De financiële dienstverlening en papier

Vandaag is het World Paper Free Day. Alle kans dat het je helemaal is ontgaan – je verzuipt immers nog in het papier, toch? Dat ‘paperless office’ dat ze in de jaren zestig voorspelden is er niet helemaal van gekomen… Toch heeft het bedrijfsleven grote stappen gemaakt; met papierarm werken én slimmer werken in het algemeen. Een blik op de financiële dienstverlening.

‘Cijfers’, is het eerste waar je aan denkt bij de financiële dienstverlening. Correct, maar in bredere zin is ‘data’ een beter woord. Wie werkt met veel data heeft een enorme stimulans om papierarm te gaan werken; als informatie goed is opgeslagen en ontsloten, kan het je veel tijd, ruimte en geld schelen.

Wist je bijvoorbeeld dat 87% van de assurantietussenpersonen verwacht dat ze uiterlijk 2015 volledig digitaal werken?  93% van hen gebruikt al digitale dossiers – al gebied de eerlijkheid te zeggen dat dat soms nog naast papieren dossiers is. Zonde, want iets moet twee keer worden bijgehouden, wat de kans op fouten vergroot. Eigenlijk zegt het dat de digitale versie nog niet feilloos is, óf dat de gebruikers van de dossiers zich er nog niet op hun gemak bij voelen. In dat laatste geval is er veel te winnen door koudwatervrees weg te nemen, de werkprocessen onder de loep te nemen en input vanaf de werkvloer serieus te nemen.

Of er in de financiële dienstverlening veel wordt gedaan aan sociale innovatie en slimmer werken, daarover verschillen de meningen. Professor Volberda van de Erasmus Universiteit betwijfelt het (maar vindt het broodnodig); uit onderzoek van CNV blijkt dat de mensen die werken in de financiële dienstverlening voor dit soort innovaties juist een positief klimaat ervaren.

Feit is wel dat de klant van de financiële dienstverlener in 2013 een totaal andere is dan die uit 1993. Mede door de informatisering en individualisering zijn er niet zo veel standaardproducten meer; maatwerk is de nieuwe standaard geworden. Marges op producten staan onder druk. Veranderde wetgeving en imagoschade (in de bancaire sector) zijn ook factoren geworden – als financiële dienstverlener moet je steeds sterker je meerwaarde tonen en bewijzen. Dat houdt ook in dat je je bedrijfsprocessen zo effectief en efficiënt mogelijk inricht: je communicatie uitbreiden met online kanalen, je medewerkers anders aansturen en papier minimaliseren door waar mogelijk digitaal te werken.

Er is nog veel te doen, voor World Paper Free Day ook écht een paperloze dag is. Ik ben al blij met World Less Paper Day…

Werk ze!