Augustus is traditioneel de rustigste verzuimmaand, simpelweg omdat veel mensen dan op vakantie zijn. ArboNed waarschuwt alvast voor wat daarna komt: in september stijgt het verzuim doorgaans weer, deels door een administratief effect, maar ook door een toename van stressgerelateerde uitval. Ze noemen dit de post-vakantiedip: de periode waarin werk, privéverplichtingen en dagelijkse routines tegelijk weer op gang komen, en mensen moeten wennen aan het ritme van alledag.

Het goede nieuws: de arbodiensten zeggen zelf dat de zomerperiode hét moment is voor werkgevers om hier iets aan te doen, door verwachtingen helder te maken en mensen ruimte te geven om het werkritme weer op te pakken. Dat is dus geen kwestie van afwachten en hopen dat het meevalt, maar van gericht handelen, vóórdat de eerste medewerker met knallende koppijn op maandagochtend in de mail zit.

Waarom die dip zo voorspelbaar is

De post-vakantiedip voelt voor veel mensen persoonlijk, alsof ze zelf even niet in staat zijn om “gewoon weer aan de slag te gaan”. Maar het patroon is opvallend consistent, jaar in jaar uit, en dat zegt iets belangrijks: dit is geen individueel falen, dit is een voorspelbaar, structureel moment.

Er gebeurt namelijk best veel tegelijk in die eerste weken na een vakantie:

• Een volle mailbox en achterstallige taken die zich in de vakantieweken hebben opgestapeld
• De overgang van vakantieritme naar werkritme, inclusief vroeger opstaan, schoolroutines die weer beginnen, en minder flexibiliteit in de dag
• Verwachtingen die niet expliciet zijn uitgesproken: iedereen gaat er stilzwijgend van uit dat een medewerker na de vakantie “weer gewoon meedraait”, zonder dat iemand benoemt wat dat concreet betekent voor die eerste week
• Het contrast tussen rust en werkdruk, dat naarmate een vakantie beter was, soms juist groter aanvoelt

Precies dat laatste punt is waar werkgevers en leidinggevenden wél invloed op hebben. De vakantie zelf kun je niet beïnvloeden, de terugkeer wel.

Wat je als werkgever concreet kunt doen

1. Maak vóór de vakantie al afspraken over de terugkeer

Wacht niet tot iemand weer op kantoor staat om te bedenken hoe de eerste week eruitziet. Bespreek dit al vóór het vertrek: wat ligt er klaar bij terugkomst, wie neemt tijdens de vakantie waar, en wat kan echt wachten tot de medewerker terug is? Een heldere overdracht voorkomt dat de eerste werkdag meteen een inhaalslag wordt in plaats van een rustige herstart.

2. Plan geen zware momenten in de eerste dagen na terugkeer

Een belangrijke deadline, een lastig beoordelingsgesprek of de aftrap van een nieuw project, plan dit bewust niet op de eerste of tweede werkdag na iemands vakantie. Geef mensen letterlijk de ruimte om eerst weer “in te checken” voordat ze vol aan de bak moeten.

3. Spreek uit wat je wél en niet verwacht

Onduidelijkheid is een van de grootste stressbronnen bij een herstart. Maak expliciet, niet impliciet, wat je van iemand verwacht in de eerste week: moet de mailbox helemaal zijn weggewerkt, of is scannen op urgentie genoeg? Hoeft iemand dag één alweer volledig up-to-speed te zijn, of mag dat groeien? Een paar zinnen hierover, vooraf, schelen een medewerker een hoop giswerk en onnodige druk.

4. Normaliseer een geleidelijke opbouw, ook voor jezelf als leidinggevende

Niemand hoeft op de eerste dag terug meteen op 100% te draaien. Bespreek dit openlijk in je team, bijvoorbeeld: “De eerste twee dagen zijn voor bijpraten en orde op zaken stellen, vanaf woensdag draaien we weer volledig mee.” Dat geeft iedereen, inclusief jijzelf, een concreet en realistisch ijkpunt in plaats van een vaag “het komt wel goed”.

5. Zorg dat de mailbox geen obstakel wordt

Een dichtgeslibde inbox is voor veel mensen letterlijk de eerste hindernis van de terugkeer, en voelt vaak zwaarder dan het werk zelf. Overweeg als team afspraken te maken over een gezamenlijke “opschoonstrategie”: oude nieuwsbrieven direct weg, cc’tjes archiveren, en pas daarna serieus door de rest heen. Zo hoeft niemand in hun eentje door honderden ongelezen berichten te ploegen op de eerste ochtend.

6. Herken de signalen, ook bij mensen die “gewoon weer aan het werk zijn”

Stressgerelateerd verzuim ontstaat zelden van de ene op de andere dag. Iemand die de eerste weken na de vakantie merkbaar gejaagd, prikkelbaar of stiller is dan normaal, geeft vaak al een signaal af vóórdat er daadwerkelijk uitval volgt. Als leidinggevende is dit hét moment om even door te vragen, niet pas wanneer iemand zich ziekmeldt.

7. Maak de post-vakantiedip bespreekbaar in het team

Soms is het simpelweg erkennen van het fenomeen al waardevol. Een korte opmerking in een teamoverleg, “de eerste week terug is voor iedereen wennen, dus wees niet te streng voor jezelf”, normaliseert iets waar mensen zich anders in stilte schuldig over voelen.

Waarom dit meer is dan een goedbedoelde tip

De verzuimcijfers laten zien dat dit geen incident is, maar een terugkerend, voorspelbaar patroon. Dat betekent dat het ook systematisch aan te pakken is, niet met een eenmalige actie, maar met een aanpak die ieder jaar weer terugkomt rond deze periode. Organisaties die hier bewust op inspelen, zien niet alleen minder uitval in september, ze bouwen ook aan een cultuur waarin werkdruk bespreekbaar is vóórdat het een probleem wordt, in plaats van erna.

Hulp nodig bij een goede start na de zomer?

Wil je met je team of organisatie concreet aan de slag met een gezonde herstart na de vakantieperiode, zonder dat het bij goede bedoelingen blijft? Neem gerust contact met me op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Dan kijk ik met je mee naar wat er in jullie situatie speelt, en doe ik suggesties die aansluiten bij hoe jullie team daadwerkelijk werkt. Een voorstel voor een training kan ook; dat is geen standaardverhaal, maar maatwerk dat past bij jullie mensen en jullie werkdruk.

