Als trainer slimmer werken zie ik dit vaak gebeuren. Het is niet omdat mensen niet willen veranderen, maar omdat verandering in het dagelijks werk moeite kost. Het vraagt tijd, aandacht, consistentie en soms een beetje lef. Daarom geef ik deelnemers altijd een praktisch actieplan mee én bespreek ik hoe ze zichzelf een zetje kunnen geven om ook echt in beweging te blijven. Zo zorg je dat het niet blijft bij een goed voornemen alleen.

De kloof tussen iets willen en het ook echt doen is menselijk — en je bent dus zeker niet de enige. Maar dat betekent niet dat je het moet accepteren. Hieronder deel ik een aantal concrete en soms minder voor de hand liggende manieren om het actiegat te overbruggen. Kies er één of twee uit die bij jou passen en ga er serieus mee aan de slag. Kleine stappen kunnen grote impact hebben.

1. Werk met een buddy-check, maar geef die buddy een duidelijke rol

Niet ‘zullen we elkaar een beetje scherp houden?’, maar: ‘Wil jij me op 1 juni om 10.00 uur een bericht sturen met de vraag of ik mijn Outlook-regels heb ingesteld?’
Of: ‘Wil jij me deze maand elke vrijdag vragen of ik m’n weekreview heb gedaan?’

Hoe concreter de vraag, hoe groter de kans dat je het doet. Je buddy is je geheugensteuntje én je sociale stok achter de deur.

2. Leg jezelf een publieke belofte op

Zeg in het teamoverleg: ‘Ik ga deze maand proberen te werken met tijdsblokken voor concentratietaken. Over vier weken deel ik met jullie of dat gelukt is en wat het heeft opgeleverd.’

Door het hardop uit te spreken, wordt het ‘echt’. Anderen onthouden het, jij ook. En die lichte sociale druk kan nét het verschil maken tussen uitstellen of uitvoeren.

3. Koppel je actie aan iets wat je toch al doet (habit stacking)

Wil je elke dag een korte dagstart plannen? Koppel het aan het moment dat je je kop thee pakt, of direct na je eerste e-mailrondje. Wil je aan je takenlijst beginnen? Doe het altijd na je eerste Teams-call.

Maak van de nieuwe gewoonte een aanhangsel van iets wat je al automatisch doet. Dat heet habit stacking (gewoontes stapelen) en het werkt verrassend goed omdat je brein minder weerstand biedt.

4. Verzin een prikkelende consequentie (met een knipoog)

Maak het luchtig, maar voelbaar. Bijvoorbeeld: ‘Als ik over twee weken nog steeds mijn gedeelde mailbox niet goed heb ingericht, moet ik voor de hele afdeling koffie halen.’ Of: ‘Als ik m’n weekreview oversla, mag ik het weekend niet aan mijn nieuwe boek beginnen.’

Het klinkt speels, maar je brein reageert wél op de dreiging van verlies of een ongemakje.

5. Beloon jezelf – niet op resultaat, maar op gedrag

Verandering vraagt herhaling, en herhaling vraagt motivatie. Beloon jezelf dus niet pas als alles af is, maar al als je het gewenste gedrag vertoont. Dus: ‘Als ik deze week elke dag 10 minuten besteed aan het opschonen van mijn mailbox, dan trakteer ik mezelf op een lunchwandeling of een fijne koffie op vrijdag.’

Zo houd je het leuk én houdbaar.

6. Zet het onderwerp bewust terug op de agenda (als team)

Verandering blijft beter hangen als je het er samen over blijft hebben. Spreek af dat je drie weken na de training of het overleg even terugkijkt: wat is gelukt, wat niet, wat heeft het opgeleverd?

Koppel daar eventueel een gezamenlijke mini-challenge aan: wie lukt het deze week om drie keer offline te werken? Of: wie vindt de beste nieuwe sneltoets?

7. Maak een visuele reminder van je goede voornemen

Hang een post-it op je scherm, zet een herinnering in je agenda of maak je bureaubladachtergrond tijdelijk tot je ‘coach’. Bijvoorbeeld: een afbeelding met Start je dag met je top 3! of de kritische vraag ‘Is dit je belangrijkste taak?’

Visuele cues helpen je om niet terug te glijden in oude patronen.

