaat beginnen, maar plan vooral een moment in om samen bij te praten en je werkzaamheden af te stemmen. De ervaring leert dat als jullie hier niet de tijd voor nemen, dit er in de dagelijkse hectiek vaak bij in schiet en dat vergroot het risico dat je eerder vervalt in oude patronen en in je oude werkdruk.

• Bespreek met je leidinggevende je nieuwe rol. Vaak begin je op arbeidstherapeutische basis en dat is niet alleen in uren heel beperkt, maar ook qua type werkzaamheden moeten het geen dingen zijn waarop (veel) druk ligt. Het zouden taken moeten zijn waarvan niet veel afhangt, gewoon om je weer een beetje het gevoel te geven dat je bezig bent en hoe je dat ervaart.
• Stem goed af met je leidinggevende wat je wel en niet gaat oppakken. Welke klussen/klanten/projecten horen (voorlopig) niet bij jouw werkpakket. Je kunt onmogelijk al het werk dat is blijven liggen gaan oppakken, dat zou een recept voor een nieuwe burn-out zijn, dus maak hier goede afspraken over.
• Het is fijn als niet alleen je taken, maar ook je prioriteiten helder zijn. Zodat je niet zelf eindeloos door je mails hoeft te scrollen om te bedenken wat je vandaag eens zal gaan doen. Het kijken naar al die onafgeronde taken geeft je waarschijnlijk een moedeloos en opgejaagd gevoel.
• Misschien ben je tijdens je afwezigheid (deels) door een collega vervangen. Stem met je leidinggevende af hoe je vervanging wordt afgebouwd en wie wanneer en waarvoor het juiste aanspreekpunt is bij vragen van collega’s of klanten. Zorg er ook voor dat je leidinggevende deze afspraken goed met je vervanging en overige collega’s afstemt.
• Evalueer de achterstanden. Als je gedeeltelijk of helemaal niet bent vervangen, is het onvermijdelijk dat er steeds meer achterstand ontstaat. Ook in de komende weken waarin je nog niet volledig werkt, kan de achterstand verder oplopen en dat is natuurlijk geen prettig idee. Vraag je leidinggevende wat hij/zij van plan is om hiermee te gaan doen. Neem dit probleem dus niet direct weer op jouw eigen schouders, maar laat die verantwoordelijkheid echt nog even bij je leidinggevende liggen.

3. Goede afstemming met je collega’s

En dan is daar de dag dat je weer gaat beginnen. Dat kan best inspannend en wennen zijn. Je begrijpt dat als je begint met een klein aantal uren per week je nog niet veel van jezelf mag verwachten. Ons advies is om de eerste dagen nog niet je e-mail te openen, maar alle tijd te nemen voor koffie drinken en bijpraten. Die uren vliegen voorbij, dat hoort zo en dat is prima.

Het is ook belangrijk om tegen je collega’s heel duidelijk te zijn over je nieuwe werkpakket. Welke taken horen de komende tijd wel of juist niet bij jou? Wees hier direct duidelijk in, zodat iedereen weet waarvoor men bij jou kan aankloppen. Dit helpt je om goed je werkzaamheden, en dus je werktijd, af te bakenen.

4. Werkzaamheden om wel of niet te doen tijdens je re-integratie

Je begint je werkweken met maar een klein aantal uren per dag. Hoe richt je deze uren op een verstandige manier in.