De verzuimcijfers laten zien dat dit geen incident is, maar een terugkerend, voorspelbaar patroon. Dat betekent dat het ook systematisch aan te pakken is, niet met een eenmalige actie, maar met een aanpak die ieder jaar weer terugkomt rond deze periode. Organisaties die hier bewust op inspelen, zien niet alleen minder uitval in september, ze bouwen ook aan een cultuur waarin werkdruk bespreekbaar is vóórdat het een probleem wordt, in plaats van erna.

—

Wil je dat je team een stapje terug doet uit de waan van de dag en aandacht geeft aan de manier waarop ze het werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het om persoonlijke aandacht voor de uitdagingen van een specifieke medewerker? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar hij of zij kan zich ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

In trainingen zie ik het keer op keer: mensen die de hele dag doorbeuken, steeds minder scherp worden en aan het einde van de middag fouten maken die ze ’s ochtends nooit hadden gemaakt. Niet omdat ze lui zijn, maar omdat hun brein simpelweg op is.

Productiviteit is geen kwestie van zo lang mogelijk volhouden. Het is een kwestie van op het juiste moment de juiste kwaliteit leveren. En wie zijn brein nooit de kans geeft te herstellen, ziet die kwaliteit gestaag dalen. Soms zo geleidelijk dat hij het zelf niet eens doorheeft – totdat iemand anders het opmerkt, of totdat er een fout is gemaakt die niet meer te herstellen is.

Begin met overzicht, niet met actie

De eerste vorm van rust zit in het begin van de dag – of het begin van een nieuw blok werk. Kijk eerst naar je planning en takenlijst voordat je in actie schiet. Wat staat er op het programma? Wat heeft prioriteit? Dit kost je twee minuten en geeft je de rest van het blok richting. Wie direct begint met rennen, rent vaak de verkeerde kant op.

Dit geldt ook na een vergadering, na de lunch, of na een onverwachte onderbreking. Even een minuut stilstaan en bepalen wat nu de volgende stap is, is geen tijdverspilling. Het is de kortste weg naar het juiste werk.

Micropauzes werken echt

Je hoeft niet een halfuur te gaan wandelen om te herstellen. Micropauzes – van twee tot vijf minuten – zijn al voldoende om je concentratie te resetten. Sta even op. Haal een glas water. Strek je armen. Adem drie keer diep in en uit. Het klinkt te simpel om te werken. Toch werkt het.

Ons brein is niet gebouwd voor continue, ononderbroken aandacht. Na zo’n twintig tot dertig minuten gefocust werk begint de aandacht te verslappen. Een korte onderbreking – echt kort – zorgt ervoor dat je daarna weer scherp bent. Zo werk je in totaal meer, niet minder.

De Pomodoro-techniek is hierop gebaseerd: 25 minuten werken, 5 minuten pauzeren. Vier rondes, dan een langere pauze. Het werkt niet voor iedereen en niet voor elk type werk, maar het principe klopt: ritme en herstel samen maken je productiever dan non-stop doorgaan.

Naar buiten kijken, naar buiten gaan

Normaliseer het. Echt. Even uit het raam staren is geen tijdverspilling. Het is je brein de kans geven om te dwalen, te verwerken, te herstellen. En als je de mogelijkheid hebt: ga even naar buiten. Een blokje om. Frisse lucht. Daglicht.

De buitenlucht heeft iets dat beeldschermen niet hebben: je brein hoeft er geen moeite voor te doen. Kijken in de natuur is passief en herstelend. Kijken naar een scherm is altijd actief, ook als je het gevoel hebt dat je ‘even uitrust’ door social media te scrollen.

Daglicht heeft bovendien een directe invloed op je energieniveau en je slaapkwaliteit. Wie overdag regelmatig buiten komt, slaapt beter – en wie beter slaapt, werkt de volgende dag scherper. Rust is dus niet alleen een zaak van de werkdag, maar van het hele etmaal.

Ademhaling en deskercise

Ik ben groot fan van ademhalingsoefeningen. Niet omdat het zweverig is, maar omdat het bewezen werkt. Een paar minuten bewust ademen – diep in door de neus, langzaam uit door de mond – verlaagt de stressrespons, brengt je terug naar het moment en geeft je brein even rust.

Combineer dat met wat eenvoudige oefeningen aan je bureau: schouders rollen, nek strekken, even opstaan. Je hoeft er geen yogamat voor te halen. Twee minuten is genoeg.

Langdurig zitten zonder bewegen verhoogt de spierspanning, vermindert de doorbloeding en drukt je energieniveau omlaag. Wie elke zestig tot negentig minuten even beweegt – al is het maar een rondje naar de koffieautomaat – houdt zijn lichaam en zijn brein actiever. Beweging en rust gaan hand in hand.

Rust plannen, niet hopen

Het grote probleem met pauzes is dat mensen ze niet plannen, maar hopen dat ze er vanzelf van komen. Dat gebeurt bijna nooit. Er is altijd iets wat urgenter lijkt. Plan je pauzes dus. Zet ze in je agenda als je dat nodig hebt. Beschouw ze als afspraken met jezelf die je niet zomaar verzet.

Rust is productiviteit. Wie dat begrijpt, werkt slimmer.

En wie nog steeds het gevoel heeft dat pauzes nemen lui is, mag zich realiseren dat topsporters hun herstel net zo serieus plannen als hun training. Ze weten: zonder herstel geen prestatie. Dat principe geldt ook voor kenniswerk. Jouw brein is je gereedschap. Onderhoud het.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. Maar ook Grip op Werkdruk, Energie en Stress kan heel relevant zijn.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen?
Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Je kent ‘Always On’ misschien als een van de oude slogans van het telecombedrijf Vodafone Ziggo. Vanuit hun positie gezien is steeds aangehaakt zijn een uitstekend motto. In de praktijk zien we dat de constante druk om altijd beschikbaar te zijn, voor de gewone sterveling minder fijn is. Het kan in een werksituatie leiden tot burn-out, verminderde productiviteit en een slechte geestelijke gezondheid bij medewerkers. De grenzen tussen werk en privé vervagen, waardoor stress toeneemt en de kwaliteit van leven afneemt.

Geen wonder dus, dat in sommige landen er wetgeving is die ervoor zorgt dat je kunt afschakelen. Zo is er sinds vorig jaar in België het recht om onbereikbaar te zijn voor je werkgever – in goed Vlaams het ‘recht op deconnectie’. Frankrijk liep hier al ruim op voor: daar kwam dergelijke wetgeving al in 2017. In Nederland is dit nog geen juridische realiteit, al zijn de zorgen vergelijkbaar.