(Tip: wil je een handig post-it blokje om je drie belangrijkste taken op te schrijven? Stuur een e-mail naar karen[at]newbroom.nl met je adresgegevens, en ik stuur je er gratis eentje toe.)

8. Meet je voortgang op een simpele manier

Een kruisje op de kalender voor elke dag dat je je nieuwe gewoonte doet. Of een lijstje met vakjes die je kunt afvinken. Simpele tracking werkt: het geeft voldoening, maakt het zichtbaar én motiveert om door te gaan.

Voor alles is een app, dus ook voor verandering en nieuwe gewoontes laten inslijpen. Zo’n app herinnert je met een berichtje aan dat voornemen. Een mooie manier om iets scherp te houden en in je manier van werken te integreren. 

Heb je een iPhone? Dan zou ik je Streaks adviseren. Voor de Android-gebruiker is HabitNow een mooie keuze.

Bonus: je ziet ook wanneer je dreigt terug te vallen — en kunt bijsturen.

Veranderen vraagt dus niet alleen motivatie, maar ook slimme randvoorwaarden. Denk vooruit, zet jezelf klem (liefst met een knipoog), betrek anderen, en hou het behapbaar. Kies een of twee methodes uit en test ze een maand lang.

Want ja, verandering is moeilijk. Maar stilstaan terwijl je eigenlijk vooruit wil, is nog veel frustrerender.

En hé — als het niet meteen lukt, wees dan mild voor jezelf. Beter een paar keer opnieuw proberen dan het opgeven.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen?
Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Foto door DS stories

Hoe ga je dat doen, denk je? Piekeren noemen ze ook wel de verkeerde kant op fantaseren. En de pest is: je hoofd uitzetten kan heel lastig zijn wanneer je geen oplossing vindt voor lastige dilemma’s of complexe uitdagingen.

Wat je wel zou kunnen doen: je aanmelden voor een gratis en vrijblijvend Valkuilcheckgesprek met mij, via videobellen of telefoon.

Een half uur lang krijg je mijn onverdeelde aandacht en kijken we samen naar wat nu jouw valkuil in je werk is en waarom je daar dagelijks in dondert. Ik geef je voldoende materiaal om zelf een goed begin te maken. Je krijgt praktische tips en adviezen voor jouw situatie, waarmee je de volgende dag nog aan de slag kunt om dingen anders te doen.

Zo kun je het nieuwe jaar anders gaan beginnen. Want maak je geen andere keuzes in je werk, dan geldt dit:

“Waanzin is steeds opnieuw hetzelfde doen, en dan verschillende uitkomsten verwachten.”

(Overigens is het een fabeltje dat Einstein dit heeft gezegd, maar dat terzijde.)

Prik samen met mij een half uur, ergens in de maand december en investeer in je persoonlijke ontwikkeling. Ik help je graag een stukje op weg!

Dit artikel over Ben Ferencz gaat over zeven punten om in gedachten te houden, als je anderen wilt inspireren of motiveren en daarmee vernieuwing wilt realiseren. Het deed me heel sterk denken aan de moeite die je nodig hebt om echt anders te gaan werken.

De zeven punten zijn:

1. Een heldere droom die hoofd en hart raakt – Wees duidelijk over wat je anders wilt gaan doen in je manier van werken. Zelfs al weet je de oplossing niet meteen; probeer te achterhalen wat je ziet als het grootste issue of de grootste uitdaging.

2. Beweging start vanuit urgentiegevoel – Je gaat pas dingen anders doen als je het zelf nodig vindt. Vóór die tijd kom je niet in beweging.

3. Een simpele boodschap creëert volgers – Ga iets concreets anders doen. Dus niet ‘gestructureerder werken’, maar ‘elke dag starten met het opschrijven van mijn drie prioriteiten voor die dag’.

4. Vernieuwing creëren is hard werken – Dingen veranderen niet vanzelf. Als je een ander resultaat wilt, zul je anders moeten gaan werken. Zie ook ‘de kracht van de herhaling‘.

5. Iedere dag focus houden op je doel en de kleine stappen waarderen – Beter één ding concreet aangepakt, dan vijf dingen half. Of nog minder dan half. Zie ook ‘klein denken‘.