• Wees realistisch in wat je kunt doen in je kortere werkweek. Bij mensen die weinig uren werken kosten randzaken zoals e-mail afhandelen, werkoverleg of bijpraten met een collega relatief meer tijd. Bovendien heb je niet direct je oude werktempo teruggevonden. We adviseren je om voor ongeveer de helft van je uren werkzaamheden in te plannen, de overige uren zullen waarschijnlijk op gaan aan randzaken en voorbijvliegen.
• Werk het liefst aan kleine, afgebakende taken. Hapklare brokjes werk noemen we dat. Een klus met een duidelijke kop en staart die je in een beperkt aantal uren kan afronden. Op deze manier ontstaan er geen losse eindjes die je een onrustig of onvoldaan gevoel kunnen geven.
• Samen met je leidinggevende heb je bepaald welke zaken je aandacht mag gaan geven. Dat kunnen reguliere werkzaamheden zijn of projecten; voor beide geldt dat hij/zij duidelijk moet zijn in de verwachtingen. Reguliere werkzaamheden A en B doe je nog (voor zover je dat lukt), maar C/D/E/F laat je liggen. Projecten 1 en 3 doe je nog, maar projecten 2, 4/5/6/7/8 laat je liggen. Op basis van deze kaders kun je vervolgens je mailbox gaan beoordelen, en e-mails markeren (bijvoorbeeld met een kleurcategorie) die horen bij werkzaamheden A en B of projecten 1 en 3. Alle andere e-mails schuif je in een map ‘Niet doen’.
• Hoewel je mogelijk de begrijpelijke neiging hebt te gaan voor de ’top-1-prioriteit’ werkzaamheden, zou dat niet je keuze moeten zijn. Dat zijn meestal de werkzaamheden die veel druk meebrengen en waarvan je waarschijnlijk ook meer stress ervaart. Laat de ’top-1-prioriteit’ werkzaamheden nog even rusten en begin met klussen zonder haast.

5. Blijf gezond

Bij het re-integreren na een burn-out ben je wel hersteld van je burn-out, maar vaak nog niet helemaal. Je grootste valkuil is nu om weer in je oude valkuilen te stappen en dezelfde dingen te gaan doen die je destijds nou juist die burn-out indreven. Een burn-out is vaak vervelend, maar ook een prachtige leerschool. En dit is hét moment om dingen anders aan te gaan pakken. Om te leren van je fouten en met een schone lei te beginnen. Benut die kans!

Houd je echt strikt aan de werkuren die je met de arbo-arts hebt afgesproken. Trap niet in de valkuil om toch nog even dit of dat te doen. Als het tijd is, doe je je computer uit en ga je gewoon naar huis. Een les om vast te houden, ook als je weer fulltime werkt.

Bedenk goed wat je hebt geleerd van je burn-out of wat je nog te ontwikkelen hebt. Dit is het moment om te bekijken hoe je deze lessen nu in de praktijk kunt brengen. Gaat dat je goed af of bent je toch geneigd om weer in dezelfde fouten te maken? Zoek dan hulp om deze zaken blijvend op te lossen. Bekijk bijvoorbeeld onze mogelijkheden voor persoonlijke stress coaching.

Instructies voor de leidinggevende

Jij als leidinggevende hebt een belangrijke sleutelrol rond de werkdruk en het werkgeluk van je medewerkers. In de eerste plaats bij het voorkomen van een burn-out, maar uiteraard ook bij een geslaagd re-integratietraject. Onderschat je rol niet en maak serieus werk van de volgende punten:

• Ga regelmatig in gesprek. Niet alleen over het aantal werkuren, maar vooral over hoe die in te vullen. Geef duidelijk aan welke werkzaamheden niet hoeven en wat er kan wachten.
• Geef praktische steun. Schuif bijvoorbeeld een half uurtje aan aan het bureau en help met prioriteren van diverse taken of e-mail.
• Bied een luisterend oor. Wees oprecht geïnteresseerd en bespreek ook hoe jullie niet weer in dezelfde valkuilen kunnen stappen die de burn-out hebben veroorzaakt.
• Deel werkzaamheden op in kleine brokjes. Op die manier past het in de korte werkdagen.
• Zorg voor werkzaamheden zonder druk, stress of deadlines. Makkelijker gezegd dan gedaan als je je bedenkt dat het openen van een e-mailbox al erg stress gevend kan zijn, zeker als je maar een paar uur per dag werkt.
• Help grenzen bewaken. Moedig de werknemer aan zich aan de afgesproken werkuren te houden.
• Communiceer naar de overige teamleden. In elk geval over de gemaakte werkafspraken en over wat men van de re-integrerende werknemer mag verwachten.
• Stem ook af met de Arboarts. Vraag hem of haar om re-integratietips.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Door: Annemiek Tigchelaar en Karen Visser

Er zijn momenten dat je andere mensen gewoon even zat bent. Het even niet meer trekt, als het zoveelste mailtje of appje schreeuwt om je aandacht. LinkedIn heb je al een tijdje niet bezocht; zou je je meldingen niet eens gaan lezen? Om nog maar te zwijgen over je leidinggevende, die er een gewoonte van heeft gemaakt om je aan het einde van de dag te bellen en de dag door te nemen. Leuk, maar dan sta jij meestal net te koken en zit je niet te wachten op wéér een contactmoment.