Wat kun je zelf doen als organisatie om problemen rondom bereikbaarheid en stress aan te pakken? Hier zijn een paar concrete tips die Clark biedt om de ‘altijd aan’ cultuur te doorbreken.

Stel duidelijke grenzen

Implementeer duidelijke beleidsregels rond werkuren en verwachtingen voor communicatie buiten werktijd. Geef medewerkers de ruimte om niet aan het werk te zijn en te ontspannen zonder de constante druk om altijd beschikbaar te zijn. Geen aannames dus (‘dat is toch normaal?’) maar uitspreken wat de verwachtingen zijn en niet zijn.

Is het bij jou al eens misgegaan en ben je herstellende van een burn-out? Dan is er nog meer aandacht nodig voor die grenzen. Hier lees je meer daarover.

Moedig loskoppeling aan

Als organisatie doe je er goed aan om je mensen aan te moedigen om tijdens niet-werkuren los te koppelen van werkgerelateerde communicatie en taken. Creëer een cultuur waarin het oké is om niet altijd bereikbaar te zijn.

Prioritizeer zelfzorg / selfcare

Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid mogen geen papieren tijgers zijn, of hype termen waarmee niets concreets wordt gedaan. Zorg ervoor dat werknemers worden aangemoedigd om voor zichzelf te zorgen. Dit kan variëren van regelmatige pauzes nemen tot het aanmoedigen van activiteiten zoals lichaamsbeweging, mindfulness en tijd doorbrengen met dierbaren.

Training en ondersteuning bieden

Bied training en ondersteuning aan werknemers om hen te helpen hun tijd effectief te beheren en grenzen te stellen tussen werk en privé. Geef hen de tools die ze nodig hebben om de uitdagingen van de ‘altijd aan’ cultuur te navigeren. Denk bijvoorbeeld aan afspraken rondom duidelijke out of office replies, of mensen leren om écht helder ‘nee’ te zeggen.

Door deze concrete stappen te volgen, kunnen organisaties een gezondere werkomgeving creëren die het welzijn en de productiviteit van medewerkers bevordert.

Productiviteit kun je immers niet los zien van welzijn: je mensen uitknijpen als een vaatdoekje geeft korte termijn resultaat, maar is absoluut de foute keuze.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Er zijn momenten dat je andere mensen gewoon even zat bent. Het even niet meer trekt, als het zoveelste mailtje of appje schreeuwt om je aandacht. LinkedIn heb je al een tijdje niet bezocht; zou je je meldingen niet eens gaan lezen? Om nog maar te zwijgen over je leidinggevende, die er een gewoonte van heeft gemaakt om je aan het einde van de dag te bellen en de dag door te nemen. Leuk, maar dan sta jij meestal net te koken en zit je niet te wachten op wéér een contactmoment.

Een knop waarmee je de wereld kunt stopzetten of uitzetten, is helaas nog niet uitgevonden. Anno nu draait de wereld 24/7 door en is er per definitie meer gaande dan jij zelf kunt volgen, lezen of kijken. Dat je je grenzen moet bewaken is helder – maar vreemd genoeg weten veel mensen niet eens waar hun eigen grenzen liggen. Als je dat niet weet, kun je ze niet benoemen naar een ander, laat staan dat je ze actief kunt bewaken.

Ben je een supportprofessional, dan is dat vaak nog een extra uitdaging. Want was jij er niet om anderen te ontzorgen en te ontlasten? Om andermans productiviteit te optimaliseren en te zorgen dat zij het maximale uit hun dag halen? Absoluut. Maar dat kan niet betekenen dat jij altijd en overal klaarstaat voor anderen; wat ze ook vragen, wanneer die vraag ook jouw kant op komt, of welk kanaal ze ook kiezen.

De harde realiteit voor iedereen is dat jouw tijd, aandacht en energie grenzen kennen. En het is prettig als je die grenzen niet pas keihard leert kennen wanneer je met een burn-out thuis komt te zitten.

Bespreek de grenzen

Jouw grenzen kunnen op een andere plek liggen dan waarvoor je collega’s of je manager kiezen. De enige manier om daar achter te komen, is door jullie grenzen bespreekbaar te maken. Daarbij kijk je naar wat je zelf wilt, wat de ander zoekt en waar jullie elkaar tegemoet kunnen komen.

Laat je zo’n gesprek achterwege, dan kan het beslag op je tijd en aandacht zo oplopen, dat je uiteindelijk uit zelfbehoud tóch op die spreekwoordelijke stopknop drukt. Je reageert gewoon niet op dat appje, beantwoordt die e-mail niet en hoopt dat jouw stilte luid genoeg je boodschap overbrengt: jij bent op dit moment niet mijn prioriteit.

Ghosten

Wie stil blijft in digitale communicatie, doet iets wat met een moderne term ‘ghosten’ heet. Je kapt het contact af, tijdelijk of permanent, zonder de ander daarvoor een reden te geven. Midden in een onderhandelingsproces op Marktplaats is dat behoorlijk onbeschoft te noemen. Op Tinder, of op sociale media die je voor privédoeleinden gebruikt, is het ook niet sympathiek om de ander te laten hangen. Heb je geen interesse (meer), dan kun je beter duidelijk zijn, ook als je boodschap voor de ander niet leuk is om te horen. Maar dat vraagt moed en energie. En het is maar de vraag of je die kunt opbrengen voor een wildvreemde.

Voor je collega’s is het een ander verhaal – hen zie of spreek je de volgende dag of week weer, waardoor ghosten niet slim is. Je zult een structurele oplossing moeten vinden om te zorgen dat de relatie goed (genoeg) blijft, en de wederzijdse verwachtingen helder zijn.

Zo’n structurele oplossing is ook in jouw belang. Want losse eindjes waarmee je niet verder gaat, kunnen inwerken op je schuldgevoel en zo behoorlijk wat aandacht kosten; iets dat in wetenschappelijke kringen het Zeigarnik-effect wordt genoemd.

De toename van digitale communicatie tijdens de pandemie heeft de behoefte aan een oplossing voor digitale overload nog vergroot. Want hoewel het fijn is om minder reistijd te hebben, zorgt het vele op afstand werken ook voor een explosie aan digitale berichten. De impact daarvan op ons mentale welzijn en onze productiviteit is ongetwijfeld groot; vanuit allerlei vakgebieden lopen daarnaar al onderzoeken (zie kader).

Terug van de grote lijnen naar jouw eigen rustige avond. Wat kun je zelf doen?