6. Zelf in beweging blijven – Ook als je in een team iets wilt veranderen maar dat nog niet ziet gebeuren: blijf het zelf wel voordoen. Blijf in beweging.

7. Vier de vooruitgang, blijf lachen en activeer anderen om mee te doen – Slimmer werken is ook: terugkijken naar wat je anders doet en wat je dit heeft opgeleverd. In de samenwerking met anderen is dat een positieve stimulans om vol te houden wat voor jou goed werkt.

Heb je vragen voor mij naar aanleiding van dit artikel? Neem gerust contact met me op.

1-Kijk naar de energiegevers en -vreters in je werk

Voor een ondernemer kunnen dit de klanten zijn waar je het meeste van genoot, het meeste aan verdiende of het meeste van hebt geleerd. In het ideale geval zitten die drie eigenschappen in één klant verenigd, maar dat hoeft niet. Welk type klanten heb je dit jaar gehad? Welke vond je leuk, en van welke soort zeg je ‘liever niet’?

Werk je in loondienst, dan kun je kijken naar je takenpakket en de eventuele projecten waaraan je deelnam. Welke taken waren echt uitdagend dit jaar en zou je graag verder uitbouwen? Wat heeft energie gevroten en hoe kun je zorgen dat die taak of dat project volgend jaar zonder jou verder gaat?

2-Kijk naar jezelf

Welke eigenschap of kwaliteit van jezelf zou je volgend jaar willen ontwikkelen? Welke vaardigheid vind je nog niet voldoende bij jezelf en kan wat aandacht gebruiken? Overleg met collega’s, vrienden en familie over hun opleidingen en trainingen. Wat heeft hen echt iets gebracht en in hoeverre kun jij daar van leren?

Houd als vuistregel de 3-2-1 maat aan: zorg dat je elk jaar tenminste 3 bronnen volgt over je vakgebied (nieuwsbrieven, blogs, YouTube-kanalen), 2 boeken over je vakgebied leest en 1 opleiding of training volgt. Zo houd je je kennis op peil!

3-Relativeer en schrap

Wanneer je alle plannen voor het nieuwe jaar op een rijtje hebt, laat je dit een nachtje sudderen. Kijk er de volgende dag naar en schrap minstens één ambitie, plan of wens.

Wie op vakantie gaat heeft ook het meest aan het advies ‘neem de helft mee van wat je wilde inpakken en twee keer zoveel budget’. Bij de meeste plannen voor het nieuwe jaar geldt iets vergelijkbaars: snoei in je ambities en vergroot de tijd die je denkt dat iets gaat kosten.

Veel succes!

—

Heb jij – of heeft jouw team – dat thuiswerken en hybride werken nog niet helemaal lekker in de vingers? Overweeg dan eens een workshop of training Effectief en Efficiënt Hybride Werken.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

1. Bekijk eerst waar je goede voornemen vandaan komt: is het wel echt ‘van jou’? 

Mensen laten zich van alles aanpraten. Je zou dit boek moeten lezen; je moet toch echt aan de social media, enzovoort. Een goed voornemen heeft pas kans van slagen als het vanuit jezelf komt. Een ander kan je inspireren, maar de overtuiging moet bij jou liggen.

2. Denk door: wat is er voor nodig? 

Voor sommige goede voornemens heb je andere mensen nodig. ‘Minder vergaderen’ is vaak lastig eenzijdig in te voeren. En wat is eigenlijk ‘minder’? Denk verlangend aan het resultaat, maar richt je op wat daarvoor moet gebeuren. Hoe houd je je mailbox nu zo leeg mogelijk? Wat moet je daarvoor doen? Maak je voornemen concreet. Bepaal welke stappen je moet ondernemen om het te realiseren.

3. Organiseer je werk of werkomgeving om je voornemen makkelijker in te voeren.

Wil je voortaan op tijd naar huis gaan, blokkeer dan in je agenda alles na een bepaald tijdstip. Wil je het aantal binnenlopende collega’s beperken, maak dan afspraken over je beschikbaarheid voor vragen. Eén van mijn klanten draaide haar werkplek, zodat ze niet meer met het gezicht naar de deur zat. Dat scheelde veel afleiding!

