Blog

New Broom Blog “Heb je mijn mail gelezen?”
  • “Heb je mijn mail gelezen?”

    Wie kent hem niet: de out of office reply, ofwel de ‘ik ben er even niet’. De meeste mensen gebruiken die vooral als ze met vakantie gaan; zo weten klanten en collega’s waar ze terecht moeten in je afwezigheid. Helemaal goed, maar ook als je wél aan de slag bent kan een out of office reply zijn functie hebben. 

    De belangrijkste?

    Verwachtingsmanagement.

    Iedereen heeft zijn of haar eigen verwachting als ze contact met je opnemen: hoe snel reageer je?

    Als een organisatie daarover geen afspraken maakt, kunnen die verschillen pijnlijk zichtbaar worden. Denk aan een collega die, tien minuten nadat hij je mailde, naast je bureau staat.

    “Heb je mijn mail gelezen?”

    Eh… Nee. Je was met andere dingen bezig.

    En al had je hem wel gelezen – wat dan nog? Als je een snel antwoord wilde, was het slimmer geweest om je verhaal door te bellen.

    Of alléén maar langs te komen, in plaats van mailen en langskomen.

    Wat je ook kunt doen, is altijd een out of office reply aanzetten, waarin je die verwachtingen managet.

    Een ondernemer die dat prima doet, is Fiona Zwart van Zwart Werkt. Als je haar een e-mail stuurt, krijg je dit antwoord:

    Bedankt voor je bericht!
    In het weekend lees ik geen e-mail en door de weeks check ik maar 1 keer per dag mijn e-mail. Het kan dus even duren voordat ik reageer. Daarnaast probeer ik zelf in de praktijk te brengen wat ik anderen adviseer: 1 ding tegelijk (focus) en regelmatig momenten voor rust en ontspanning nemen. 😉

    Tot gauw!

    Een prima tekst, toch? Heel duidelijk. En voor haarzelf ook een mooie stok achter te deur om die discipline er in te houden.

    Fiona krijgt er erg veel positieve reacties op, weet ik.

    Heb jij een tip voor een out of office reply, of weet je een mooie tekst die je wilt delen?

    Reageer dan hieronder of mail naar karen[at]newbroom.nl.

    Werk ze!


    Over de auteur

    Karen Visser, werkplektrainer en professional organizer.
    Lifehacker met een passie voor Het Nieuwe Werken en slimmer werken in het algemeen, voor alle professionals die met meer plezier productief willen zijn.


    Reacties

      Er zijn nog geen reacties! Ben jij de eerste?


    Geef een reactie

    Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Wil je ook je valkuilen in je werk scherp in beeld hebben?

Download mijn Zelftest Werkstijlen en krijg als bonus maximaal 2x per maand een aantal extra tips
en adviezen over slimmer werken.

Schrijf je in voor de Zelftest!