Maak afspraken met je leidinggevende over bereikbaarheid en reactietijd.

Waarop is meteen actie nodig en wat kan wachten? Hoe doen we dat met niet-werkdagen en avonden? Je hebt het recht om onbereikbaar te zijn; nog niet wettelijk, zoals wel in Frankrijk al het geval is, maar er ligt een wetsvoorstel daarvoor bij de Tweede Kamer.

Kies de kanalen die het beste werken voor jou, je leidinggevende en je team.

Spreek af welk kanaal waarvoor is bedoeld, en laat weten dat het combineren van kanalen niet de bedoeling is; even appen ‘Heb je mijn mail al gelezen?’ voert de druk alleen maar op. Die noodzaak werd in 2020 al zichtbaar.

Besef dat jouw tijd, aandacht en energie uit de lengte of de breedte moeten komen.

Op is op! Als jij omvalt, heeft niemand iets aan je. Als jij het dus prettig vindt en nodig hebt om ’s avonds helemaal los te koppelen van de digitale communicatie, zet die stap dan ook. Je mentale welzijn is meer waard dan een afgevinkte taak, of een tevreden collega.

Dit blogstuk heb ik geschreven op verzoek van en voor Management Support Magazine, het vakblad voor supportprofessionals.

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

De werkelijkheid is anders – en daarvoor is een aantal oorzaken aan te wijzen.

1.    Niet elke taak is geschikt voor thuis

Het schrijven van iets dat veel concentratie vergt, kun je beter thuis doen dan in een rommelige kantoortuin waarin je steeds wordt afgeleid. Maar taken die creativiteit vragen zijn lastiger thuis, als je in je eentje naar een witte muur staart.

Ook taken die je samen moet doen, die dus contact met anderen vragen, worden ingewikkelder als je die ander niet ziet, of alleen maar op een klein rechthoekje op je scherm.

Wat kun je hieraan doen?

·       Probeer goed aan te voelen wat je eigen ritme is. Welke taken kun je het beste in de ochtend doen, en voor welke taken is de middag geschikter? Onderzoek waarvan je moe wordt en wat je energie geeft, zodat je een persoonlijk passende mix kunt maken.

·       Word creatief bij het werken met anderen. Kies een andere opzet voor videovergaderingen, of gebruik hulpmiddelen om de ideeën los te maken. Denk aan een woordwolk in Mentimeter of een online prikbord zoals Padlet.

·       Kijk of je op alternatieve plekken kunt werken. Sommige locaties die voorheen flexwerkplekken aanboden, of vergaderruimtes, bieden die nu voor een zacht prijsje aan. Als je voor 25 euro een dag kunt werken elders in de stad, kan je dat nét voldoende prikkelen om toch weer andere dingen uit je vingers te krijgen.

2.    Thuis is thuis en werk is werk

Het kan een uitdaging zijn om je hoofd goed bij je werk te houden, als je aandacht afdwaalt naar die vaatwasser die toch echt zou moeten worden uitgeruimd. Of je tijdens het maken van een cappuccino in de keuken gaat scrollen door social media en daar zoveel interessants vindt, dat je doorklikt – en doorklikt – en doorklikt….

Je hebt misschien wel een aardig nieuw ritme ontwikkeld nu je al lange tijd thuiswerkt, en desondanks komt lang niet iedereen goed in de werkmodus. Focus houden is een uitdaging, en uitstelgedrag ligt op de loer. We missen de rituelen van kantoor, zélfs de kleine interrupties door collega’s die ‘even’ een vraag hebben.

Wat kun je hieraan doen?

·       Ga veel vaker en korter pauzeren. Trek sprintjes, want corona is een marathon! Juist die vele kleine pauzes blijven je brein stimuleren. Wanneer je voor jezelf duidelijke doelen maakt, qua inhoud (‘Ik ga die e-mail sturen naar de projectmanager over zijn budgetoverschrijding) of duur (‘Ik ga de komende 30 minuten mijn inbox langs en sorteer met een kleurcategorie berichten op prioriteit’) houd je een gestage stroom aan kleine ‘vinkjes’: dingen die je kunt afvinken. Weer een stukje verder, check.

·       Zorg voor een stok achter de deur. Spreek bijvoorbeeld met je collega af om ’s morgens om 9 uur kort te bellen (vijf minuten is genoeg!) en je drie prioriteiten van die dag met elkaar te delen. Of ga elke vrijdagochtend tussen 10 en 12 samen met een videoverbinding aan de slag, ieder aan je eigen taken. Op de agenda: alle losse eindjes die deze week zijn blijven liggen, of die vervelende taak die je voor je uitschuift. Ook al zijn jullie met totaal andere dingen bezig, toch zul je merken dat je gestimuleerd wordt om door te gaan.

·       Doe dingen waar ze thuishoren. Je teennagels knippen doe je (hoop ik!) ook niet aan de eettafel. Ga dus niet Facebooken op je werklaptop, maar doe dat op je telefoon én alleen als je in een andere kamer bent of op een andere stoel zit. Zo zorg je dat de scheiding tussen werk en privé – zij het dan kunstmatig – wat scherper blijft.

3.    Dit zijn stressvolle tijden

Is er iemand in je directe omgeving ziek of overleden tijdens deze pandemie, dan voel je de impact ervan veel directer. Staat je branche of je eigen baan onder druk, dan is je stressniveau ook flink hoger.

Zelfs al zeil je hier persoonlijk relatief makkelijk doorheen; duidelijk is dat de algemene onzekerheid en onduidelijkheid niet bijdragen aan een relaxed brein. Dat de zomervakantie 2021 op losse schroeven staat, helpt natuurlijk ook al niet.

Wat kun je hieraan doen?

·       Doe iets waar je blij van wordt. Wanneer je heel veel, heel vaak of hele belangrijke zaken uitstelt, kan dit betekenen dat er meer aan de hand is. Jezelf een aantal keer per dag een beloning geven kan dan zorgen dat je uit deze cirkel komt. Het hoeft geen snoepje te zijn (want: coronakilo’s!); een lief appje naar je partner of moeder sturen, een tijdschrift lezen, een sudoku maken – als jij het maar leuk vindt. Doe dat leuke vlak voordat je begint, of juist meteen nadat je een taak hebt afgerond.

·       Schrap stressvolle dingen uit je leven. Misschien is horrorfilms kijken nu even te veel, en zou een overzichtelijke romcom (met een HEA, een Happily Ever After) beter landen. Of zou je het contact met een collega die enorm veel energie uit je slurpt, tot een minimum moeten beperken.