4. Kijk vooral VOORUIT

Kijk vooruit, zonder het verleden te verliezen. Als je doel is om het jaar te beginnen met een schone mailbox…. Ga dan niet 375 achterstallige pagina’s mail wegwerken, want tegen de tijd dat je daarmee klaar bent, zijn er al weer 416 nieuwe pagina’s vol nieuwe mail binnen. Parkeer alle mail tot gisteren in een aparte map en start vandaag. Doe elke dag een half uur ‘opruimwerk’ in de achterstallige map.

5. Oefen jezelf: doe dingen die zelfbeheersing vragen.

Intermediair-columniste Roos Vonk schreef er al over: dril jezelf. Train je mentale spieren. Doe dingen bewust anders en houd dat vol. Muizen met je andere hand; elke werkdag afronden met je planning voor de volgende dag… Nieuwe gewoontes hebben tijd nodig om in te slijten. Weten hoe je er voor staat? Dat kan bijvoorbeeld met de zelfdisciplinetest van Psychologie Magazine!

6. Maak mijlpalen voor jezelf.

Wanneer wil je het eerste resultaat zien? Zet dat in je agenda. Bijvoorbeeld met een terugkerende afspraak, waardoor je elke maand weer wordt geconfronteerd met waar je mee bezig was.

7. Doe eens wild en ga NIET op 1 januari starten.

Het nadeel van goede voornemens is dat ze onbeperkt houdbaar zijn… Waardoor veel mensen ze voor zich uitschuiven. En dan halverwege januari denken: ach, laat ook maar – het gaat me dit jaar weer niet lukken om te gaan sporten/op tijd naar huis te gaan/mijn inbox op één pagina te houden.

Zonde! Want elke dag begin je met een schone lei; een lege pagina.

Want ook het vóórdeel van goede voornemens is dat ze onbeperkt houdbaar zijn. Wat betekent dat je net zo goed vandaag eraan kunt beginnen. Of 1 februari. Of 16 april. Of, voor de doemdenker: 31 december van dit jaar.

Werk ze en veel geluk voor het nieuwe jaar!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Want dat patronen zich vastleggen in je hersenen, dat weten we allemaal. Je doet dingen op de automatische piloot en maakt koppelingen tussen situaties en plekken enerzijds, en handelingen anderzijds. Merkt je brein dat je tv kijkt, dan kán dat de ‘lekker snacken-knop’ activeren. Hopelijk niet… Maar zo werkt het wel.

Emoties spelen ook een grote rol. Ervaring in combinatie met emotie, dat doet een patroon ontstaan. Als je op je knie valt als kind, en je moeder troost je met een knuffel én een lolly, dan ga je snoep associëren met troost.

In je werk gaat dat net zo. Als je e-mails afvinkt, geeft dat elke keer een mini-endorfinestoot. Yes! Af! Weer iets van mijn lijstje. Dat je je omdraait er vervolgens 26 nieuwe binnenrollen, dáár heb je helaas geen invloed op.

Herhaling kost tijd. En inspanning. Voor sommige van mijn klanten fungeer ik als stok achter de spreekwoordelijke deur, om die nieuwe gewoontes er in te krijgen. Bijvoorbeeld door ze een week lang elke ochtend via WhatsApp aan een voornemen te herinneren. Of door hen op een bepaalde dag te bellen of appen, met een vraag over iets dat ze toch écht op die dag af wilden krijgen.

Een stok achter de deur, dat helpt. Zoals een app die je ondersteunt bij gewoontes opbouwen, door reminders en een soort logboek. Bijvoorbeeld: elke dag klaarleggen wat ik morgenochtend als eerste nodig heb. Of: niet voortdurend mijn e-mail checken of er iets nieuws binnen is gekomen.

Heb je een iPhone? Dan zou ik je Streaks adviseren. Voor de Android-gebruiker is HabitNow een mooie keuze.

Zo’n app herinnert je met een berichtje aan dat voornemen. Een mooie manier om iets scherp te houden en in je manier van werken te integreren. Daarom wilde ik je deze tip niet onthouden!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.