Een knop waarmee je de wereld kunt stopzetten of uitzetten, is helaas nog niet uitgevonden. Anno nu draait de wereld 24/7 door en is er per definitie meer gaande dan jij zelf kunt volgen, lezen of kijken. Dat je je grenzen moet bewaken is helder – maar vreemd genoeg weten veel mensen niet eens waar hun eigen grenzen liggen. Als je dat niet weet, kun je ze niet benoemen naar een ander, laat staan dat je ze actief kunt bewaken.

Ben je een supportprofessional, dan is dat vaak nog een extra uitdaging. Want was jij er niet om anderen te ontzorgen en te ontlasten? Om andermans productiviteit te optimaliseren en te zorgen dat zij het maximale uit hun dag halen? Absoluut. Maar dat kan niet betekenen dat jij altijd en overal klaarstaat voor anderen; wat ze ook vragen, wanneer die vraag ook jouw kant op komt, of welk kanaal ze ook kiezen.

De harde realiteit voor iedereen is dat jouw tijd, aandacht en energie grenzen kennen. En het is prettig als je die grenzen niet pas keihard leert kennen wanneer je met een burn-out thuis komt te zitten.

Bespreek de grenzen

Jouw grenzen kunnen op een andere plek liggen dan waarvoor je collega’s of je manager kiezen. De enige manier om daar achter te komen, is door jullie grenzen bespreekbaar te maken. Daarbij kijk je naar wat je zelf wilt, wat de ander zoekt en waar jullie elkaar tegemoet kunnen komen.

Laat je zo’n gesprek achterwege, dan kan het beslag op je tijd en aandacht zo oplopen, dat je uiteindelijk uit zelfbehoud tóch op die spreekwoordelijke stopknop drukt. Je reageert gewoon niet op dat appje, beantwoordt die e-mail niet en hoopt dat jouw stilte luid genoeg je boodschap overbrengt: jij bent op dit moment niet mijn prioriteit.

Ghosten

Wie stil blijft in digitale communicatie, doet iets wat met een moderne term ‘ghosten’ heet. Je kapt het contact af, tijdelijk of permanent, zonder de ander daarvoor een reden te geven. Midden in een onderhandelingsproces op Marktplaats is dat behoorlijk onbeschoft te noemen. Op Tinder, of op sociale media die je voor privédoeleinden gebruikt, is het ook niet sympathiek om de ander te laten hangen. Heb je geen interesse (meer), dan kun je beter duidelijk zijn, ook als je boodschap voor de ander niet leuk is om te horen. Maar dat vraagt moed en energie. En het is maar de vraag of je die kunt opbrengen voor een wildvreemde.

Voor je collega’s is het een ander verhaal – hen zie of spreek je de volgende dag of week weer, waardoor ghosten niet slim is. Je zult een structurele oplossing moeten vinden om te zorgen dat de relatie goed (genoeg) blijft, en de wederzijdse verwachtingen helder zijn.

Zo’n structurele oplossing is ook in jouw belang. Want losse eindjes waarmee je niet verder gaat, kunnen inwerken op je schuldgevoel en zo behoorlijk wat aandacht kosten; iets dat in wetenschappelijke kringen het Zeigarnik-effect wordt genoemd.

De toename van digitale communicatie tijdens de pandemie heeft de behoefte aan een oplossing voor digitale overload nog vergroot. Want hoewel het fijn is om minder reistijd te hebben, zorgt het vele op afstand werken ook voor een explosie aan digitale berichten. De impact daarvan op ons mentale welzijn en onze productiviteit is ongetwijfeld groot; vanuit allerlei vakgebieden lopen daarnaar al onderzoeken (zie kader).

Terug van de grote lijnen naar jouw eigen rustige avond. Wat kun je zelf doen?

Maak afspraken met je leidinggevende over bereikbaarheid en reactietijd.