·       Wees mild voor jezelf. Denk niet je alle beschikbare tijd moet vullen met iets nuttigs (een taal leren, eindelijk je digitale foto’s organiseren, een sixpack opkweken): dergelijke productiviteitsporno legt de focus op wat zou moeten, en niet op wat er kan. (Die term dateert al uit 2012, maar is actueler dan ooit.)

We zitten in een wereldwijd schuitje met elkaar, waarin veel onzeker en onvoorspelbaar is, en waar niet iedereen ongeschonden uit zal komen.

Houd de lat voor jezelf dus realistisch, en bouw veel hersteltijd in.

Sterkte!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Vooral voor de relatief jongere werkende mens is deze nieuwe situatie extra moeilijk, zo blijkt uit onderzoek van Forbes. Kijk hier maar:

Er is een aantal dingen dat jij zelf kunt gaan doen om te zorgen dat die wiebelende balans tussen werk en privé minder stress veroorzaakt, wanneer je thuis aan het werk bent.

Kies je eigen ritme

Vind jij het prettig om wat langer in bed te blijven liggen en kan dat ook, geef daar dan aan toe. Zorg dat het moment van opstaan dagelijks ongeveer hetzelfde is, zodat je ook dat ritme echt voelt.

Bepaal ook je eindtijd: wanneer gaat die laptop dicht en dat scherm uit? Thuiswerkers zijn self-starters, maar horen ook self-stoppers te zijn.

Zorg voor een overgang tussen werk en vrij

Idealiter is dat doordat het werken maar op één plek gebeurt. Dat is voor je brein ook wel zo overzichtelijk; je raakt er aan gewend dat iets je werkplek is, en dat ‘even op insta gaan’ niet op die plek gebeurt.

Heb je geen werkplek? Maak dan van de overgang je eigen ritueel, bijvoorbeeld door hardop te benoemen dat je nu klaar bent, hetzelfde muziekje te draaien, of een aantal stappen te doorlopen: kijken naar de agenda voor morgen en te noteren wat er nog aan losse eindjes openstaat.

Multitask niet tussen werk en privé

Ga niet bellen met je collega terwijl je de wasmachine volstopt, of je boterham smeert. Die activiteiten kunnen natuurlijk wel samengaan, maar het is slimmer om te zorgen dat je privétijd en werktijd niet mengen.

Word je afgeleid door die vaatwasser, of die rondslingerende spullen in de woonkamer? Maak er dan een pauze-activiteit van (niet je enige soort…) en ga tussen twee werktaken in, een kwartiertje aan de slag.

Werk niet in je pyjama

Op een normale thuiswerkdag is het geen issue als je even aanschuift in je pyjama. Waarom niet? Zo lang je niet hoeft te video-bellen ziet niemand dat, en jij zit er comfortabel bij.

Maar wanneer je elke dag thuiswerkt, gaat de lijn tussen werk en vrij alleen nog maar vager worden wanneer je je niet aankleedt voor je werk. In pak zitten is niet nodig – maar maak voor jezelf duidelijk dat de dag nu begint.

Wil je nog meer tips over thuiswerken? TNO heeft een mooi overzicht verzameld.

Wil je graag persoonlijke aandacht voor je eigen vraagstukken, al dan niet gekoppeld aan thuiswerken? Meld je dan aan voor een gratis Valkuilcheckgesprek. Of neem contact met me op om te overleggen.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Word ook jij door de actuele ontwikkelingen rond het Corona/COVID-19 virus genoodzaakt om thuis te werken? En ben jij iemand die dat voorheen niet of nauwelijks deed? Dan vraag je je misschien wel af hoe je in hemelsnaam effectief en efficiënt kunt thuiswerken. Het is niet alleen maar een kwestie van je laptop openklappen en gáán. Vijf dilemma’s rondom thuiswerken vind je hieronder, inclusief tips en adviezen om er het beste van te maken.

Thuiswerken is voor Nederlanders niet ongewoon. ‘Dat is mijn thuiswerkdag, dus ben ik niet op kantoor’ is een uitspraak die niemand de wenkbrauwen doet optrekken. Wat wel nieuw is, is de schaal waarop het nu gaat gebeuren: er wordt meer thuisgewerkt, ook door mensen die dat voorheen niet of nauwelijks deden. Deze dilemma’s hoor ik in mijn omgeving en bij mijn klanten terugkomen:

1.    “Ik ben gewend op kantoor te werken met collega’s om me heen. Dat heb ik echt nodig; even koffie halen, even overleggen. Hoe moet ik dat sociale aspect nu vinden als ik thuis zit en hen niet zie?”

Je zal de enige niet zijn die energie haalt uit dergelijke contacten met collega’s! Het sociale aspect van werk is heel belangrijk en een onderdeel van de teambuilding die je in zo’n groep mensen nastreeft. Het is dan ook heel begrijpelijk dat je juist dat onderdeel mist.

Wat je zou kunnen doen:

·        Snijd het onderwerp aan bij je manager, het secretariaat en je collega’s. Wat kunnen jullie doen om dit te compenseren? Denk bijvoorbeeld aan een virtuele versie van het afdelingsoverleg, waarbij je via het programma Zoom, via Skype of via Microsoft Teams kunt zorgen dat iedereen elkaar ziet en hoort.

·        Spreek met een collega een koffiemoment af: een afspraak om elkaar op een vast moment van jullie werkdag te bellen, of met Skype zelfs te zien én horen. Maak je hiervan jullie koffiemoment, dan neem je ook bewust even pauze.

·        Als jullie team verdeeld is in groepen van thuiswerkers en kantoorwerkers, zoek dan ook eens contact met ‘mensen uit de andere groep’. Een telefoontje, chatbericht, e-mail: contact onderhouden blijft belangrijk.

·        Een WhatsApp-groep met je collega’s kan een verleidelijke optie zijn: een bestaande groep gebruiken of een nieuwe aanmaken. Pas wel op dat de discussie hierin niet vertroebelt – cartoons over het Corona-virus doorsturen lijkt jou misschien leuk, maar stoort collega’s die zoveel verkeer als storend ervaren (‘pling!’). Zie hiervoor ook dilemma nummer 5.

2.   “Thuis heb ik geen eigen kantoor of zelfs maar een werkplek om te zitten; ik moet echt improviseren. Ik wil voorkomen dat mijn laptop onder de broodkruimels komt en dat de reclamefolders tussen mijn te lezen stukken raken. Hoe houd ik dat overzichtelijk?”