1. Begin klein. Zo klein mogelijk. ‘Te klein’ bestaat niet.

Wat wil je veranderen? Wat ik van veel klanten hoor: “Ik wil baas worden in mijn eigen mailbox.” Dat is een prima ambitie, maar niet iets dat je ‘even’ voor elkaar krijgt. Begin daarom klein, bijvoorbeeld door het uitzetten van de meldingen die aangeven dat je nieuwe mail hebt. Een kleine actie, maar eentje die grote gevolgen kan hebben. (Weten hoe het moet? Dat lees je hier.)

2. Kijk naar de triggers, en maak een nieuwe koppeling.

Kijk goed naar waar je ‘ongewenste’ gedrag vandaan komt. Als je vindt dat je teveel tijd op social media doorbrengt – doelloos in de rondte klikkend – probeer er dan achter te komen wanneer je dat gedrag laat zien. Meteen na de lunch, omdat je een after lunchdip voelt? Op momenten dat je een vervelende of grote taak probeert uit te stellen?

Zoek wat de trigger is in dit geval, en maak een nieuwe koppeling. Net als je bij ‘zin in snoep’ bijvoorbeeld je tandenborstel en tandpasta kunt leren grijpen – leg ze wel op de plek waar normaal iets lekkers ligt… – kun je ook hier een nieuwe koppeling maken. Merk je dat je ‘even’ Twitter wilt openen? Pak de eierwekker er meteen bij. (Leg die dus standaard naast je computer!)

Zet hem op 20 minuten, of op welke tijdslimiet je jezelf ook wilt geven. Klik er een eind op los en stop wanneer hij af gaat.

3. Maak je voornemen kenbaar.

Als je vriendin weet dat je aan de lijn doet, krijg je op zijn minst een opgetrokken wenkbrauw als je die gezinszak chips opentrekt. Zo werkt het ook met werkgewoontes: als je streven is voortaan op tijd bij het afdelingsoverleg aanwezig te zijn, helpt het wanneer iemand je daar scherp op houdt.

Maak jezelf dus ‘accountable’ zoals dat heet: roep wat je wilt gaan doen, zodat anderen je kunnen helpen nieuw gedrag vol te houden.

4. Beloon jezelf.

Doe je het goed? Top! Toen je 2 was en zindelijk leerde worden, kreeg je vast stickers of een andere kleine beloning. Een week lang elke dag een sticker? Goed voor een klein kadootje.

Dat principe geldt ook voor volwassenen en kun je dus ook op jezelf toepassen.

Heb je je nieuwe gewoonte gestimuleerd (of de oude succesvol tegengehouden)? Super! Dan mag je iets doen wat je leuk vindt. Een kwartier op Candy Crush bijvoorbeeld. Of buiten je kopje koffie drinken, lekker in de zon, in plaats van doorwerken.

Ben je minder autonoom in je beloningen, omdat je op een drukke afdeling zit waar niet veel mogelijk is?

Kijk dan naar wat er wél ter plekke kan (met koptelefoontje op naar je favoriete nummer luisteren?) of stel je beloning uit tot je lunchpauze. Wacht er niet te lang mee – hoe groter het gat tussen je prestatie en je beloning, hoe minder het effect.

5. Geef jezelf tijd.

Men verschilt van mening over hoe lang het duurt om een nieuwe gewoonte te laten inslijten.

21 dagen? 8 weken? Wie zal het zeggen.

Waarover wél consensus is, is dat gewoontes niet van de ene op de andere dag ontstaan. Het olifantenpaadje dat er al was, is makkelijk weer opnieuw geactiveerd. Werk dus langere tijd aan je nieuwe gewoonte en geef niet te snel op.

Wil je meer weten over gewoontes? ‘Macht der gewoonte‘ van Charles Duhigg is een boeiend, heel toegankelijk boek – een echte aanrader.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.

1. Bekijk eerst waar je goede voornemen vandaan komt: is het wel echt ‘van jou’? 
Mensen laten zich van alles aanpraten. Je zou dit boek moeten lezen; je moet toch echt aan de social media, enzovoort. Een goed voornemen heeft pas kans van slagen als het vanuit jezelf komt. Een ander kan je inspireren, maar de overtuiging moet bij jou liggen.

2. Denk door: wat is er voor nodig? 
Voor sommige goede voornemens heb je andere mensen nodig. ‘Minder vergaderen’ is vaak lastig eenzijdig in te voeren. En wat is eigenlijk ‘minder’? Maak je voornemen concreet. Bepaal welke stappen je moet ondernemen om het te realiseren.