Waarop is meteen actie nodig en wat kan wachten? Hoe doen we dat met niet-werkdagen en avonden? Je hebt het recht om onbereikbaar te zijn; nog niet wettelijk, zoals wel in Frankrijk al het geval is, maar er ligt een wetsvoorstel daarvoor bij de Tweede Kamer.

Kies de kanalen die het beste werken voor jou, je leidinggevende en je team.

Spreek af welk kanaal waarvoor is bedoeld, en laat weten dat het combineren van kanalen niet de bedoeling is; even appen ‘Heb je mijn mail al gelezen?’ voert de druk alleen maar op. Die noodzaak werd in 2020 al zichtbaar.

Besef dat jouw tijd, aandacht en energie uit de lengte of de breedte moeten komen.

Op is op! Als jij omvalt, heeft niemand iets aan je. Als jij het dus prettig vindt en nodig hebt om ’s avonds helemaal los te koppelen van de digitale communicatie, zet die stap dan ook. Je mentale welzijn is meer waard dan een afgevinkte taak, of een tevreden collega.

Dit blogstuk heb ik geschreven op verzoek van en voor Management Support Magazine, het vakblad voor supportprofessionals.

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dat betekent niet dat je lui werkt, maar dat je slim werkt. De afweging daarin maken is heel persoonlijk, want ieders situatie is anders. Een ondernemer maakt hele andere afwegingen dan iemand die in loondienst werkt. Wie werkt in een commerciële omgeving vindt weer andere aspecten belangrijk dan wie werkt in een non-profit organisatie.

Wat ik al snel heb gemerkt als ondernemer – inmiddels al een jaar of 13 – is dat je nooit moet proberen alles zelf te kunnen. Sommige dingen zal ik nooit leren, gewoon omdat ik ze niet begrijp. En op andere vlakken gaan dingen zo snel, dat ik het niet eens zou willen kunnen, omdat mijn kennis te snel zou verouderen. Dat geldt bijvoorbeeld voor fiscale wet- en regelgeving. Die kun je beter aan een goede boekhouder of accountant overlaten, om te voorkomen dat je geld misloopt of zelfs moet bijbetalen.

Al dan niet met een beetje hulp

Ook ben ik dolblij met mijn virtual assistant, die me uit handen neemt waarvoor ik geen tijd kan of wil vrijmaken. Denk aan administratieve taken, overzichten bijhouden, of dingen voor me uitzoeken.

Qua marketing kun je als ondernemer heel veel zelf, al dan niet met een beetje hulp. Je bedrijfsnaam bedenken, je doelgroep kiezen, je producten en diensten ontwikkelen: allemaal belangrijke elementen van je bedrijfsvoering. Dan zijn er creatieve en technische aspecten waarvoor het echt handig is om iemand anders in te schakelen. Zo heb ik mijn website wel zelf ‘bedacht’ (wat wil ik waar, hoe ziet het eruit?) maar liet ik het bouwen ervan met liefde over aan een specialist.

En een website perfectioneren, daar komen weer anderen bij kijken. Zoals een goede tekstschrijver, of een online marketeer die meedenkt over welke zoekwoorden nuttig zijn en je kan vertellen op welke manier Google ads je echt iets opleveren.

Soms is het ook fijn om iets nieuws te leren zodat je het dagelijks kunt toepassen. Ook dat doen we met een beetje hulp. Zo heb ik een Masterclass Digital Speed Reading gevolgd om nieuwe informatie beter te leren filteren én onthouden. Ik heb hier nog dagelijks profijt van en ik kan het je alleen maar aanraden. Mocht je interesse hebben, dan heb ik hier nog een leuke korting om de Masterclass Digital Speed Reading te volgen.

Liever slim dan druk

Bij de vraag of je iets zelf moet doen of niet, stel je jezelf eigenlijk een andere vraag: wat kost iets, en wat levert het je op? Dat kan zijn in letterlijk zin (harde euro’s). Maar ook in energie, aandacht, tijd, zichtbaarheid, gunfactor, ambassadeurs… Niet altijd even grijpbaar en niet altijd precies in harde cijfers uit te drukken. En toch voor ondernemers de beste afweging die je kunt maken.

Liever lui dan moe? Nee, maar wel liever slim dan druk.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.