Niet iedereen heeft evenveel behoefte aan duidelijke structuur als het gaat om de werkplek. Klap jij net zo lief je laptop open op de bank als dat je een document leest in bad? Dan ervaar je dit issue niet echt, maar wil je meer duidelijkheid, dan zou je dit kunnen doen:

·        Wijs een plek in huis aan als ‘je kantoor’ en maak dat ook duidelijk aan je eventuele gezinsleden. Als die plek een dubbelfunctie heeft (zoals bij een kleine eettafel of de bank), dan zit er niets anders op dan discipline in te voeren: als activiteit X klaar is, opruimen en ruimte maken voor activiteit Y.

·        Dat wordt makkelijker naarmate je werk draagbaar is. Kies dus een klapkrat, mand, tas of doos uit waarin je alle werkspullen stopt en haal er alleen uit wat er nodig is.

·        Investeer meer tijd dan je op kantoor zou doen in het goed afsluiten van je werkdag: zoek je spullen bij elkaar, gooi weg wat niet meer nodig is en leg klaar wat je de volgende dag als eerste wilt oppakken.

·        Komt er gedurende de dag een stapel post binnen of andere dingen die door je werk heen kunnen raken, leg die dan uit het zicht en een eindje van je vandaan. Ga die pas uitzoeken als je klaar bent met werken, of als je ‘echt’ pauze hebt. Probeer het niet door elkaar te doen.

3.   “Voor mij was normaal de scheiding helder: werk is werk, en thuis is thuis. Ik wil graag in beide situaties de deur achter me dicht trekken, maar nu gaat alles in elkaar overlopen. Als de kinderen ’s middags uit school komen heb ik dat al, maar als ze fulltime thuis zitten wordt het helemaal schimmig: wanneer ben ik nou vrij en wanneer aan het werk?”

Niet iedereen heeft kinderen, maar ook andere zaken thuis kunnen afleiden: ‘even’ een wasje draaien, toch maar ‘even’ de vaatwasser uitruimen… en zou je niet, nu je toch thuis bent, ook die voorraadkast eens moeten uitmesten? Allemaal nuttige dingen, maar voor je het weet is je werkdag gereduceerd tot wat losse flodders en kom je nergens écht toe. Dit zou je kunnen doen:

·        Als iets je invalt dat je nog wil doen, noteer dergelijke losse eindjes dan meteen. Dat kan op een kladblok naast je, in je takenlijst of door middel van een handige app zoals Braintoss.

·        Heb je kinderen, dan is het nodig dat je duidelijk te volgen afspraken maakt over wat je werktijden zijn. Duidelijkheid geef je door vaste tijden (‘Tussen 9 en 12 kun je mij niet storen’) of door een visuele indicatie (‘laptop open is aan het werk, laptop dicht betekent dat je me iets kunt vragen’).

·        Waarschijnlijk merk je nu pas dat je ook op kantoor nooit uren achter elkaar productief kon werken; daar liep je ook naar het koffieapparaat, of maakte je een praatje met collega X. Leg de lat voor jezelf nu ook niet te hoog; je kunt beter in blokken werken met een pauze tussendoor, dan één lange streep nastreven. Bijvoorbeeld een uur werken, kwartier een beetje rommelen, en dan weer verder. Kortere porties kan ook: een half uur je mailbox ordenen en diagnose over vervolgstappen stellen, dan een kwartier telefoontjes afhandelen. Je werkdag is een serie sprintjes, geen marathon. Gebruik je telefoon of klassieke eierwekker om die porties tijd bij te houden.

·        Zie ook dilemma nummer 2 over de scheiding van je werkplek van de rest van het huis.

4.   “Op kantoor zit mijn agenda vol overleggen en afspraken. Zo veel, dat ik met moeite andere dingen er tussendoor kan doen, zoals e-mail afhandelen of stukken lezen. Nu is mijn schema omgegooid en weet ik niet goed hoe ik mijn dag moet indelen. Hoe zorg ik dat mijn tijd thuis nog een beetje productief blijft?”

In hoeverre je een stok achter de deur nodig hebt om tot werken te komen is heel persoonlijk. Het verschil merk je pas als je echt helemaal alleen bent; dan zul je je eigen ritme moeten bepalen. Dit zou je kunnen doen:

·        Houd zoveel mogelijk dezelfde tijden aan als die je normaliter ook zou hebben, voor de start van je werkdag, het einde en je pauze(s). Je reistijd valt nu al weg, dus gun jezelf bijvoorbeeld wel een uitgebreider ontbijt dan normaal of even rustig(er) de krant lezen.

·        Investeer aan het begin van je werkdag tien minuten aan het indelen ervan. Wat wil je vandaag realiseren? Heb je een bel- of Skypeafspraak staan in je agenda? Probeer in te schatten hoeveel tijd je aan je belangrijke taken kwijt zult zijn en wees realistisch: ook interrupties of kleinere pruttaken gaan je tijd kosten.

·        Het werken in porties tijd – met behulp van de wekker in je telefoon of een eierwekker – kan je helpen om het ritme dat je hebt bedacht beter aan te houden.

·        Als je niet de enige uit je team bent die hier last van heeft, kan het lonen om gezamenlijk een uurtje door te werken terwijl je een Skypeverbinding aan hebt staan. Praten hoeft niet, maar het wéten dat je een connectie met iemand anders hebt, kan net dat verschil maken.

5.   “Er gebeurt zoveel in de actualiteit nu, dat het heel verleidelijk is om toch even nu.nl te raadplegen en te lezen wat er gebeurt. Ik blijf doorklikken en raak compleet afgeleid van wat ik eigenlijk wilde doen. Hoe kan ik gefocust blijven?”

De actualiteit verandert met de dag en zelfs met het uur. Het is altijd verstandig om vinger aan de pols te houden en te weten wat er speelt, maar net zo verstandig om je focus te houden op dingen die wel binnen jouw invloedssfeer liggen, zoals de taken die vanuit je functie bij jou horen. Dit zou je kunnen doen:

·        Gun jezelf vaste momenten waarop je nieuws en social media bezoekt, tussen je werkzaamheden door. Dat geeft de meeste duidelijkheid. Bijvoorbeeld om 10 uur, 13 uur en 16 uur.