3. Organiseer je werk of werkomgeving om je voornemen makkelijker in te voeren.
Wil je voortaan op tijd naar huis gaan, blokkeer dan in je agenda alles na een bepaald tijdstip. Wil je het aantal binnenlopende collega’s beperken, maak dan afspraken over je beschikbaarheid voor vragen. Eén van mijn klanten draaide haar werkplek, zodat ze niet meer met het gezicht naar de deur zat. Dat scheelde veel afleiding!

4. Oefen jezelf: doe dingen die zelfbeheersing vragen.
Intermediair-columniste Roos Vonk schreef er al over: dril jezelf. Train je mentale spieren. Doe dingen bewust anders en houd dat vol. Muizen met je andere hand; elke werkdag afronden met je planning voor de volgende dag… Nieuwe gewoontes hebben tijd nodig om in te slijten. Weten hoe je ervoor staat? Doe de zelfdisciplinetest!

Werk ze!

P.S. Als dit onderwerp je aanspreekt, lees dan ook mijn eerdere blog over goede voornemens, dat gaat over de beste kant ervan: dat ze onbeperkt houdbaar zijn.

Beeld: Loesje

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Maak eens een lijstje van de zaken die jij ooit wil gaan doen. Denk dan bijvoorbeeld aan:

• Een training of opleiding volgen. Wanneer heb je dat voor het laatst gedaan? Denk aan je cv! Een educatiegat daarin is niet zo lastig uit te leggen als een werkgat, maar is niet bepaald een pré.
• Eens goed kijken naar patronen in de cijfers van je afdeling of bedrijf. Wat voor informatie is daar uit te halen? Zet jij je energie en tijd wel in op de juiste plekken en manieren? Moet je je klantengroep niet verbreden of juist afbakenen?
• Vakliteratuur lezen. Ja, die stapel boeken die meegaat in de vakantiekoffer en altijd ongelezen weer mee terug. En die tijdschriften op je nachtkastje, die het altijd verliezen van Pauw & Witteman of Seinfeld…
• Tijd besparen door een nieuw systeem te bedenken, of een bestaand systeem op de schop te nemen. Eindelijk eens je administratie zó inrichten dat het zo soepel mogelijk gaat. Je digitale archief grondig uitmesten, zodat je niet elke dag minstens 20 minuten zoekt naar bestanden.

Alles op een rijtje? Mooi.

Stap 2: bekijk hoe je de belemmeringen zijn kunt wegnemen; de belemmeringen die zorgen dat je dit nog niet hebt gedaan. En niet roepen ‘Duh! Geen tijd natuurlijk!’. Er zijn er meer mogelijk:

• Je hebt er niet genoeg kennis of informatie voor. Ga op zoek naar iemand die dit vaker heeft gedaan, makkelijk kan, jou kan adviseren of het voor je kan oplossen (misschien in ruil voor iets anders?). Je hoeft niet overal expert in te zijn!
• Je ambities zijn te breed. Een managementboek per week, naast een drukke baan en een gezin, is waarschijnlijk iets te hoog gegrepen. Een alternatief kan zijn: gaan voor de luisterboekversie van het boek, of het boek op CD, voor in de auto. Bij tijdschriften: blader ze door, scheur uit wat je interesseert en gooi de rest bij het oud papier. Dat maakt de leesstapel al een stuk beheersbaarder.
• Je timing klopt niet. Als jij in je agenda plant dat je maandag de hele dag aan een grote klus wil besteden, kun je er donder op zeggen dat je dag heel versnipperd gaat lopen. Want maandag betekent ook: collega’s die binnenlopen met vragen, mail wegwerken, de week opstarten, kijken naar je planning, enzovoort. Hak een grote klus in stukjes en plan hem in, in redelijke blokken. En op een moment waarvan je weet: dat bijt niet met ‘mijn ritme van de week’.
• Je wil het niet graag genoeg. Staat iets op je lijstje omdat jij het zelf graag wil, of omdat iemand anders vindt dat je dat zou moeten doen? Vind jij dat je ook weer eens naar de sportschool moet, of staat dat daar omdat je sociale druk voelt om dat te doen?

De dingen die overblijven, moet je concreet maken. Daarom is stap 3: schrijf ze uit.

Een opleiding volgen? Wat dan? Wat wil je daarmee bereiken? Hoeveel tijd en geld heb je daarvoor over?
Je digitale archief uitmesten? Wat is dan nu het probleem? Wat heb je ervoor nodig – overleg met collega’s, een nieuwe externe harde schijf?

Stap 4: zet ze in volgorde van belangrijkheid. Desnoods met een A/B/C-indeling als je wat ruwer te werk wil gaan. Wat wil je zeker nog in 2013 doen? Zet daar een sterretje voor.

Stap 5: plan ze in. Kies een moment om het te gaan doen. Wees realistisch en probeer niet te rennen voor je kunt lopen. Beter elke week een half uur aan deze zaken besteed, dan een dagdeel inplannen en dat vervolgens door prioriteitsveranderingen uit je agenda gooien.

Werk ze!

—

Ben jij zo’n enorme uitsteller en wil je daar écht vanaf? Dan kun je een paar dingen doen:

1. Mijn boeken lezen. De eerste is Vandaag begin ik echt; daarover lees je hier meer. De tweede is Uitstelgedrag de baas worden; dat is een e-boek en kun je via deze pagina bestellen en meteen downloaden.
2. De online training Stoppen met uitstellen volgen, waarin je in anderhalf uur in hapklare brokken leert welke strategieën voor jou gaan werken.
3. Je aanmelden voor een gratis en vrijblijvend Valkuilcheckgesprek, waarin we kijken naar jouw uitdagingen en ik je alvast een zetje in de goede richting geef.
4. Doe de zelftest en kijk welk uitsteltype jij bent. Hiermee krijg je direct inzichten over jouw sterke punten en valkuilen!

Kiezen voor een coachingstraject Met Meer Plezier Productief, zodat we diepgaand kijken naar de oorzaken en oplossingen die samenhangen met jouw uitstelgedrag.

—

Was het maar zo… Maar je bent net gestart op je werkplek, opent je inbox en wordt bedolven onder een tsunami van berichten. Elke nieuwsbrief waarop je bent geabonneerd staat te trappelen om jouw aandacht te grijpen en ook de collega’s die al wat eerder zijn gestart hebben je gebombardeerd met berichten (lekker, de aap is van hún schouder af), om nog maar te zwijgen van de talloze berichten daartussen die sterk variëren in urgentie en belang. Maar je had jezelf op de bank genietend van je vakantie nog zo voorgenomen… DIT KEER GA IK HET ANDERS DOEN!

En dat is meteen de crux: JIJ gaat het anders doen. Want wat anderen doen, daarop heb je geen invloed. Zij sturen je iets en dat landt in jouw inbox.

Wat kun je zelf anders doen om te zorgen dat je minder tijd kwijt bent aan je e-mail?

Wat je zaait (met versturen), zul je oogsten (in je inbox)

Wie zelf heel veel mail de wereld in stuurt, ontvangt ook heel veel mail terug. Met antwoorden – inhoudelijk, of gewoon het overbodige ‘Bedankt!’ of ‘Prima, ik ga er mee aan de slag’. Probeer dus alternatieven te zoeken:

• Verzamel vragen op een lijstje en maak een afspraak voor overleg, of pak de telefoon. Je zult zien dat veel vragen sneller beantwoord zijn in een persoonlijk gesprek, omdat je dan meteen een eventuele toelichting kunt geven.
• Werk samen in een document en gebruik de functie ‘Opmerkingen’ om je input en commentaar te verwerken. En nee, stuur dat document niet rond, maar zorg dat je allebei weet waar het staat en wanneer het klaar moet zijn!

Eet in je inbox geen soep met een vork

Gebruik e-mail waarvoor het bedoeld is: om korte berichten met elkaar uit te wisselen over feitelijke zaken.

Gebruik e-mail niet om inhoudelijke discussies te voeren . De emoties en druk kunnen hierbij soms zo hoog oplopen, dat je van de regen in de drup raakt.

Iedereen kent wel – al dan niet uit eigen ervaring – een mailoorlog die volledig is geëscaleerd. De betrokken partijen verschuilen zich in hun loopgraven, en het beoogde resultaat raakt volledig uit het zicht.