·        Koppel – als dat niet geblokkeerd is door IT – je smartphone aan je computer zodat je WhatsAppberichten via je toetsenbord kunt sturen. Dat scheelt veel tijd en inspanning. Ga naar deze pagina om je telefoon en computer te laten ‘kennismaken’. Dat doe je eenmalig; als ze daarna bij elkaar in de buurt zijn en je datzelfde adres intoetst in je browser, zie je meteen al je berichten.

·        Bepaal bij de start van je bezoek hoeveel tijd je er voor wilt nemen. Zet een wekker om te voorkomen dat je je een slag in de rondte klikt.

·        Merk je dat er teveel ruis komt in de WhatsAppgroep van kantoor, dan is het misschien een idee om twee WhatsAppgroepen aan te maken: eentje voor ‘serieuze’ informatie en eentje voor ‘lolletjes en kletspraatjes’. Of je wilt deelnemen aan de tweede groep is optioneel. Zo kunnen collega’s die niet willen lachen om een cartoon over wc-papier hamsteren, zich bezig houden met andere dingen.

·        Wil je weten hoeveel tijd je eigenlijk op social media en nieuwssites zit, of websites (tijdelijk) blokkeren? Dat meten geeft zelfinzicht en dat blokkeren is verstandig als je écht niet luistert naar alle aanwijzingen dat je teveel klikt. Voor zowel telefoons als computers zijn deze apps dan heel handig.

Veel succes met het wennen aan thuiswerken en alle andere maatregelen! Blijf veilig en lees betrouwbare bronnen, zoals de website van het RIVM.

~~ This blogpost is also available in English, see here  ~~

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Er zijn in elk geval grote verschillen zichtbaar tussen de levensfases, gezinssamenstellingen en aantal gewerkte uren. Wat dat laatste betreft lijken we binnen Europa wel bofferds: we maken de minste overuren, vergeleken met de landen om ons heen. Maar wanneer we al die cijfers loslaten, hoe ervaren we het dan persoonlijk? Ik vroeg het twee van mijn klanten.

“Mijn balans is ver te zoeken”, vertelt Jacqueline. “Ik heb twee kinderen in de basisschoolleeftijd en werk zelf 28 uur per week. Wat voor mij het zwaarste weegt is de mentale drukte: het voortdurend bezig zijn met dingen die nog geregeld moeten worden, zowel thuis als op mijn werk.” Jacquelines man heeft een baan die naar zijn eigen zeggen niet parttime kan worden gedaan, waardoor het grootste deel van de praktische klusjes op haar neerkomt.

“Een kado bedenken voor zijn eigen moeder, het zorgen dat ieder weekend de sportkleding schoon en gevouwen in de kast ligt, het regelen dat de CV-ketel op tijd wordt onderhouden”, somt ze op. “Dat zijn de dingen die voor mij de balans moeilijk maken, want dit soort dingen valt me in tijdens een saaie vergadering, of op de fiets naar huis.”

Jacquelines grootste uitdagingen

Rust in haar hoofd, een evenwichtigere taakverdeling, grenzen bepalen

Wat Jacqueline heeft geholpen

• Twee notitieboekjes in haar tas, voor werk en voor thuis, om haar hoofd leeg te maken. Thuis liggen ze op haar nachtkastje, om alles te noteren wat haar invalt, en ’s morgens gaan ze mee in haar werktas.
• Het zoveel mogelijk automatiseren van bepaalde huishoudelijke taken. Ze gebruikt vaste boodschappenlijsten bij haar supermarkt, voor online bestellingen. De belangrijkste verjaardagskaarten plant ze van te voren in bij een kaartenwebsite.
• Als gezin delen ze een Google Agenda, met voor iedereen een eigen kleur. Die agenda spreken haar man en zij elke zondagmiddag even door. Zo weten ze zeker dat iedereen de komende week is waar hij of zijn moet zijn, op de juiste tijd.
• Op haar werk heeft ze met collega’s een vast concentratieuur afgesproken. De telefoons worden naar de receptie doorgeschakeld, ze bellen elkaar intern niet, lopen niet langs en steken geen hoofd om de hoek (“Heb je even?”). In dat uur maken ze meters, vooral met werk dat rust nodig heeft.
• Op vrijdagochtend werkt ze thuis tot half elf; haar kinderen zijn groot genoeg om zelf naar school te gaan. Op deze manier kan ze haar mailbox nalopen op prioriteiten voor de volgende week, de planning voorbereiden en haar takenlijst actualiseren. Daarna heeft ze nog een vergadering op kantoor en om 2 uur begint het weekend.

“Ik werk de laatste zes maanden steeds meer over, lijkt het wel”, stelt Hans. “Eigenlijk zou ik dit jaar op vrijdagen een opleiding gaan volgen, maar ik heb al gevraagd om uitstel naar het volgende semester, want er komt niets terecht van mijn planning.”

Hans heeft een leidinggevende functie in het bedrijfsleven en wil graag meer tijd voor zijn hobby’s en persoonlijke ontwikkeling. Zijn vriendin en hij wonen niet samen en hij heeft geen kinderen; wel heeft hij een hond. “De uitlaatservice inzetten vind ik een normaal iets voor een werkend mens, maar tegenwoordig kom ik ook ’s avonds laat thuis. Mijn hond heeft al een paar keer geplast binnen, omdat hij het niet kon houden. Echt zielig natuurlijk.”

Dat hij zijn opleiding nu on hold heeft moeten zetten, vindt Hans echt een issue. “Binnenkort heb ik mijn jaargesprek en dat staat echt bovenaan mijn lijstje. Er was me toegezegd dat ik vrijdagen voortaan voor studie kon inzetten, maar negen van de tien keer word ik toch weer teruggefloten. Er is een vergadering ingepland waar ik absoluut bij moet zijn, of er is een o zo belangrijk project dat niet zonder mijn inbreng kan.”

Hans’ grootste uitdagingen

Te weinig tijd voor privéactiviteiten en huisdier, afspraken met werkgever die niet worden nageleefd

Wat Hans heeft geholpen

• Hij begint nu maandagochtend met het doorlopen van zijn agenda en takenlijst en herhaalt dat woensdagochtend en donderdagmiddag. Zijn uren buiten kantoortijd zijn als ‘niet beschikbaar gemarkeerd’.
• Hans loopt op zijn takenlijst langs welke zaken hij thuis kan doen. Dinsdag en donderdag vertrekt hij om drie uur al van kantoor, zodat hij vroeg zijn hond kan uitlaten. Daarna gaat hij aan de slag met zijn thuistaken, zodat hij wel zijn uren maakt.
• Tijdens zijn jaargesprek is zijn takenpakket doorgenomen en is in overleg een aantal taken ‘bevroren’ voor het komende jaar, zodat hij op vrijdag zijn opleiding kan volgen.
• In het afdelingsoverleg is het onderwerp ‘bereikbaarheid buiten werktijd’ aan bod geweest. Hans bleek lang de enige niet die op niet-werkdagen toch aan het werk was. Er is een lijstje concrete afspraken gemaakt over bereikbaarheid en inzet op niet-werkdagen, waardoor Hans zich niet langer ongemakkelijk voelt als hij vrijdag zijn mobiele telefoon uitzet.