Maak onderscheid tussen ’trek’ en ‘honger’

Niet elke nieuwsbrief of automatische mail is een aanwinst voor je vakkennis of vaardigheden. Er zijn ook nieuwsbrieven die meeliften in het kielzog van een bestelling (aanbiedingen! nu nu nu!) of die je ooit wel interessant leken, maar meer wandelende reclamefolders zonder inhoud zijn gebleken. Je had er wel trek in toen je je inschreef, maar het blijkt niet echt nuttige informatie.

Onderscheid de boterhammen met kaas van de Marsrepen, en ga kritisch door je abonnementen heen. Tien keer een nieuwsbrief ongelezen deleten kost meer tijd dan even naar beneden scrollen in de mail en op ‘unsubscribe’ drukken.

Maar, hoe nu verder met die grote berg die er vandaag al in zit? Met de tips hieronder krijg je snel weer grip op je inbox.

Selecteer je inbox op Afzender, in plaats van op Datum

Zo worden je mails gerangschikt op de persoon die ze stuurde – in alfabetische volgorde gezet:

Best leuk, maar de lengte van de lijst blijft hetzelfde. Ga daarom staan op een van de grijze balkjes met daarin de naam van een afzender, en klik met je rechtermuisknop.
Daarna kies je uit dat menu de optie ‘Alle groepen samenvouwen’. Daarmee drukt Outlook al je berichten in elkaar, als een soort accordeon, en zie je alleen maar de afzenders op een rijtje:

Je lijst is daarmee een heel stuk korter geworden. Als het echt veel afzenders zijn moet je nog steeds scrollen in je inbox om de lijst te zien, maar het makkelijke hieraan is dat je snel kunt screenen op afzender.

Ga op het grijze balkje met de naam van een afzender staan en klik ‘verwijderen’ voor wat in een keer naar de prullenbak kan, of sleep het balkje – en daarmee alle berichten die er onder hangen – naar een bepaalde map. Bijvoorbeeld naar je map voor nieuwsbrieven, of sleep berichten van een bepaalde afzender naar een projectmap.

Twijfel je over de inhoud? Klik op een van de namen, en de mails eronder worden zichtbaar, zodat je de inhoud kunt lezen, en eventueel enkele berichten van die afzender kunt verwijderen. Met je rechtermuisknop en ‘Alle groepen samenvouwen’ klapt hij weer in.

Wil je alle berichten weer zien? Ga op een naam staan, klik met je rechtermuisknop en kies voor ‘Alle groepen uitvouwen’, zodat alle berichten zichtbaar worden.

Koppel berichten die bij elkaar horen, aan elkaar

Deze functie is in je telefoon al standaard, maar op je computer niet, tenzij jij dat zo instelt.

Ga naar je Outlook-menu en kies in het menu ‘Beeld’ voor de optie ‘Weergeven als gesprek’. Als je in dat hokje een vinkje plaatst, en daarna kiest voor ‘Alle postvakken’ uit de mogelijkheden die Outlook je biedt, worden berichten die op elkaar reageren aan elkaar geknoopt. Door ‘Alle postvakken’ te selecteren, betrekt Outlook er namelijk ook je verzonden berichten bij en heb je een compleet overzicht.

Deze functie aanzetten heeft effect op berichten in je inbox die onderdeel uitmaken van een gesprek. Je gaat zien dat er links van de namen van een afzender een wit driehoekje verschijnt, en een getal dat aangeeft hoeveel ongelezen berichten in het gesprek zitten. Zoals hier bijvoorbeeld:

Klik je op het witte driehoekje, dan klapt de conversatie uit en zie je snel de laatste stand van zaken in het gesprek in je inbox. Zo voorkom je dat je aan de slag gaat met een oud bericht van een paar dagen geleden, dat achterhaald is of al is opgevolgd.

In trainingen merk ik dat mensen deze Outlookfunctie ofwel geweldig vinden, ofwel afschuwelijk. Welke van die twee meningen jij ook hebt: de meeste deelnemers geven aan dat er in elk geval na een vakantie zeker meerwaarde in zit.

Meer over het groeperen van berichten in je inbox lees je hier.

Meer lezen over e-mailmanagement? Kijk dan eens in de gelijknamige categorie blogs op mijn website.

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—