Wat is voor jou de grootste uitdaging bij de balans tussen werk en privé?

Reageer hieronder, of op karen[at]newbroom.nl.

Je kunt je ook aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek, om alvast een zetje in de goede richting te krijgen.

Werk ze!

—

Wil je voorkomen dat jouw werkdruk, of die van je team, omslaat in werkstress? Kijk dan eens naar een workshop of training Grip op Werkdruk, Energie en Stress.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie.

—

1. Zorg dat je op je laatste werkdag vóór het weekend je volgende week plant.

Dat hoeft natuurlijk niet in detail, maar bekijk hoe je week er ruwweg uitziet en wat je dan in elk geval wilt realiseren. Heb je veel overleg en vergaderingen? Dan kun je dus minder ander werk doen; houd daar rekening mee.

2. Kijk in het weekend liever niet in je e-mail.

Het is de bedoeling dat je in het weekend los komt van je dagelijkse werk. Wie zijn Blackberry (of via de pc) steeds mail leest, komt in de verleiding om ‘even snel’ te antwoorden. Voor je het weet, is het normaal dat je in het weekend op mail reageert en kun je niet meer met goed fatsoen wachten tot maandag.

3. Bedenk wat je maandag als eerste een uur lang wil doen.

Bij voorkeur is het een K-klus waar je tegen op ziet. Dat klinkt gek, maar geeft wel enorm veel voldoening. Doe in elk geval iets waar je nu echt voortgang in wil maken; dus niet heel veel kleine dingen, maar juist iets substantieels waar je een uur lang je tanden in zet. Kan dat niet op kantoor? Blijf ’s morgens nog even thuis werken. Dat rijdt daarna ook nog eens lekkerder door.

4. Open pas een uur ná je start je mailbox.

Anders is het dikke kans dat je gaat reageren op andermans vragen en verzoeken, waardoor je hele eigen planning voor die dag de mist in gaat. Vergeet niet: je mailbox is niet je actielijst!

5. Kijk wat je voor leuke momenten hebt in de komende week.

Welke leuke taken ga je doen? Heb je helemaal geen leuke taken en herhaalt zich dat week na week, dan moet je dieper gaan nadenken of dit werk wel is wat je echt leuk vindt.

6. Maak het contrast tussen werken en vrij zijn niet zo zwart/wit.

Doe je dat wel, dan smacht je alleen nog maar naar het weekend en sleep je je naar je werk. Neem dus tijdens je werk af en toe een pauze om de batterij op te laden. Ga door de week ook ’s avonds wat leuks doen: een film, uit eten, naar vrienden toe… Of gewoon een avondje voor jezelf. Probeer niet elke avond stukken te lezen, maar prik een of meer avonden als ‘werkvrij’. Liever daardoor een klein beetje werken in het weekend (iets lezen, wat ideetjes op papier zetten; dingen waar je niet aan toe komt in de drukte) dan een strikte scheiding tussen de twee.

Werk ze!

—

Wil je voorkomen dat jouw werkdruk, of die van je team, omslaat in werkstress? Kijk dan eens naar een workshop of training Grip op Werkdruk, Energie en Stress.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

1. Beperk je beschikbaarheid

Werk je in een team met collega’s die net als jij voor kleine vragen beschikbaar zijn, overleg dan eens wie dat wanneer doet. Bijvoorbeeld: jij bent er in de ochtend voor korte vragen, je collega in de middag.

Zelfs als je de enige bent die vragen (via telefoon, of van binnenlopers) kunt afhandelen, dan is het nog steeds mogelijk om die te reguleren. Binnenlopers kun je opvoeden: “In de ochtend werk ik aan grotere projecten, maar vanmiddag kijk ik er naar voor je. Om drie uur laat ik weten of het opgelost is.”

Of spreek met je collega’s af dat je tussen 10 en 12 nooit gestoord kan worden; zet je telefoon op stil, laat je mail dicht en ga aan de slag.

2. Leid ze naar een ander kanaal

Kleine prut kost per definitie veel tijd. Je moet een ander aanhoren (of een mail lezen), de vraag interpreteren, afhandelen en terugkoppelen.

Neem een stapje terug en ga er voor zitten: kun je dit in een intranetformulier gooien? In een Google formulier? Welke informatie heb je nodig om deze vraag op te lossen (dat voorkomt heen- en weer mailen over details)?

Wees consequent in het doorverwijzen van anderen naar dit formulier, zodat je niet met meerdere bronnen werkt.

3. Doe anders dan anders

Kijk om je heen naar triggers: zit jij in de loop? Met je gezicht naar de deur? Staat er een magneet vlakbij (gezellige kletscollega, snoeppot, postbakjes, repro)? Kijk of je je werkplek anders kunt positioneren om dat te vermijden.

Je kunt ook je werktijden aanpassen, als dat voor jou gaat. Ik ken een manager die elke ochtend om 6 uur begint en die tussen 6 en 8 net zoveel gedaan krijgt als de rest van de dag. Andersom kan ook: langer blijven, en tussen 5 en 7 doorwerken.

Of boek een vergaderruimte voor een ochtend en ga daar in je eentje zitten met een laptop; eventueel samen met een andere collega die concentratiewerk wil doen.

Maar hoe dan ook…

Thuiswerken is een van de eenvoudigste manieren om focus te krijgen, voor veel mensen – al zijn er ook zat mensen die thuis afgeleid worden door de ontbijtboel, wasmachine of rommelige kamer. Kies wat voor jou werkt!

Als je niet een dagdeel mag thuiswerken, probeer dan in elk geval te zorgen dat je later mag beginnen (bijvoorbeeld 10 uur), zodat je thuis vanaf een bepaalde tijd alvast kunt starten.

Twijfelt je manager aan het nut? Maak dan concrete afspraken over je output, of houdt voor de lol eens met tijdschrijven bij wat je gedaan krijgt op beide plekken, zodat je objectief kunt vergelijken.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—